Cahier des charges : 13 inconvénients + 14 risques à connaître

Bien que le cahier des charges soit un entrant indispensable en gestion de projet, qui permet de correctement cadrer le projet, il comporte néanmoins plusieurs inconvénients majeurs. 

Mal utilisé, il apporte également son lot de risques.

Dans cet article, nous allons nous pencher en détails sur les inconvénients du cahier des charges, à la fois pour le client (MOA) et pour le prestataire (MOE). Nous verrons également quels sont les risques principaux à son utilisation et comment s'en prémunir.

Quels sont les inconvénients d'un cahier des charges ?

Malgré le fait que le cahier des charges soit un outil indispensable en gestion de projet et qu'il apporte de nombreux bénéfices, il peut présenter également plusieurs inconvénients, aussi bien pour la maîtrise d'ouvrage MOA (le client ou commanditaire du projet), que pour la maîtrise d’œuvre MOE (le fournisseur ou prestataire, l'entité qui exécute le projet). 

7 inconvénients pour le maître d'ouvrage (MOA)

Bien que le cahier des charges soit un outil essentiel en gestion de projet, il peut présenter certains inconvénients pour le maître d'ouvrage (MOA) qui l'utilise. Voici les plus courants :

1. Rédiger un cahier des charges demande beaucoup de temps et d'énergie.
   La rédaction d'un cahier des charges exhaustif et compréhensible par tous demande du temps et des ressources importantes, à la fois pour recueillir les besoins des parties prenantes, et à la fois pour le rendre le plus clair possible.
   
2. Les coûts de rédaction sont élevés.
   Mis bout à bout, le temps et les ressources nécessaires à la rédaction d'un cahier des charges se chiffrent rapidement en plusieurs dizaines de milliers d'euros. Pour vous donner une idée, le dernier CDC que j'ai rédigé pour un marché public d'hébergement et d'infogérance d'un système d'information a coûté un peu plus de 24 000€, juste pour la rédaction.
   
3. Limitation de l'innovation et de la créativité.
   Un cahier des charges est structuré selon un plan précis, et répond à des normes (AFNOR NF X50-151 pour le cahier des charges fonctionnel), ce qui peut limiter la créativité des équipes du client et des équipes en charge de la réalisation du projet. Les spécifications techniques et fonctionnelles imposées dans le CDC peuvent être strictes et limiter les solutions envisageables.
4. Difficultés à évaluer les coûts.
   En raison de la complexité et de l'incertitude liées aux tâches demandées, il peut être difficile d'estimer avec précision les coûts du projet, et donc d'allouer le bon budget au projet. Plus l'incertitude augmente dans votre projet, plus je vous recommande d'allouer un budget pour la phase de cadrage du projet, puis de faire le point sur la suite une fois que les contours de celui-ci sont plus clairs.
   
5. Risque de rigidité dans l'exécution du projet.
   La souplesse (ou flexibilité ou agilité) souhaitée par les clients peut rentrer en contradiction avec les spécifications techniques et fonctionnelles décrites dans le cahier des charges. Un cahier des charges exhaustif rend souvent le projet plus rigide, empêchant les équipes de s'adapter aux changements de contexte, aux évolutions du marché ou aux besoins du client.
   
6. Difficulté à intégrer les évolutions.
   Les évolutions sont difficiles à gérer via le cahier des charges puisqu'une fois celui-ci validé, il n'est plus censé être modifié. Cela passe donc par un processus de gestion des demandes de changement long et complexe. Les modifications "à l'arrache" non maîtrisées peuvent également entraîner des retards, des dérives d'objectifs et des conflits entre les parties prenantes.
   
7. Risque de malentendus et d'incompréhensions.
   Ce qui est clair pour le rédacteur du cahier des charges ne l'est pas forcément pour les lecteurs. Si vous n'y prenez pas garde, cela peut donner lieu à des interprétations personnelles et erronées de ce qui est demandé, ce qui peut entraîner retards, dépassements de coûts, incompréhensions et conflits.
   

6 inconvénients pour le maître d'œuvre (MOE)

En tant que maître d’œuvre (MOE), l'utilisation d'un cahier des charges peut également présenter certains inconvénients.

