Vous l’avez sans doute remarqué, on parle beaucoup de parties prenantes en gestion de projet.
Personnellement, je considère que la bonne gestion des parties prenantes est même l’un des facteurs-clés de réussite d’un projet.
Mais concrètement, qu’est-ce que c’est les parties prenantes d’un projet ? Et en quoi est-ce utile ?
Je vous explique tout ça dans cet article. Je vais également vous expliquer comment identifier et comment cartographier les parties prenantes d’un projet.
Qu’est-ce qu’une partie prenante en gestion de projet ?
Les parties prenantes d’un projet sont toutes les personnes ayant un intérêt quelconque ou étant impliqué de près ou de loin sur un projet, qu’elles soient internes ou externes à l’organisation.
Il s’agit généralement du chef de projet, des membres de l’équipe projet, du client, des utilisateurs finaux ainsi que toute personne concernée dans les services métiers.
Il arrive souvent d’avoir plusieurs dizaines de personnes dans les parties prenantes d’un projet, notamment sur des projets complexes faisant appel à de nombreux prestataires et impliquant de nombreux services dans l’organisation.
Ainsi, les parties prenantes peuvent intervenir très régulièrement dans le cadre du projet, en tant qu’acteurs projet, ou intervenir ponctuellement lorsque le besoin s’en fait sentir, par exemple dans le cadre d’un atelier de travail thématique.
Mais pas que. Les parties prenantes peuvent également être concernées par l’issue du projet, sans intervenir directement. Dans ce cas, le chef de projet devra prévoir l’accompagnement au changement nécessaire.
Les différents types de parties prenantes
Il existe deux types de parties prenantes : les parties prenantes internes à l’organisation, et les parties prenantes externes.
- Parties prenantes internes.
Il s’agit de l’ensemble des acteurs identifiés qui appartiennent vos entreprises. Ce sont donc vos collaborateurs directs, qu’ils soient dans votre service ou dans les autres services de l’entreprise. Par exemple, le service RH, la comptabilité, l’informatique, le service achats peuvent tous être des parties prenantes de votre projet. - Parties prenantes externes.
Il s’agit de l’ensemble des acteurs à l’extérieur de votre organisation. Il peut s’agir de partenaires, prestataires, fournisseurs, acteurs publics, agence de communication, clients, utilisateurs finaux côté client, etc…
Qui sont les parties prenantes clés d’un projet ?
Les parties prenantes concernent l’ensemble des acteurs d’un projet. On y retrouve donc le chef de projet, les membres de l’équipe projet, les services métiers concernés directement ou indirectement, le client, les utilisateurs finaux, etc…
Bien souvent, lorsqu’un chef de projet parle de parties prenantes, il mentionne les acteurs impliqués sur le projet ou impactés mais qui ne se trouvent pas directement dans son équipe projet.
Voici une liste non exhaustive d’exemples de parties prenantes que vous pourriez avoir sur un projet :
- Parties prenantes internes.
- Services support internes (informatique, RH, services généraux, achats, marchés publics, …)
- Sponsor du projet (souvent un membre du comité de direction)
- CODIR (Comité de Direction)
- Managers d’équipes opérationnelles
- Chef de projet
- Membres de l’équipe projet
- Actionnaires de l’entreprise
- Autres experts
- Représentants du personnel
- Parties prenantes externes.
- Clients
- Utilisateurs finaux
- Services support du client (comptabilité, informatique, services généraux, etc)
- Fournisseurs (matières premières, pièces, machines, …)
- Prestataires
- Financeurs
- Associations
- Pouvoirs publics (administrations publiques, collectivités territoriales, …)
Toutes ces parties prenantes peuvent être concernées que ce soit au niveau local, national voire international, en fonction de la portée et de la dimension du projet.
Comment les parties prenantes interviennent sur un projet ?
Les parties prenantes peuvent soit intervenir directement sur un projet et réaliser des actions de manière régulière ou ponctuelle, soit être concernées et impactées par le résultat du projet.
On parle alors de parties prenantes directes pour toutes les personnes qui vont intervenir dans le cadre du projet et participer à des réunions ou faire des actions concrètes.
On parle de parties prenantes indirectes pour toutes les personnes qui vont être impactées par le changement qu’apporte le résultat du projet.
Par exemple, suite à un changement de l’outil de comptabilité, il va falloir former les managers qui doivent valider les factures.
Ces parties prenantes indirectes ont donc besoin d’avoir de la visibilité sur le projet, et attendent une communication de la part du chef de projet et de son équipe. Mais elles n’interviennent pas directement sur le projet.
Pourquoi est-ce indispensable d’entretenir de bonnes relations avec les parties prenantes
Le chef de projet doit entretenir de bonnes relations avec les parties prenantes pour assurer la réussite de son projet.
En effet, ces personnes ont un impact direct sur le projet, qu’il soit positif ou négatif. Si le chef de projet pouvait mener à bien le projet tout seul, ce serait bien plus simple. Mais ce n’est pas le cas.
La gestion efficace des parties prenantes permet donc :
- De prendre des décisions avisées.
Et qui collent le mieux aux attentes des clients et utilisateurs finaux. Personne n’est mieux placé pour savoir ce dont ils ont besoin. - De réaliser ou de valider des actions précises.
Les parties prenantes d’un projet sont donc impliquées dans la réalisation et la validation d’un livrable du projet, au travers d’un procès-verbal en bonne et due forme. - De s’assurer que les ressources projet restent disponibles.
C’est notamment le cas des managers d’équipes opérationnelles en interne, avec qui le chef de projet doit négocier l’affectation et la disponibilité des collaborateurs. - De faciliter et fluidifier la communication.
Une bonne communication permet à l’équipe projet d’éviter du stress et des coups de bourre inutiles. - De réduire le cycle de vie du projet.
Les décisions sont plus rapides, les feedbacks des utilisateurs sont plus réguliers, la qualité est en augmentation et le projet est plus vite clôturé.
Comment identifier les parties prenantes sur un nouveau projet ?
Pour identifier les parties prenantes d’un projet, posez-vous la question suivante pour l’ensemble des actions à réaliser sur ce projet :
Le travail à réaliser a t-il des conséquences sur cette personne ?
Si la réponse est oui, alors vous avez toutes les chances d’être face à une partie prenante.
Afin de vous y retrouver (car on a vite plusieurs dizaines de parties prenantes), je vous invite à renseigner les parties prenantes identifiées dans un registre des parties prenantes.
Vous pouvez télécharger mon modèle ci-dessous.
Télécharger mon modèle de registre des parties prenantes
Pour aller + loin : Consultez cet article pour découvrir mes 10 conseils pour bien gérer vos parties prenantes, tirés de mon expérience de chef de projet.
