Exercer le métier de chef de projet, c'est faire appel à de multiples compétences au quotidien pour piloter le projet, gérer l'équipe projet, communiquer et travailler avec l'ensemble des parties prenantes.
Le chef de projet se situe au milieu de tout le monde et doit à ce titre travailler avec l'ensemble des acteurs internes comme externes.Il est à la fois manager transversal et collaborateur, et il peut intervenir en mode transverse à tous les niveaux de l'entreprise.
C'est en quelque sorte un véritable couteau suisse, un chef d'orchestre, qui doit composer avec ce qu'il a (budget, contraintes de planning, équipe projet, imprévus, etc) afin de mener à bien son projet et atteindre les objectifs.
C'est un travail complexe, exigeant mais réellement passionnant. C'est pour cela que les chefs de projets sont généralement des profils expérimentés.
Quelles sont les qualités essentielles d'un chef de projet ?
Un bon chef de projet doit maîtriser plusieurs compétences, dont l'organisation, la planification, la gestion des risques, la délégation effective, ainsi que la communication aussi bien orale qu'écrite et le leadership pour gérer l'équipe projet au quotidien.
Voici les 13 qualités, tirées de mon expérience, qui sont à mon sens indispensables pour réussir dans ce métier :
1 ) L'organisation
Lorsqu'on recrute des chefs de projet, on cherche avant tout des personnes organisées et rigoureuses, capables de gérer leur temps, de mettre en place une méthodologie et un plan d'action.
Un chef de projet organisé doit savoir anticiper les problèmes, avoir des outils pour piloter efficacement son projet et suivre son avancement.
2 ) La planification
La planification est la base de la gestion de projet, et tout chef de projet se doit de la respecter.
Bien planifier un projet, cela veut dire :
- Savoir estimer la durée des tâches.
- Identifier les dépendances entre tâches.
- Intégrer des marges de sécurité afin de tenir compte des imprévus.
- Proposer un calendrier projet réaliste et le tenir.
- Gérer les absences non planifiées des acteurs projet.
3 ) La gestion des risques
Gérer un projet, c'est savoir faire face à l'incertitude et la réduire. La gestion des risques sert précisément à ça.
Un risque, c'est quelque chose d'incertain qui pourrait potentiellement se produire dans le futur, avec des impacts négatifs sur le projet.
Un bon chef de projet doit être en mesure d'identifier dès le démarrage du projet les risques les plus critiques, et les traiter pour éviter que cela se produise.
4 ) La délégation effective
Une erreur que font les chefs de projet débutants est de passer du temps sur la réalisation des tâches opérationnelles, notamment lorsqu'ils étaient experts techniques avant.
Mais ce n'est pas leur rôle. Le rôle du chef de projet est de piloter efficacement le projet afin d'atteindre les objectifs fixés.
Il est donc essentiel de savoir déléguer une partie du travail à son équipe, pour se concentrer sur l'encadrement de l'équipe, le suivi de l'avancement projet, et la communication avec les différentes parties prenantes.
5 ) La communication
La communication est le facteur-clé de succès n°1 des projets.
Bien maîtrisée, le chef de projet inspire la confiance de son équipe et du client, a un rôle fédérateur, et fait en sorte que tout le monde travaille ensemble de façon collaborative.
Mal maîtrisée, elle peut emmener le projet droit dans le mur.
Un chef de projet doit être à l'aise en communication, aussi bien à l'oral qu'à l'écrit, et doit maintenir une communication transparente avec l'ensemble des parties prenantes.
La communication, ce n'est pas qu'écouter les autres et y répondre. C'est aussi prêter attention au non-verbal, aux non-dits, comprendre les enjeux, et s'adapter au langage de ses interlocuteurs pour se faire comprendre.
6 ) Avoir confiance
Le chef de projet doit avoir confiance :
- En les objectifs du projet.
S'il ne croit pas dans le projet, ça va être compliqué pour lui de s'impliquer jusqu'au bout. - En la capacité de son équipe à atteindre ces objectifs.
Gérer un projet, c'est déléguer, et donc faire confiance à ses équipes. Micro-manager les experts est contre-productif. Faites-leur confiance, et laissez-les faire le job pour lequel ils sont là. - En ses compétences de gestion de projet.
Le chef de projet est là pour piloter le projet, suivre son avancement, et agir là où le besoin se fait entendre. Il doit avoir suffisamment confiance en ses capacités pour savoir s'imposer, et prendre les bonnes décisions même en cas d'avis contraires.
Avoir confiance en soi et en son équipe, ce n'est pas faire preuve d'arrogance.
Ce n'est pas parce qu'on a confiance en nous que l'on va agir aveuglément.
C'est précisément pour ça que la confiance n'est rien sans la lucidité et le pragmatisme.
7 ) Le pragmatisme
La lucidité permet de rester sur Terre, et de voir la situation pour ce qu'elle est vraiment.
Oui, les imprévus arrivent sur les projets. Oui, les difficultés sont parfois énormes, avec des conséquences imprévisibles sur les projets. Mais cacher les problèmes sous le tapis et détourner le regard ne les a jamais réglés.
