Quel est l’intérêt d’un cahier des charges ? 21 raisons de l’utiliser

Le cahier des charges est un élément indispensable à la bonne gestion d'un projet. C'est d'ailleurs le premier livrable contractuel, engageant la responsabilité des différentes parties. 

Mais pourquoi ce document est-il aussi indispensable à la bonne réalisation d'un projet ? Qu'apporte t-il en terme de bénéfices au client et au fournisseur ?

C'est ce que nous allons voir dans cet article.

Quel est l'intérêt d'utiliser un cahier des charges ? 21 raisons de l'adopter dès maintenant

Le cahier des charges est un entrant obligatoire en gestion de projet, permettant de définir précisément quels sont les besoins et attentes du client dans le projet.

Ce document obligatoire et contractuel se rédige lors de la phase d'initialisation du projet ou avant le lancement d'une consultation ou d'un appel d'offre.

Voici les principaux avantages et bénéfices que ce type de document apporte :

• Recueil des besoins métiers.
  Le maître d'ouvrage en charge de la rédaction du cahier des charges collecte les besoins internes des différents métiers et services, et les compilent dans ce document.
  
• Clarification des enjeux et objectifs du projet.
  Les résultats attendus sur le projet sont précisément définis, afin que toutes les parties prenantes comprennent sans ambiguïté de quoi il est question et ce qu'on attend.
  
• Identification des contraintes internes et externes.
  Elles peuvent être multiples : enveloppe budgétaire affectée, délais de réalisation, contraintes techniques ou métiers spécifiques, etc...
  
• Définition des modalités de réalisation du projet.
  Le CDC permet également de définir la méthodologie de gestion de projet souhaité, les modalités de pilotage de projet (rapports d'avancement, réunions, fréquence, etc...) ainsi que l'identification des parties prenantes, les rôles et disponibilités de chacun.
  
• Facilitation du pilotage projet.
  Enfin, ce document sert de cadre de référence aux chefs de projet MOA et MOE. Il clarifie quelles sont les attentes du client, et facilite donc le pilotage quotidien du projet par le chef de projet.
• Amélioration de la communication.
  Ce document de référence est partagé par l'ensemble des parties prenantes du projet. Il facilite donc la compréhension de celui-ci, et permet de communiquer de manière claire et efficiente sur les objectifs, les spécifications techniques et fonctionnelles, ainsi que sur les contraintes du projet.
  
• Définition des critères de validation et de contrôle du projet.
  Il permet de s'assurer que le projet avance conformément aux attentes du client décrites dans le cahier des charges. Ce document est également utilisé pour contrôler la qualité des livrables, le respect des délais et des coûts, ainsi que la conformité aux spécifications. Il définit ainsi quels sont les critères d'acceptation des livrables projet.
  
• Amélioration de la satisfaction client.
  Il permet également de s'assurer que les attentes du client sont prises en compte par le prestataire (maîtrise d’œuvre) et respectées tout au long du cycle de vie du projet. Le chef de projet s'assure ainsi de la conformité du travail fourni avec les attentes de son client.
  

Mais le cahier des charges apporte également d'autres avantages spécifiques à la maîtrise d'ouvrage (le client) ainsi qu'à la maîtrise d’œuvre (le fournisseur).

7 avantages pour le maître d'ouvrage (MOA)

Le cahier des charges, ou CDC, apporte également de nombreux bénéfices au maître d'ouvrage, c'est à dire le client ou le commanditaire du projet, qu'il soit interne ou externe à l'organisation.

• Clarifie les besoins, attentes et exigences.
  Le client peut sonder ses équipes métiers afin de déterminer quelles sont leurs attentes, besoins et exigences spécifiques. Cela permet de s'assurer que tous les besoins seront bien connus du fournisseur, et que ceux-ci seront bien pris en compte.
  
• Cadrer précisément votre projet en vous posant les bonnes questions.
  Grâce au cahier des charges, le projet est strictement défini et cadré en terme d'enjeux, d'objectifs, de contexte projet ainsi que de périmètre. Le travail à réaliser est clairement expliqué, ainsi que les résultats attendus, et les limites et contraintes sont clairement délimitées.
  
• Vous protège contre les erreurs de compréhension.
  Dans le cas où votre prestataire n'effectue pas certaines actions ou les fait mal à cause d'une incompréhension, vous n'aurez pas à payer de supplément pour faire le job si ce que vous attendez est clairement décrit dans le cahier des charges. Le cahier des charges agit donc comme un garde-fou du projet.
  
• Protège les intérêts de votre entreprise.
  De la même manière, le cahier des charges est un document contractuel qui protège les intérêts de votre entreprise. Si un fournisseur répond à un appel d'offres contenant un cahier des charges, cela signifie qu'il s'engage donc à répondre à tous les points mentionnés dans celui-ci.
  
• Structurer une consultation, un appel d'offres ou un marché public.
  Les consultations, qu'elles soient privées ou publiques, sont énergivores et toujours complexes à gérer. Le cahier des charges permet de structurer la consultation, de définir précisément ce que l'on attend, mais il peut également donner un cadre de réponse pour les différents candidats souhaitant y répondre.
  
• Permet de comparer des offres équivalentes et de faire jouer la concurrence.
  Le cahier des charges peut intégrer un cadre de réponse, permettant de comparer des offres de différents candidats, structurées de la même manière. Lors d'un appel d'offres ou d'un marché public, c'est un excellent moyen de faire jouer la concurrence.
  
• Augmente les chances de réussite de votre projet.
  En clarifiant les enjeux et objectifs du projet, et en donnant toutes les billes nécessaire au maître d’œuvre, vous augmentez ainsi drastiquement les chances de réussite de votre projet, tout en minimisant les coûts associés.
  

