Les 19 plus grand défis de la gestion de projet

Thibault Baheux
Mis à jour le : 20 juillet 2022

Gérer des projets n’est jamais facile : on fait face à de nombreux défis au quotidien. Les plans se déroulent rarement comme prévu, les imprévus s’enchaînent et les difficultés organisationnelles et techniques se suivent.

Voici les 19 plus grands défis que vous pouvez rencontrer durant votre carrière, et la manière dont vous pouvez les surmonter et sortir vainqueur de cette épreuve.

1 ) Démanteler les silos dans l’organisation

Les silos restent encore très présent dans nos organisations actuelles. Un héritage du siècle précédent où tout était compartimenté.

Mettre en place le travail en mode projet ce n’est pas magique. ça ne fait pas disparaître les silos d’un claquement de doigt.

Il y a toujours un petit village d’Armorique qui résiste encore et toujours au décloisonnement de l’entreprise. 😉

Le problème, c’est que les guéguerres entre services n’amènent à rien de bon. Ni pour l’entreprise (baisse de la performance), ni pour les employés (baisse de la motivation), ni pour le projet (augmentation des coûts et des délais).

Et en tant que chef de projet, vous allez y être confronté.

« C’est pas dans mes priorités »
« C’est un projet de l’informatique, ça ne concerne pas la compta »
« C’est ton problème, pas le mien »

Vous avez déjà entendu ces phrases ? Alors laissez-moi vous expliquer comment vous pouvez surmonter ce défi.

Comment surmonter ce défi

Présentez le projet, ses enjeux et objectifs à tout le monde.
Plutôt que de débarquer en mode « tu peux faire ça, il me le faut pour demain », prenez du temps pour expliquer les tenants et aboutissants du projet. On travaille mieux et avec une meilleure volonté lorsqu’on sait pourquoi on le fait.
Donnez du sens à votre projet en expliquant les bénéfices qu’il apportera.
Pour embarquer quelqu’un avec vous dans l’aventure, il faut lui donner une bonne raison. Le client satisfait n’est pas suffisant. Invoquez les bénéfices que cela pourrait lui apporter. Par exemple, un client satisfait appellera moins la hotline et votre collègue aura donc moins de soucis à gérer.
Ne répondez pas aux perches que l’on vous tend.
Ne répondez pas à la provocation, montrez que ça vous glisse dessus. Faites-vous diplomate.
Montrez que vous travaillez pour le bien commun.
Vous vous en fichez des guerres de pouvoir en interne. Ce qui vous importe, c’est de livrer ce projet, et d’apporter de la valeur à tous à la fin.

2 ) Gérer les évolutions au périmètre et les demandes de changements

En cours de projet, il peut arriver que les besoins évoluent. Le client fait alors une demande de changement afin de modifier un ou plusieurs aspects de son cahier des charges.

Il arrive aussi que le client demande l’ajout de nouvelles choses dans le projet, qui n’étaient pas prévues à la base.

Si vous n’y faites pas attention, vous avez là un risque de dérive des objectifs.

Concrètement, cela veut dire que votre projet a des chances de dériver dans le temps, la date de fin du projet peut se voir repousser d’autant, et la qualité de votre projet peut également en pâtir.

On peut être tenté de bloquer toute évolution, mais ce n’est pas la solution. En effet, votre livrable projet ne correspondrait plus aux besoins du client.

Et si vous livrez un produit qui n’est pas adapté aux attentes du client, votre projet est un échec.

Alors, comment faire pour gérer les évolutions au périmètre et les demandes de changement ?

Comment surmonter ce défi

Restez ouvert aux changements.
Un périmètre qui évolue c’est normal. On s’adapte sans cesse au marché, à ses concurrents, aux attentes des consommateurs, etc…
Estimez le temps nécessaire pour traiter la demande de changement.
Demandez-vous quelle charge de travail le changement représente, avant de dire oui ou non à votre client. Vous pouvez vous appuyer sur ces 3 méthodes d’estimation pour avoir une idée du temps de réalisation de la demande de changement.
Proposez au client d’inclure cette évolution de périmètre et de décaler la date d’échéance du projet.
Plus de travail = plus de temps pour le faire. Plutôt normal, non ?
Négociez cette évolution du périmètre en remplacement de quelque chose.
S’il n’est pas possible de décaler l’échéance du projet, alors négociez avec votre client l’ajout d’une fonctionnalité contre le retrait d’une autre de même charge de travail.

