Le manque d'organisation, de préparation et de planification d'un projet est l'une des premières causes d'échecs des projets.
Pour résoudre ce problème et augmenter les chances de réussite, il existe un livrable indispensable : le plan de projet.
Dans cet article, je vous explique en détails ce qu'est un plan de projet, qui doit le rédiger et à quoi il sert concrètement.
Qu'est-ce qu'un plan projet ? Définition
Le plan de projet, ou plan de management de projet (PMP), est un document obligatoire et formel qui décrit le projet et ses objectifs, les moyens et ressources mis à sa disposition, ainsi que l'organisation et les plans d'actions mis en place. Ce document est spécifique à chaque projet, et est orienté résultats.
Le PMP (à ne pas confondre avec la certification projet du même nom) est créé lors de la phase de préparation et de planification du projet, et correspond généralement à un dossier constitué de plusieurs documents de pilotage projet.
Il peut contenir entre autre (liste non exhaustive) les activités et tâches à réaliser, le plan de gestion des risques, le tableau de maîtrise des livrables, le diagramme de Gantt, etc...
La validation de ce livrable acte la fin de la phase de préparation et le début de la phase d'exécution. Il définit à l'avance le travail à réaliser et l'organisation à mettre en place, et permet ainsi de rester sur la bonne voie.
Le plan de projet permet ainsi de répondre aux questions suivantes :
- Quel est l'objectif final ?
- Quel est le budget et que peut-on mettre en place pour le respecter ?
- Comment fait-on pour accomplir ce projet et atteindre les résultats souhaités ?
- Quand se termine t-il ?
- Comment suit-on l'évolution du projet ?
- Qu'arrive t-il si un imprévu est rencontré en cours de projet ? (équipier absent, difficulté technique, etc...)
- Qu'est-ce qui sera livré exactement à la fin du projet ?
- Quelle organisation est mise en place pour s'assurer de la réussite du projet ?
Plan de projet vs Feuille de route : Quelles différences ?
Le plan projet est un document ou un ensemble de documents détaillant les activités à réaliser pour répondre aux objectifs d'un projet. La feuille de route ou roadmap projet est une vision macro et synthétique du plan projet.
Il est courant de détailler les différents scénarios de travail envisagé dans un plan projet, en expliquant par exemple quels sont les plans A, B et C, ainsi que les conditions menant à l'exécution de ces différents scénarios.
Quel est l'intérêt du plan de management de projet ?
Le plan de projet est une étape cruciale pour tout projet qui se respecte. En effet, ce livrable projet apporte de nombreux intérêts au chef de projet et à son équipe, et leur facilite grandement la vie.
Voici les principaux avantages à l'utilisation d'un plan de management de projet :
- Décrit de façon détaillée le projet.
Tout le projet est décrit dans le plan projet, aussi bien les besoins et exigences, que les objectifs fixés, les résultats souhaités, et tout ce qui est mis en place pour réussir le projet. - Détaille les actions à réaliser pour atteindre les objectifs fixés.
Les activités et tâches sont détaillées, organisées, structurées, et les dépendances sont également indiquées. Le plan de projet s'accompagne également d'un diagramme de Gantt, permettant de visualiser le cadencement du projet dans le temps. - Clarifie les attendus, ainsi que les rôles et responsabilités.
Le principal but de ce document est de lever les zones d'ombre sur le projet, de clarifier les attendus du commanditaire ainsi que ce que va mettre en place l'équipe projet. Il définit également le qui fait quoi durant le projet, et qui est responsable de quoi. - Précise la façon dont le budget, les délais, la qualité et la portée du projet vont être suivis et gérés.
L'organisation mise en place pour gérer, piloter, superviser et contrôler le projet est détaillée dans le plan de projet par le chef de projet. Cela permet aux parties prenantes de se mettre d'accord sur l'organisation à mettre en place, les moyens de communication ainsi que le nombre d'instances de pilotage projet. - Anticipe les risques et les difficultés, et imagine des moyens de contournement.
Les risques sont identifiés, priorisés et traités dans le cadre du plan de projet. Des solutions pour atténuer ou supprimer ces risques sont mises en place, et également décrites dans le document. - Clarifie la communication avec les parties prenantes.
Il permet de donner le même niveau d'information à l'ensemble des parties prenantes. Il doit être également validé sans réserves par les principales parties prenantes du projet avant de passer en phase de réalisation. - Mesure la progression et permet le suivi et le constat des écarts au cours du projet.
Si des écarts sont constatés pendant le cycle de vie du projet, il est plus facile de les comparer au plan de projet, pour comprendre ce qui a amené ces écarts et corriger le problème à la source, sans lui laisser le temps de s'aggraver. - Augmente les chances de succès du projet.
