Tout projet commence par un problème douloureux et bien défini. Si le projet ne permet pas d’améliorer une situation ou de corriger un problème, alors il n’a pas de raison d’être.
Avant de se lancer dans le cadrage d’un projet ou dans sa réalisation, il faut se demander s’il a un intérêt, si il est pertinent et rentable pour l’entreprise. C’est là que la proposition de projet entre en jeu.
Dans cet article, je vais vous expliquer ce qu’est une proposition de projet, et comment en rédiger une efficacement.
Qu’est-ce qu’une proposition de projet ? Définition
Une proposition de projet est un document écrit qui vise à convaincre sa direction ou des parties prenantes de la nécessité de réaliser le projet concerné.
Ce document résume les enjeux et objectifs du projet, ainsi que le problème que l’on cherche à résoudre, et est rédigé en amont du lancement officiel du projet.
Il s’agit d’un document préliminaire qui a pour objectif de valider une idée de projet, mais il n’a pas vocation à être exhaustif sur le plan d’action à réaliser, le planning, ou la faisabilité technique du projet.
Une fois la proposition de projet accepté, le projet est intégré au portefeuille de projets de l’entreprise, et le chef de projet peut alors travailler sur l’étude d’opportunité ainsi que l’étude de faisabilité du projet.
Une proposition de projet crédible doit :
- Satisfaire les priorités et les intérêts de la source de financement.
- Suivre les lignes directrices particulières de la source de financement, en terme de contenu, périmètre, durée, budget, etc…
- Respecter la date limite de soumission de la proposition.
- Décrire dans les grandes lignes le projet, de façon claire et concise, en insistant sur les gains et bénéfices espérés.
- Exiger des ressources et un budget raisonnable et crédible par rapport aux ambitions.
Pour aller + loin : Découvrez dans cet article les différences entre une proposition de projet, une charte de projet et une étude d’opportunité.
6 types de proposition de projet à connaître
Il existe 6 types de proposition de projet, utilisées en fonction de la situation :
- Propositions sur demande.
Ce type de proposition est envoyée en réponse à une demande officielle, souvent un appel d’offres, qu’il soit public ou privé, ou encore en réponse à une RFP (Request For Proposal). - Propositions spontanées.
Une proposition spontanée est envoyée, sans répondre à une demande officielle. Un peu comme vous feriez une candidature spontanée dans une entreprise. Vous détectez un besoin, vous rédigez la proposition et vous tentez de convaincre les décideurs. - Propositions informelles.
Ce type de proposition fait suite à une demande client, par exemple pour avoir une idée du chiffrage d’un projet, ou des solutions techniques à mettre en œuvre. La demande n’étant pas officielle, votre champ de liberté est plus grand. - Propositions de renouvellement.
Une proposition de renouvellement consiste à convaincre le client de poursuivre sa relation commerciale avec vous. par exemple, en informatique, un hébergeur ou un infogérant utilise ce procédé pour indiquer comment faire évoluer l’infrastructure et le contrat associé, si le client décide de poursuivre avec eux. - Propositions de suivi.
Une proposition de suivi consiste à renvoyer les informations à destination des parties prenantes clés, juste avant le démarrage officiel du projet. Nul besoin de convaincre, l’idée a déjà été acceptée. On le fait plus ici dans un devoir de transparence qu’autre chose. - Propositions complémentaires.
Une proposition complémentaire vient en appui d’une proposition existante déjà validée. Il peut s’agir par exemple de chiffrer une demande du client qui sort du cadre du projet initialement défini.
Pourquoi faire une proposition de projet ? 4 avantages
Rédiger une proposition de projet en amont de celui-ci comporte plusieurs avantages :
- Vérification de l’existence d’un problème réel à régler.
Un projet doit forcément répondre à une problématique spécifique, qu’il s’agisse d’améliorer un processus, de réorganiser l’entreprise ou encore de sortir un nouveau produit ou un nouveau service. - Clarification des enjeux, des objectifs et des attentes.
Pour réaliser un projet, il est indispensable de définir des objectifs aussi clairs et précis que possible. Ce document permet donc de détailler la vision du projet,e t de l’affiner en amont du lancement officiel. - Priorisation et validation des idées de projet.
