Cahier des charges projet : Définition, Enjeux, Impacts

Le cahier des charges est un document essentiel en gestion de projet. Bien fait, il fait gagner un temps précieux au chef de projet pour cadrer son projet. Mal fait, il laisse la place aux erreurs d'interprétation et aux conflits entre parties prenantes et équipe projet.

C'est clairement un document à soigner, qui peut faire l'échec ou le succès d'un projet.

Dans cet article, je vous explique en détail ce qu'est un cahier des charges, à quoi il sert, qui le rédige, quand, et dans quelle situation l'utiliser.

Qu'est-ce qu'un cahier des charges en gestion de projet ?

Le cahier des charges, ou CDC, est un document contractuel en gestion de projet, qui décrit de la façon la plus précise possible et avec le vocabulaire le plus simple les attentes, exigences et besoins du client (ou maître d'ouvrage), que le fournisseur (ou maître d’œuvre) doit respecter.

Il peut aussi bien être utilisé sur des projets internes qu'externes, et est un passage obligé pour tout types de projets, tous secteurs d'activité confondus. Le CDC est également un entrant obligatoire pour les consultations, appels d'offre et marchés publics. 

  • Projets internes.
    Dans ce cas, le commanditaire du projet est un client interne. Il peut s'agir par exemple du service de comptabilité souhaitant implanter une nouvelle application de gestion de la facturation. Le fournisseur est un autre service interne, dans notre cas il pourrait s'agir de la DSI.
  • Projets externes.
    Dans ce cas, le commanditaire du projet est une entreprise passant une consultation. Le fournisseur est une société de service répondant à cette consultation. On parle alors de client - fournisseur.

Le maître d'ouvrage (MOA) est donc le client, en charge de la rédaction du cahier des charges. Le maître d’œuvre (MOE) est donc le fournisseur, qui doit prendre en compte les contraintes fonctionnelles et techniques décrites dans le document.

Le cahier des charges est ainsi le premier document contractuel du projet, qui permet de définir avec précision quels sont les enjeux et objectifs du projet, ainsi que les besoins et attentes du client. C'est un document de référence, tout au long du projet, qui permet en cas de conflits ou d'incompréhensions de statuer sur les objectifs du projet.

Ce document engage donc les responsabilités à la fois du client et à la fois du fournisseur.

Pour aller + loin : Consultez ces articles pour mieux comprendre les différences existantes entre un cahier des charges et les autres documents de pilotage projet :

Quel est le but d'un cahier des charges ?

Le but du cahier des charges est de décrire le plus précisément possible et avec le vocabulaire le plus simple possible quelles sont les attentes, besoins, et exigences de la maîtrise d'ouvrage (client). Il permet ainsi au maître d’œuvre (MOE) de mieux comprendre les besoins de son client.

Ce document explicite ainsi tous les besoins auxquels le fournisseur doit répondre pour réaliser le projet. Il protège les parties de toute ambiguïté quant aux attentes sur le projet.

  • Pour le MOA (client ou commanditaire), c'est l'assurance que les livrables seront conformes à ses attentes et ce qui est décrit dans le cahier des charges.
  • Pour le MOE (fournisseur ou prestataire), c'est un guide détaillant ce qui doit être réalisé sur le projet et quels sont les critères de validation et d'acceptation de ce travail.

Quels sont les enjeux d'un CDC ?

Le cahier des charges a de nombreux enjeux et est une pièce maîtresse indispensable en gestion de projet. Voici les plus importants :

  • Recueil des besoins métiers.
    Le maître d'ouvrage en charge de la rédaction du cahier des charges collecte les besoins internes des différents métiers et services, et les compilent dans ce document.
  • Clarification des enjeux et objectifs du projet.
    Les résultats attendus sur le projet sont précisément définis, afin que toutes les parties prenantes comprennent sans ambiguïté de quoi il est question et ce qu'on attend.
  • Identification des contraintes internes et externes.
    Elles peuvent être multiples : enveloppe budgétaire affectée, délais de réalisation, contraintes techniques ou métiers spécifiques, etc...
  • Définition des modalités de réalisation du projet.
    Le CDC permet également de définir la méthodologie de gestion de projet souhaité, les modalités de pilotage de projet (rapports d'avancement, réunions, fréquence, etc...) ainsi que l'identification des parties prenantes, les rôles et disponibilités de chacun.
  • Facilitation du pilotage projet.
    Enfin, ce document sert de cadre de référence aux chefs de projet MOA et MOE. Il clarifie quelles sont les attentes du client, et facilite donc le pilotage quotidien du projet par le chef de projet.

Quels sont les différents types de cahier des charges ?

Il existe 2 principaux types de cahier des charges en gestion de projet : le cahier des charges technique et le cahier des charges fonctionnel. Il peut s'agir de deux documents séparés, ou les deux peuvent être combinés en un seul et unique document. C'est notamment le cas des marchés publics.

