Qui est le sponsor du projet et quel est son rôle ?

Le sponsor de projet est un rôle méconnu, peu utilisé mais ô combien indispensable pour la réussite de vos projets.

Dans cet article, je vous explique tout ce qu'il y a à savoir sur les missions et responsabilités qui lui sont confiés, sur les différences entre un sponsor de projet, un chef de projet et des parties prenantes, ainsi que sur l'art et la manière de collaborer avec un sponsor projet.

Sponsor de projet : définition

Le sponsor de projet est une personne responsable de la réussite globale du projet. Il travaille conjointement avec le chef de projet, et est membre de la direction. Il fournit les moyens nécessaires pour mener à bien le projet, prend les décisions et conseille le chef de projet dans sa mission.

Le sponsor projet est désigné au démarrage du projet, afin d'assurer la planification stratégique, la mise en œuvre et le respect des objectifs projet.

Son rôle est également de nommer le chef de projet, de définir les critères de réussite du projet, ainsi que de le cadrer en terme de budget, délais, périmètre et qualité, avec le chef de projet.

Il participe également au COPIL (comité de pilotage projet) et assure un rôle d'arbitre pour l'ensemble des parties prenantes.

Il a généralement de grandes responsabilités, de l'autorité dans l'organisation, du pouvoir et une réelle capacité d'influence. Il est souvent membre du comité de direction ou du comité exécutif, bien que ce ne soit pas un prérequis pour devenir sponsor de projet.

Le sponsor projet peut être désigné par la direction, s'auto-proclamer ou encore être "recruté" par le chef de projet (le chef de projet décide d'aller chercher un sponsor en interne vu les enjeux du projet).

Sponsor de projet vs chef de projet : Quelles différences ?

Le chef de projet est en charge du pilotage et de l'exécution du projet, alors que le sponsor projet est responsable de la définition des objectifs projet et de sa réussite globale.

Voici un tableau récapitulant les principales différences entre ces deux rôles primordiaux en gestion de projet :

Sponsor de projet vs parties prenantes : Quelles différences ?

Le sponsor projet est un rôle clairement défini en gestion de projet, responsable de la planification stratégique ainsi que de la prise de décision. Les parties prenantes d'un projet désigne toutes les personnes ayant un intérêt dans le projet, ou étant impactées par celui-ci.

Le sponsor projet est ainsi une des parties prenantes du projet, et il participe activement à la réussite globale du projet.

Les investisseurs, référents métiers, clients, financiers, ..., sont quant à eux des parties prenantes du projet, chacun ayant son intérêt propre.

Quels sont les rôles et responsabilités du sponsor de projet ?

Le sponsor de projet est un rôle primordial et indispensable en gestion de projet. A ce titre, il a de nombreuses missions et responsabilités qui lui sont confiées, tout au long du projet :

• Il s'assure que les objectifs du projet sont en accord avec la stratégie de l'entreprise.
  Le sponsor projet est le garant de la réussite du projet. A ce titre, il doit s'assurer que les objectifs projet s'inscrivent bien dans les objectifs stratégiques de l'organisation. Il s'assure également du ROI (retour sur investissement) du projet.
  
• Il désigne le chef de projet et l'accompagne tout au long du projet.
  La nomination du chef de projet a lieu au démarrage du projet. Une fois celui-ci désigné, le sponsor et le chef de projet travaillent étroitement, main dans la main, pendant tout le cycle de vie du projet.
  
• Il participe aux comités de pilotage et réunion de lancement, et porte les messages importants.
  Bien que le chef de projet reste celui qui prépare et anime les COPIL et réunion de lancement, le sponsor participe à ces réunions et conseille le chef de projet lors de la préparation de celles-ci.
  
• Il prend les décisions et arbitrages nécessaires dans le cadre du projet.
  Le rôle du chef de projet est d'alerter sur les risques et les difficultés rencontrées, alors que le sponsor doit prendre des décisions averties, sur la base des informations remontées par le chef de projet.
  