3 ) Prendre en compte toutes les contraintes

Un projet s’accompagne généralement de nombreuses contraintes dont il faut tenir compte dans son pilotage de projet.

On connaît bien les contraintes de délais, de budget et de portée du projet, qui sont représentées dans le triangle d’or du projet.

Mais il y en a d’autres à prendre en compte que l’on oublie trop souvent : les contraintes métiers, légales, réglementaires, absences, …

Et si vous les oubliez, ces contraintes peuvent mettre à mal votre plan d’action et votre projet. Mieux vaut donc les identifier et les prendre en compte.

Comment surmonter ce défi

Sondez les parties prenantes pour découvrir les contraintes métiers et réglementaires.
N’attendez pas que votre client vous communique ses contraintes, car il se peut qu’il en oublie. Prenez les devants. Posez des questions, sollicitez les métiers, et n’hésitez pas à reformuler poru être sûr d’avoir bien compris.
Présentez votre plan d’action et les dates associées.
Votre plan d’action doit tenir compte des contraintes déjà connues. Mais pour vous assurer que rien n’a été oublié, présentez votre plan d’action lors du comité de pilotage projet, ainsi que le planning. Assurez-vous que tout le monde le valide et atteste que cela est cohérent avec leurs contraintes.
Communiquez de manière régulière avec les parties prenantes du projet.
La communication est LA clé de la réussite d’un projet. En échangeant régulièrement avec votre client et les parties prenantes, vous vous assurez ainsi de ne pas passer à côté d’une contrainte dont on aurait oublié de vous parler.
Cherchez un plan B pour tenir compte de ces contraintes, et validez-le avec les parties prenantes.
S’il est nécessaire de revoir votre copie, assurez-vous de bien faire valider votre plan B par l’ensemble des parties prenantes. Le but est encore une fois de vous assurer qu’aucune contrainte n’a été oubliée.

4 ) Travailler avec des acteurs en provenance de plusieurs sociétés

Un grand classique de la gestion de projet. Vous constituez votre équipe projet, et rapidement vous vous retrouvez avec des dizaines d’acteurs impliqués, travaillant pour 10 sociétés distinctes.

Certains de ces acteurs peuvent en plus se trouver à distance, avoir leur propre agenda et priorités, leur propre manière de travailler, etc… Cela peut vite devenir compliqué de faire travailler tout le monde ensemble.

SI vous ne résolvez pas cela, vous aurez toutes les chances de vous encastrer dans le mur à vitesse grand V.

Comment surmonter ce défi

Créez un annuaire projet.
La première des choses à faire est de recenser les rôles et coordonnées de chaque personne dans un fichier unique, partagé avec l’ensemble de l’équipe.
Organisez un point d’équipe au démarrage du projet.
Faites une réunion d’équipe projet en incluant l’ensemble des participants. Vous en profiterez pour rappeler le contexte du projet, ses enjeux et objectifs, et les rôles et responsabilités de chacun autour de la table.
Invitez les acteurs à se parler entre eux.
Chaque fois que nécessaire, rappelez aux membres de l’équipe projet que ce n’est pas parce qu’ils appartiennent à des sociétés différentes qu’ils ne peuvent pas se parler. En cas de frictions, déclenchez un atelier de travail commun pour débloquer la situation.
Échangez à minima sur une base hebdomadaire avec l’ensemble des acteurs.
Maintenez le lien avec toutes les sociétés et acteurs au moins une fois par semaine. Il sera ainsi plus aisé de se faire confiance et de collaborer.
Mettez en place un espace de partage de documents.
Évitez les envois de mails dans tous les sens. Préférez la mise en place d’un espace de travail commun sur lequel chacun peut déposer ou modifier des documents projet. Des technologies comme Microsoft SharePoint permettent cela.

5 ) Collecter l’information

Pour arriver à vos fins, vous devrez collecter l’information là où elle se trouve.

Le problème, c’est que ceux qui ont l’information ne sont pas forcément disposés ou disponibles pour vous la donner.

Parfois même, cela est tellement ancré dans leur quotidien et tellement évident pour eux qu’ils zappent de vous la fournir.

Avoir la bonne information au bon moment peut vraiment faire la différence sur un projet.

Comment maximiser ses chances d’obtenir les informations ? Je vous livre mes secrets.

