Découvrez dans ce guide tout ce que vous avez besoin de savoir sur les jalons projet.
Jalon de projet : définition et exemples
Un jalon, ou milestone en anglais, est une date clé sur un projet, qui marque la fin d'une étape ou d'un travail. Ce peut être la signature d'un document, la fourniture d'un livrable, ou encore la fin de la phase de tests. Une fois le jalon franchi, on ne peut plus revenir en arrière.
On compare parfois les jalons aux bornes kilométriques le long d'une route : 100km de franchi, il vous en reste 50 pour arriver à destination. C'est d'ailleurs de là que vient le nom anglais, milestone.
Les jalons sur un projet permettent de fixer des objectifs intermédiaires dans le déroulé du projet. C'est l'occasion de valider des points importants, afin de ne plus revenir dessus par la suite.
Les jalons sont donc des événements clés du projet, qui s'accompagnent généralement d'une réunion de décision, appelée point de contrôle, qui détermine si :
- Le jalon est validé. On continue alors le projet et on ne peut plus revenir en arrière.
- Le jalon n'est pas validé. On note les réserves formulées par le client afin de retravailler dessus pour les corriger. Dans le pire des cas, un jalon non validé peut amener à une annulation du projet.
Dans la pratique, les jalons ont une durée nulle , afin de les distinguer des tâches sur le planning projet, et sont matérialisés par un repère facilement identifiable dans les plannings et les diagrammes de Gantt : un losange.
Exemple d'un planning simple avec un jalon projet
Quelle est l'utilité des jalons ?
Les jalons projet sont indispensables au projet. Ils permettent de fixer des objectifs intermédiaires à atteindre, pendant lesquels on peut vérifier la qualité d'un travail réaliser et prendre les décisions qui s'imposent pour la suite du projet.
Ces validations partielles permettent de vérifier que le projet est toujours sur les rails et que l'équipe avance dans la bonne direction.
C'est également l'occasion pour l'équipe projet de rencontrer les parties prenantes du projet : le client et les utilisateurs finaux.
On utilise donc un jalon :
- Pour valider un livrable.
- Pour acter une décision décisive pour la suite du projet.
- Pour marquer la fin d'une phase.
Bien que l'usage des jalons n'est qu'optionnel, je vous le recommande fortement, d'autant plus que votre projet est long et complexe.
Ils permettent ainsi de découper un projet en sous-projets, d'avoir des objectifs à atteindre plus rapprochés dans le temps, et donc permettent de maintenir le niveau de motivation de l'équipe.
Combien y a t-il de jalons dans un projet ?
Un projet doit comporter autant de jalons que nécessaire pour faciliter son suivi. Cela peut varier de 0 à plusieurs dizaines en fonction de la taille du projet, de sa complexité, de son périmètre, du plan d'action imaginé par le chef de projet et l'équipe projet, et de l'organisation mise en place avec le client.
Le nombre de jalons mis en place importe peu au final, tant que ces jalons correspondent aux événements importants du projet : livraison d'un premier lot, fin d'une phase, fin des tests, validation d'une maquette, décision pour passer en production, ...
Comment choisir et suivre ses jalons ?
Quel est le moment le plus propice pour faire un point d'étape sur le projet ?
C'est en répondant à cette question que vous trouverez les meilleurs événements pour créer un jalon.
Les événements suivants se prêtent particulièrement bien à la mise en place de jalons :
Exemples de jalons projet |
|---|
Livraison d'un lot, lorsque le projet est organisé en plusieurs lots |
Tâche critique qui doit absolument validée sous peine de bloquer tout ou partie du projet |
Mise en avant d'un livrable majeur pour le projet |
Fin d'une phase projet |
Fin de la phase de tests |
Validation d'une maquette |
Go/Nogo pour valider la recette et passer en production (déploiement à grande échelle) |
A noter que le choix des jalons s'effectue lors de la phase de cadrage d'un projet. L'organisation du projet en jalons doit être présentée et partagée aussi bien avec l'équipe projet que le client. L'ensemble des parties prenantes doivent donc valider les jalons proposés.
Il est d'ailleurs possible que des jalons soient imposés par le commanditaire du projet ou le client.
Que se passe t-il si le jalon n'est pas validé ?
Si le jalon n'est pas validé, cela veut dire que le travail fourni jusque là ne correspond pas totalement aux attentes et aux exigences du client.
Il y a donc plusieurs cas de figure en cas de jalon non-conforme :
- Des réserves mineures sont émises. Ces réserves peuvent être corrigées rapidement. Dès la correction de celles-ci, on peut considérer le jalon comme étant validé et passer à la suite du projet, sans programmer de nouvelles réunions.
- Des réserves majeures sont prononcées. Si l'équipe est en mesure de les corriger, alors le chef de projet programme avec les parties prenantes du projet une nouvelle réunion afin de valider le jalon. Cela donnera lieu à un procès-verbal attestant de la validation de cette étape-clé, et le passage à la suite du projet.
- Les réserves ne peuvent être corrigées. Si l'équipe projet ne peut pas corriger les points remontés, ou si ceux-ci ne peuvent être corrigés ni dans le budget ni dans les délais, le projet peut être purement et simplement annulé.
Quels sont les pièges à éviter pour les jalons de projet ?
Vous l'avez compris, définir des jalons, bien les choisir et les piloter, ce n'est pas une science exacte. Il n'existe pas de vérité absolue ou de méthode miracle. Cependant, je vous invite à faire attention à ces 5 points pour éviter de tomber dans les pièges courants concernant les jalons de projet.
- Avoir trop de jalons. Le nombre de jalons dont vous avez besoin dépend de plusieurs facteurs : la taille et la durée du projet, son périmètre, le plan d'action que vous envisagez, etc. Je vous invite à éviter de créer des jalons pour le plaisir. Chaque jalon doit avoir une utilité et représenter un événement clé pour le projet.
- Choisir des jalons qui correspondent plus à des actions qu'à des points étapes. Un jalon représente un instant précis dans le planning projet. Ce n'est pas une action qui peut perdurer dans le temps, comme une tâche demandant plusieurs jours pour l'accomplir. D'ailleurs, de nombreuses méthodologies de gestion de projet considère le jalon comme ayant une durée nulle.
- Piloter les jalons comme des tâches. Vous avez livré la version beta test de votre application et le client est arrivé au bout de la première semaine de test ? Vous avez alors un jalon "test validé ?" dont vous devez vous occuper. Généralement, la validation du jalon s'accompagne d'une réunion ainsi que d'un procès-verbal écrit.
- Faire un suivi des jalons à part. La meilleure façon de vous planter et d'oublier des choses, c'est de gérer dans un fichier vos jalons et dans un autre votre planning projet et vos tâches. Vos jalons font partie intégrante de votre planning. Tout doit donc être géré au même endroit.
- Confondre jalons et points de contrôle. Le point de contrôle est une réunion intermédiaire qui a pour but de réaliser un contrôle qualité sur le travail réalisé jusque là, à l'issue de laquelle on décide de continuer ou non le projet. Le jalon est quant à lui un événement clé, important pour le projet.