• Il aide à cadrer le projet et à définir les principaux objectifs ainsi que les critères de réussite.
  Lors de la phase d'initialisation, il participe activement au cadrage du projet au côté du chef de projet. Il définit les principaux objectifs du projet, ses enjeux, donne les critères de réussite, les indicateurs de performance, ...
  
• Il soutient le chef de projet au quotidien et l'aide à surmonter les difficultés.
  Lors des points réguliers qu'il a avec le chef de projet, le sponsor l'aide pour surmonter les problématiques rencontrées. Il est également un support au quotidien, et encourage le chef de projet dans sa mission.
  
• Il met les moyens et ressources nécessaires à disposition du projet.
  Pour mener à bien le projet et qu'il soit une réussite, c'est nécessaire d'avoir des ressources (humaines, matérielles, logicielles, ...) à disposition. C'est le rôle du sponsor que de les obtenir et les donner à l'équipe projet.
  
• Il pilote la gestion des risques stratégiques.
  Le sponsor projet s'occupe de la gestion des risques stratégiques. Il dispose de l'autorité et du pouvoir nécessaire pour les traiter et les suivre, contrairement au chef de projet qui se concentre plus sur les risques opérationnels.
  
• Il négocie des financements et rallonges budgétaires.
  Parfois, le budget alloué au projet n'est pas suffisant pour le mener à bien. Le chef de projet remonte une alerte au sponsor projet, charge à lui de trouver les financements supplémentaires.
  
• Il promeut le projet en interne et assure les relations avec le CODIR.
  Le sponsor a comme rôle de promouvoir le projet, en interne comme en externe. Il met ainsi en avant l'intérêt du projet, et le soutient en interne auprès des parties prenantes ainsi que du comité de direction (CODIR) ou comité exécutif (COMEX).
  
• Il évalue les résultats du projet.
  Lors de la phase de clôture du projet, il évalue la performance globale du projet, ainsi que ses résultats. Il aide le chef de projet à dresser un bilan projet, et participe à la réunion de retour d'expérience post-mortem.
  
• Il met en place des processus de contrôle des changements.
  Enfin, le sponsor est en charge de la mise en place de processus de contrôle des changements, afin d'éviter un glissement du périmètre et une dérive des objectifs. Chaque changement doit ainsi suivre un processus particulier avant d'être accepté et intégré au plan projet.
  

Qui peut être sponsor de projet ?

Un responsable hiérarchique, un directeur de service, le directeur général, un directeur de projet expérimenté ou un PMO peuvent tous être de bons sponsors projet, à condition d'avoir l'autorité nécessaire pour avoir les bons leviers pour surmonter des obstacles.

Avoir une autorité suffisante n'est pas synonyme de détenir du pouvoir hiérarchique. L'autorité peut également s'acquérir en pratiquant l'influence en interne dans l'organisation.

Le sponsor projet est idéalement un membre du comité de direction ou du comité exécutif, bien que ce ne soit pas obligatoire.

Il doit connaître suffisamment l'organisation pour disposer des bons leviers, connaître les rouages internes, ainsi que les qualités et défauts de chacun.

Le sponsor de projet est-il obligatoire ?

Le rôle du sponsor de projet est indispensable au bon fonctionnement et au succès d'un projet, en qualité de décisionnaire principal du projet. Le sponsoring de projet existe dans les méthodologies de gestion de projet les plus utilisées, telles que Prince2 et PMP.

Le sponsor de projet est un soutien fort pour le chef de projet, et l'épaule au quotidien dans l'adversité. Il prend également les décisions stratégiques, sur la base des informations transmises par le chef de projet.

Sans sponsor désigné, votre projet a toutes les chances de partir en vrille.

Le sponsor fait-il partie de l'équipe projet ?

Le sponsor ne fait pas partie de l'équipe projet, bien qu'il soit en relation constante avec le chef de projet. Il est membre du comité de pilotage projet, et prend les décisions stratégiques quand c'est nécessaire. Il fait ainsi partie des parties prenantes du projet.

Le sponsor ne participe pas activement à la réalisation du projet. Son rôle est de s'assurer de la réussite du projet, et d'arbitrer ou de prendre des décisions quand cela s'impose.

