Qu’est-ce qu’un rétroplanning ? Définition et concept

9 février 2024 - minutes de lecture

9 février 2024

Je mets ma main à couper que vous avez sûrement déjà entendu parler de rétro planning dans votre entreprise. Bon, je vous l'accorde, ce terme est utilisé à toutes les sauces, et bien souvent mal utilisé.

Mais qu'est-ce qu'un rétroplanning précisément ? En quoi est-ce différent d'un planning classique ? Quel est l'intérêt, et comment bien le construire, étape par étape ? Je réponds à toutes vos questions.

Qu'est-ce qu'un rétroplanning ?

Un rétroplanning est une méthode de planification de projet inversée, qui consiste à élaborer un planning en partant de la date de fin d'un projet. Il permet d'identifier les dates "au plus tard" auxquelles les actions doivent être réalisées pour tenir l'échéance de fin de projet. Il donne généralement lieu à un diagramme de Gantt à l'arrivée.

Le rétroplanning se prête particulièrement bien aux projets qui ont une deadline non négociable. Le chef de projet doit donc se débrouiller pour faire en sorte que l'ensemble des activités rentrent dans le planning, sans repousser l'échéance du projet.

En partant de la date d'achèvement "au plus tard" du projet, il peut ainsi remonter dans le temps afin de caler les dates auxquelles les différents jalons et tâches clés devront absolument être terminés. Cela lui permet d'identifier si l'ensemble des activités rentrent dans la période de temps donné, ou s'il faut déjà faire des arbitrages.

C'est pour ces raisons que l'on compare parfois le rétroplanning à un planning inversé.

A noter que comme tout planning, le rétroplanning se construit en fonction des estimations de la durée de réalisation des tâches et jalons. Il est donc nécessaire de soigner ses estimations afin d'avoir le rétroplanning le plus réaliste possible. Je vous recommande d'utiliser la méthode d'estimation à trois points, qui a largement fait ses preuves.

exemple rétroplanning

Concept du rétroplanning expliqué en image : On part de la date de fin, puis on remonte dans le temps et on positionne les tâches au fur et à mesure.

Différences entre planning et rétroplanning

Le planning et le rétroplanning sont deux notions tout aussi similaires qu'opposés. In fine, il s'agit de deux méthodes de planification projet et on obtient bien deux calendriers projets à l'arrivée, de la date de début du projet jusqu'à la date d'échéance.

Là où ces deux plannings se distinguent, c'est sur la manière de les construire :

  • Un planning est construit à partir de la date de début du projet.
    Dans ce cas, un dépassement de planning peut être toléré et accepté. Le client peut préférer améliorer la qualité d'un produit quitte à repousser l'échéance finale.
  • Un rétroplanning est construit à partir de la date butoir "au plus tard" du projet.
    Dans ce cas, l'échéance finale est non négociable : elle est fixe et ne peut être repoussée. 

Exemple de rétroplanning pour le lancement d'un produit

Quand faire un rétroplanning ?

Le rétroplanning est une méthode de planification de projet particulièrement utile dans les contextes ou l'échéance de fin de projet n'est pas négociable. Par exemple : L'organisation d'un événement ou d'un projet événementiel : mariage, fête, festival, ...

Comme les autres méthodes de planification de projet, le rétroplanning est créé par le chef de projet lors de la phase de planification du projet.

Quel est l'intérêt du rétroplanning ?

Bien que le rétroplanning ne soit pas adapté à toutes les situations et toutes les typologies de projet, il dispose néanmoins de nombreux avantages :

  • Il permet de s'assurer de la faisabilité d'un projet.
    Faire un rétroplanning permet de s'assurer que l'ensemble des activités identifiées (jalons, tâches, sous-tâches, livrables, etc) sont réalisables dans le délai imparti. Si tout ne rentre pas dans le délai donné, le projet ne peut pas être considéré comme viable ou réalisable.

  • Il permet d'identifier la marge de manœuvre dont dispose l'équipe projet.
    Réaliser le rétroplanning identifie les dates d'achèvement "au plus tard" pour chacune des tâches, et permet de visualiser le temps supplémentaire dont on dispose "au cas où" pour tenir la date butoir du projet. C'est ce temps supplémentaire que l'on appelle ma marge de manœuvre.