Il est indispensable de savoir évaluer de façon pragmatique une situation, pour :
- Ne pas s'obstiner avec une idée qui ne fonctionne pas.
- Estimer objectivement les coûts et les délais.
- Ne pas pêcher par excès d'optimisme, ou au contraire ne pas sombrer dans le défaitisme.
8 ) La résolution de problèmes
Comme disent les américains : Shit happens.
Et ça se vérifie constamment sur les projets. Tô ou tard, on fait face à des difficultés imprévues qu'il faut résoudre ou contourner pour pouvoir continuer à avancer.
Un bon chef de projet doit être capable d'analyser objectivement une situation pour comprendre comment on en est arrivé là, quels sont les impacts de cette situation, et quelles sont les solutions possibles qui permettront de sortir de l'ornière.
La résolution de problèmes est donc une compétence-clé, qui permet de se sortir même des situations les plus délicates.
9 ) L'esprit d'équipe
Gérer un projet, c'est avant tout travailler en équipe.
Un projet ne peut pas se faire tout seul. Un chef de projet ne peut rien faire sans son équipe.
Un chef de projet doit pouvoir insuffler l'esprit d'équipe au sein de l'équipe projet, et savoir comment faire collaborer entre eux des experts et clients qui ne se connaissent pas.
Manager un projet, ça a plus à voir avec l'art de gérer l'humain plutôt qu'avec les techniques de planification.
10 ) Faire preuve de leadership
Le leadership, c'est un grand mot souvent mal compris en France, alors que les compétences de leadership sont reconnues aux US.
En bref, le leadership, c'est savoir prendre son rôle de leader, inspirer les autres et les motiver pour atteindre ensemble les objectifs fixés.
Le chef de projet fédère son équipe autour d'un même projet, et fait le nécessaire pour obtenir l'adhésion et l'enthousiasme des personnes travaillant sur le projet.
Ces compétences de leadership servent au quotidien le chef de projet dans l'animation de l'équipe, la communication avec les différents acteurs projet, ou encore la conduite du changement.
Je vous recommande d'ailleurs ce très bon livre de Susanne Madsen sur le leadership pour les chefs de projet :
11 ) Être à l'écoute
Qu'il s'agisse de comprendre les besoins d'un client, de comprendre les difficultés rencontrées par l'équipe projet ou de faire un choix raisonné, savoir se montrer à l'écoute est indispensable.
Cela permet d'obtenir des informations décisives pour la suite du projet, et d'avoir une vision globale du projet.
Vous pouvez alors plus facilement traiter les obstacles rencontrés, trouver des solutions, prendre des décisions, et faire collaborer tout le monde.
Mais c'est aussi une question de respect vis à vis de votre interlocuteur. Quand quelqu'un parle, on l'écoute vraiment. On cherche à comprendre le message (verbal et non-verbal), avant de s'empresser de répondre et de chercher à avoir le dernier mot.
The P in "PM" is as much about people management than it is project management.
Cornelius Fichtner
12 ) Prendre des initiatives
Un projet est fait d'aléas : le plan initialement imaginé est rarement celui qui est suivi lors de la phase de réalisation.
On attend du chef de projet qu'il sache prendre des initiatives et qu'il s'adapte face aux changements. En un mot : qu'il soit agile.
Face à une difficulté, vous ne pouvez pas seulement la remonter au comité de pilotage et attendre leur décision : faites preuve d'initiative, et arrivez aussi avec un plateau de potentielles solutions.
Face à un imprévu ou un changement de dernière minute, vous n'avez pas d'autres choix que de vous adapter et de trouver un nouveau chemin pour atteindre vos objectifs.
13 ) Gérer les conflits
Tôt ou tard, vous serez amené à gérer un conflit.
Qu'il s'agisse de tensions à apaiser entre membres de l'équipe, d'une incompréhension avec un client, d'une problématique de négociation de ressources, d'un désaccord sur une décision à prendre, ...
Mieux vaut avoir dans votre besace des méthodes et techniques pour gérer et apaiser les conflits.
Savoir reconnaître les conflits et les désamorcer sans attendre que ça s'envenime vous évitera bien des tracas et des cheveux blancs.
Qualités complémentaires
J'ai listé ci-dessus les 13 qualités indispensables pour tout bon chef de projet qui se respecte, mais il y en a bien d'autres qui valent le coup d'être développées :
- Maîtriser les spécificités métiers.
Si le chef de projet ne sait pas de quoi il parle, il lui est impossible de savoir si le projet est sur les bon rails ou pas. Il doit donc maîtriser un minimum le métier concerné. - Être engagé et impliqué au quotidien.
Le CP doit être engagé à 100% dans la réussite du projet, et croire à ce qu'il fait. Sans ça, impossible de fédérer l'équipe projet et de les motiver au quotidien. - Apprécier l'humain.
Gérer un projet, c'"est avant tout gérer de l'humain, avec toute la complexité qui vient avec. Si vous n'aimez pas les interactions humaines au quotidien, alors ce métier n'est peut-être pas fait pour vous. - Ne pas hésiter à dire non.