Comment surmonter ce défi

Organisez des ateliers de travail. Réunissez autour de la table des membres de votre équipe projet et des parties prenantes du projet (utilisateurs finaux, client, services métiers et supports, …) Le but du jeu est d’échanger autour d’une thématique précise et de « tirer les vers du nez » à vos interlocuteurs. Reformulez toujours les propos afin d’être sûr d’avoir bien compris. Clôturez ces ateliers par l’envoi d’un compte-rendu à tous les participants, qui récapitule les informations échangées.
Planifiez des interviews avec les parties prenantes et les métiers.
Un entretien d’une heure en un à un peut vous en apprendre beaucoup. Cadrez l’entretien en posant des questions ouvertes préparées à l’avance.
Identifiez vos alliés et appuyez-vous dessus.
Certains seront plus récalcitrants que d’autres à vous partager l’information. Identifiez ceux qui sont prêts à collaborer avec vous, et appuyez-vous sur eux pour que l’information circule plus facilement dans le groupe projet.
Négociez avec les plus récalcitrants.
Si vous n’avez pas d’autres choix que d’échanger avec quelqu’un qui fait de la rétention d’informations, transformez-vous en diplomate. Que pouvez-vous lui fournir en échange pour avoir cette info indispensable à votre projet ? Essayez de trouver un terrain d’entente.

6 ) Tenir les plannings et les échéances

ça y est, vous avez peaufiné tous vos plannings (macro-planning, rétroplanning, planning détaillé, etc…), vous avez annoncé une date de fin de projet à votre client.

Il est satisfait. Tout va bien dans le meilleur des mondes.

Seulement voilà… A la première difficulté rencontrée, votre planning vole en éclats.

Et vous devez annoncer à votre client que le projet prend du retard. Et parfois de beaucoup.

Et c’est reparti pour un tour : nouveau planning, nouvelle échéance, nouvelle difficulté, nouveau retard…

Comment faire pour se sortir de ce cercle vicieux et rester crédible face au client ?

Un bel exemple d’un planning non tenu… 9 ans de retard tout de même, ça commence à faire !

Comment surmonter ce défi

Identifiez le chemin critique du projet.
Le chemin critique correspond à une séquence ininterrompue de tâches à réaliser sur le projet. Si vous prenez un retard sur l’une de ces tâches, vous prenez du retard sur l’ensemble du projet. Une fois identifié, mettez toute votre attention sur le chemin critique, et assurez-vous que votre plan d’action est béton et qu’il n’y aura pas de décalage sur ces tâches.
Intégrez des zones tampon dans le planning.
Un tampon (ou buffer en anglais) est un laps de temps supplémentaire intégré entre deux tâches permettant d’absorber un retard sur la première sans pour autant décaler la seconde dans le temps. De manière générale, essayez de prévoir +20% de temps supplémentaire sur votre planning pour traiter les imprévus et les obstacles.
Identifiez et gérez les risques du projet.
Un certain nombre de difficultés rencontrées sur votre projet peuvent être liées à des risques mal identifiés ou mal suivis. Vous devez maîtriser et suivre les risques. Autrement dit, vous devez tout mettre en œuvre pour éviter qu’ils se produisent.
Faites des estimations plus réalistes et moins optimistes.
Nous avons tous tendance à être trop optimiste sur nos prévisions. Lors de la phase d’estimation de la durée de vos tâches, faites une estimation optimiste (si tout se passe bien), ainsi qu’une estimation pessimiste (si vous collectionnez les difficultés).
N’attendez pas qu’il soit trop tard pour communiquer avec votre client.
Malgré tout ce que vous pouvez prévoir, vous pouvez tout de même accumuler du retard. Soyez transparents avec votre client, partagez-lui vos difficultés ainsi que vos doutes sur la tenue du planning. Mieux vaut l’avertir en amont et trouver une solution ensemble plutôt que de le mettre devant le fait accompli.

7 ) Gérer le multi-projets

Les chefs de projet se retrouvent régulièrement à gérer plusieurs projets en parallèle. Et oui, en fonction de la taille et la complexité du projet, un chef de projet à plein temps n’est pas forcément nécessaire.

Du coup un chef de projet peut se retrouver à devoir gérer en même temps plusieurs projets. Parfois même jusqu’à une dizaine. C’est ce que j’ai vécu lorsque je travaillais dans une entreprise de service du numérique (les fameuses SSII, renommées depuis).

Et voici ce que j’ai appris sur la gestion de projets multiples.