Le succès d'un projet se situe dans sa phase de préparation et de planification, et le plan de projet contribue à cela, en étant le principal livrable de cette étape projet. Pedro Serrador l'explique très bien dans cette étude du PMI.
Quels sont les éléments intégrés au plan projet ?
Le plan de management de projet, ou PMP, contient généralement les éléments suivants, peu importe la taille du projet :
- La charte de projet.
La charte de projet décrit la raison d'être du projet, les principaux objectifs à atteindre ainsi que les résultats souhaitées. Elle peut également donner de précieux éléments de contexte projet. - La structure du projet.
Cet élément décrit comment le projet a été découpé en plusieurs phases, et quels sont les jalons-clés. La structure du projet est généralement définie à partir du WBS. - La liste des livrables.
Sous forme de tableau, cet élément permet d'indiquer quels livrables sont attendus à quelles étapes du projet. - L'organisation du projet.
Cet élément décrit les moyens et ressources mis à disposition, ainsi que l'organisation mise en place pour le pilotage du projet. On peut y retrouver notamment la liste des différentes instances de pilotage projet, qui y participe et à quelles fréquences on se réunit. - La matrice de responsabilité.
Aussi appelée matrice RACI, cet élément décrit les rôles et responsabilités de chaque acteur projet avec précision, afin que chacun sache ce qu'il a à faire, et qu'il n'y ait aucune ambiguïté sur qui est responsable de quoi. - Le plan de gestion des ressources.
Ce document indique les moyens mis en place afin de gérer convenablement les ressources, aussi bien humaines que matérielles ou financières. - Le plan de communication.
Cet élément répertorie les moyens et règles de communication mis en place durant le projet, ainsi que les communications "temps fort" à envoyer au bon moment. - Le plan de gestion des risques.
Cet élément permet d'identifier, d'anticiper, de suivre et de gérer les risques du projet, afin d'éviter qu'ils ne se produisent. - Le plan d'action.
Cet élément décrit les activités et tâches à réaliser pour atteindre les objectifs fixés par le projet. Il peut également décrire plusieurs scénarios, en fonction des hypothèses retenues. - Le calendrier projet.
Enfin, cet élément contient tout le nécessaire pour visualiser la planification du projet dans le temps. On y retrouve donc généralement macro-planning et diagramme de Gantt.
Qui est responsable du plan de projet ?
La responsabilité du plan de projet est portée par le chef de projet, le directeur de projet ou le maître d’œuvre (MOE). Ils s'appuient sur les membres de l'équipe projet et les experts à leur disposition pour le rédiger.
Le chef de projet supervise ainsi la création du plan de management de projet.
C'est également lui qui le présentera par la suite aux principales parties prenantes clés.
A qui s'adresse le plan de management de projet ?
Le plan de management de projet est un document obligatoire et formel, qui s'adresse à l'ensemble des parties prenantes du projet, et plus particulièrement au commanditaire et au sponsor. Le plan doit être formellement validé afin de démarrer la phase d'exécution du projet.
Quand faut-il rédiger le plan projet ?
Le plan projet est le livrable principal de la phase de préparation et de planification d'un projet. Il doit être formellement validé par le commanditaire et le sponsor projet pour acter la fin de cette phase et le démarrage de la phase d'exécution, qui consiste à dérouler le plan de projet dans son ensemble.
Le plan de management de projet est-il obligatoire en gestion de projet ?
Le plan de management de projet est un document formel, contractuel et obligatoire pour tous types de projets. Sans ce document, il est impossible de passer en phase d'exécution sur votre projet.
Passer outre serait catastrophique pour le projet. En effet, cela reviendrait à bâcler la préparation et la planification du projet, et donc à augmenter significativement les risques que le projet soit un échec.
Si vous êtes actuellement dans l'impossibilité de rédiger votre plan de projet, c'est probablement car celui-ci est mal défini. Je vous conseille donc de repasser par la case d'initialisation et de cadrage du projet avec les parties prenantes clés.
Cela vous évitera bien des mauvaises surprises pour la suite.
Peut-on faire un plan projet pour un portefeuille de projets ?
Chaque projet étant spécifique et unique, le plan de projet est un document propre à chaque projet. Dans le cadre de la gestion d'un programme ou d'un portefeuille de projets, il convient de créer un plan de projet pour chaque projet.
Quelle taille doit avoir le plan de projet ?
Le plan projet peut faire de quelques pages à plusieurs centaines de pages, en fonction de la taille et de la complexité du projet. Il peut s'agir d'un document unique pour un projet simple, comme d'un dossier agrégé de plusieurs documents de pilotage projet pour un projet plus long et complexe.
A noter que le plan de projet s'accompagne souvent d'une feuille de route projet (ou roadmap), qui en est une version bien plus synthétique.