Toutes les idées de projet ne sont pas bonnes à mener. Les ressources ne sont pas illimitées. Et certains projets peuvent apporter plus de bénéfices que d’autres. Une fois les propositions de proejt rédigées, un comité (comme le CODIR par exemple) se réunit afin de valider et de prioriser les idées de projets présentes dans le portefeuille de l’entreprise. - Alignement des projets avec la stratégie de l’entreprise.
La rédaction de propositions permet de s’assurer que les objectifs des projets sont bien en phase avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. Si ce n’est pas le cas, alors l’entreprise n’a aucun intérêt à mener le projet, celui-ci allant jouer contre son plan stratégique des prochaines années.
Comment se structure une proposition de projet ?
Pour qu’elle soit valide, une proposition de projet doit à minima comporter les éléments suivants :
- Titre du projet.
Classique, mais indispensable. Il permet de savoir de quoi en parle. - Résumé exécutif.
Le résumé exécutif est une synthèse en quelques lignes de la proposition de projet, à destination des financeurs et décideurs qui n’auraient pas le temps de lire le reste du document. - Justification du projet.
Elle permet de confirmer la nécessité de mener à bien le projet. Il s’agit concrètement de décrire le problème que l’on cherche à résoudre et ses impacts, ou l’opportunité que l’on souhaite saisir. - Contexte.
Cette section permet d’ancrer le projet dans un contexte économique, social, réglementaire, et aide également à la justification de la raison d’être du projet. - Objectifs.
Il s’agit des objectifs concrets et spécifiques que l’on souhaite atteindre via le projet. - Gains et Bénéfices espérés.
Une fois le projet terminé, décrivez ici quels sont les gains et bénéfices pour l’entreprise : retour sur investissement, économies financières, gain de productivité, amélioration de la satisfaction client, bien-être des collaborateurs, … - Coûts si on ne fait pas le projet.
Si le projet n’est pas retenu et que la situation reste en l’état, décrivez les coûts et les impacts de ce choix pour l’entreprise. Souvent, les coûts sont aussi importants voire plus que les coûts d’investissement pour réaliser le projet. - Budget prévisionnel.
Décrivez ici le budget prévisionnel pour réaliser ce projet. Il s’agit d’un budget « grosse maille », qui sera par la suite affiné. - Moyens & Ressources nécessaires.
Indiquez ici de quelles ressources matérielles et logiciels vous avez besoin, ainsi que des compétences et des ressources humaines nécessaires pour mener à bien ce projet.
10 étapes pour rédiger une proposition de projet
1 ) Comprendre et définir le besoin
Au commencement de toute proposition de projet convaincante se trouve une compréhension profonde et précise du besoin que l’on cherche à adresser.
A savoir :
- Un problème que l’on cherche à résoudre.
- Une opportunité à saisir.
Cette étape est cruciale, car elle pose les fondations sur lesquelles le reste de la proposition sera construit.
Commencez par une analyse détaillée du contexte et des défis spécifiques auxquels votre entreprise (ou votre client) est confronté.
- Quels sont ses besoins primordiaux ?
- Quelles difficultés cherchez-vous à surmonter ?
- Qu’est-ce qui pourrait mieux fonctionner ?
Ces questions vont vous permettre de mieux cerner la raison d’être du projet, et d’affiner le besoin.
Une bonne définition du besoin permet non seulement de s’assurer que la proposition est pertinente et ciblée, mais elle aide également à guider les étapes suivantes de la conception du projet, en fournissant un cadre clair pour les solutions à développer.
2 ) Préciser le contexte du projet
Les éléments de contexte permettent de donner du corps à votre proposition et d’ancrer le projet dans un contexte économique, social, réglementaire, …
Vous pouvez par exemple vous poser les questions suivantes :
- Quelles informations utiles permettent de comprendre l’intérêt de ce projet ?
- Quelles informations complémentaires permettent de mieux cerner la problématique à résoudre ou l’opportunité à saisir ?
- Où en sont vos concurrents ?
- Quels sont les impacts de ce problème dans l’entreprise ?
- Y a t-il déjà eu des recherches menées à ce sujet ?
- Quelles sont les bonnes pratiques du marché ?
- Pourquoi les initiatives antérieures n’ont pas réussi à régler le souci ?
3 ) Définir des objectifs SMART
Il est maintenant temps de définir clairement les objectifs du projet, à partir de la problématique, de l’opportunité et des éléments de contexte.
