Travailler en mode projet, c’est avant tout travailler en équipe de manière collaborative afin d’atteindre un objectif commun : le résultat du projet.
De nombreuses personnes sont amenées à intervenir au quotidien ou à la demande sur un projet durant tout son cycle de vie : parties prenantes, utilisateurs finaux, acteurs projet, sponsor, …
Pour s’y retrouver, voici la définition de ces différents rôles et ce qu’on attend de ces personnes.
Quels sont les principaux acteurs d’un projet ?
Les principaux acteurs impliqués sur un projet sont généralement le chef de projet, le sponsor du projet, les membres de l’équipe, le client et les parties prenantes. Ces personnes sont amenées à travailler ensemble pour atteindre l’objectif fixé dans le cadre du projet.
Les acteurs du projet peuvent être aussi bien interne à l’organisation qu’externe (fournisseurs, prestataires, freelances, clients). Cela dépend de la complexité et la taille du projet, de la disponibilité des ressources, ainsi que des compétences recherchées.
On distingue généralement les acteurs du projet en deux groupes distincts :
- D’un côté, l’équipe projet, qui regroupe les personnes travaillant activement sur le projet. On peut par exemple citer le chef de projet et les membres de l’équipe projet.
- De l’autre, les parties prenantes. Ce concept regroupe toute personne ayant un intérêt direct dans le projet, ou pour qui le projet représente un « enjeu ». On y retrouve généralement le client et les utilisateurs finaux.
| Acteurs | Rôles et Missions | Utilité |
|---|---|---|
| Chef de projet | Il conduit et pilote le projet, anime et manage l’équipe projet, et anime les différentes réunions projet.Il est le garant de la réussite du projet. | Obligatoire |
| Sponsor du projet | Il a la responsabilité globale du projet et est un soutien pour le chef de projet dans les moments difficiles. Il prend les décisions importantes et arbitre entre deux chois, notamment en situation de crise.Il est généralement un membre de la direction. | Obligatoire |
| Membres de l’équipe projet | Experts et spécialistes réalisant des actions pour le bien du projet. Ils peuvent être recrutés aussi bien en interne dans différents services qu’en externe auprès de prestataires, partenaires ou freelances. | Obligatoire |
| Client | Le client est celui qui est concerné par la valeur apportée par le projet. Il détermine les attendus du projet et les exigences liées. Le client peut être un client interne à l’entreprise comme un client externe et il peut s’agir d’un individu unique, d’une équipe ou d’une organisation. | Obligatoire |
| Utilisateurs finaux | Les utilisateurs finaux désignent les personnes qui vont utiliser le produit ou le service au quotidien, une fois le projet terminé. | Obligatoire, uniquement pour les projets dont le résultat est un produit ou un service. |
| Key Users – Utilisateurs clés | Utilisateur référent métier, généralement impliqué pendant le cycle de vie du projet. Il est l’interlocuteur privilégié de l’équipe projet sur tous les aspects métiers du projet. | Recommandé, mais pas obligatoire |
| Utilisateurs pilotes | Utilisateurs qui testent un produit ou un service en avance de phase. Les avis remontés par les utilisateurs pilotes sont pris en compte afin d’améliorer le produit ou service. | Recommandé, mais pas obligatoire |
| Financeurs | Apporte les ressources financières nécessaires à la réalisation du projet. Il peut s’agir du client, du MOA ou de financeurs externes. | Obligatoire |
| Acteurs institutionnels | Représentants de l’État et de l’administration publique, ils veillent à la conformité et à la légalité du projet avec le code des marchés publics. | Dépend du projet |
| Tiers | Exprime leur soutien ou leur mécontentement vis à vis du projet. On parle généralement de parties prenantes. | Obligatoire |
| Parties prenantes | Ensemble de personnes ayant un intérêt direct ou indirect dans le projet, ou étant impacté par le projet, ou ayant un enjeu dans celui-ci. Les parties prenantes peuvent être aussi bien interne qu’externe. | Obligatoire |
| Exploitants | Assure la maintenance et la gestion d’un produit ou d’un service une fois le projet terminé. | Dépend du projet |
| MOE – Maîtrise d’œuvre | La maîtrise d’œuvre a la responsabilité de fournir le livrable du projet. Il s’agit généralement du chef de projet. | Obligatoire |
| MOA – Maîtrise d’ouvrage | La maîtrise d’ouvrage est à l’origine du projet. On parle alors du commanditaire du projet. Il est le propriétaire du livrable et validera la conformité du livrable à ses attentes et exigences. Il s’agit généralement du client. | Obligatoire |
Quelles sont les réunions auxquelles participent les acteurs projet ?
Un projet est rythmé par différences instances de réunion. Celles-ci permettent aussi bien de suivre l’avancement du projet que d’arbitrer des décisions ou de vérifier l’adéquation entre les livrables du projet et les exigences client.
| Instances de réunion | Rôle | Membres obligatoires | Membres optionnels | Fréquence |
|---|---|---|---|---|
| Réunion de lancement (kick off meeting) | Cadre le projet : enjeux, objectifs, finalité, jalons projet, risques identifiés, calendrier projet, … | Chef de projetMOA / MOEClientCommanditaireSponsor | FinanceursUtilisateurs finauxUtilisateurs clés | Unique |
| Comité projet | Faire un point d’avancement sur le projet. | Chef de projetMOA / MOEClient | Utilisateurs clésMembres de l’équipe projet | Périodique (généralement mensuel) |
| Comité de Pilotage | Planifier les jalons-clés du projet et décider des orientations stratégiques | Chef de projetMOA / MOEClientCommanditaireSponsor | FinanceursUtilisateurs finauxUtilisateurs clés | Périodique (généralement hebdomadaire) |
| Atelier de travail, Workshop, Brainstorming | Atelier thématique afin d’apporter une solution à une problématique. | Chef de projetUtilisateurs clésUtilisateurs finauxMembres de l’équipe projetExperts techniques | ClientCommanditaireMOAExploitants | Ponctuel |
| Réunion de clôture | Marque la fin du projet, remercie les acteurs et assure une transition vers l’équipe d’exploitation RUN | Chef de projetMOA / MOEClientCommanditaireSponsor | FinanceursUtilisateurs finauxUtilisateurs clésExploitants | Unique |
Quelle est la taille idéale d’une équipe projet ?
Une équipe projet de taille idéale comprend généralement moins de 10 personnes, afin de maintenir un niveau de coopération et de relation gérable entre les membres de l’équipe. Il existe 6 relations distinctes pour une équipe de 4 personnes alors qu’il en existe 45 pour une équipe de 10 personnes.
Pour aller + loin : J’ai écrit cet article complet sur la taille idéale d’une équipe projet et la taille conseillée pour une équipe Scrum agile. Je vous explique notamment pourquoi agrandir l’équipe n’est pas toujours la bonne solution.
