Lotissement de projet : Définition, Exemples, Conseils

Au détour d'un couloir ou autour d'un café, on entend parfois des chefs de projet expérimentés parler de lotissement de projet, ou encore d'allotissement de projet.

Alors comme ça, à première vue, on se fait une petite idée, on rapproche ça d'un lotissement classique de maisons. Mais on a du mal à voir comment l'appliquer à son projet.

Je vous rassure, je n'ai pas su ce que c'était pendant des années, et ça ne m'a pourtant pas empêché de mener à bien de nombreux projets.

Cette notion n'est pas indispensable pour gérer un projet, mais elle est tout de même intéressante et peut vous faciliter la vie sur des projets complexes et des projets associés à des marchés publics.

Dans cet article, je vous explique en détails ce qu'est le lotissement de projet, à quoi ça sert, et comment définir des lots de projets pertinents.

Qu'est-ce que le lotissement de projet ?

Le lotissement de projet est l'acte de fractionner un projet en plusieurs lots ou sous-projets. Ces lots sont gérés et pilotés de manière indépendante. Les lots sont définis en fonction de l'organisation projet, des phases du projet, du choix d'avoir un ou plusieurs prestataires, et des règles de marchés publics.

Chaque lot est un élément tangible et vérifiable. Il a ainsi son propre objectif, est composé d'un ensemble de tâches à réaliser, et dispose d'un jalon permettant de vérifier le travail accompli.

La conduite de projet par lots s'effectue principalement dans les projets de construction BTP, dans les projets digitaux et web, ainsi que dans les projets informatiques (développement et infrastructure).

Pourquoi lotir un projet est utile ?

Lotir un projet apporte de nombreux avantages, bien que cela complexifie par la suite la gestion de projets au quotidien :

• Découper un projet en mini-projets.
  Le chef de projet a ainsi une meilleure maîtrise de son projet. Découper un projet en sous-projets permet de réduire l'incertitude et de réduire les erreurs d'estimation, tout en obtenant des résultats rapides motivant l'équipe sur la durée.
  
• Rythmer le projet avec des jalons forts, qui collent à l'organisation interne.
  Sur des projets, notamment les projets informatiques, il est courant de travailler en plusieurs phases. Avant de déployer un nouveau système pour tout le monde on le conçoit, puis on le teste, on le déploie ensuite sur un petit nombre de personnes, et enfin on le généralise.
  
• Mieux maîtriser le planning.
  Toutes les actions identifiées dans un projet ne se déroule pas en même temps. Il peut parfois s'écouler plusieurs semaines ou plusieurs mois entre la fin de la phase 1 et le début de la phase 2.
  
  Raisonner en lot permet de faciliter le planning. Plus besoin de faire le planning de l'ensemble des lots. On le fait maintenant lot par lot.
  
• Débloquer la facturation.
  Une fois le lot 1 terminé, le client peut payer ce qui est dû à son fournisseur, indépendamment de ce qui se passe sur les autres lots. Particulièrement utile dans le cas où il s'écoule plusieurs mois entre la fin d'un lot et le début du suivant.
  
• Meilleure implication des experts.
  Diviser un projet en lots permet de rendre le travail à réaliser plus abordable. Plutôt que d'escalader l'Everest en une fois, ce qui paraît impossible, on découpe l'ascension en étapes (les lots). L'effort paraît moindre, et les acteurs projet sont plus impliqués au quotidien.
  
• Avoir une phase transitoire.
  Lorsqu'on effectue des migrations informatiques, il est impossible de migrer 1 000 personnes le même jour. Vous imaginez si les 1 000 collaborateurs appellent ensuite le service informatique pour déclarer des bugs ? La hotline croulerait sous les demandes, et la qualité de service serait déplorable.
  
  Dans ces cas de figure, on pense en lots de migration, que l'on étale dans le temps. On migre ainsi 30 personnes par jour, ce qui est plus raisonnable pour gérer les éventuels couacs que cela pourrait engendrer.
  
• Faire jouer la concurrence sur des marchés, publics ou non.
  Lorsqu'on passe un marché, on cherche un prestataire spécialiste dans son domaine. Le découpage en lots permet de retenir plusieurs spécialistes, chacun sur un lot précis.
  
  Pour les marchés publics, c'est même un principe à respecter, permettant de faire jouer la concurrence saine entre les entreprises.
  

