Qu’est-ce qu’un jalon projet ? Définition et exemples

Tout comme les livrables projet, le jalon est un concept en gestion de projet a absolument maîtriser.

Découvrez dans ce guide tout ce que vous avez besoin de savoir sur les jalons projet.

Qu'est-ce qu'un jalon en gestion de projet : Définition

Un jalon, ou milestone en anglais, est une date clé sur un projet, qui marque la fin d'une étape ou d'un travail. Ce peut être la signature d'un document, la fourniture d'un livrable, ou encore la fin de la phase de tests. Une fois le jalon franchi, on ne peut plus revenir en arrière.

On compare parfois les jalons aux bornes kilométriques le long d'une route : 100km de franchi, il vous en reste 50 pour arriver à destination. C'est d'ailleurs de là que vient le nom anglais, milestone.

Les jalons sur un projet permettent de fixer des objectifs intermédiaires dans le déroulé du projet. C'est l'occasion de valider des points importants, afin de ne plus revenir dessus par la suite. 

Les jalons sont donc des événements clés du projet, qui s'accompagnent généralement d'une réunion de décision, appelée point de contrôle, qui détermine si :

• Le jalon est validé.
  On continue alors le projet et on ne peut plus revenir en arrière.
  
• Le jalon n'est pas validé.
  On note les réserves formulées par le client afin de retravailler dessus pour les corriger. Dans le pire des cas, un jalon non validé peut amener à une annulation du projet.

Dans la pratique, les jalons ont une durée nulle , afin de les distinguer des tâches sur le planning projet, et sont matérialisés par un repère facilement identifiable dans les plannings et les diagrammes de Gantt : un losange.

Quelle est l'utilité des jalons ?

Les jalons projet sont indispensables au projet. Ils permettent de fixer des objectifs intermédiaires à atteindre, pendant lesquels on peut vérifier la qualité d'un travail réaliser et prendre les décisions qui s'imposent pour la suite du projet.

Ces validations partielles permettent de vérifier que le projet est toujours sur les rails et que l'équipe avance dans la bonne direction.

C'est également l'occasion pour l'équipe projet de rencontrer les parties prenantes du projet : le client et les utilisateurs finaux.

On utilise donc un jalon :

• Pour valider un livrable.
  
• Pour acter une décision décisive pour la suite du projet.
  
• Pour marquer la fin d'une phase.

Bien que l'usage des jalons n'est qu'optionnel, je vous le recommande fortement, d'autant plus lorsque votre projet est long et complexe.

Ils permettent ainsi de découper un projet en sous-projets, d'avoir des objectifs à atteindre plus rapprochés dans le temps, et donc permettent de maintenir le niveau de motivation de l'équipe.

Différences entre jalons et livrables

Un jalon est un point(étape clé d'un projet, permettant le travail réalisé jusqu'à présent, et officialisant le passage à la séquence ou à l'étape suivante du projet.

Un livrable est le résultat attendu d'une tâche, d'une séquence de tâches ou d'un projet. Il peut prendre de multiples formes : produit, service, documentation, etc...

On distingue trois types de livrables :

• Les livrables produit : plans, schémas, maquettes, prototypes de produit, mise à jour logiciel, etc.
• Les livrables projet : Il s’agit des documents inhérents au projet tels que la charte de projet, le planning, le bilan projet.
• Les livrables de gestion : rapports d’avancement, présentation des comités de pilotage, compte-rendu de réunion, relevés de décision.

Pour récapituler :

Exemples de jalons projet

Voici quelques exemples de jalons projet, pour vous aider à mieux comprendre ce concept.

Combien y a t-il de jalons dans un projet ?

Un projet doit comporter autant de jalons que nécessaire pour faciliter son suivi. Cela peut varier de 0 à plusieurs dizaines en fonction de la taille du projet, de sa complexité, de son périmètre, du plan d'action imaginé par le chef de projet et l'équipe projet, et de l'organisation mise en place avec le client.

Le nombre de jalons mis en place importe peu au final, tant que ces jalons correspondent aux événements importants du projet : livraison d'un premier lot, fin d'une phase, fin des tests, validation d'une maquette, décision pour passer en production, ...

Peut-on avoir des jalons de facturation ?

Il est tout à fait envisageable de créer des jalons de facturation sur votre projet. Concrètement, cela veut dire qu'une fois le jalon validé, x% de la somme à payer est libérée par la maîtrise d'ouvrage et transmise à la maîtrise d’œuvre.