Son utilisation reste néanmoins quasi indispensable. Il est donc nécessaire de savoir reconnaître ces situations pour mieux les éviter.

Voici quelques inconvénients :

1. Risque de se focaliser uniquement sur les spécifications techniques.
   Le maître d’œuvre peut mettre l'accent sur les spécifications et contraintes techniques, au détriment des attentes et besoins réels du client et des utilisateurs finaux du produit ou du service. Le risque est de passer totalement à côté de ce dont le client a besoin, et de le voir refuser les livrables qu'on lui soumet.
2. Difficulté à proposer des solutions innovantes.
   La créativité des équipes en charge de la réalisation du projet est cadrée (voire bridée) par les spécifications techniques et fonctionnelles ainsi que les contraintes décrites dans le cahier des charges. Il est compliqué de proposer dans ce cas-là des solutions innovantes, d'autant plus lorsqu'il s'agit de marchés publics (appels d'offres réglementés).
3. Limitation de l'adaptabilité.
   Une fois le cahier des charges validé, il est compliqué de pouvoir revenir en arrière et de le modifier. Celui-ci a tendance à ne plus être modifié, ce qui complexifie l'adaptabilité des équipes aux évolutions du marché ou des besoins du client.
4. Risque de malentendus et incompréhensions.
   Le cahier des charges laisse parfois la place à l'interprétation. Ce qui est compliqué côté prestataire, c'est que le commerce peut ne pas comprendre les besoins du client de la même manière que le chef de projet, par exemple. Cela ouvre la voie à de mauvaises interprétations, des malentendus, et donc à des problèmes de qualité de livrables.
   
5. La lecture, la compréhension et la synthèse du CDC demande du temps et coûte de l'argent.
   la lecture d'un cahier des charges est toujours laborieuse, d'autant plus que celui-ci est long. On le lit généralement plusieurs fois tout en prenant des notes afin de le synthétiser et d'être sûr de ne pas être passé à côté de quelque chose.
   
   Personnellement, qu'il s'agisse d'un cahier des charges, d'un marché public, d'une réponse à appel d'offres, ou d'une offre commerciale, je lis toujours les documents au moins 3 fois : la première est une lecture rapide pour comprendre le contexte global, la seconde pour prendre des notes sur les points importants, la dernière pour vérifier que je n'ai rien oublié.
6. Le cahier des charges se concentre trop sur les spécifications et pas assez sur la valeur ajoutée de la solution.
   Pour un chef de projet MOE, il est utile de comprendre ce que va apporter la solution demandée au client et aux utilisateurs finaux, et quelle est la valeur ajoutée qu'ils vont obtenir. Sans cette donnée, c'est compliqué de créer un plan d'action et un planning qui a du sens. C'est d'autant plus vrai lorsqu'on travaille en mode agile.
   

Cependant, malgré ces inconvénients, le cahier des charges reste un outil précieux pour la maîtrise d’œuvre, car il permet de clarifier les besoins du client et de garantir que le produit ou le service livré répond à ses attentes.

Pour tirer le meilleur parti du cahier des charges, il est important de travailler en étroite collaboration avec le client et les autres parties prenantes et de maintenir une communication ouverte tout au long du projet.

Quels sont les risques associés au cahier des charges ?

Bien que l'utilisation d'un cahier des charges apporte plus d'avantages que de problèmes, il existe tout de même quelques risques qu'il faut connaître, que l'on travaille en mode projet ou en mode agile.

7 risques pour les méthodologies de gestion de projet traditionnelles

L'utilisation d'un cahier des charges dans le cadre d'une méthodologie de gestion de projet prédictive (ou traditionnelle) peut présenter certains risques, dont voici les 7 plus importants :