  • Cahier des charges technique (CDCT).
    Il spécifie le cadre technique ainsi que les contraintes techniques à respecter.
  • Cahier des charges fonctionnel (CDCF).
    Il décrit les fonctions qu'une solution doit remplir pour être validée, ou la valeur ajoutée attendue par la solution.
Pour aller + loin : Consultez cet article pour découvrir les différences entre un cahier des charges technique et un cahier des charges fonctionnel.

Ces deux documents requiert un certain formalisme à respecter lors de la rédaction. Par exemple, le cahier des charges fonctionnel s'appuie sur la norme NF EN 16271 depuis 2013 (historiquement, il s'appuyait sur la norme AFNOR NF X50-151 pour les projets industriels et informatiques).

Exemples de cahier des charges

La forme d'un cahier des charges peut changer en fonction de votre secteur d'activité et du type de projet que vous êtes amené à piloter. 

Je vous recommande d'aller consulter le site cahierdescharges.com, un site de référence dédié aux cahiers des charges, qui répertorie de nombreux modèles en fonction du sujet du projet.

De nombreux modèles de cahiers des charges sont disponibles gratuitement

Le cahier des charges est-il indispensable en gestion de projet ?

Le cahier des charges est un entrant obligatoire en gestion de projet, permettant de définir précisément quels sont les besoins et attentes du client dans le projet.

Ce document est utilisé de deux manières différentes :

  • Pour initier le projet.
    Il clarifie ainsi les enjeux, les objectifs ainsi que la portée du projet.
  • Pour cadrer une consultation.
    Un appel d'offres ou un marché public n'est valide que s'il existe un cahier des charges technique et fonctionnel.

Qui rédige et valide le cahier des charges ?

Le cahier des charges est généralement rédigé par le maître d'ouvrage, autrement dit le client ou le commanditaire du projet. Il s'agit généralement du chef de projet côté client, ou d'un assistant à maîtrise d'ouvrage (AMOA) qui en prend la responsabilité.

Dans certains cas, le chef de projet MOE (côté fournisseur) peut le rédiger, à condition que le document final soit validé sans réserves par le commanditaire du projet.

Quand rédiger le cahier des charges ?

  • Lors d'une consultation / d'un appel d'offre / d'un marché public.
    Il doit être rédigé en amont de la consultation. En effet, le cahier des charges est la pièce principale d'un appel d'offres. Le client doit donc rédiger un document décrivant le plus précisément et fidèlement possible ses besoins et attentes, tout en faisant en sorte qu'il soit le plus clair possible, afin d'éviter toute ambiguïté.
  • Autres projets.
    Dans ce cas, le cahier des charges doit être rédigé au plus tôt à l'initialisation du projet, afin de bien cadrer les enjeux et objectifs de celui-ci. Il peut être défini conjointement suite à des ateliers de travail, d'interviews métiers, ...

Pour faire simple, le cahier des charges est indispensable en gestion de projet pour cadrer le projet. Tant qu'il n'existe pas, le chef de projet est bloqué et ne peut pas passer à la phase suivante de préparation.

Quels sont les éléments composant le cahier des charges ?

Voici les principaux éléments qui composent un cahier des charges :

  1. Introduction.
    C'est l'occasion de présenter le projet et d'expliquer le contexte dans lequel il s'inscrit.
  2. Objectifs et enjeux.
    Cette section décrit les objectifs à atteindre et les enjeux associés au projet.
  3. Périmètre du projet.
    Également appelé la portée du projet. Cette section précise le travail à réaliser dans le cadre du projet, ainsi que les limites et les contraintes de celui-ci. On y retrouve généralement la description des fonctionnalités attendues du produit ou du service à livrer.
  4. Spécifications fonctionnelles.
    Elles décrivent les fonctionnalités attendues du produit ou du service à livrer, ainsi que la valeur apportée par la solution envisagée. Les specs fonctionnelles sont identifiées au travers de l'analyse fonctionnelle.
  5. Spécifications techniques.
    Elles précisent les exigences et contraintes techniques requises pour répondre aux besoins fonctionnels du client (décrits dans les spécifications fonctionnelles). Les specs techniques permettent ainsi de définir les normes à respecter, les composants à utiliser, les exigences de performance, etc.
  6. Contraintes.
    Cette section décrit les contraintes qui pèsent sur le projet, que le maître d’œuvre devra respecter (budget, délais, normes, législatif, contraintes métiers, etc.) ainsi que les risques associés.
  7. Planning.
    Il précise les délais et les étapes du projet, ainsi que les livrables attendus à chaque étape.
  8. Modalités de validation.
    Le client décrit ici les procédures de validation à mettre en place pour s'assurer que le produit ou le service livré répond aux attentes, besoins et exigences du client, décrits dans le cahier des charges.
  9. Modalités de suivi et de maintenance.
    Cette section précise les modalités de suivi et de maintenance à mettre en place pour assurer le bon fonctionnement du produit ou du service livré après sa mise en production. On parle également de mode RUN ou de phase d'exploitation de la solution.
  10. Annexes.
    Enfin, le maître d'ouvrage peut inclure des annexes, apportant des informations complémentaires sur le projet (exemples de maquettes, listes de normes à respecter, etc.).