Par exemple, il est courant sur les marchés publics de mettre des jalons appelés MOM (Mise en Ordre de Marche), VA (Vérification d'Aptitude) et VSR (Vérification de Service Régulier). Chacun de ces jalons permet de payer quelques % des sommes dues. Exemple :

• MOM - 30% de la commande.
  
• VA - 50% de la commande.
  
• VSR - Le solde, soit 20% de la commande.
  

Comment choisir ses jalons ?

Il n'existe pas de règles pré-établies pour choisir correctement ses jalons. En fait, cela dépend de chaque projet.

Pour vous aider à identifier des jalons pertinents sur votre projet, posez-vous la question suivante :

Quel est le moment le plus propice pour faire un point d'étape sur le projet ? 

C'est en répondant à cette question que vous trouverez les meilleurs événements pour créer un jalon. L'idée est de le faire concorder avec quelque chose de marquant, comme la validation d'un livrable, la prise d'une décision, etc.

Les événements dans le tableau ci-dessous se prêtent particulièrement bien à la mise en place de jalons.

L'organisation du projet en jalons doit être présentée et partagée aussi bien avec l'équipe projet que le client. L'ensemble des parties prenantes doivent donc valider les jalons proposés.

Il est d'ailleurs possible que certains jalons soient imposés par le commanditaire du projet ou le client.

Enfin, lorsque vous définissez vos jalons, définissez aussi les règles de franchissement de jalon. Cela indique concrètement quelles sont les conditions à remplir afin que chaque jalon soit validé.

Quand faut-il choisir ses jalons ?

Le choix des jalons se fait lors de la phase de cadrage d'un projet, plus précisément lors de la conception de l'organigramme des tâches (WBS). Il peut ensuite être retravaillé lors de l'élaboration du planning et du plan de management de projet.

Partez toujours du principe que plus vous les identifierez tôt, plus simple il sera de mener à bien votre projet.

Qui décide des jalons ?

Le chef de projet a toute autorité pour décider des jalons principaux du projet qui lui est confié. Il identifie ainsi les jalons les plus pertinents en fonction du plan d'action souhaité.

Cependant, la proposition de jalonnement du projet doit être revue et acceptée par le comité de pilotage, c'est à dire le sponsor du projet, son commanditaire et les principales parties prenantes.

Certains jalons peuvent quant à eux être unilatéralement imposés par le client. C'est par exemple le cas des marchés publics.

Dans ce cas de figure, rien n'empêche le chef de projet d'ajouter des jalons supplémentaires à la liste fournie par le client. Mais il devra à minima respecter cette liste.

Quel est le processus de validation des jalons ?

Pour franchir un jalon, il est nécessaire de remplir plusieurs critères. Ceux-ci sont définis lorsque le jalon est choisi. On parle alors de règles de franchissement du jalon.

Lors du jalon, qui prend généralement la forme d'une réunion, le chef de projet se réunit avec les principales parties prenantes afin de passer ces critères en revue, afin d'obtenir leur validation orale ET écrite.

Par exemple, si le jalon consiste à faire le point à la fin d'une phase de test d'un nouveau logiciel, on va alors passer en revue les résultats des tests utilisateurs effectués, afin de décider la poursuite (ou non) du projet à l'étape suivante, à savoir déployer ce logiciel sur tous les ordinateurs de la société.

La validation d'un jalon doit être tracée de manière écrite, comme toute décision en gestion de projet. Je vous invite pour cela soit à faire un compte-rendu de réunion, soit à préparer un procès-verbal de recette et à le faire signer à votre client.

Comment suivre ses jalons au quotidien ?

Suivre vos jalons projet au quotidien permet de se rendre compte de l'avancement et de la progression du travail effectué.

Pour assurer le suivi, je vous recommande de faire apparaître vos jalons sur un diagramme de Gantt (ils prennent alors la forme de losanges).

Mais ce n'est pas suffisant. Je vous invite également à faire des points réguliers avec votre équipe projet sur l'avancement des tâches précédant le jalon. En effet, le jalon sert à vérifier que le travail accompli est bien conforme aux exigences.

En vous maintenant à jour de la progression de chaque tâche, et en mettant à jour les statuts et les pourcentages d'avancement dans votre Gantt, vous serez ainsi en mesure d'effectuer un suivi précis de vos jalons.

Comment intégrer les jalons dans un planning projet ?