Comment surmonter ce défi

Soyez rigoureux dans la gestion de vos projets.
Le multiprojets peut vite devenir épuisant. Vous ne voulez pas perdre du temps. Chaque document doit être à sa place. Vos todolist doivent être tenus à jour. otre boîte mail doit être rangée.
Faites un plan de charge pour chacun de vos projets.
Indispensable pour savoir combien de temps le projet X ou Y va vous demander en temps dans les prochaines semaines. Vous pouvez ainsi visualiser votre charge de travail dans le temps, et savoir si vous êtes en mesure d’accepter ou non un projet supplémentaire.
Regroupez les actions pour un même projet sur le même créneau horaire.
Switcher d’un projet à un autre peut vite être épuisant. Je vous recommande donc d’établir des créneaux de demi-journées pour travailler sur un seul et même projet. Évitez d’enchaîner les réunions projet, et rédigez les comptes-rendus immédiatement.
Le risque en enchaînant les réunions, c’est d’oublier de rédiger les comptes-rendus, ou d’oublier la moitié des choses à mettre dedans. Ne vous faites pas avoir. La réunion est terminée ? Hop! Passez direct au compte-rendu avant de repartir pour une autre réunion projet. Plus c’est frais, moins ça vous demandera de temps.

8 ) Résoudre les problèmes de communication

La communication est bien souvent la première cause d’échec sur les projets. Pourquoi ? Car elle est à la base de la collaboration.

Sans communication, pas de collaboration possible dans l’équipe.

Sans communication, c’est compliqué de se comprendre avec le client et de savoir ce qu’il veut.

Sans communication, on reste trop dans le flou. On manque de clarté, et on loupe l’objectif.

D’ailleurs, les 5 problèmes de communication les plus courants en entreprise sont :

L’incompréhension.
Ce qui est évident pour vous ne l’est pas forcément pour quelqu’un d’autre.
Le manque de clarté.
Impossible de viser juste si l’on ne sait pas exactement ce que l’on est censé viser.
La quantité d’informations.
Trop ou trop peu. Doser le bon niveau d’informations est toujours un exercice compliqué.
Le timing.
Toutes les informations ne sont pas bonnes à dire dès qu’on les connaît. Il faut délivrer la communication au bon moment, à la bonne personne.
Des critères subjectifs.
Sans critères communs, sans normes, comment vous mettre d’accord sur ce qu’est un livrable de qualité ? Une réussite ? Une situation de crise ? Chacun a sa propre définition.

Comment surmonter ce défi

Définissez un lexique commun.
Histoire d’éviter de futures incompréhensions ou des débats enflammés lors de la phase de réalisation du projet, mettez-vous d’accord sur ce qu’est un terme pour le groupe projet.
Posez des questions pour lever les zones de flou.
Votre objectif principal lors de la phase du cadrage est de rendre le contexte, les enjeux et les objectifs du projet aussi limpides que de l’eau de source. Voici 66 questions à poser pour cadrer correctement votre projet.
Reformulez pour vous assurer d’avoir bien compris.
Reformuler permet de s’assurer qu’il n’y a pas de non-dit et que l’on a bien compris ce que l’autre cherchait à nous dire. Et si on fait fausse route, c’est l’occasion de nous réexpliquer avec d’autres mots.
Préparez un plan de communication.
Un plan de communication indique qui doit envoyer quelle information, à qui, quand, et sous quel format. Particulièrement utile concernant les communications à envoyer pendant la phase de réalisation du projet.

9 ) Adopter la bonne posture lorsque les délais ne sont pas respectés

Un retard, ce n’est jamais confort. Vous avez pris un engagement, vous avez fait tout ce que vous pouviez à votre niveau pour tenir les délais du projet, mais malgré votre bonne volonté, le projet accumule du retard.

Et c’est à vous de l’expliquer au client.

Aïe… Je vous vois déjà la goutte de sueur froide au front.

Pour éviter les conflits, adoptez la bonne posture pour annoncer ce report à votre client.

Comment surmonter ce défi

Prévenez votre client sans attendre.
Vous êtes certain de ne pas pouvoir tenir le planning ? Appelez votre client sans attendre, n’attendez pas d’être dans le mur. Vous pourrez réfléchir ensemble à des solutions viables.
Misez sur la transparence et la confiance.
Soyez toujours transparents sur la situation et sur vos doutes. Cacher les choses sous le tapis ça se termine rarement bien. Votre client finira par l’apprendre d’une manière ou d’une autre, autant que ce soit de votre bouche.
Ne rejetez jamais la faute sur les autres.
avoir qui blâmer n’intéresse personne et ça ne fait pas avancer le problème. Exposez les choses de manière factuelle à votre client, et mettez l’émotif de côté.
Proposez toujours un plan B.
Qu’il s’agisse de décaler le planning, de garder la même échéance et de recruter des personnes supplémentaires dans l’équipe, ou encore de réduire le périmètre du projet pour tenir les délais, proposez toujours une alternative à votre client.