  • Il permet de déterminer avec précision la date de début du projet.
    En réalisant ce planning inversé, et en remontant dans le temps pour inscrire chaque tâche dans le calendrier, on identifie ainsi avec précision la date "au plus tard" à laquelle il est nécessaire de démarrer le projet pour tenir les délais. Mon conseil : si vous le pouvez démarrez un peu avant la date prévue par la rétroplanning pour vous donner une marge de temps supplémentaire. On n'est jamais à l'abri des imprévus et des difficultés techniques.
  • Il permet d'identifier les dates de livraisons intermédiaires.
    Le rétroplanning identifie avec précision les dates de livraisons intermédiaires (les jalons-clés si vous préférez).
  • Il permet de déterminer avec précision des ressources nécessaires pour réaliser le projet.
    En connaissant exactement les dates de début et de fin "au plus tard" pour chaque tâche, le chef de projet est en mesure d'identifier précisément les ressources et compétences dont il a besoin pour mener à bien ce projet. Il peut se reposer sur la matrice de compétences afin de former son équipe projet.

Toutefois, même si le rétroplanning est un outil projet efficace pour cadrer et gérer un projet à fortes contraintes, comme le respect d'une date de livraison ferme, le rétroplanning ne peut pas vous fournir à lui seul les garanties pour tenir un délai.

En effet, de nombreux autres facteurs rentrent en compte et peuvent influer sur la réussite ou non de votre projet : la qualité de vos estimations, la qualité de votre plan d'action, les difficultés rencontrées en chemin, le chemin critique du projet, la complexité des tâches à réaliser, etc...

Pour aller + loin : J'ai d'ailleurs rédigé un article complet sur les facteurs-clés de succès d'un projet, et les leviers dont vous disposez pour améliorer vos chances de réussite.

Avantages du rétroplanning

Voici les 4 principaux avantages qui devrait vous convaincre de réaliser un rétroplanning sur votre prochain projet :

  1. Un meilleur respect du délai de livraison.
    En prenant en compte l'échéance finale du projet, le rétroplanning permet de "remonter dans le temps" afin d'identifier les dates au plus tard auxquelles les différentes tâches de votre projet devront être réalisées.
  2. S'assurer que les délais sont raisonnables.
    Si vous vous rendez compte que pour tenir l'échéance demandée par le commanditaire, vous auriez dû commencer il y a trois semaines, vous savez dores et déjà que vous ne pourrez pas tenir ce délai. Vous pouvez ainsi négocier avec le client pour décaler la date de livraison, et faire en sorte que les échéances de votre planning soient raisonnables.
  3. Anticiper sur les actions et prévoir des marges de manœuvre.
    Un rétroplanning est un planning "au plus tard". Cela signifie que les dates qui apparaissent dessus sont les dernières échéances que vous pourrez tenir si vous souhaiter tenir les délais à l'arrivée. Cela vous donne donc la possibilité d'anticiper et de construire votre planning de manière à vous laisser du rab'.
  4. Déterminer la date idéale pour démarrer votre projet.
    Grâce au rétroplanning, vous êtes en mesure de dire avec précision à quelle date au plus tard votre projet doit démarrer. Vous pouvez ainsi fixer avec précision la date de démarrage de votre projet, en prévoyant un peu de temps supplémentaire afin d'absorber les imprévus qui ne manqueront pas d'arriver en cours de route.

Comment construire un bon rétroplanning ? 10 étapes à respecter

Pour construire un rétroplanning efficace, je vous invite à suivre les étapes ci-dessous, l'une après l'autre :

  1. Identifiez la date d'achèvement au plus tard du projet.
  2. Listez les jalons ainsi que les échéances clés du projet.
  3. Définissez l'ensemble des tâches à réaliser dans le cadre du projet.
  4. Listez pour chaque tâche qui en est le responsable.
  5. Estimez la durée de réalisation de chaque tâche, par exemple via la méthode des 3 points.
  6. Identifiez les dépendances qui peuvent exister entre les différentes tâches.
  7. Représentez les dépendances entre tâches via un diagramme PERT.
  8. Identifiez le chemin critique du projet.
  9. Construisez le rétroplanning en partant de la fin du projet.
  10. Optimisez le planning afin de tenir compte des dépendances et des tâches réalisées en parallèle.
Pour aller + loin : Pour aborder dans le détail les différentes étapes de construction d'un rétroplanning, je vous invite à consulter cet article que j'ai également écrit sur le sujet.