Pour faire apparaître vos jalons sur le planning du projet, le mieux est d'utiliser un diagramme de Gantt. Vous pouvez cependant utiliser d'autres types de planning, mais la représentation visuelle des jalons ne sera pas aussi marquante.

Ainsi, les tâches à réaliser sont représentées par des barres horizontales, dont la longueur est égale à la durée de réalisation. Les jalons sont quant à eux représentés par des losanges, et marquent des points d'étapes.

Que se passe t-il si le jalon n'est pas validé ?

Si le jalon n'est pas validé, cela veut dire que le travail fourni jusque là ne correspond pas totalement aux attentes et aux exigences du client. 

Il y a donc plusieurs cas de figure en cas de jalon non-conforme :

• Des réserves mineures sont émises.
  Ces réserves peuvent être corrigées rapidement. Dès la correction de celles-ci, on peut considérer le jalon comme étant validé et passer à la suite du projet, sans programmer de nouvelles réunions.
  
• Des réserves majeures sont prononcées.
  Si l'équipe est en mesure de les corriger, alors le chef de projet programme avec les parties prenantes du projet une nouvelle réunion afin de valider le jalon. Cela donnera lieu à un procès-verbal attestant de la validation de cette étape-clé, et le passage à la suite du projet.
  
• Les réserves ne peuvent être corrigées.
  Si l'équipe projet ne peut pas corriger les points remontés, ou si ceux-ci ne peuvent être corrigés ni dans le budget ni dans les délais, le projet peut être purement et simplement annulé.
  

Quels sont les pièges à éviter pour les jalons de projet ?

Vous l'avez compris, définir des jalons, bien les choisir et les piloter, ce n'est pas une science exacte. Il n'existe pas de vérité absolue ou de méthode miracle. Cependant, je vous invite à faire attention à ces 5 points pour éviter de tomber dans les pièges courants concernant les jalons de projet.

1. Avoir trop de jalons.
   Le nombre de jalons dont vous avez besoin dépend de plusieurs facteurs : la taille et la durée du projet, son périmètre, le plan d'action que vous envisagez, etc. Je vous invite à éviter de créer des jalons pour le plaisir. Chaque jalon doit avoir une utilité et représenter un événement clé pour le projet. 
2. Choisir des jalons qui correspondent plus à des actions qu'à des points étapes.
   Un jalon représente un instant précis dans le planning projet. Ce n'est pas une action qui peut perdurer dans le temps, comme une tâche demandant plusieurs jours pour l'accomplir. D'ailleurs, de nombreuses méthodologies de gestion de projet considère le jalon comme ayant une durée nulle.
   
3. Piloter les jalons comme des tâches.
   Vous avez livré la version beta test de votre application et le client est arrivé au bout de la première semaine de test ? Vous avez alors un jalon "test validé ?" dont vous devez vous occuper. Généralement, la validation du jalon s'accompagne d'une réunion ainsi que d'un procès-verbal écrit.
   
4. Faire un suivi des jalons à part.
   La meilleure façon de vous planter et d'oublier des choses, c'est de gérer dans un fichier vos jalons et dans un autre votre planning projet et vos tâches. Vos jalons font partie intégrante de votre planning. Tout doit donc être géré au même endroit.
   
5. Confondre jalons et points de contrôle.
   Le point de contrôle est une réunion intermédiaire qui a pour but de réaliser un contrôle qualité sur le travail réalisé jusque là, à l'issue de laquelle on décide de continuer ou non le projet. Le jalon est quant à lui un événement clé, important pour le projet.
   

Pourquoi faut-il célébrer le passage des jalons ?

Le franchissement d'un jalon est un moment important dans le déroulement d'un projet, et pour l'équipe projet. C'est une étape importante de franchie, un grand pas effectué vers les objectifs du projet. 

Et à cette occasion, le chef de projet doit mettre en place un rituel pour célébrer cette victoire. Pourquoi ? Pour féliciter les membres de l'équipe projet pour le travail accompli, leur montrer de la reconnaissance, mais également garder leur motivation intacte et les recentrer autour d'un nouvel objectif : le franchissement du prochain jalon.

La forme est totalement libre, et c'est à vous de décider de comment le célébrer, en fonction de la taille et la complexité du jalon.

Concrètement, cela peut aller de quelques minutes en félicitant les coéquipiers et en leur serrant la main, jusqu'à plusieurs heures avec l'organisation d'un repas dans un restaurant, une activité détente hors entreprise (bowling, cinéma, etc). Une autre manière de remercier les collaborateurs est également d'accorder un bonus financier. C'est toujours apprécié.