Pour aller + loin : Je vous donne encore plus de conseils dans cet article pour expliquer un retard à un client sans qu’il s’énerve.

10 ) Travailler à distance ou sur des fuseaux horaires différents

Lorsque j’étais encore à Paris, j’ai travaillé quelques années pour un client parisien qui avait des succursales à la Réunion, à Saint-Pierre et Miquelon, et en Guadeloupe.

En temps métropole, l’amplitude horaire de travail s’étalait de 6 heures du matin jusqu’à 23 heures. Pas des plus simples pour s’organiser.

J’ai donc dû mettre en place des processus avec les différentes équipes afin que l’on arrive à se parler, à se comprendre, et à avancer sur nos projets communs malgré les décalages horaires.

Comment surmonter ce défi

Trouvez un créneau commun.
Vous avez sûrement quelques heures dans votre journée pendant lesquelles vos collègues sont également joignables, même à l’autre bout du monde. Profitez de ce créneau pour planifier réunions d’équipe et échanges dans le cadre du projet.
Communiquez en mode asynchrone.
Préférez les échéances en mode asynchrone, et par écrit : vos messages ne demandent pas une réponse immédiate. Des outils tels que Slack ou encore Microsoft Teams le permettent très bien.
Mettez en place un répertoire de travail commun.
Indispensable lorsqu’on travaille à distance. Tous les documents projet doivent se trouver à un seul endroit, accessible de tous. Des technologies telles que Microsoft SharePoint peuvent vous aider.

11 ) Gérer les conflits au sein de l’équipe ou avec le client

Tôt ou tard, vous serez amené à gérer un conflit pendant un projet. Entre vous et un acteur projet, entre deux membres de l’équipe projet, entre l’équipe projet et le client…

ça arrivera forcément, et c’est la pire chose qui puisse arriver en cours de projet. On a tous autre chose à faire que de compter les points ou de jouer les négociateurs.

Pourtant, vous devriez résoudre sans attendre ce conflit. Plus vous attendrez, et plus cela vous créera des difficultés dans le pilotage de votre projet.

Comment surmonter ce défi

Expliquez le problème tel que vous le voyez.
Votre interlocuteur ne voit peut-être pas ce que vous voyez. Ce qui est évident pour vous ne l’est pas forcément pour lui. Décrivez avec vos mots le problème auquel vous faites face. Restez factuel le plus possible.
Décrivez votre ressenti, sans remettre en cause l’autre.
Parlez des effets et des impacts que la situation à sur vous, sur l’équipe projet et sur le projet. C’est le moment de laisser un peu plus parler les émotions. Mais toujours sans remettre l’autre en question, sans le culpabiliser et sans lui faire croire qu’il est la cause de tous ces problèmes.
Explorez les solutions possibles.
Étudiez maintenant les solutions qui s’offrent à vous, les avantages et inconvénients, ainsi que les risques associés, et prenez une décision en connaissance de cause.

12 ) Gérer les conflits avec les managers hiérarchiques

Parfois, le recrutement en interne de l’équipe projet vire au clash avec les managers hiérarchiques.

Et c’est compréhensible.

Vous avez un objectif : avancer sur votre projet. Mais ils ont également leur propre objectif, qui peuvent même rentrer en conflit avec le votre.

Alors voici un plan d’action pour vous permettre d’éteindre les feux en interne.

Comment surmonter ce défi

Expliquez les tenants et aboutissants du projet.
Un manager hiérarchique sera moins tenté de vous dire non s’il comprend quels sont les enjeux derrière le projet que vous pilotez.
Cherchez à comprendre les objectifs et problématiques de votre interlocuteur.
Assigner une personne à votre équipe, c’est faire -1 sur ses effectifs. Il devra donc réorganiser son équipe pour que le travail continue à être fait dans les temps, sans perdre en qualité.
Exposez vos besoins pour votre projet.
De quelles compétences avez-vous besoin ? A partir de quand ? Et pour combien de temps ? Exposez vos besoins en détails, ainsi que le déroulement prévu du projet.
Négociez avec les managers hiérarchiques la disponibilité des ressources.
John n’est pas disponible ? Pourquoi pas Sarah dans ce cas ? Identifiez ensemble qui dispose des compétences nécessaires et de la disponibilité pour mener à bien ce projet.