Comment définir les différents lots d'un projet

Le lotissement d'un projet doit être adapté au type du projet. On ne va pas gérer un projet de développement de site web de la même façon qu'un projet de construction d'un programme immobilier.

Logique !

Voici 3 étapes à suivre pour bien lotir votre projet :

1 ) Pensez à l'enchaînement macro de votre projet

Avant de faire la liste de l'intégralité des tâches à réaliser, je vous invite à réfléchir à la manière dont vous allez faire votre plan d'action.

Par exemple, si vous changez le système de messagerie mail d'une entreprise, allez-vous tout migrer d'un coup, puis ajuster les choses en fonction des retours positifs et négatifs des utilisateurs ?

Ou allez-vous mettre en place un plan d'action qui pourrait ressembler à celui-ci  ?

• Conception.
  Une maquette est réalisée et le paramétrage est réalisé conformément aux ateliers de travail qui ont eu lieu.
  
• Test & Recette.
  Le service informatique se connecte sur cette nouvelle plateforme afin de la tester et de vérifier qu'elle répond bien aux attendus.
  
• Déploiement pilote.
  Un déploiement ciblé sur une dizaine de collaborateurs de l'entreprise, à l'aise avec l'outil informatique, permettant de recueillir du feedback et de tester la méthode de migration.
  
• Déploiement généralisé.
  Suite à l'apprentissage de la phase pilote, les procédures de migration ont été revues et la configuration du système adapté. Il est maintenant temps de déployer ce nouvel outil à l'ensemble des collaborateurs, par lot de 10 à 30 personnes.
  

2 ) Réalisez un macro-planning ou un rétroplanning

Maintenant que vous avez une idée de comment va se phaser votre projet, il est temps de faire un macro-planning ou un rétroplanning.

Pour rappel, le rétroplanning part de la date de fin souhaité de votre projet, et remonte dans le temps pour caler les différentes activités. Il vous donne la date de fin au plus tard à laquelle chaque phase doit être terminée.

Le macro-planning part d'aujourd'hui et vous permet de séquencer vos phases dans le temps. Il est utile pour avoir une vision d'ensemble du projet.

Ces plannings vous permettront de voir si certains regroupement d'actions sont espacés dans le temps. Cela pourrait également donner de bons lots projets.

3 ) Sélectionnez vos lots

Vous pouvez maintenant sélectionner vos lots projets :

• Soit en fonction du planning.
  Si vous voyez clairement sur le planning des regroupement d'actions espacés dans le temps avec d'autres regroupements, alors vous avez vos lots projet.
  
• Soit en fonction de l'organisation projet.
  Dans ce cas, pensez vos lots selon votre plan d'action et l'organisation que vous imaginez.
  
• Soit en fonction de l'attribution des lots dans un marché.
  Si vous souhaitez faire jouer la concurrence, vous pouvez découper un projet en lots. Par exemple pour un projet de construction de maison, on aurait un lot plomberie, un lot électricité, un lot gros œuvre, etc...
  

Quand diviser un projet en plusieurs lots ?

Un projet peut être divisé en plusieurs lots dans trois cas de figure : si le projet est long et complexe et comporte plusieurs phases dans le timing. Si le projet nécessite de faire appel à plusieurs fournisseurs et prestataires pour le mener à bien. Et si le projet est contractualisé au travers d'un marché public.

1. Projet long et complexe.
   Par exemple, un projet de migration de 10 000 boîtes de messagerie d'un ancien système de messagerie comme Lotus vers un système plus moderne comme Exchange Online demande du temps.
   
   Le lotissement est pertinent dans ce cas afin de faire les migrations au fur et à mesure plutôt que de traiter les 10 000 boîtes d'un coup, et de se prendre en pleine face une volée de demandes d'assistance et de bug derrière.
   
2. Projet faisant appel à plusieurs fournisseurs et prestataires.
   Par exemple, un projet de construction d'un immeuble fait appel à de nombreux corps de métier : terrassement, fondation, charpentier, maçon, électricien, plombier, etc...
   
   Il est plus pertinent de découper le projet en lots, chacun correspondant à une spécialisation technique particulière. Ces lots constituent des unités fonctionnelles indépendantes.
   
3. Projet contractualisé par le biais d'un marché public.
   Les marchés publics sont des appels publics à la concurrence. Afin de forcer cette concurrence, le code des marchés publics invite à découper les projets en lots, chaque entreprise pouvant décider de répondre à un ou plusieurs lots.
   
