Les meilleurs outils ne compensent jamais de mauvais process

Solène Verhaeghe est consultante en organisation, spécialisée dans les outils collaboratifs. Elle a lancé son activité il y a cinq ans et accompagne des entreprises, des TPE aux grands groupes, pour déployer ces outils ou les optimiser quand ils sont déjà en place. L’échange porte sur ce qui fait réussir ou échouer un déploiement, et sur ce que ces missions révèlent de la gestion de projet.

Au programme

• Les outils sur lesquels elle intervient et leurs usages : suivi de tâches, portefeuilles de projets, documentation
• Deux types de clients : les petites structures qui partent de zéro et les grands groupes qui reviennent après un an
• Le déroulé d’une mission : cadrage, audit des besoins, démonstrations, ateliers de configuration, formation
• Rendre l’information visible : lister tous les projets fait apparaître la surcharge
• Le process avant l’outil, et pourquoi ne pas détruire ce qui fonctionne
• La conduite du changement : sponsor présent, résistances, décisions prises collectivement
• Les manquements qui reviennent sans cesse : qui fait quoi, pour quand

À retenir

Un outil reflète l’organisation, il ne la révolutionne pas. Techniquement, ces outils ne sont pas compliqués. Le temps passe à définir les process et à se poser les bonnes questions business. Sans process clair, les problèmes apparaissent vite, comme un goulot d’étranglement sur une seule personne. Elle choisit l’outil selon le cas d’usage et l’aisance du client, et préfère un compromis à la destruction d’un fonctionnement qui marche.

Les seuls échecs de ses missions ont une cause commune : un dirigeant très motivé au début, puis absent. Les équipes ont déjà leur travail. Sans élan visible du sponsor, elles cessent de s’investir. Elle le dit franchement et peut suspendre une mission facturée au mois. Face aux résistances, elle écoute la personne en tête à tête, puis fait valider les choix en groupe, avec des tableaux blancs où chacun s’exprime d’abord seul.

Sa conclusion est simple : rarement un problème d’outil ou de méthode, le plus souvent un problème de base. Pour elle, c’est qui, quoi, quand, avec un seul responsable par tâche. Sur les projets complexes, il faut ajouter le pourquoi, les risques et les règles de communication de l’équipe.

Ressources citées

• Monday.com, Asana, Notion et AirSaas, les outils sur lesquels elle intervient
• Les tableaux blancs en ligne pour les ateliers collectifs
• Excel, qu’elle juge utile pour un projet isolé mais limité dès qu’il faut une vision globale