ROTI Agile : Comment récolter du feedback et évaluer l’efficacité d’une réunion ?

9 participants sur 10 se sont déjà sentis inutiles en réunion. (Source)

Powerpoint à rallonge, réunion sans utilité, sujet soporifique, réunions qui commencent en retard et qui s'éternisent... Nous avons toutes les bonnes raisons de râler contre les réunions.

Et si je vous disais que le ROTI agile une méthode simple et efficace pour évaluer l'efficacité d'une réunion ou d'un atelier de travail ?

Qu'est-ce que le ROTI en agilité ?

Le ROTI est une pratique agile qui consiste à la fin d'une réunion à voter à main levée afin d'évaluer l'intérêt et l'efficacité d'une réunion et de récolter du feedback, avec comme objectif d'améliorer les prochaines.

Les participants donnent une note de 1 à 5, 1 étant une réunion inutile et 5 une réunion excellente.

ROTI est un acronyme anglais qui signifie "Return On Time Invested", littéralement retour sur le temps investi.

Cette technique permet ainsi à l'animateur d'une réunion de récolter du feedback "à chaud", lui permettant par la suite de s'adapter et de s'améliorer.

C'est l'un des outils de l'amélioration continue, facile à comprendre, facile à utiliser, facile à mettre en place. 

Quels sont les bénéfices du ROTI ?

Pratiquer le ROTI en fin de réunion permet de nombreux bénéfices. C'est d'ailleurs pour cela que les agilistes et les coachs agiles se tournent de plus en plus vers cet outil de feedback.

• Récolter du feedback "à chaud".
  L'organisateur de la réunion sait si la réunion a été utile ou non, et surtout pourquoi. Il peut ainsi s'améliorer en l'espace de quelques jours.
  
• Encourager les échanges.
  Le ROTI encourage tous les participants à s'exprimer et à donner leur avis. Cela permet d'éviter que certains monopolisent la parole, et à tout le monde de s'exprimer.
  
• Améliorer l'efficacité des réunions.
  En prenant en compte les retours des participants, on peut mettre en place un processus d'amélioration continue pour toujours améliorer l'interactivité et l'efficacité des réunions.
  
• Éviter la réunionite aigüe.
  Plus les réunions sont efficaces et utiles, moins on ressent le besoin d'organiser des réunions pour faire des réunions. La qualité avant la quantité.
  

Comment faire un ROTI Agile en présentiel ?

A la fin de la réunion, le Scrum Master ou l'animateur de la réunion demande aux participants de noter l'intérêt et l'efficacité de la réunion sur une note de 1 à 5, 1 étant une réunion inutile et 5 une réunion excellente. Traditionnellement, le vote s'effectue à chaud à main levée.

Ce vote permet de répondre à une seule et unique question : avez-vous bien investi votre temps dans cette réunion ?

Mais pourquoi le faire à main levée, me direz-vous ? Pourquoi ne pas plutôt faire un tour de table pour recueillir l'avis de l'ensemble des participants ?

Tout simplement parce que ça ne marche pas !

Les dernières personnes interrogées auront tendance à s'aligner sur les avis des premières. Un peu comme lorsque vous avez envie d'une salade au restaurant mais que vous finissez par commander un steak-frites car c'est ce que vos collègues prennent.

Le vote à main levée

Le principe du vote à main levée est simple : les participants lèvent entre 1 et 5 doigts d'une main, le nombre de doigts levés représentant la note sur 5 attribuée à la réunion.

L'animateur de la réunion annonce alors à voix haute les notes obtenues ainsi que la moyenne obtenue : cela donne une idée de l'efficacité réelle de la réunion.

Comment interpréter les résultats du ROTI ?

Il est maintenant de passer à la seconde phase du ROTI.

Obtenir une note ne sert strictement à rien si on en sait pas comment l'améliorer. N'est-ce pas ?

1 ) Que faut-il faire pour obtenir un +1 ?

Maintenant que chaque participant a donné une note sur l'efficacité et l'intérêt de la réunion, il y a une question que vous devriez vous poser : "Que faudrait-il faire pour que je gagne 1 point ?".

Allez-y, posez-là à votre auditoire.

C'est une question en apparence toute simple mais qui va vous permettre de récupérer du feedback. En une question, vous libérez la parole. Vous découvrez les justifications qui se cachent derrière les notes.

Et ces précieuses informations vous permettront de trouver vos axes d'amélioration, pour que les prochaines réunions soient meilleures que les précédentes.

2 ) Comment interpréter les notes les plus basses ?

Les notes les plus basses (1 et 2) indiquent une réunion inutile ou sans intérêt. Autrement dit : "j'ai perdu mon temps et j'aurais mieux fait d'être ailleurs".

La question qui se pose alors est : "Pourquoi ?"

Demandez aux participants qui mettent 1 ou 2 de justifier leurs notes, tout en étant honnête dans leur réponse. Vous pourriez être surpris.

Je ne vous le cache pas, les réponses ne feront pas forcément plaisir à entendre. Mais c'est un petit prix à payer pour gagner collectivement en efficacité. Et gagner en crédibilité.

Ces retours sont précieux pour déclencher par la suite un processus d'amélioration continue. Améliorer votre prochaine réunion deviendra l'une de vos priorités.