1 ) Identifier la date d'achèvement du projet

La date d'achèvement au plus tard est généralement la date de livraison ou l'échéance finale communiquée par le client ou le commanditaire du projet.

C'est la date à laquelle l'intégralité des livrables du projet doivent être livrés, et validés. On parle également parfois de date butoir.

Vous pouvez également la trouver dans la charte de projet, la note de cadrage ou encore le cahier des charges.

2 ) Lister les jalons et étapes-clés

Le principe ici est de découper votre projet en plusieurs sections, que l'on va appeler étapes ou séquences. L'idée est d'avoir quelques grandes phases logiques qui s'enchaînent les unes après les autres.

Par exemple :

  • Configuration du nouvel outil.
  • Déploiement de l'outil sur un parc d'ordinateurs pilotes.
  • Test de l'outil.
  • Déploiement généralisé sur tous les ordinateurs.

On va ensuite caler des jalons, ou des points-étapes entre chacune de ces séquences, afin de vérifier la conformité du travail réalisé par rapport à ce qui est attendu, et valider le passage à la séquence suivante.

3 ) Définir l'ensemble des tâches à réaliser

Pour réaliser le rétroplanning, il est ensuite nécessaire de détailler l'ensemble des tâches et actions à réaliser dans le cadre du projet. 

Je vous recommande pour cela d'utiliser la technique du WBS, et de faire en sorte que vos tâches ne fassent pas moins de 8 heures et pas plus de 8 jours. Une tâche devrait également pouvoir être attribuée à un responsable unique.

Vous limiterez ainsi le nombre de tâches et vous éviterez des tâches qui représente quelques minutes de travail.

Vous aurez ensuite tout le loisir de détailler vos tâches via des sous-tâches et checklists.

4 ) Lister le responsable de chaque tâche

Il est maintenant temps d'attribuer chaque tâche à un responsable unique. Il s'agit de la personne en charge de la réalisation cette tâche. 

Il ne peut y avoir qu'un seul responsable par tâche, pour éviter de diluer les responsabilités.

Je vous recommande de créer une matrice RACI et d'indiquer pour chaque tâche quelles sont les responsabilités de chacun. Les rôles sont les suivants :

  • R pour Réalisateur.
  • A pour Approbateur.
  • C pour Consulté.
  • I pour Informé.

5 ) Estimer la durée de réalisation de chaque tâche

Il vous faudra maintenant estimer la durée de réalisation de chaque tâche. Je vous recommande pour cela d'utiliser la méthode des 3 points, mais sachez qu'il en existe d'autres, plus rapides à utiliser mais moins fiables.

Cette durée de réalisation est la charge de travail nécessaire pour réaliser une tâche précise, en travail continu. Mais lorsque la personne qui doit l'exécuter n'est pas disponible à 100% sur le projet, son temps est fractionné.

La durée de réalisation de la tâche peut donc s'étaler dans le temps en fonction des disponibilités des ressources humaines. Si c'est votre cas, il faut bien faire la distinction entre la date de début et de fin de la tâche (durée de réalisation), et la charge de travail (temps nécessaire pour finaliser la tâche).

6 ) Identifier les dépendances entre tâches

Il est courant de voir des tâches liées entre elles en gestion de projet. C'est ce qu'on appelle des dépendances

Cela signifie que certaines tâches ne peuvent pas commencer tant que d'autres ne sont pas clôturés. 

Par exemple, on ne peut pas commencer à monter les murs d'une maison tant que la dalle béton n'est pas sèche.

Prenez le temps d'identifier les dépendances qui existent entre chacune de vos tâches. Vous devriez même vous retrouver avec des enchaînements de tâches liées entre elles, comme sur la capture d'écran ci-dessous.

exemple de diagramme de Gantt

7 ) Représenter les dépendances via un diagramme de PERT

Si vous avez du mal à identifier les dépendances, vous pouvez vous aider d'un diagramme de PERT pour visualiser les enchaînements entre vos activités projet.