Il faudra parfois faire des arbitrages et prioriser un projet plutôt qu’un autre.
Faites intervenir le sponsor interne du projet.
Si malgré vos bonnes intentions, rien ne marche, alors il est temps de faire intervenir le sponsor du projet. Il s’agit généralement d’une personne à la direction de l’entreprise, qui pourra faire entendre raison aux plus récalcitrants.

13 ) Engager et impliquer les parties prenantes sur la durée

Engager les parties prenantes sur un projet, c’est l’une des clés d’un projet réussi. Tout le monde sait ça.

Le problème, c’est que les parties prenantes, souvent les services métiers, ont toujours mieux à faire. Projets à piloter de leur côté, opérations courantes à réaliser, etc…

C’est parfois compliqué de les impliquer et les engager sur la durée.

Alors comment faire ?

Comment surmonter ce défi

Mettez des rituels de communication en place.
Le meilleur moyen d’impliquer les parties prenantes sur un projet est de fixer des rituels afin de rythmer le projet. Les comités projet ainsi que les comités de pilotage en font partie.
Inciter les parties prenantes à donner leur avis.
N’attendez pas le tout dernier moment pour recueillir le feedback des parties prenantes. Invitez-les à venir voir l’avancée du projet, présentez leur des démos, incitez-les à donner des retours constructifs, positifs comme négatifs.
Organisez des ateliers de travail collaboratifs.
Les ateliers de travail type workshops ou brainstorming sont une formidable manière de faire travailler ensemble l’équipe projet et les parties prenantes. C’est également une bonne manière de recueillir de précieuses informations.

14 ) Anticiper et gérer les situations de crise

Une situation de crise est la pire chose qui puisse arriver en gestion de projet. Cela signifie que les choses ont suffisamment dérapé pour que ce ne soit plus contrôlables et résolvables par les instances de réunion actuelles, ou par le chef de projet.

Le problème, c’est que les organisations ne se préparent pas ou en tout cas pas suffisamment aux situations de crise.

Alors quand cela arrive, c’est la panique totale, on communique mal, des informations importantes se perdent, on fait des erreurs… Exactement tout le contraire de ce qu’il faudrait faire.

« Si on anticipe une situation de crise, cela veut dire qu’on s’attend déjà à ce que le projet soit un échec ».

Ce n’est pas de moi, mais d’un ancien client. Et il avait tout faux.

Anticiper une crise, ce n’est pas partir défaitiste. C’est de tout préparer pour surmonter la crise en un temps record le moment venu. Et s’il n’y a aucune crise, c’est encore mieux ! 😉

Comment surmonter ce défi

Maîtrisez votre gestion de risques.
identifiez les risques inhérents à votre projet, l’impact de chaque risque s’ils s’avéraient vrais, ainsi que la probabilité de survenance du risque. Vous mettrez ensuite en place un plan de mitigation (ou de prévention) afin de réduire le niveau de risque du projet, voire même d’éviter que ces risques puissent se produire.
Anticipez ce qui pourrait mal tourner.
Quelles sont les difficultés techniques, humaines et organisationnelles que vous pourriez rencontrer en cours de projet ? Recensez tout ce qui vous passe par la tête, et ayez un plan de secours à activer si ces difficultés s’avèrent réelles.
Déterminez quel est le plan de crise.
Ce n’est pas une fois que la crise s’est déclenchée qu’il faut se demander comment réagir. Cela s’anticipe. Idéalement lors de la réunion de lancement du projet. Déterminez qui peut-on contacter, à quelles coordonnées, quand, comment se déclenche un comité de crise, où se réunit-il, et comment vous échangez entre membres du comité AVANT que la crise soit là. Faites preuve de proactivité.

15 ) Disposer du bon outil au bon moment

Je ne compte plus le nombre d’équipes projet qui essayent d’avancer tant bien que mal sans avoir les outils et les moyens nécessaires à leurs ambitions.

C’est triste.

Disposer du bon outil au bon moment permet non seulement de gagner du temps, mais réduit aussi le niveau de stress de l’équipe, et maintient leur motivation à un haut niveau.