J’insiste sur un point : vos objectifs doivent être SMART.
C’est à dire : Spécifiques, Mesurables, Ambitieux, Réalistes et Temporellement défini.
Par exemple, « Nous voulons augmenter notre chiffre d’affaire » n’est pas un objectif valable.
Il n’est pas spécifique. On ne sait pas mesurer sa progression. On ne sait pas dire quand il est atteint. Et il n’est pas défini dans le temps.
Un bon objectif serait plutôt « Augmenter de 33% les ventes du produit B dans les 6 prochains mois et de 22% les ventes du produit C dans les trois prochains mois ».
Vous voyez la différence ?
4 ) Rechercher & Présenter des solutions
Une fois le besoin clairement défini, l’étape suivante consiste à rechercher et présenter les solutions possibles.
Cette étape est le cœur de votre proposition, où vous démontrez votre compréhension approfondie du problème tout en offrant des solutions pour y remédier.
Commencez par explorer de manière exhaustive les différentes solutions disponibles ou envisageables sur le marché.
Imprégnez-vous également des bonnes pratiques, et de ce que font vos concurrents.
Cela peut impliquer une analyse de cas similaires, une consultation d’experts dans le domaine, une interview d’une société ayant déjà sauté le pas, ou encore une investigation des dernières innovations et pratiques.
L’objectif est de rassembler une palette de solutions potentielles, puis de les évaluer en fonction de leur pertinence, leur efficacité, leur coût, et leur faisabilité.
Après cette évaluation, sélectionnez l’approche ou les approches qui vous semblent les plus prometteuses pour répondre au besoin spécifié.
Présentez ces solutions de manière claire et structurée, en mettant en avant les avantages et inconvénients de chacune.
5 ) Mettre en valeur les bénéfices
Mettre en valeur les bénéfices de votre proposition est essentiel pour convaincre les décideurs de l’importance et de la viabilité de votre projet.
Cette étape consiste à souligner clairement et de manière convaincante les avantages qu’apportera la mise en œuvre de votre solution, tels que l’amélioration de l’efficacité, la réduction des coûts, l’augmentation des revenus, l’amélioration de la satisfaction client, ou tout autre impact positif pertinent.
Ces gains espérés doivent être quantifiés et mesurables, et vous devriez avoir une idée de quand l’entreprise pourrait en bénéficier.
Par exemple, pour une amélioration de la productivité, mon gain espéré pourrait être : « Augmentation de +30% de la productivité dans les 3 prochains mois ».
Indiquez également les bénéfices indirects à long-terme dont vous pourriez bénéficier, comme l’amélioration de la marque, la position sur le marché, ou les avantages environnementaux et sociaux.
Cela montrera que vous avez une vision complète et à long terme de l’impact de votre proposition.
6 ) Expliquer ce qui se passe si le projet n’est pas validé
De la même manière, précisez ce qu’il se passe si le projet n’est pas validé et que la situation actuelle perdure.
Dans le cas d’une opportunité qui passerait sous le nez, précisez ce que l’entreprise a à perdre. Généralement, il s’agit de l’inverse des bénéfices directs du projet.
Dans le cas d’une problématique, celle-ci n’étant pas résolu, elle génère forcément de la friction quelque part.
Demandez-vous :
- Quelle est la perte d’efficacité pour l’entreprise ?
- Quel est le coût direct et indirect de cette problématique ?
- Quel est l’impact sur la charge de travail et la motivation du personnel ?
- Quel est l’impact en terme de qualité et de satisfaction sur les clients ?
- Si cela génère une surconsommation de matériel ou une usure prématurée de pièces ?
7 ) Inclure des données chiffrées, études de cas ou témoignages
Inclure des études de cas ou des témoignages dans votre proposition est une stratégie puissante pour renforcer votre crédibilité et illustrer la réussite potentielle de votre projet.
Cette étape consiste à fournir des preuves concrètes et tangibles des bénéfices et de l’efficacité de votre approche, en montrant comment elle a fonctionné dans des situations similaires ou avec des défis comparables.
Des données, des statistiques ou des exemples de cas similaires vont également grandement renforcer votre argumentation en fournissant des preuves tangibles de l’efficacité des solutions retenues.