Peut-on avoir plusieurs sponsors sur un seul projet ?

Le rôle du sponsor est unique sur un projet, il ne peut donc y avoir qu'un seul sponsor par projet. 

Si il y en avait 2, le rôle serait partagé entre deux personnes n'ayant pas forcément les mêmes attentes ou la même vision pour le projet, ce qui génèrerait inévitablement des frictions et des soucis à la prise de décision.

Lorsqu'un sponsor de projet émerge, il est important que celui-ci le reste jusqu'à la fin du projet.

Un changement de sponsor en cours de route peut se faire, mais ce n'est pas souhaitable, car cela pourrait dérouter les équipes et parties prenantes si la vision du projet venait à changer.

Quand intervient le sponsor sur un projet ?

Le sponsor intervient tout au long du cycle de vie du projet. En phase de lancement, il désigne le chef de projet et l'équipe projet. Il participe ensuite au comité de pilotage projet, et assure des points réguliers d'avancement avec le chef de projet. Il prend enfin des décisions jusqu'à la clôture du projet.

Le sponsor de projet intervient ainsi directement lors des différentes étapes du projet :

1. Durant la phase d'initialisation.
   Il désigne le chef de projet via une lettre de mission, participe au cadrage du projet (périmètre, livrables, objectifs, critères de réussite, indicateurs de performance, ...) et promeut le projet lors de la réunion de lancement.
   
2. Durant la phase de planification.
   Il vérifie que le plan projet correspond bien aux attentes et exigences de qualité, soutient le chef de projet et l'aide à contourner les obstacles rencontrés.
   
3. Durant la phase d'exécution.
   Il suit l'avancement du projet, fait des points réguliers avec le chef de projet, traite les difficultés rencontrées, participe au comité de pilotage projet, et met en place des processus de contrôles des changements.
   
4. Durant la phase de clôture.
   Il s'assure de la bonne livraison du projet, évalue la performance et les résultats du projet, clôture officiellement le projet avec le chef de projet, et participe à la réunion post-mortem de retour d'expérience.
   

Comment bien choisir le sponsor d'un projet ?

Choisir le sponsor d'un projet ne se fait pas au hasard. Il doit avoir l'autorité suffisante pour prendre des décisions et assurer la planification stratégique du projet. Il est également disponible, connaît bien l'organisation, et est idéalement membre du comité de direction ou comité exécutif, bien que ce ne soit pas obligatoire.

Un responsable hiérarchique, un directeur de service, le directeur général, un directeur de projet expérimenté ou un PMO peuvent tous être de bons sponsors projet, à condition d'avoir l'autorité, le pouvoir hiérarchique ou le niveau d'influence nécessaire pour avoir les bons leviers pour surmonter des obstacles.

En fonction des projets, tous ne sont pas forcément les mieux positionnés pour être sponsor. Je m'explique.

Par exemple, pour un projet de développement d'un nouveau produit, le choix le plus courant est de nommer le directeur du service R&D ou Innovation en tant que sponsor.

Il sera garant de la qualité du produit. Mais qu'en est-il de sa commercialisation ? Avoir le meilleur produit possible est-il un succès si il ne se vend pas ? Je n'en suis pas certain.

Dans ce cas-là, le choix le plus judicieux pour un sponsor projet serait de nommer le directeur marketing, ou directeur des ventes. Il prendra ainsi les décisions stratégiques nécessaires pour s'assurer qu'il y ait bien un ROI à la clé une fois le projet terminé.

Comment bien collaborer avec un sponsor de projet ?

Le chef de projet est amené au quotidien à collaborer avec le sponsor projet. Ils agissent en tant qu'équipe afin de garder le projet sur les rails, d'atteindre les objectifs fixés et de s'assurer que le projet soit un succès.

Voici quelques bonnes pratiques pour vous aider à mieux collaborer avec le sponsor projet :

• Communiquez sur une base régulière.
  La clé, c'est l'échange et la communication. Planifiez des points à intervalles réguliers entre vous deux, afin d'évoquer la progression du projet, les difficultés rencontrées ainsi que les décisions stratégiques à prendre.
  