Comment surmonter ce défi

Recensez les moyens matériels et logiciels en début de projet.
Pour avoir le bon outil au bon moment, le meilleur moyen est encore de faire la liste des outils matériels et logiciels nécessaires pour mener à bien le projet.
Réglez les problèmes d’approvisionnement, de configuration et de licences.
Les retards de livraison ça arrive, la pandémie Covid nous l’a bien montré. Pareil, vous n’êtes pas à l’abri d’un bug de configuration d’un logiciel ou d’une licence qui n’est pas active. Réglez tout cela au démarrage du projet pour vous éviter des soucis plus tard.
Prévoyez le budget nécessaire pour acquérir ou louer ces outils, et pour la formation à l’utilisation.
Ce n’est pas une fois qu’on a besoin d’un outil qu’il faut se demander si on a le budget. Dès que vous avez identifié avoir besoin de l’outil, établissez le budget associé.

16 ) Gérer le stress et la pression au quotidien

Gérer un projet est compliqué. ça demande du temps, de l’énergie, de l’investissement personnel.

C’est gratifiant bien sûr, mais c’est aussi un boulot stressant. Je ne vais pas vous mentir. Et forcément, pluis les échéances se rapprochent, et plus la pression augmente.

Souvent, les chefs de projet enchaînent les heures ou s retrouvent à devoir travailler le soir de chez eux pour « finir un dossier ».

Si vous êtes dans ce cas-là, je n’ai aucun doute sur le fait que vous allez réussir à terminer votre projet.

Mais à quel prix ?

Votre santé ? Vos loisirs ? Votre sommeil ? Votre famille ?

Comment surmonter ce défi

Dressez les priorités du jour.
Lister les 3 priorités à traiter aujourd’hui. Ne soyez pas trop ambitieux, ne vous mettez pas trop la pression. Vous savez comme moi qu’une journée a toujours son lot d’imprévus. Réservez-vous du temps « libre » pour justement traiter ces imprévus.
Apprenez à lâcher prise.
Il y a toujours quelque chose à faire, à fignoler, à améliorer sur un projet. Et si vous jouez la carte du perfectionnisme, vous allez travailler non stop de 6h du mat’ jusqu’à 00h. Adieu la vie sociale. Je le sais, je suis passé par là. Quand votre journée de travail est terminée, déconnectez. Totalement. Et prenez du temps pour vous et pour votre famille.
Supprimez les notifications votre portable, et déconnectez la carte SIM.
Depuis que je fais ça chaque fois que je quitte le bureau, je me sens mieux. Je ne suis plus tenté de lire mes mails et d’y répondre, et de me rendre compte que deux heures viennent de s’écouler.
Posez-vous la question : « Est-ce que ça peut attendre demain ».
Non vraiment, est-ce que « l’urgence » nécessite réellement que vous vous connectiez là, tout de suite, maintenant car ça ne peut pas attendre le lendemain matin ? Ce type d’urgence est rare.
Faites du mieux que vous pouvez.

17 ) Gérer la charge de travail conséquente

On a beau avancer chaque jour, l’objectif à atteindre peut nous paraître toujours aussi loin lorsqu’on regarde la montagne de travail à réaliser.

Je ne vous le cache pas, la charge de travail à fournir est conséquente sur un projet. C’est d’ailleurs pour cela qu’une personne seule ne peut pas gérer et réaliser un projet à elle toute seule.

Cette charge de travail n’est pas non plus uniforme. Elle varie en fonction des jours et des semaines. Ce qui peut être galère à gérer au quotidien.

Comment surmonter ce défi

Priorisez les tâches.
Une journée ne fait que 7-8 heures. Et vous devez composer entre les tâches planifiées, les réunions projet, les comptes-rendus à rédiger et les imprévus à gérer. C’est parfois sport. Priorisez donc vos tâches, et planifiez-les dans le temps. Prévoyez des zones tampon afin d’absorber les imprévus et difficultés sans pour autant remettre en cause tout le planning.
Faites un plan d’action béton.
Bien penser le plan à dérouler permet de limiter la charge de travail. Cela vous évitera bien des problèmes. Choisissez toujours la solution la plus simple, la moins risquée et la moins consommatrice en temps.
Entourez-vous des bonnes personnes et déléguez.
Compliqué de déléguer en tant que chef de projet, n’est-ce pas ? Pourtant c’est nécessaire, sinon vous allez exploser en vol. Apprenez à faire confiance à votre équipe projet, et déléguez leur des tâches que vous auriez pris en charge autrement.
Réalisez un plan de charge pour votre projet.
Le rythme d’un projet n’est pas constant. Certaines semaines ne vous demanderont que quelques heures de travail alors que d’autres vous aurez l’impression de devoir vous cloner. Le plan de charge vous permet de visualiser cet effort à fournir et de le visualiser dans le temps. Vous pouvez ainsi prendre les devants et faire ce qui est nécessaire pour éviter de vous retrouver sous l’eau.