Ces éléments varient selon le type de cahier des charges et les besoins spécifiques du projet. Le cahier des charges est généralement élaboré en collaboration avec le client et les parties prenantes du projet pour s'assurer que toutes les attentes sont prises en compte.

Les 3 erreurs les plus courantes lors de la rédaction d'un CDC

Voici les 3 erreurs les plus courantes à éviter lors de la rédaction d'un cahier des charges :

  1. Décrire une solution précise.
    Un cahier des charges ne doit pas décrire une solution précise, mais doit plutôt la décrire en terme de fonctions et de valeur apportée. Pour citer Henry Ford : "Si j'avais demandé aux gens ce qu'ils voulaient, ils auraient répondu des chevaux plus rapides".
  2. Ne pas impliquer les parties prenantes.
    Pour rédiger un cahier des charges de qualité, il est indispensable de sonder et d'interviewer les différents services et directions métiers impliqués et impactés par le projet.
  3. Oublier de préciser les contraintes.
    Qu'elles soient budgétaires, temporelles, légales, techniques, métiers... Elles doivent être connues de tous, car la réalisation du projet en dépend totalement. Vous devez donc vérifier avant d'envoyer votre cahier des charges que toutes les contraintes identifiées sont non seulement présentes mais également clairement compréhensibles.

Je vous recommande la lecture de l'article ci-dessous pour découvrir d'autres erreurs courantes, et la manière de les éviter.

Pour aller + loin : Consultez cet article pour découvrir ce qu'il faut éviter de faire lorsqu'on rédige un cahier des charges.

Comment rédiger un cahier des charges ?

Voici 10 conseils pour bien rédiger votre prochain cahier des charges :

  1. Impliquer toutes les parties prenantes.
    Pour s'assurer que le cahier des charges répond aux attentes de tous les acteurs du projet, il est important de les impliquer dès le départ au travers d'interviews et d'ateliers de travail.
  2. Définir clairement les objectifs.
    Les enjeux et les objectifs du projet doivent être clairement définis et compris par toutes les parties prenantes, afin d'éviter toute dérive ultérieure.
  3. Décrire précisément les besoins.
    Les besoins, attentes et exigences du client sont décrits le plus précisément possible et avec le vocabulaire le plus simple possible, afin d'éviter toute erreur d'interprétation.
  4. Établir un plan détaillé.
    Le cahier des charges doit être organisé de manière claire et logique, avec un plan détaillé qui facilite la lecture et la compréhension. Je vous recommande pour cela de vous inspirer des exemples sur le net, qui ont largement fait leur preuve.
  5. Être précis sur les spécifications techniques.
    Les spécifications techniques doivent être détaillées afin de permettre aux équipes du maître d’œuvre de comprendre les exigences et contraintes techniques du projet.
  6. Éviter les ambiguïtés.
    Le langage utilisé dans le cahier des charges doit être clair et précis pour éviter les ambiguïtés et les malentendus. Évitez autant que possible les sigles, et définissez clairement ceux dont vous ne pouvez pas vous passer.
  7. Prendre en compte les contraintes.
    Les contraintes budgétaires, temporelles, légales, juridiques, métiers et techniques doivent être prises en compte dès le départ pour éviter les dépassements de coûts et les retards.
  8. Identifier les risques.
    Les risques identifiés à l'initialisation du projet doivent être identifiés dans le CDC, afin d'être pris en compte dès le départ par le fournisseur, pour mettre en place des mesures d'atténuation adéquates.
  9. Prévoir des procédures de validation et de recette.
    Intégrez des critères d'acceptation et de validation des différents livrables décrits dans le cahier des charges, afin d'identifier dès le départ ce qui définit un produit ou un service de qualité, répondant aux attentes du client.
  10. Mettre à jour régulièrement le cahier des charges.
    Enfin, faites évoluer le cahier des charges d'un commun accord avec les parties, pour tenir compte des évolutions du projet. Par exemple, dans le cas d'un marché, il peut s'écouler plusieurs mois entre la publication du marché public et son exécution. Il peut alors être utile de réaliser une mise au point du marché, permettant de modifier des points mineurs du cahier des charges.
Pour aller + loin : Je vous invite à consulter cet article pour découvrir de façon détaillée comment je rédige mes cahiers des charges.