6 avantages pour le maître d’œuvre (MOE)

Le cahier des charges apporte également plusieurs bénéfices au chef de projet MOE côté maître d’œuvre, qui est en charge du pilotage et de la réalisation du projet.

• Les attentes du client sont clairement définies.
  Un cahier des charges doit être le plus précis possible tout en utilisant le vocabulaire le plus simple possible. Cela vous permet de bien comprendre quelles sont les attentes de votre client, afin d'imaginer un plan de management de projet cohérent et d'y répondre en conséquence.
  
• Anticipation des risques et des contraintes.
  Le chef de projet peut tenir compte des risques et contraintes exprimés dans le cahier des charges, et anticiper ainsi le plan d'action à mettre en place, la gestion des risques, ainsi que le planning. Plus les données sont précises, plus il est efficace dans la préparation et le pilotage de son projet.
  
• Les enjeux, contexte et objectifs projet sont connus et clarifiés.
  Le chef de projet MOE comprend ainsi la finalité du projet, et peut par la suite lister les compétences nécessaires et recruter les bonnes personnes. Cela lui permet également de fédérer les membres de son équipe projet autour d'un objectif commun.
  
• La communication avec les différentes parties prenantes en est facilitée.
  Le cahier des charges étant connu et consultable de tous, toutes les parties prenantes ont le même niveau de compréhension du projet, ce qui facilite grandement la communication.
  
• Les critères de validation et d'acceptation des livrables sont précisés.
  En connaissant ces critères à l'avance, le chef de projet peut donner des directives précises aux membres de son équipe projet. Il gagne ainsi un temps précieux sur la fourniture des livrables, ce qui améliore de fait la rentabilité de son projet.
  
• Les modalités d'organisation du mode projet sont décidées.
  Le client précise les modalités d'organisation qu'il souhaite voir en place sur le projet, ce qui permet au chef de projet de s'adapter et de gagner du temps. La collaboration n'en sera que facilitée.
  

Cahier des charges technique & fonctionnel : Quelles différences ?

Il existe 2 principaux types de cahier des charges en gestion de projet : le cahier des charges technique et le cahier des charges fonctionnel. Il peut s'agir de deux documents séparés, ou les deux peuvent être combinés en un seul et unique document. C'est notamment le cas des marchés publics.

• Cahier des charges technique (CDCT).
  Il spécifie le cadre technique ainsi que les contraintes techniques à respecter. Il permet également de définir les normes à respecter, les composants à utiliser, les exigences de performance, etc.
  
• Cahier des charges fonctionnel (CDCF).
  Il décrit les fonctions qu'une solution doit remplir pour être validée, ou la valeur ajoutée attendue par la solution. Ces spécifications fonctionnelles sont identifiées au travers de l'analyse fonctionnelle.

Ces deux documents requiert un certain formalisme à respecter lors de la rédaction. Par exemple, le cahier des charges fonctionnel s'appuie sur la norme NF EN 16271 (historiquement, il s'appuyait sur la norme AFNOR NF X50-151 pour les projets industriels et informatiques).

Comment bien rédiger un cahier des charges ?

Voici 10 conseils pour bien rédiger votre prochain cahier des charges :

1. Impliquer toutes les parties prenantes.
   Pour s'assurer que le cahier des charges répond aux attentes de tous les acteurs du projet, il est important de les impliquer dès le départ au travers d'interviews et d'ateliers de travail.
2. Définir clairement les objectifs.
   Les enjeux et les objectifs du projet doivent être clairement définis et compris par toutes les parties prenantes, afin d'éviter toute dérive ultérieure.
3. Décrire précisément les besoins.
   Les besoins, attentes et exigences du client sont décrits le plus précisément possible et avec le vocabulaire le plus simple possible, afin d'éviter toute erreur d'interprétation.
4. Établir un plan détaillé.
   Le cahier des charges doit être organisé de manière claire et logique, avec un plan détaillé qui facilite la lecture et la compréhension. Je vous recommande pour cela de vous inspirer des exemples sur le net, qui ont largement fait leur preuve.
5. Être précis sur les spécifications techniques.
   Les spécifications techniques doivent être détaillées afin de permettre aux équipes du maître d’œuvre de comprendre les exigences et contraintes techniques du projet.
6. Éviter les ambiguïtés.
   Le langage utilisé dans le cahier des charges doit être clair et précis pour éviter les ambiguïtés et les malentendus. Évitez autant que possible les sigles, et définissez clairement ceux dont vous ne pouvez pas vous passer.
7. Prendre en compte les contraintes.
   Les contraintes budgétaires, temporelles, légales, juridiques, métiers et techniques doivent être prises en compte dès le départ pour éviter les dépassements de coûts et les retards.
8. Identifier les risques.
   Les risques identifiés à l'initialisation du projet doivent être identifiés dans le CDC, afin d'être pris en compte dès le départ par le fournisseur, pour mettre en place des mesures d'atténuation adéquates.
9. Prévoir des procédures de validation et de recette.
   Intégrez des critères d'acceptation et de validation des différents livrables décrits dans le cahier des charges, afin d'identifier dès le départ ce qui définit un produit ou un service de qualité, répondant aux attentes du client.
10. Mettre à jour régulièrement le cahier des charges.
    Enfin, faites évoluer le cahier des charges d'un commun accord avec les parties, pour tenir compte des évolutions du projet. Par exemple, dans le cas d'un marché, il peut s'écouler plusieurs mois entre la publication du marché public et son exécution. Il peut alors être utile de réaliser une mise au point du marché, permettant de modifier des points mineurs du cahier des charges.