Je ne vais par contre pas vous expliquer comment faire un diagramme de PERT ici, ce serait trop long. Si vous en avez besoin, je vous invite à consulter mon article sur le diagramme de PERT ici.

exemple diagramme PERT

Exemple de diagramme de PERT

8 ) Identifier le chemin critique du projet

Le chemin critique consiste à identifier la plus longue séquence de tâches ininterrompues et liées entre elles. C'est ce qui définit la longueur de votre projet. En effet, tout retard pris sur ce chemin critique entraîne inévitablement un retard sur le projet.

Bien que cette étape ne soit pas indispensable pour réaliser votre rétroplanning, je vous invite à la faire car vous gagnerez du temps par la suite, notamment pour réaliser votre diagramme de Gantt.

exemple de diagramme de Gantt avec chemin critique

Dans cet exemple, le chemin critique est en rouge

9 ) Construire le rétroplanning en partant de la date de fin

Il est maintenant temps de réaliser votre rétroplanning.

  • Commencez par lister toutes les tâches dans la colonne A d'un fichier Excel.
  • Dans la colonne B, indiquez la durée de réalisation en jour pour chaque tâche.
  • Dans la colonne C, commencez par la fin de votre liste en indiquant la date de fin de projet. Par exemple le 30 Juin 2023.
  • Pour trouver la date au plus tard à laquelle la tâche précédente doit être réalisée, soustrayez la durée de réalisation de cette tâche à l'échéance finale. Par exemple 30 Juin 2023 - 6 jours ouvrés, ce qui donne le 22 Juin 2023.
  • Procédez comme ceci jusqu'au tout début de votre fichier.

A ce stade, on a considéré que chaque tâche se faisait à la suite des autres, ce qui n'est pas forcément le cas. En effet, Mickael peut travailler sur la tâche X pendant que Justine avance en parallèle sur une tâche Y.

On va maintenant optimiser ce rétroplanning.

10 ) Construire le rétroplanning en partant de la date de fin

Les tâches qui sont dépendantes entre elles doivent conserver les dates au plus tard que vous avez déterminé. Impérativement. 

Concernant les autres tâches, il vous faudra faire du cas par cas pour identifier quand celles-ci peuvent être réalisées, en fonction des disponibilités des ressources concernées, et s'il est possible de les faire en parallèle d'autres tâches.

C'est cette réflexion qui va vous permettre de gagner de précieux jours sur votre projet.

A la fin de cette étape, vous devriez avoir un rétroplanning optimisé, et contenant les dates "au plus tard" auxquelles chacune de vos tâches devront être absolument réalisées.

Que faire si toutes les tâches ne rentrent pas dans le rétroplanning ?

Vous avez tout testé mais malgré tout, l'ensemble des tâches identifiées sur le projet ne rentrent pas dans le calendrier projet. Si vous souhaitez absolument tenir l'échéance projet, selon votre rétroplanning, vous auriez déjà dû commencer il y a plusieurs semaines.

Cette situation vous parle ? ça arrive, c'est normal. Tôt ou tard, il y a toujours un projet qui sort du lot de la mauvaise manière, comme celui-là.

Mais que peut-on faire en tant que chef de projet face à ce cas-là ?

