Comment identifier les compétences nécessaires pour mener à bien un projet ? Comment connaître les profils les plus adaptés au niveau d'expertise demandé ? Comment savoir qui sont les collaborateurs les plus pertinents à intégrer dans votre équipe ?
La matrice de compétences et de polyvalence répond précisément à cela.
Découvrez dans cet article ce qu'est la matrice de compétences et la comment construire pas à pas. Je vous fournis également un modèle gratuit, prêt à l'emploi et réutilisable.
Qu'est-ce qu'une matrice de compétences et polyvalence ?
Une matrice de compétences est un outil d'aide à la décision, permettant de cartographier de manière visuelle les compétences techniques et fonctionnelles souhaitées et disponibles pour un projet donné. Il faut ensuite croiser les résultats avec la disponibilité des ressources pour définir quelles ressources affecter au projet.
La matrice de compétences, aussi appelée matrice de polyvalence, permet également d'identifier les besoins en formation afin de faire monter en compétences les membres d'une équipe.
Il est nécessaire de réaliser en amont la correspondance entre les tâches du projet et les compétences requises, avant d'établir le niveau d'expertise et de compétences pour chacun des profils de collaborateurs.
Exemple de matrice de compétences sous la forme d'une matrice 9 box
Quelle est l'utilité d'une matrice de compétences ?
Cet outil, généralement utilisé par le chef de projet, apporte de nombreux bénéfices :
- Identification des profils de compétences répondant au besoin.
La matrice de compétences permet de synthétiser, pour l'ensemble des tâches d'un projet, les différentes compétences et expertises nécessaires. En un coup d’œil, vous savez de quelles compétences et expertises vous avez besoin sur votre projet. - Identification des collaborateurs à intégrer à l'équipe projet.
Ce document permet de synthétiser qui dispose de quelles compétences et quel est son niveau d'expertise. Vous pourrez ainsi identifier qui dispose des compétences nécessaires pour rejoindre votre équipe projet. - Remplacement de ressources.
Une personne de l'équipe est malade et vous ne pouvez pas vous permettre de prendre du retard ? La matrice de compétences permet justement d'identifier des backups disposant du même niveau d'expertise. - Détermination de binômes de travail.
Afin d'éviter les imprévus de dernière minute, vous pouvez même former des binômes de travail. En général, on positionne une personne expérimenté en binôme avec une ressource ayant besoin de monter en compétence. - Identification un besoin de formation.
La matrice de compétences peut faire ressortir un manque de compétences dans l'équipe : soit la compétence n'est maîtrisée par personne, soit par une seule personne ce qui trop peu. Il peut être utile dans ce cas d'organiser des sessions de formation (internes ou externes). - Améliorer la robustesse de l'équipe.
Renforcer les compétences de l'équipe (via des formations, des binômes de travail, etc) permet de s'assurer qu'en cas de pépin, le travail peut tout de même être fait, sans remettre en cause la date butoir du projet. Pour une entreprise, c'est un enjeu d'autant plus grand. - Suivi des certifications et habilitations.
Cet outil permet également, en plus de suivre les compétences des membres de l'équipe projet, de suivre leurs éventuelles habilitations et certifications. Pratique lorsqu'on souhaite construire une équipe pour un projet Secret Défense.
Qu'est-ce que la matrice de compétences mesure ?
La matrice de compétences mesure le niveau d'expertise de chaque collaborateur pour une ou plusieurs compétences données. Il peut s'agir de compétences techniques (savoir-faire, ou hard skills), ou encore de compétences de savoir-être (soft skills).
Personnellement, j'utilise la matrice de compétences une fois que je sais de quelles compétences j'ai besoin pour mener à bien mon projet.
Je liste alors les différentes compétences concernées, j'indique le nombre de ressources attendues et le niveau de maîtrise attendu (note sur 5).
Ensuite, pour chaque personne pressentie, j'indique son niveau de compétences actuel, afin de pouvoir recruter la bonne personne dans l'équipe projet.
Exemples de matrice de compétences visuelle.
Quelle est la différence entre matrice de compétences et matrice RACI ?
La matrice de compétences est un outil permettant d'identifier le meilleur profil de l'équipe projet pour une compétence donnée. Cette personne est alors affectée à l'ensemble de tâches concerné par cette compétence.
La matrice RACI est un outil de répartition des rôles et des responsabilités des acteurs projet, qui permet de cartographier visuellement qui fait quoi sur le projet, qui est responsable de la tâche, qui peut être consulté, et qui peut être informé.
