Comment travailler en multi-projets ?

En entreprise, gérer plusieurs projets en même temps devient la norme. Tout semble urgent, l’attention se dilue et l’on passe d’urgence en urgence. On finit par subir ses projets au lieu de les piloter.

Au programme

• Pourquoi le multi-projet est si difficile : on veut tout faire à la fois, sans vision d’ensemble ni priorités.
• Levier 1, cadrer chaque projet : objectifs, enjeux, périmètre, contraintes, sponsor, rôles.
• Levier 2, clarifier les attentes des parties prenantes : critères de qualité de chaque livrable, fréquence et format de la communication.
• Levier 3, bâtir un tableau de bord portefeuille : avancement, jalons, alertes, dépendances croisées, météo, arbitrages à demander.
• Levier 4, travailler par blocs de deux heures minimum sur un seul projet, notifications coupées.
• Levier 5, tenir un plan de charge.

À retenir

Changer de projet coûte entre cinq et dix minutes à chaque fois. Les blocs de temps limitent ces pertes.

Le plan de charge est le levier à garder si vous n’en retenez qu’un. Il estime votre charge sur les semaines à venir, puis compare le temps réel au temps estimé. Pour dire non ou demander un arbitrage à votre manager, vous aurez des données plutôt qu’un ressenti. Les jours vendus à un client ne sont pas le travail réellement nécessaire : c’est ce dernier qu’il faut planifier.

Ressources citées

• Deep Work, de Cal Newport, sur la concentration.