1. Risque de bloquer l'innovation.
   Le cahier des charges peut limiter la créativité et l'innovation en imposant des spécifications techniques et fonctionnelles strictes qui ne permettent pas aux équipes de proposer des solutions innovantes pour répondre aux besoins du client.
2. Risque de rigidité.
   Le cahier des charges peut rendre le projet plus rigide, en imposant des spécifications techniques et fonctionnelles strictes qui peuvent empêcher les équipes de s'adapter aux changements dans l'environnement, le contexte, le marché ou dans les besoins du client.
3. Risque de coûts imprévus.
   Les spécifications techniques et fonctionnelles détaillées du cahier des charges peuvent conduire à des coûts imprévus si des éléments supplémentaires doivent être ajoutés au projet pour répondre à des besoins qui n'ont pas été identifiés à l'avance.
4. Risque d'incompréhensions.
   En décrivant les besoins et les attentes du client de manière détaillée, le cahier des charges peut donner lieu à des malentendus ou des interprétations erronées, ce qui peut entraîner des retards ou des dépassements de coûts.
5. Risque de ne pas répondre aux besoins du client.
   Le cahier des charges peut ne pas refléter les besoins réels du client et des utilisateurs finaux, ce qui peut conduire à un produit ou un service qui ne répond pas du tout à leurs attentes.
6. Risque de ne pas prendre en compte les évolutions du projet.
   Le cahier des charges peut rendre difficile la prise en compte des évolutions du projet, ce qui peut entraîner des retards ou des conflits entre les parties prenantes.
7. Risque de ne pas respecter les délais.
   La rédaction d'un cahier des charges détaillé peut prendre du temps, ce qui peut entraîner des retards dans le démarrage du projet et dans la livraison du produit ou du service, si ce temps de rédaction n'est pas correctement estimé à la base.

Ces risques peuvent être atténués en adoptant une approche flexible et en travaillant en étroite collaboration avec le client et les autres parties prenantes pour s'assurer que les besoins réels du client et des parties prenantes sont bien pris en compte.

7 risques pour les méthodologies agiles

L'utilisation d'un cahier des charges dans le cadre d'une méthodologie de gestion de projet agile peut également présenter certains risques, dont voici les 7 plus importants :

1. Risque de ne pas répondre aux besoins évolutifs du client.
   Le cahier des charges peut ne pas permettre une prise en compte suffisante des besoins évolutifs du client, qui sont au cœur de la méthodologie agile.
2. Risque de limiter la créativité et l'innovation.
   Le CDC peut limiter la créativité et l'innovation de l'équipe agile en imposant des spécifications techniques et fonctionnelles strictes qui ne permettent pas aux équipes de proposer des solutions innovantes, alors même que l'adaptabilité est un principe fort des méthodes agiles.
3. Risque de ne pas prendre en compte les retours d'expérience.
   La méthodologie agile est fondée sur des cycles itératifs courts (les sprints), entrecoupés de retours d'expérience, où le principe est de récupérer le feedback des utilisateurs du produit afin de préparer le sprint suivant en priorisant par la valeur que l'on peut apporter. Le cahier des charges peut inviter l'équipe à moins respecter ces cycles.
4. Risque de ne pas être suffisamment réactif.
   Le cahier des charges peut ne pas permettre une réactivité suffisante face aux changements constants dans l'environnement ou les besoins du client, qui sont fréquents (et recherchés) dans la méthodologie agile.
5. Risque de ne pas encourager la collaboration.
   Ce document peut ne pas encourager la collaboration entre les équipes et les parties prenantes, pourtant au cœur de la méthodologie agile. En effet, le piège est de considérer que le cahier des charges et les besoins qui y sont décrits sont figés, alors qu'il s'agit plutôt d'une invitation à la discussion.
6. Risque de piloter par le nombre de tâches réalisées plutôt que par la valeur ajoutée.
   "Puisque c'est dans le cahier des charges, il faut le faire". En fait, pas vraiment... Un besoin à un instant t peut disparaître quelques semaines plus tard, car les attentes du client évoluent. En agile, il ne faut pas faire quelque chose parce que c'est inscrit au cahier des charges. On fait quelque chose parce que cela apporte de la valeur au client final.
7. Risque de ne pas être suffisamment flexible.
   Il peut également empêcher la flexibilité suffisante à l'équipe pour choisir comment s'auto-organiser, et quelle est la meilleure manière de répondre aux besoins du client. Il vaut mieux lui préférer tant que c'est possible les récits utilisateurs (ou user stories).