• N'attendez pas pour remonter des alertes et des problématiques.
  Lorsque vous identifiez un risque majeur ou que vous faites face à une problématique bloquante, n'attendez pas votre prochain point pour faire signe à votre sponsor projet. Remontez les alertes, risques, et difficultés dès qu'elles se présentent afin qu'il puisse être le plus réactif possible.
  
• Apportez des solutions, pas uniquement des problèmes.
  Lorsque vous remontez des difficultés au sponsor projet, faites l'exercice de lui fournir un plateau de solutions possibles, en présentant pour chacune avantages et inconvénients. Vous lui faciliterez ainsi la prise de décision.
  
• Définissez ensemble des règles de fonctionnement et de communication.
  Dès le démarrage du projet, définissez ensemble les modalités de fonctionnement entre vous et l'équipe projet. A quelle fréquence se voir ? Quoi remonter ? Comment ? Quand ? Sous quel format ? Autant de questions auxquelles il vous faudra répondre.
  
• Préparez ensemble le comité de pilotage projet.
  Présentez toujours votre support de COPIL au sponsor projet, avant le comité de pilotage. La dernière chose que vous souhaitez, c'est qu'il découvre le sujet en même temps que votre client.
  
• Établir une relation de confiance.
  Communication, transparence, feedback... Vous devez tout faire pour mettre en place une relation de confiance réciproque entre vous et le sponsor projet.
  

Que faire lorsque le sponsor de projet est absent ?

L'absence de sponsor projet sur un projet est un facteur-clé d'échec du projet.

Si vous rencontrez cette situation, je ne vais pas vous le cacher, ce ne sera pas confortable. 

Le client vous interpellera et vous demandera de prendre des décisions, alors que ce n'est pas votre rôle. En effet, le chef de projet est comme un chef d'orchestre. Il joue la musique qu'on lui a donné, il ne décide pas du changement de partition en cours de route.

En tant que chef de projet, vous ne devez pas prendre de décisions à la place du sponsor.

Voici quelques conseils pour vous aider à sortir de cette situation inconfortable :

1. Renouez la communication avec le sponsor projet.
   Contactez le sponsor du projet, replanifiez des points réguliers entre vous s'ils ne sont plus tenus, appelez-le. Faites-lui signe afin qu'il se manifeste à nouveau.
   
2. Remontez les alertes par écrit le plus souvent possible.
   Dès qu'une alerte ou une difficulté survient, remontez par écrit celle-ci au sponsor projet, en lui demandant un arbitrage rapide afin d'éviter d'impacter le projet.
   
3. Anticipez les situations à risque ainsi que les situations de crise.
   Réfléchissez à tout ce qui pourrait mal se passer, qu'il s'agisse du plan technique, organisationnel, économique, politique, ..., et mettez en place des plans d'action afin d'éviter ça.
   
   Ne faites pas uniquement cela au démarrage du projet. Ce travail doit être réalisé à intervalles réguliers en cours de projet, afin de réactualiser les risques identifiés ainsi que les plans d'action.
   
4. Tenez un registre des risques à jour.
   Tous les risques identifiés doivent être consignés dans une matrice de risque (ou un registre). Cela vous permet de noter la probabilité de survenance, l'impact métier, l'impact business, et le plan de prévention associée.
   
   Partagez ce document à chaque fois qu'il est mis à jour avec le sponsor du projet.
   
5. Déclenchez une réunion exceptionnelle de prise de décision avec le sponsor projet.
   Planifiez une réunion entre le sponsor et vous, en fonction de ses disponibilités, afin de le forcer à prendre une décision dans le cadre du projet. Indiquez-lui l'impact pour vous, le client et le projet si aucune décision n'est prise aujourd'hui.
   

Si malgré cela le sponsor projet ne vient toujours pas aux réunions ou ne prend pas de décisions, il n'y a pas de recette miracle dans ce cas, on fait comme on peut. Ou on se met en quête d'un nouveau sponsor projet, avec les difficultés que cela engendre : difficultés politiques, changement de vision, réapprendre à fonctionner ensemble, etc...