La gestion de projet selon mon chien

Comment expliquer la gestion de projet simplement à un public qui n'y connaît rien ? 

C'est un exercice intéressant, que j'adore faire. Comment faire comprendre tous les enjeux de mon métier et ce que je fais au quotidien ? Comment expliquer la notion de risques projet ? Qu'est-ce que l'agilité ? Et pourquoi faire de la gestion de projet à la base ? 

Il s'agit là de questions relativement simple pour un habitué de la chefferie de projet. Mais allez-y, essayez d'expliquer tout ça à des enfants, des étudiants ou à vos grands-parents, sans employer de jargon technique et sans les noyer sous une masse d'informations.

Là, tout de suite, c'est bien plus difficile qu'il n'y paraît. Car vulgariser veut dire imparfait. Vous ne pouvez pas montrer toute la complexité du métier en vulgarisant. Mais on peut faire comprendre les enjeux principaux et en quoi consiste le métier de chef de projet. 

En somme, voyez ça comme une initiation.

En observant mon chien sur une journée, j'ai eu envie de me prêter à nouveau au jeu (après la gestion de projet selon Minecraft).

La gestion de projet vu par mon chien

J'ai longtemps cherché comment expliquer les principaux concepts de la gestion de projet de manière ludique et en observant mon chien vaquer à ses occupations toute la journée, j'ai eu une révélation !

La gestion de projet, c'est quelque chose que l'on retrouve dans notre vie de tous les jours. Gérer un projet ce n'est pas qu'être responsable du gros projet tendance au bureau. C'est aussi gérer la construction ou la rénovation d'une maison, gérer les tâches ménagères au quotidien, gérer le planning vacances des enfants et de la famille, etc...

Et ça, mon chien l'a bien compris. Voici donc les 10 commandements de la gestion de projet selon Pongo, mon chien.

Ne pas remettre au lendemain ce qu'on peut faire aujourd'hui

Gling gling gling !

Mon chien relève brusquement la tête, hume l'air et traverse le terrain en courant comme un dératé. Il a reconnu ce bruit caractéristique. Lequel ?

Celui des croquettes qui s'entrechoquent en tombant dans la gamelle.

Même s'il a déjà mangé, même si c'est la troisième fois que je lui fais le coup de remplir la gamelle, il rapplique.

Pongo répond a un principe très simple : tant qu'il y a des croquettes, on mange. On ne sait pas de quoi demain sera fait.

Il applique un principe de base en gestion de projet : éviter la procrastination, et se mettre au boulot aujourd'hui, pas demain. C'est en adoptant cet état d'esprit que l'on peut avancer sur des projets, surmonter des obstacles et tenir les délais.

Ne jamais rien présupposer

J'adore observer mon chien réagir à des bruits suspects.

Un ronronnement au loin dans la rue ? C'est sûrement un scooter qui passe.

Un léger tintement sur le carrelage de la cuisine ? Sûrement de la nourriture qui vient de tomber.

Pongo ne se pose pas de questions, ne se lance pas dans de savants calculs afin de savoir si en fonction de l'heure de la journée, la phase de la lune, etc, c'est oui ou non de la nourriture.

Pour en avoir le cœur net, il va vérifier. Systématiquement. A n'importe quelle heure de la journée.

Faites de même en gestion de projet : ne présupposez jamais rien. Contrôlez toujours les choses. ça peut n'être rien, comme ça peut être un vrai problème qu'il va vous falloir régler.

L'heure c'est l'heure

La soirée commence, le chien s'excite, sort de sa caisse, commence à geindre tout en effectuant une danse de la joie. 

Pas de doute, il est 18h32. Plus besoin d'horloge avec lui.

Et qu'est-ce qui se passe à 18h32 ? C'est l'heure des croquettes.

J'ai déjà testé de le servir à 18h30, il ne se passe rien. Rien avant 18h32. Pourquoi ? On ne sait pas. Mais on s'y est fait.

Et tous les jours c'est la même rengaine. Il suit son planning d'une main de maître, et tous les jours il tient son engagement à la même heure.