3 ) Comment interpréter les notes les plus hautes ?

Sans surprise, si vous obtenez des notes autour de 4 et 5 c'est que votre réunion a plu. Elle était excellente, tout le monde est unanime. Cette réunion a fait gagner du temps à tout le monde.

Le plus souvent, le ROTI se concentre sur les justifications des notes basses. On considère que les notes hautes parlent d'elles-mêmes.

Pourquoi ? Car culturellement dans les méthodes agiles, on préfère se concentrer sur les points qui peuvent être améliorés. C'est ce qu'on appelle l'amélioration continue.

Mon conseil, c'est de quand même finir le ROTI de la réunion en demandant une justification rapide et synthétique des plus hautes notes.  Vous finirez ainsi sur une note positive, mais vous saurez également ce qui était utile dans cette réunion.

Savoir ce qu'il faut faire et renforcer est tout aussi important que de savoir ce qu'il ne faut plus faire et améliorer.

Enfin, ce feedback positif permet également aux autres participants de relativiser leur note. J’en ai même vu quelques uns, suite à ce feedback, qui ont changé leur note car « ils n’avaient pas pris en compte cet élément là ».

4 ) Que faire si on obtient que des notes moyennes ?

C’est un problème qui peut se poser lorsqu’on met en place le ROTI, notamment dans des organisations peu agiles, ou qui n’ont pas la culture du feedback et de l’amélioration continue.

Pour ne pas se faire mal voir, pour ne pas vexer l’autre, pour ne pas qu’on nous fasse des reproches par la suite lorsqu’on met un 1 à son boss, il peut être tentant de ne pas se mouiller et de mettre une note moyenne : le 3.

« C’était pas mal, sans plus. Je n’ai pas perdu mon temps, donc c’était utile, mais on peut faire mieux. »

En mettant un 3/5, on passe à travers les mailles du filet.

Seuls ceux qui ont mis 1 et 2 vont répondre à la question : quoi faire pour obtenir un +1. Ceux qui ont mis la note maximale expliqueront aussi pourquoi. Mais le 3, c’est la position parfaite pour celui qui refuse de se mouiller ou veut se faire oublier.

Quoi faire dans ce cas là ?

Supprimer le 3.

Purement et simplement.

En supprimant le 3 dans l’évaluation ROTI, vous obligez les gens à se mouiller : soit c’était utile, soit ça ne l’était pas. Il n'y a plus de juste milieu possible. Fini la carte joker.

Je recommande particulièrement ce ROTI-3 dans les organisations très hiérarchisées, avec la culture du « chef », lorsqu’on souhaite faire évoluer la culture.

On est ainsi obligé de se mouiller dans sa notation. Et donc on fait bouger les lignes.

Comment faire un ROTI Agile à distance ?

Vous pouvez tout à fait conduire un ROTI pour une réunion à distance. Le principe reste le même sauf sur un point : vous ne demanderez pas de vote à main levée.

Pourquoi ?

Car tout le monde n'ayant pas le même débit internet, il peut y avoir du lag. Autrement dit, il est possible de voir les autres lever la main avant soi.

Cependant, sachez que cela peut influencer les notes, principalement dû au décalage du flux vidéo que l'on peut avoir sur certaines visio.

Vous pouvez très bien le faire de cette manière, mais sachez qu'il existe d'autres manières d'implémenter le ROTI, notamment des outils en ligne.

Les outils pour utiliser un ROTI

Si vous ne souhaitez pas organiser de vote à main levée, qui reste le plus simple et le plus spontané à faire, vous pouvez vous reposer sur l'un des outils suivants :

• Mise en place d'un sondage.
  Celui comporte deux questions : quelle note, et pourquoi ? Une fois les questions répondues, les participants ne peuvent plus modifier leur note.
  
• Agile-tools.fr.
  Agile-tools.fr est un outil simple et efficace permettant de créer un ROTI. Il suffit d'envoyer le lien aux participants à la fin de la réunion.
  
• Roti.express.
  Roti.express est un autre outil pour créer rapidement des ROTI. Celui-ci est cependant payant.
  
• Atelier-collaboratif.com.
  Atelier-collaboratif.com est un autre outil gratuit afin de créer un ROTI agile en ligne.
  
• Beekast.
  Beekast est un outil complet afin d'animer des réunions collaboratives et efficaces en ligne, qui inclus un module ROTI pour récupérer du feedback à la clôture de la réunion.
  

Mettre en place le ROTI prend-il du temps ?

Je vous vois venir.

Votre réunion a commencé en retard, vous ne pensez pas pouvoir finir à l'heure, vous voyez tout le monde bailler autour de la table et vous n'avez pas envie de les retenir encore plus que nécessaire.

Bonne nouvelle !

Évaluer l'efficacité d'une réunion grâce au ROTI ne vous demandera que d'une à deux minutes.

Une minute pour gagner de précieuses heures par la suite, c'est plutôt rentable, non ?

Feedback Door Agile : un outil pour compléter le ROTI

Pour aller encore plus loin dans le feedback et compléter le ROTI, vous pouvez également mettre en œuvre la feedback door agile à la fin de vos réunions afin de récolter du feedback qualifié.