Lorsqu'on se lance dans un projet, il est essentiel d'avoir une vision claire des spécifications & contraintes techniques nécessaires à sa réalisation.
Le cahier des charges est un document clé qui permet de définir ces spécifications et de les communiquer efficacement à toutes les parties prenantes du projet.
Dans cet article, nous allons explorer en détail ce qu'est un cahier des charges fonctionnel et ce qu'il peut vous apporter, exemple à l'appui.
Qu'est-ce qu'un cahier des charges fonctionnel ? Définition
Le cahier des charges fonctionnel (ou CDCF) détermine les résultats attendus sur le projet. Il spécifie ainsi quelles sont les attentes et besoins auxquels le projet, le produit ou le service doit répondre.Il présente ainsi le contexte projet, l'entreprise, les objectifs à atteindre et les besoins fonctionnels à couvrir.
Contrairement au cahier des charges technique, le cahier des charges fonctionnel permet une plus grande liberté d'action, et se concentre principalement sur la valeur ajoutée.
Le maître d’œuvre pourra ainsi présenter la meilleure solution d'un point de vue fonctionnel, technique, coûts et délais à son client.
On y liste donc par ordre de priorité ce qu'un produit doit ou ne doit pas faire ou contenir.
Cependant, le cahier des charges fonctionnel demande plus de travail que son homologue le cahier des charges technique. Il rend également la procédure de sélection d'un fournisseur plus longue lors d'un appel d'offres, mais il aboutit généralement à une offre plus personnalisée et qui répond mieux aux attentes client.
Quels sont les avantages du CDCF ?
Le cahier des charges fonctionnel décrit les besoins du client tout en laissant suffisamment de liberté au prestataire pour faire preuve de conseil, et apporter des solutions créatives et innovantes.
Il n'impose pas de cadre de travail précis, mais donne seulement les principales exigences à remplir.
C'est un bon choix notamment lors de procédures et projets complexes, lorsque vous savez ce dont vous avez besoin mais n'êtes pas sûr de la solution à mettre en place.
Dans les marchés publics, il existe une procédure similaire nommée "dialogue compétitif".
Différences entre cahier des charges fonctionnel et technique
Il existe 2 principaux types de cahier des charges en gestion de projet : le cahier des charges technique et le cahier des charges fonctionnel.
- Cahier des charges technique (CDCT).
Il spécifie le cadre technique ainsi que les contraintes techniques à respecter. - Cahier des charges fonctionnel (CDCF).
Il décrit les fonctions qu'une solution doit remplir pour être validée, ou la valeur ajoutée attendue par la solution.
Qui rédige le CDCF ?
Le cahier des charges fonctionnel est généralement rédigé par le maître d'ouvrage, autrement dit le client ou le commanditaire du projet. Il s'agit généralement du chef de projet côté client, ou d'un assistant à maîtrise d'ouvrage (AMOA) qui en prend la responsabilité.
Dans certains cas, le chef de projet MOE (côté fournisseur) peut le rédiger, à condition que le document final soit validé sans réserves par le commanditaire du projet.
Quand faut-il le rédiger ?
- Lors d'une consultation / d'un appel d'offre / d'un marché public.
Il doit être rédigé en amont de la consultation. En effet, le cahier des charges est la pièce principale d'un appel d'offres. Le client doit donc rédiger un document décrivant le plus précisément et fidèlement possible ses besoins et attentes, tout en faisant en sorte qu'il soit le plus clair possible, afin d'éviter toute ambiguïté. - Autres projets.
Dans ce cas, le cahier des charges doit être rédigé au plus tôt à l'initialisation du projet, afin de bien cadrer les enjeux et objectifs de celui-ci. Il peut être défini conjointement suite à des ateliers de travail, d'interviews métiers, ...
Pour faire simple, le cahier des charges est indispensable en gestion de projet pour cadrer le projet. Tant qu'il n'existe pas, le chef de projet est bloqué et ne peut pas passer à la phase suivante de préparation.
Exemple de cahier des charges fonctionnel
Imaginons que vous rédigez un cahier des charges pour la mise en place d'un nouveau générateur de secours pour un datacenter (centre de données) informatique. Son rôle est d'assurer le maintien de l'opérabilité du bâtiment et des serveurs hébergés, en garantissant un approvisionnement ininterrompu en électricité.
Le cahier des charges fonctionnel va s'intéresser au résultat attendu. Celui-ci va être découpé en différentes fonctions concernant le maintien opérationnel du bâtiment en cas de coupure d'électricité.
On y retrouvera donc les fonctions suivantes :
- Durée minimale et maximale pendant laquelle l'électricité doit être garantie dans le bâtiment.
- Temps de bascule maximum admissible. Dans le cas d'un datacenter, la bascule doit être quasi immédiate, pour éviter toute coupure de service pour les infrastructures hébergées en haute disponibilité.
- Règles environnementales à respecter.
Contenu + Plan pour structurer le CDCF
Voici un exemple de plan pour votre cahier des charges fonctionnel que je vous invite à reprendre :
- Contexte du projet.
Cette partie a pour objectif de donner plus d’indications aux prestataires sur les raisons qui vous poussent à lancer ce projet, ainsi que sur votre entreprise. - Description du projet.
Décrivez le projet dans sa globalité en expliquant bien ses différents objectifs. - Liste des fonctionnalités attendues.
Cette partie est l’une des plus importantes. Chacune des actions possibles sur votre produit devra être listée ici. Tous les cas de figure doivent être détaillés. - Priorisation des fonctionnalités et critères d’appréciation.
Prioriser ensuite toutes vos fonctionnalités en stipulant celles qui seront obligatoires et celles qui peuvent être revues plus tard. Si possible, priorisez également vos fonctions. - Barème de notation et explication du choix du fournisseur.
Finalement, expliquez quels sont les critères sur lesquels vous vous baserez pour choisir un prestataire. Vous pouvez par exemple définir un barème très précis sous forme de tableau.
Pour aller plus loin, la norme NF EN 16271 encadre la création de cahier des charges fonctionnel en France depuis 2013. N’hésitez pas à consulter le document détaillé sur le site de l’Afnor.