  1. Vérifiez vos estimations.
    Peut-être avez-vous surévalué certaines estimations. Prenez un moment pour vérifier tout ça.
  2. Optimisez votre planning projet, en parallélisant des tâches.
    Vous pouvez optimiser votre planning via le nivellement et le lissage des ressources ou encore la parallélisation. J'attire votre attention sur le fait que cela peut sensiblement augmenter le niveau de risque du projet.
  3. Négociez avec le client ou le commanditaire afin de revoir le périmètre du projet.
    Revoir le périmètre du projet à la baisse est une solution afin de pouvoir respecter le calendrier projet, si le décalage de la date butoir n'est pas une option. C'est d'ailleurs la solution que je préfère utiliser lorsque je me trouve dans ce cas-là.
  4. Demandez à repousser l'échéance du projet, l'actuelle n'étant pas réaliste.
    Si le client ne souhaite pas réduire le périmètre du projet, l'option suivante est de repousser l'échéance du projet afin de pouvoir avoir le temps de traiter l'ensemble des activités identifiées.
  5. Vérifiez s'il est possible d'obtenir une rallonge budgétaire ou d'augmenter le nombre de personnes dans l'équipe.
    Attention toutefois à ne pas faire exploser la taille de l'équipe. Gardez aussi en tête que ce n'est pas parce qu'on double le personnel qu'on mettre deux fois moins de temps à réaliser les tâches. Certaines durées sont incompressibles. Reprenez votre planning et votre plan d'action afin d'identifier les tâches sur lesquelles vous pourriez gagner du temps en ajoutant des ressources supplémentaires.
  6. Améliorez votre plan de mise en œuvre du projet.
    Parfois, retravailler le plan d'action prévu permet d'identifier de nouvelles façons de faire, plus efficaces et plus rapide. Prenez un moment avec votre équipe projet pour vérifier s'il n'existe pas une autre manière de faire le projet.
  7. Prononcez la non faisabilité du projet en l'état actuel.
    Si aucune de ces solutions n'est envisageable, le projet ne pourra pas être mené à terme avec les contraintes actuelles. Déclarer la non faisabilité du projet maintenant, c'est éviter un échec certain demain.
  8. Ne revoyez jamais à la baisse vos estimations pour faire tenir vos tâches dans le calendrier.
    ça peut être tentant de revoir les estimations à la baisse pour réussir son rétroplanning. On fait plaisir comme ça au client ou à sa direction. Mais soyons honnêtes : si ça ne logeait pas sur la première version, ça coincera forcément sur le terrain. Avoir un rétroplanning qui fonctionne c'est bien, encore faut-il qu'il reflète la réalité. Pour faire simple :

Ne revoyez jamais vos estimations à la baisse, même si vous êtes sous pression.

Exemple de rétroplanning événementiel

Quel logiciel pour un rétroplanning ?

Vous l'avez compris, un rétroplanning est un planning inversé. Tous les logiciels de gestion de projet permettant de réaliser des plannings projet peuvent vous assister pour créer un rétroplanning.

Si vous utilisez déjà un logiciel comme Asana, Monday, ou Clickup, vous pouvez créer votre rétroplanning directement sur ceux-ci.

Si vous ne disposez pas d'un logiciel de gestion de projet spécialisé, vous pouvez créer votre rétroplanning sous Excel, qui se prête également bien à la création d'un calendrier.

Est-ce que la méthode du rétroplanning fonctionne vraiment ?

Comme tout outil de planification de projet, le rétroplanning n'est pas une science exacte. Il dépend en effet à la fois  du plan d'action que vous envisagez pour mener à bien le projet, et à la fois de vos estimations. 

Si vous êtes en mesure d'améliorer votre plan de mise en œuvre du projet en identifiant une nouvelle manière de travailler, ou si vous êtes en mesure d'affiner vos estimations, votre rétroplanning n'en sera que de meilleure qualité.

Le rétroplanning reste donc un outil de planification de projet utile et important, notamment dans le cadre de projets qui dispose d'une échéance fixe non négociable dans le temps. il permet de donner une indication sur les dates d'achèvement "au plus tard" des jalons du projet, et permet donc d'identifier si le projet est réalisable en l'état ou non.

Cependant, il reste soumis aux imprécisions du plan d'action et des estimations. Il est donc préférable d'inclure une marge de sécurité dans votre planning afin que la première difficulté rencontrée ne remette pas en cause l'intégralité du projet.

capture écran article lemonde

Par exemple, malgré un rétroplanning détaillé et complet, cela n'a pas empêché ce projet d'être repoussé à de multiples reprises.


Thibault Baheux

Tour à tour chef de projet puis manager d'équipe depuis 2008, je suis aujourd'hui directeur de projet indépendant.

J'ai décidé via ce site de démocratiser la gestion de projets et de la rendre accessible à tous.

Mes certifications : Prince2 Foundation, CompTIA Project+ certified, PSM1, PSPO1, Lean Six Sigma Black Belt.


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