Caractéristiques | Matrice de compétences | Matrice de responsabilité RACI |
|---|---|---|
Description & Utilisation | Identifier le meilleur profil à intégrer à l'équipe projet pour une compétence donnée. | Définir les rôles et responsabilités de chaque membre de l'équipe projet, pour chacune des tâches du projet. |
Dans quelle situation l'utiliser ? | Lors de la phase de préparation et de planification du projet, lorsqu'il est nécessaire de constituer l'équipe. | Lors de la planification du projet, afin de représenter visuellement qui fait quoi sur le projet, et d'entériner les responsabilités avec les différentes parties prenantes. |
Modèle de matrice de compétences
J'ai préparé le modèle de matrice de compétences ci-dessous, pour vous faciliter la vie dans cet exercice déjà complexe.
Vous êtes libre de le télécharger, de le modifier et de l'utiliser à votre guise.
Si vous vous sentez perdus, pas de panique : je vous explique dans le chapitre suivant comment bien utiliser votre matrice de compétences.
Exemple de matrice de compétences
Comment construire une matrice de compétences ?
Pour créer votre matrice de compétences en partant du modèle ci-dessus, je vous invite à suivre ce plan d'action en 10 étapes :
- Établir la liste des tâches.
- Indiquer les compétences nécessaires à la réalisation de chaque tâche.
- Définir le niveau de compétence attendu.
- Lister les personnes pressenties pour rejoindre l'équipe.
- Découvrir le niveau d'expertise de chaque collaborateur.
- Lister les profils avec le bon niveau d'expertise.
- Identifier la ressource la plus adaptée au besoin.
- S'assurer de la disponibilité des collaborateurs.
- Sonder la motivation de l'équipe projet.
- Briefer l'équipe sur le projet, ses enjeux et objectifs.
1 ) Établir la liste des tâches
Quelles sont les tâches à réaliser dans le cadre de votre projet ? N'hésitez pas à rentrer dans le détail.
Si vous l'avez déjà fait, reprenez votre organigramme des tâches ou votre WBS, comme base de travail.
Si ce n'est pas encore fait, commencez par là, ce sera de toute façon nécessaire pour la suite du projet.
2 ) Indiquer les compétences nécessaires pour réaliser chaque tâche
En face de chaque tâche, indiquez la ou le compétences nécessaires pour la réaliser.
Par exemple, si j'ai une tâche "Installation d'un serveur Microsoft Windows Server 2022", je vais indiquer les compétences nécessaires pour l'accomplissement de cette tâche. A savoir : connaissances en virtualisation et en Windows Server 2022.
Une fois cette liste effectuée, reportez toutes les compétences identifiées dans le modèle de matrice de compétences.
3 ) Définir le niveau de compétence attendu
Définissez maintenant le niveau de compétence souhaité pour chacune de ces compétences. L'idée est d'indiquer le niveau d'expertise nécessaire pour réaliser cette tâche.
Par exemple, pour repeindre les murs d'une chambre, il n'y a pas besoin de faire appel à un peintre avec une expertise reconnue nationalement.
En face de chaque compétence identifiée dans la matrice, vous devrez associer un niveau de maîtrise, noté généralement de 0 à 5.
Voici l'échelle que j'utilise au quotidien :
- 0 = Aucune connaissance
- 1 = Connaissance théorique
- 2 = Première expérience
- 3 = Bonne expérience
- 4 = Connaissances avancées
- 5 = Expertise reconnue
4 ) Lister les personnes pressenties pour rejoindre l'équipe
Vous avez identifié des profils de compétences ou des collaborateurs pouvant potentiellement rejoindre votre équipe projet ? Tant mieux !
Reportez leurs noms dans les colonnes de la matrice de compétences (à partir de la colonne E).
Pour gagner du temps dans l'élaboration de votre matrice, je vous invite à n'indiquer que les personnes disponibles pour réaliser ce projet.
5 ) Découvrir le niveau d'expertise de chaque collaborateur
Testez les personnes identifiées, demandez-leur quel est leur niveau d'expertise, sondez leurs managers, et recoupez les informations.
Vous pouvez en bonus tester leur intérêt et leur motivation pour les tâches à réaliser et pour le projet en question.
Reportez dans la matrice de compétences le niveau d'expertise (entre 0 et 5) es collaborateurs pour chacune des compétences identifiées.