   Un pouvoir public (nommé aussi pouvoir adjudicateur) doit se justifier si son marché ne comporte aucun lot. ça m'est par exemple arrivé sur un marché d'hébergement et d'infogérance pour un système d'information. Le découper en lot n'avait aucun sens, puisque tous les systèmes étaient inter-dépendants.
   

Tous les lots de projet doivent-ils être réalisés par le même prestataire ?

Cette question peut se poser dans le cadre de marchés passés par des organisations privées, et également dans le cadre de marchés publics.

Et bien entendu, comme souvent en gestion de projet : ça dépend.

Analysons le cas des marchés privés et marchés publics pour voir la différence entre eux.

1 ) Règles d'attribution d'un projet en lots séparés dans un marché privé

Dans les marchés privés, il n'existe pas de règles précises et strictes concernant le lotissement d'un projet. Vous pouvez décider de ne pas créer de lots sur votre projet (donc d'avoir un lot unique), ou au contraire le diviser en de multiples lots.

Chacun fait un peu comme il veut.

La vérité, c'est que ça dépend surtout de votre secteur d'activité et de votre projet.

L'allotissement d'un projet est souvent utilisé dans les projets informatiques, les projets web et digitaux, ainsi que les projets de construction BTP.

En tant que commanditaire du projet (c'est vous qui publiez le marché), vous décidez de la méthode d'attribution du marché, que votre projet soit en lot unique ou en lots séparés.

Tous les lots sont attribués à une seule entreprise

Par exemple, pour un projet de construction d'un programme immobilier, vous pouvez décider d'attribuer le marché à une entreprise générale du bâtiment pour l'intégralité des lots du marché. Ce fournisseur fera donc tout du sol au plafond (et même les fondations ;-)). On parle alors d'une entreprise "tout corps d'état".

Vous disposez donc d'un interlocuteur unique avec qui vous contractualisez. Charge ensuite à votre fournisseur de mettre à disposition les experts nécessaires afin de réaliser le projet.

Le pilotage du projet en est simplifié et vous faites un gain de temps considérable sur la communication et la gestion quotidienne du projet.

Chaque lot est attribué séparément

Mais vous pouvez également décider d'attribuer des lots séparément. Vous vous retrouvez ainsi avec une entreprise spécialisée pour chaque lot, reconnue pour son expertise. Vous devriez donc avoir à l'arrivée un travail de meilleure qualité.

Vous passez toujours un marché unique, mais vous contractualisez ensuite avec les entreprises par lot. Vous recevrez donc des factures distinctes, et vous devrez gérer plus de parties prenantes dans votre projet.

Et oui, il faudra bien coordonner tout ce beau monde pour qu'ils arrivent à travailler ensemble. C'est le prix de la qualité. 

La gestion de projet est donc complexifié, et cette option vous demandera plus de temps de gouvernance.

2 ) Règles d'allotissement et d'attribution de marchés publics

Dans les marchés publics, les règles sont un peu différentes. Le commanditaire du projet (aussi appelé le pouvoir adjudicateur) a moins de liberté. Tout est très cadré et tout est régi par le code des marchés publics.

Le fractionnement d'un marché public en plusieurs lots est un principe fort, inscrit dans l'article L2113-10 du code de la commande publique, et qui permet une meilleure concurrence entre les entreprises.

En effet, chaque candidat a un marché public peut répondre à un ou plusieurs lots, voire à l'intégralité des lots.

Les pouvoirs publics doivent ensuite comparer les offres entre elles, et attribuer chaque lot séparément. Une entreprise peut donc remporter 1 ou plusieurs lots.

Ce principe permet une meilleure concurrence entre les entreprises et offre la possibilité aux PME et TPE de se positionner sur des marchés publics et d'être retenues, quelque soit leur taille.

Il existe bien sûr quelques exceptions, comme sur tout ce qui est en rapport avec al défense et la sécurité, où le but du jeu est de limiter le nombre de prestataires pour limiter les fuites d'informations.

Dans tous les cas, si le commanditaire du marché public décide de ne pas fractionner son projet en lots, il doit pouvoir le justifier et avoir une bonne raison. Sinon le marché peut être annulé pour cause de favoritisme et non respect de la règle de concurrence.