18 ) Faire face aux difficultés et aux imprévus

Difficultés techniques, absences imprévues, problème organisationnel ou budgétaire, plan d’action envisagée qui n’est pas viable, retard de livraison, etc…

On ne compte plus le nombre d’imprévus qui peuvent survenir sur un projet.

Bien qu’il soit impossible de tout prévoir et tout anticiper à l’avance, il y a quand même des actions que vous pouvez mener qui vous permettront de mieux réagir face à l’imprévu.

Comment surmonter ce défi

Réservez du temps « libre » dans son agenda.
On ne sait jamais quand on fera face à une difficulté. Pour éviter de remettre en cause tout votre agenda, je vous conseille de vous réserver un créneau d’1h à 2 heures chaque jour pour traiter les imprévus.
Prévoyez des zones tampon dans le planning.
Il suffit de rencontrer un obstacle sur le chemin pour remettre en cause tout le planning. Pour éviter ça, je vous conseille d’inclure des buffers, ou zones tampon, dans votre planning, afin d’absorber les éventuels retard sur des tâches. Cela permettra de garder la même date d’échéance et d’être plus serein au quotidien.
Prenez de la hauteur et analysez la situation dans son ensemble.
Face à une difficulté, on peut vite se retrouver la tête dans le guidon et ne pas voir la solution. Prendre de la hauteur permet de voir la situation dans son ensemble, et donc d’identifier les causes et les conséquences. Vous agirez ainsi au bon endroit pour résoudre la difficulté rencontrée.

19 ) Satisfaire le client et les utilisateurs finaux

On l’oublie trop souvent, mais le but premier d’un projet est de satisfaire le client et/ou les utilisateurs finaux.

Livrer dans les délais, au budget prévu, et en conformité avec les besoins exprimés dans le cahier des charges ne suffit pas.

Parce que le client ne sait pas toujours exactement ce qu’il veut. Ou qu’il peine à le décrire. Ou qu’il n’a en tête que des solutions anciennes alors que vous pouvez le conseiller sur des solutions plus modernes et plus adaptées à ses besoins.

Comment surmonter ce défi

Exercez votre devoir de conseil.
Votre client peut avoir une vision de son projet qui n’est pas viable sur le long terme : technologie obsolète, difficultés de maintenance, pas adapté à ses besoins (même si les autres font comme ça), … Faites comme si vous étiez une société de service, et conseillez au mieux votre client. Parfois, cela signifie dire non à certains besoins exprimés car pas cohérents avec le reste.
Demandez à votre client ce qu’est pour lui un projet réussi.
Vous serez surpris des réponses que l’on obtient à cette question. Cela vous permettra de voir ce qui est réellement important pour votre client.
Creusez les besoins de votre client.
Organisez des workshops thématiques, posez des questions pertinentes, challengez votre client. Vous vous rendrez compte qu’entre le besoin exprimé dans le cahier des charges et le besoin réel, il existe parfois un fossé.
Proposez à votre client de faire une étude d’avant-projet.
Si votre client a des difficultés à exprimer clairement ce qu’il souhaite, proposez-lui une phase d’avant projet, afin d’étudier ensemble ses besoins et les différentes solutions possibles. Cela permettra de mieux cadrer le projet pour la suite.

Comment s’améliorer en gestion de projet ?

Vous pouvez améliorer vos pratiques de gestion de projet de plusieurs manières :

Parcourez les centaines d’articles sur ce site. J’y aborde de nombreux concepts de gestion de projet et de l’agilité.
Passez une certification. Consultez cet article pour découvrir les différentes certifications de gestion de projet qui existent.
Lisez des livres thématiques. Je vous ai préparé dans cet article une liste des 15 meilleurs livres sur la gestion de projet pour parfaire vos connaissances.
Faites appel à un mentor. Il vous servira de guide et vous permettra de transformer des mois en semaines. Contactez-moi si vous êtes intéressés.
Envoyez-moi un mail. Si vous rencontrez toujours des points bloquants ou que vous aimeriez un éclaircissement sur une notion particulière de gestion d e projet, écrivez-moi via le formulaire de contact, j’ai sûrement la réponse qu’il vous faut. 😉

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