Toutes les demandes d'évolution ne sont pas bonnes à accepter, d'autant plus lorsque le projet est déjà bien avancé. Un bon chef de projet doit s'affirmer et apprendre à dire non. - Comprendre ce qu'est le management d'équipe.
Un chef de projet est un manager d'équipe, même s'il n'a aucun lien hiérarchique avec son équipe. Il doit donc comprendre comment fonctionne le management d'équipe, et utiliser ces techniques au quotidien. - Faire preuve de transparence.
La dernière chose que vous souhaitez faire en tant que chef de projet, c'est de cacher des points de blocage sous le tapis ou de pratiquer la rétention d'information. Il vous faudra être transparent avec l'équipe, mais aussi les différentes parties prenantes. - Avoir du courage.
Il faut du courage pour sortir de sa zone de confort, faire face à l'adversité et l'incertitude, gérer des situations de crise, prendre des décisions, et oser se remettre en question continuellement pour s'améliorer. - Être orienté résultats.
Être orienté résultat, c'est réaliser les actions nécessaires et prendre les décisions qui s'imposent pour le bien du client et du projet, même si elles ne sont pas populaires. - Savoir gérer son stress.
La gestion de projet peut être un métier stressant, notamment lorsqu'un projet enchaîne les difficultés et situations de crise. Dans ces moments-là, vous devez savoir maîtriser vos émotions et gérer votre stress, pour ne pas que cela vou simpacte personnellement. - Assumer ses responsabilités.
Assumer ses responsabilités, c'est assumer les réussites aussi bien que les échecs. Le chef de projet n'est peut-être pas le seul fautif, mais il a toujours sa part de responsabilités. - Maîtriser les concepts agiles.
L'agilité n'est pas une tendance. Connaître les méthodes agiles telles que Scrum est devenu une nécessité, non seulement pour évoluer dans votre carrière professionnelle, mais aussi vous doter de nouveaux outils pour gérer des projets complexes et incertains. - Rechercher et synthétiser l'information.
Un chef de projet doit savoir aller chercher l'information à sa source, qu'il s'agisse de solliciter des experts techniques ou le client, de conduire sondages et ateliers de travail, de compiler ces infos afin d'en ressortir des tenances, ou de capitaliser sur les expériences passées. - Pratiquer l'élicitation.
L'élicitation, c'est l'art de questionner les parties prenantes, de recueillir leurs besoins formels comme informels, et de les reformuler afin qu'ils soient compréhensibles de tous. - Être un facilitateur.
Un bon chef de projet est un facilitateur au quotidien. Il sait se montrer présent lorsqu'on a besoin de lui tout en s'effaçant pour laisser les membres de son équipe travailler. - Être fin négociateur.
Qu'il s'agisse de recruter une nouvelle personne pour son équipe, de discuter des demandes d'évolution, ou de demander une rallonge budgétaire, le chef de projet doit savoir comment négocier. - Prendre de la hauteur pour avoir une vue d'ensemble.
Avoir une vue d'ensemble est la meilleure chose à faire avant de prendre une décision éclairée. Vous ne prenez non plus les faits de manière isolée mais globalement, en tant qu'éléments d'un système complexe.
Ces qualités sont-elles innées ?
Avec du temps et de la persévérance, vous pouvez tout à fait développer l'ensemble de ces qualités. Certaines qualités sont innées pour vous alors que d'autres vont vous demander de sortir de votre zone de confort afin de les maîtriser.
Me concernant, prendre de la hauteur afin d'avoir une vision d'ensemble est une seconde nature chez moi. J'ai toujours été bon pour identifier les liens entre les tâches, et réaliser des diagnostics afin de résoudre des problèmes complexes. Mais la négociation et la gestion de conflits ne sont clairement pas mes points forts.
Vous ne serez jamais le meilleur sur l'ensemble de ces qualités. Ce n'est pas ce qu'on demande à un chef de projet. Et heureusement d'ailleurs. Car ça s'appelle un mouton à vingt-deux pattes.
Ce qu'on attend de vous, c'est que vous puissiez négocier lorsque le besoin s'en fait sentir, ou encore recadrer une équipe pour apaiser les tensions. Tout ça pour le bien du projet.
Peut-on être chef de projet si l'on n'a pas l'ensemble de ces qualités ?
Soyons francs. Si vous vous tétanisez à chaque fois qu'un blocage apparaît sur un projet, si vous paniquez à l'idée de ne pas tenir vos échéances, ou si vous vous figez sur place sans rien pouvoir faire car vous avez horreur du conflit, le métier de chef de projet n'est peut être pas fait pour vous.
On n'attend pas de vous que vous soyez le meilleur dans tous ces domaines. Cependant, vous devez être en capacité de régler les problématiques se mettant sur votre chemin, qu'il s'agisse de problématiques humaines, techniques, financières, organisationnelles, etc.
Vous pouvez être chef de projet sans maîtriser l'ensemble de ces qualités, cependant plus vous en développerez plus grandes seront les chances de votre côté.