Aaaah les réunions projets... A la fois indispensables pour faire avancer le projet et profondément irritantes parce qu'elles te prennent tout ton temps.
En fin de journée, vous vous rendez compte que vous avez passé votre journée en réunion, à droite avec l'équipe projet pour résoudre un incident, à gauche pour faire du reporting et sensibiliser la direction, au milieu pour rassurer le client...
Et vous vous retrouvez à 18h à vous rendre compte que vous n'avez rien fait de ce qui était prévu aujourd'hui.
Pire, ce que vous avez acté en réunion est rarement suivi d'effet, et vous vous retrouvez à relancer encore et encore Jean-Mi pour qu'il daigne faire son job.
5 erreurs courantes en gestion de projet
Bon, je ne vais pas vous donner une recette miracle qui va transformer vos réunions en championnes de la productivité.
Mais par contre je vais pointer les 5 erreurs les plus courantes que le chef de projet fait en réunion, qu'il soit un jeune padawan ou présent dans le game depuis quelques années.
Et oui, il m'arrive toujours d'en faire certaines, notamment la n°1.
1 ) Commencer et finir la réunion en retard
Rien de plus énervant que de devoir attendre l'éternel retardataire. Peu importe s'il s'agit d'un client, d'un directeur de ta boîte ou autre star.
L'heure c'est l'heure. Avant l'heure, c'est pas l'heure. Après l'heure c'est plus l'heure.
N'attendez pas que tout le monde soit présent pour démarrer la réunion. Votre temps est précieux. Celui des autres aussi.
Le retardataire prendra le sujet en cours de route, et il lira le compte-rendu pour rattraper ce qu'il n'aura pas écouté.
Dans le même style, si votre réunion se termine à 15 heures, c'est 15 heures. Le , on sait tous très bien que 20 minutes plus tard, on en est toujours à 2 minutes de la fin.
Vous n'avez pas eu le temps de terminer ? Programmez une nouvelle réunion.
La prochaine fois, vous estimerez mieux le temps nécessaire ou vous serez plus synthétique en allant à l'essentiel.
2 ) Oublier de rédiger un compte-rendu de réunion
Une réunion a un but précis : transmettre une information à plusieurs personnes en simultané, faire un état d'avancement, ou résoudre un problème.
Si ce n'est pas le cas, désolé de vous le dire : votre réunion ne sert à rien et vous brassez du vent.
Bien, maintenant qu'on a mis les choses au point, une réunion doit systématiquement être accompagnée d'un compte-rendu.
Vous n'avez pas le temps, vous avez plus urgent à faire, ce n'est pas passionnant de rédiger un compte-rendu ?
Peu importe, pas d'excuses, vous devez le rédiger, et l'envoyer aux participants.
Pourquoi ?
Parce que durant la réunion tout le monde échange, il y a plein de choses qui sont dites à l'oral. Pour faire le malin en réunion il y a du monde, mais pour agir et faire ce qu'on a dit qu'on allait faire, là y'a plus grand monde
Le compte-rendu laisse une trace écrite. C'est un condensé des informations importantes qui se sont dites. Les paroles s'oublient, les écrits restent.
Et en cas de désaccord profond, c'est le compte-rendu qui fera foi.
J'ai quelques fois omis d'en faire, et croyez-moi je m'en suis bien mordu les doigts par la suite.
3 ) Ne pas envoyer d'ordre du jour en amont de la réunion
L'ordre du jour, c'est ce qui dit à tout le monde : "voilà l'objectif de la réunion d'aujourd'hui, voilà ce dont on va parler, voilà ce que vous devez faire avant".
Trop souvent je vois des chefs de projet (mais pas que) qui envoient en masse leurs invitations, avec des titres aussi précis que "réunion de travail", "réunion projet", ou encore "comité de pilotage". Mais sans ordre du jour, sans rien.
Je n'appelle pas ça une invitation, j'appelle ça une convocation.
Dites, ça vous tuerait de prendre 30 secondes pour nous dire ce qu'il en est de ces réunions et quel est leur but ?
J'ai pour principe de ne jamais accepter une réunion qui ne possède pas d'ordre du jour. ça emmerde clairement certains de mes interlocuteurs, mais ça force les gens à préparer leurs réunions, et donc à être ensuite plus efficace. Au final, on gagne tous du temps.
En résumé, pensez bien à ajouter un ordre du jour à votre invitation, en décrivant :
- L'objectif de la réunion
- Les différents points qui vont être abordés
- S'il est nécessaire d'effectuer un travail en amont (lecture d'un document ou d'un mail précis, brainstorming, etc...)
Et ajoutez le au moment où vous envoyez l'ordre du jour.
Les "l'ordre du jour viendra plus tard" vous pouvez oublier direct. On sait tous que plus tard = un jour peut-être quand j'aurais le temps et la motivation. Ce qui se rapproche beaucoup de jamais.
4 ) Ne pas synthétiser les décisions et le plan d'action à la fin
Vous avez collectivement décidé de qui fait quoi, quand, comment en réunion ?
Félicitations, c'est déjà une réunion productive, on ne peut pas tous en dire autant.
Maintenant, comme nous avons tous la mémoire courte, ce plan d'action il va falloir l’écrire dans le compte-rendu, et aussi le suivre pour s'assurer que chacun fait le boulot qui lui a été confié.
Faites simple : un tableau avec les colonnes suivantes fera amplement l'affaire :
- Détail de l'action à réaliser
- Qui fait l'action ?
- Pour quelle échéance ?
Inutile de complexifier les choses quand ce n'est pas nécessaire.
4 ) Réserver 2 heures "au cas où"
Une réservation dans l'agenda doit correspondre à la durée de la réunion. Si c'est 30 minutes, alors c'est 30 minutes, pas 2 heures "au cas où on sait jamais".
Les réunions ce n'est drôle pour personne, ce n'est pas ça qui aide à produire des résultats, donc autant les limiter au strict nécessaire.
Votre temps est précieux, mon temps est précieux, et c'est le cas pour tout le monde.
S'il y en a un qui ose me dire le contraire, s'il vous plaît argumentez dans les commentaires, je serais ravi que vous m'en disiez plus. Parce que je n'en ai jamais rencontré des comme ça.
Donc, si vous estimez que votre réunion dure 30 minutes, posez un créneau de 30 minutes dans l'agenda de tous les participants, ni plus ni moins.
Pourquoi ?
Si vous posez disons 2 heures, au cas où la réunion déborde, vous savez quoi ? Elle débordera inévitablement.
Parce que vous vous direz tous que "c'est bon, y'a le temps, on a réservé 2 heures, on est large".
Mais pourquoi prendre 2 heures pour quelque chose qui se ferait en 30 minutes ?
C'est absurde.
Et si c'est pour "gérer" les retardataires ou ceux qui ont toujours une question de dernière minute et qui font sortir la réunion du temps imparti, et bien je vous renvois au point n°1 de cet article.
Pour conclure
Les réunions c'est utile, à partir du moment où il y a :
- Un ordre du jour transmis largement en avance, clair et compris de tous, notamment sur les choses à faire avant de se pointer en réunion.
- Un respect quasi militaire des horaires : L'heure c'est l'heure, pour le début comme pour la fin.
- Un respect pour le temps des autres. On ne réserve que le temps nécessaire pour faire la réunion, pas 2 heures pour être large.
- Un plan d'action en sortie de la réunion, pour rappeler qui fait quoi quand. On est tous des poissons rouges côté mémoire.
- Un compte-rendu, pour rappeler les points importants de la réunion. Les paroles s'oublient, les écrits restent.