6 ) Lister les profils avec le bon niveau d'expertise
Établissez la liste des profils disposant des compétences nécessaires, si vous ne savez pas encore avec qui travailler.
Par exemple, vous savez que quelqu'un doit configurer une base de données mais vous n'avez pas encore identifié la bonne personne ? Pas grave. Dans ce cas, remplacez son nom dans la colonne E par son profil de compétences, soit "ingénieur base de données".
Indiquez ensuite le niveau de maîtrise souhaité pour la compétence, et partez négocier des ressources avec les managers d'équipe en interne, ou recrutez en externe.
7 ) Identifier la ressource la plus adaptée au besoin
Maintenant que vous avez listé l'ensemble des compétences recherchées sur votre projet, le niveau d'expertise souhaité, et le niveau d'expertise actuel des collaborateurs pressentis sur le projet, il ne vous reste plus qu'à croiser les informations.
Par exemple, si j'attends une bonne expérience (expertise niveau 3) sur la compétences "base de données SQL", je vais retenir les profils ayant une maîtrise de 3. Ce sont les profils idéaux.
Le profil ayant une expertise de 5 est probablement trop capé pour ce projet.
Le profil ayant une expertise de 0 ou 1 ne dispose pas d'assez de connaissances pour mener ce projet à bien.
Le profil ayant une expertise de 4 pourrait faire l'affaire.
Le profil avec une expertise de 2 également, moyennant une formation ou une montée en compétences.
8 ) S'assurer de la disponibilité des collaborateurs
Maintenant que vous avez établi votre shortlist, il vous reste à identifier le plus important : ces personnes-là sont-elles disponibles au moment où vous avez besoin de ces compétences sur un projet ?
On ne cherche pas ici à rendre disponible un expert sur toute la durée du projet, mais uniquement sur la période de temps durant laquelle les tâches nécessitant ses compétences devront être traitées.
Si votre expert de niveau 3 n'est pas disponible, alors vérifiez les disponibilités de ceux ayant un niveau de maîtrise de 2 à 4.
Si personne n'est disponible en interne dans votre entreprise, vous devrez probablement faire appel à un freelance ou un prestataire pour combler ce déficit de compétences.
9 ) Sonder la motivation de l'équipe
Bien, vous disposez de profils compétents et disponibles. Il vous reste maintenant à vérifier qu'ils sont bien tous motivés par le projet et l'idée de travailler ensemble.
Il vaut mieux préférer un niveau d'expertise un peu moins élevé que prévu (mais laissant la place à la montée en compétences), plutôt que d'avoir un expert reconnu mais qui préfère faire les choses dans son coin ET à sa manière, ou qui n'est pas motivé par le projet.
10 ) Briefer l'équipe sur le projet, ses enjeux et objectifs
Parfait ! Vous avez réuni l'équipe idéale.
Il ne vous reste plus qu'à expliquer les tenants et aboutissants du projet.
Vous pouvez vous appuyer pour cela sur la note de cadrage projet, qui va vous aider à ne rien oublier dans ce briefing d'équipe.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des compétences plutôt qu'Excel ?
Bien qu'Excel soit un outil polyvalent et qu'il permette beaucoup de choses, il n'est clairement pas l'outil le plus adapté pour identifier le niveau de compétences des collaborateurs de l'entreprise, pour les raisons suivantes :
- Les données ne sont pas automatiquement mises à jour.
- Excel n'a pas été pensé pour être un outil collaboratif.
- Tout le travail doit être fait à la main pour chaque projet.
Je vous recommande d'adopter une application de gestion des compétences comme l'app "Alex", éditée par la société Yelhow.
La matrice de compétences et de polyvalence sur l'app Alex
Exemple d'une matrice de compétences
Qu'est-ce qu'une matrice de polyvalence ?
La matrice de polyvalence est un autre outil conçu pour mesurer, évaluer et prendre des décisions concernant la polyvalence d'une équipe. Cette matrice aide ainsi le responsable hiérarchique à choisir les formations destinés à son équipe pour éviter qu'une seule personne soit référente sur une compétence donnée.
Après une évaluation des performances, on utilise les résultats pour créer une matrice de polyvalence. Elle compare les exigences d’un poste et les compétences actuelles de vos équipes. On sait ainsi qui serait prêt à occuper un autre poste en cas de besoin et qui aurait besoin d’une formation.