C'est d'ailleurs l'une des clés pour être un bon chef de projet : comprendre ce que signifie la planification de projet, établir et suivre un planning détaillé, et tenir coûte que coûte ses engagements.

Après l'heure, c'est plus l'heure

Décrocher de son job c'est compliqué, surtout lorsqu'on est chef de projet. 

Il y a toujours quelque chose à finaliser, quelque chose à préparer pour le lendemain, quelque chose à améliorer. Alors on se dit : "allez, encore 30 minutes et je coupe l'ordi". On se fait des promesses à soi-même qu'on n'arrive pas à tenir.

ça m'est arrivé de nombreuses fois, et j'ai fini par apprendre à lâcher prise. Comment ? En observant mon chien.

Passé 21h, il n'y a plus de chien. Je le retrouve en boule dans sa couverture c'est dodo time. Extinction des feux. Et malheur à celui qui voudrait jouer à cette heure-là.

En y réfléchissant bien, c'est lui qui a totalement raison. Qu'est-ce que cela nous apporte de rester éveillé jusqu'à 00h (voire plus pour certains), de travailler jusqu'à pas d'heure sur vos projets. Votre santé prend cher, vos relations familiales et amicales également. Non vraiment, qu'est-ce que ça vous apporte ? Vous n'êtes même pas sûr d'être augmenté à la fin du mois.

Se fixer une heure limite à ne pas dépasser et s'y tenir même en situation de crise, ça vous permet de vous ressourcer, de vous reposer. Et bien souvent, c'est pendant notre sommeil que les problèmes se débloquent.

La prochaine fois que vous êtes tentés de "travailler juste un peu plus tard", posez-vous la question suivante : cela vaut-il vraiment le coup ? Qu'est-ce qui va se passer si je ne travaille pas ce soir et que je reporte cette tâche à demain matin première heure ?

Toujours respecter ses valeurs

Mon chien a un problème avec l'eau. Il déteste ça. A un point où il boit comme une girafe en promenade pour éviter de se mouiller les pattes ou de tomber dans la rivière.

Je vous assure, le spectacle vaut le coup d’œil.

Malgré tout, il reste fidèle à lui-même, à ses convictions, à ses valeurs.

L'eau, c'est no way. 

En tant que chef de projet, on est amené à travailler de manière collaborative avec de nombreuses personnes. Et on peut vite sans s'en rendre compte adopter le point de vue des autres, leurs manières de faire, leurs valeurs.

Mais ça ne marche qu'un temps. ça finit par exploser tôt ou tard. En burnout par exemple.

Respectez vos valeurs au quotidien, si vous avez l'impression qu'on cherche à vous amener sur une pente glissante, résistez. Vous avez le droit et le devoir de dire non en tant que chef de projet.

Se réjouir des petites choses

Une gamelle de remplie ? Une laisse de sortie ? Un nouveau jouet à la maison ? Un os à ronger ? Tout est bon pour se réjouir.

Et quand Pongo est content, vous le savez. Il saute de partout, comme un chevreuil.

On a tellement à apprendre des animaux. Comme le fait de se réjouir pour de petites choses du quotidien. Ce n'est rien, mais ça fait son bonheur au quotidien.

Célébrer les victoires. On en parle beaucoup mais dans les faits c'est encore assez peu dans les mœurs je trouve. Pourtant ça a du bon de célébrer ses victoire, petites ou grandes.

Une étape de plus de franchie sur le projet ? Un livrable validé par le client ? Un PV de recette signé sans réserves ? Autant d'occasions de célébrer.

Restaurant, afterwork, accolades, partie de babyfoot, chaque équipe à sa manière de célébrer.

Mais pourquoi est-ce que c'est si important de célébrer au juste ? Un projet peut être stressant, c'est une manière de relâcher la pression tout en reconnaissant le travail accompli. C'est aussi une formidable occasion de souder l'équipe, de la rapprocher, et de la motiver.