8 ) Préciser le budget prévisionnel
L’élaboration d’un budget est une étape cruciale qui démontre la faisabilité financière de votre proposition et renforce sa crédibilité.
Un budget bien conçu fournit une estimation claire et transparente des coûts associés à la mise en œuvre de votre projet.
Commencez par identifier tous les éléments de coût pertinents, y compris les ressources humaines, les matériaux, les équipements, les frais de sous-traitance, les coûts administratifs, et tout autre dépense directe ou indirecte.
Pour chaque élément, fournissez des estimations précises basées sur des recherches, des devis, ou des expériences antérieures.
Présentez les coûts sous forme de catégories claires avec des sous-totaux, permettant ainsi aux décideurs de comprendre facilement la répartition des coûts.
Incluez toujours une marge de sécurité pour prendre en compte les imprévus qui arriveront en cours de route.
Si le projet nécessite des investissements externes, des subventions, ou d’autres formes de financement, détaillez comment ces fonds seront obtenus et leur impact sur le budget global.
Si le projet générera des revenus ou des économies, indiquez également ces informations pour donner une vue complète de la situation financière du projet.
9 ) Indiquer les ressources nécessaires
Détaillez ensuite les moyens et ressources matérielles, logicielles, humaines dont vous aurez besoin pour réaliser ce projet.
Concernant les ressources humaines, commencez par une liste de compétences (en vous appuyant sur une matrice de compétences).
Puis identifiez en interne les profils les plus susceptibles de participer au projet. S’ils sont disponibles, jackpot !
Si ils ne le sont pas, ou si vous n’avez pas ces compétences en interne, il vous faudra donc trouver les bons prestataires externes ou freelances pour vous assister sur ce projet.
10 ) Rédiger une conclusion convaincante
La conclusion de votre proposition est l’occasion de renforcer l’argumentation de votre projet et d’inciter les décideurs à passer à l’action.
C’est la dernière impression que vous laisserez, et elle doit être à la fois convaincante et mémorable.
Commencez par résumer brièvement les points clés de votre proposition, y compris le besoin identifié, les solutions proposées, les bénéfices attendus, et les preuves ou études de cas qui soutiennent votre approche. Cette synthèse doit être concise mais suffisamment détaillée pour rappeler au destinataire la valeur et la pertinence de votre proposition.
Ensuite, mettez en évidence l’urgence ou l’importance d’agir, en comparant par exemple la situation actuelle avec la solution que vous proposez.
Montrez que vous êtes engagé dans le succès du projet et que vous êtes prêt à faire les ajustements nécessaires pour répondre aux besoins spécifiques. Rendez-vous disponible pour répondre à toute question complémentaire, afin de maximiser les chances de votre projet d’être validé.
Si vous utilisez un executive summary en début de proposition ( ce que je vous invite chaudement à faire), alors il s’agit de votre conclusion.
Les conclusions sur les documents projet sont souvent au début, pour faire gagner du temps aux décideurs qui n’ont pas le temps de parcourir des dizaines (parfois des centaines) de pages.
4 conseils pour bien réussir sa proposition de projet
Pour mettre toutes les chances de votre côté lors de la rédaction de votre proposition de projet, voici quelques conseils d’experts :
- Mettez-vous dans la peau du décideur.
Avant de commencer, assurez-vous de comprendre ce que le destinataire recherche réellement. Adaptez votre proposition à ses besoins, préoccupations et attentes spécifiques. - Soyez aussi concis et spécifique que possible.
Utilisez un langage simple et évitez le jargon technique inutile. Soyez direct et allez droit au but pour rendre votre proposition facile à comprendre et impactante. - Soutenez votre proposition avec des données et des faits.
Appuyez vos affirmations avec des données fiables, des études de cas, des témoignages, ou des exemples pertinents. Cela renforce la crédibilité et l’attrait de votre proposition. - La forme est aussi importante que le fond.
Assurez-vous que le document final est bien présenté, professionnel et conforme à toute directive de formatage spécifique. Une bonne présentation peut grandement influencer la perception de votre proposition.
Modèles de proposition de projet
Voici quelques modèles de proposition de projet pour vous inspirer :
Modèle de proposition de projet Excel
Modèle de proposition de projet 1 page sur Word
Modèle de proposition de projet Word