Aboyer au cas où

Au moindre bruit à l'extérieur, mon alarme se met en route. Et elle se nomme Pongo.

Un vélo qui passe, une sonnette qui s'active, un bruit de moteur, le facteur qui fait sa tournée, une portière qui claque, ... Tout est prétexte à aboyer.

Quand on y réfléchit, même si ça casse assez rapidement les tympans en télétravail, mon chien applique un principe de base de la gestion de projet : la gestion des risques.

Il identifie un risque potentiel, un inconnu qui se rapproche de la maison, et il alerte en aboyant au cas où.

Et c'est exactement l'approche que vous devriez avoir sur vos projets. Piloter par les risques, c'est mettre en place des actions afin de s'assurer que les événements dommageables pour le projet ne se concrétiseront pas.

Peu importe le risque que vous identifiez, il doit être suivi dans une matrice de risques. Même si c'est improbable, même si l'impact est peu élevé, même si la probabilité de survenance est faible. D'expérience, je peux vous garantir que des événements improbables peuvent tout de même se produire.

Un bon chef de projet doit donc apprendre à se prémunir des risques sur son projet.

Chercher des solutions aux problèmes rencontrés

Mon chien a un problème dans le jardin : tout est clôturé. Du coup, impossible d'aller dire bonjour aux passants et de glaner ça et là quelques caresses ou friandises. 

Mais qu'à cela ne tienne, il trouve toujours une solution. Un coup il se faufile sous le grillage en le relevant légèrement. Un autre coup il saute le muret ou le portail. Ou alors il utilise un tas de bois pour se propulser à l'extérieur. Bref, il a toujours une astuce à laquelle on n'a pas pensé.

Et c'est exactement l'état d'esprit qu'un chef de projet doit avoir : penser "out of the box".

Vous allez rencontrer tout un tas d'obstacles sur vos projets, certains pouvant être contournés facilement, d'autres qui vont vous faire prendre quelques cheveux blancs.

Mais il y a toujours une solution adaptée à votre situation. N'hésitez pas à sortir des sentiers battus, à sortir des procédures internes, ou encore à prendre de la hauteur afin d'analyser la situation dans son ensemble.

Traiter tout le monde de la même façon

Pour mon chien, le monde est divisé en deux catégories. D'un côté, les inconnus qui marchent dans la rue et qui représentent un danger potentiel contre lequel il faut aboyer. De l'autre ceux qui passent le portail et qui deviennent instantanément des copains qui peuvent jouer ou donner friandises et caresses. 

C'est une vision simpliste du monde, certes. Mais elle a un avantage : il traite tout le monde de la même façon. 

S'il y a bien quelque chose de difficile à réaliser, c'est cela. On a tous tendance à juger les autres : sur leur apparence, leur façon de s'exprimer, leur niveau d'études, leur titre et leur métier, ...

En tant que chef de projet, évitez d'être cette personne-là. Partez du principe que vous ne savez pas vraiment qui est qui, ou qui connaît qui. Traitez tout le monde de la même manière, utilisateur comme directeur comme parties prenantes.

Aboyer en réponse au chien du voisin

Mon chien est un as de la communication. 

ça aboie chez les voisins ? On ne laisse rien passer, on répond. Travail de groupe oblige.

Une envie pressante qui ne peut pas attendre ? On gratte légèrement la porte vitrée tout en geignant. Succès garanti.

La gamelle est vide ? Un grand coup de langue bien bruyant dedans pour que les maîtres soient informés. Bonus si on arrive en plus à la cogner contre le mur.

Bref, tout ça pour vous dire que la communication est la clé en gestion de projet, aussi bien orale qu'écrite.

Un chef de projet passe d'ailleurs le plus clair de son temps à communiquer : rédaction de mails, transmission de livrables, préparation des supports de comité de pilotage, points d'avancement avec le client, point d'avancement avec l'équipe, ...

Maîtriser la communication, c'est s'éviter bien des ennuis (frustrations, incompréhensions, etc) tout en gagnant en efficacité.