15 facteurs de stress en gestion de projet + Comment les contourner

Thibault Baheux

18 janvier 2023 - minutes de lecture

Entre les délais à tenir, le budget à respecter, et les attentes des uns et des autres à gérer, le chef de projet à fort à faire au quotidien. 

Beaucoup de professionnels se plaignent d'une charge mentale importante, de stress important et de pression subie quotidiennement. Cet état de tension mentale et émotionnelle constante peut d'ailleurs sur le long terme être néfaste pour la santé.

Dans cet article, nous allons voir comment la gestion de projet peut être stressante, quels sont les facteurs de stress les plus courants, et ce que vous pouvez faire pour vous en prémunir.


Sommaire

Est-ce que chef de projet est un métier stressant ?

Chef de projet est un métier stressant par nature, soumis à de nombreux facteurs de stress comme les échéances à tenir, le budget à respecter, les attentes irréalistes des clients et parties prenantes du projet, ainsi que le fait d'être totalement dépendant des autres pour accomplir ses missions. 

Plus les échéances de jalons ou de fin de projet approchent, plus la pression augmente. D'une part côté client, et de l'autre côté direction. Si vous êtes comme moi et que vous avez pour principe de donner le meilleur de vous-même, alors vous vous rajoutez encore un niveau de pression pour que tout soit parfait.

Le stress est indissociable de la gestion de projet, quelque soit le secteur d'activité. Vous devez en avoir conscience si vous souhaitez devenir chef de projet. Mais il existe du bon stress comme du mauvais stress.

Un bon chef de projet doit savoir utiliser le stress positif pour se challenger et motiver son équipe, tout en évitant autant que possible le stress négatif, néfaste pour notre santé, et menant sur le long-terme à des démissions ou des burn-out.

15 facteurs de stress en gestion de projet

Les facteurs de stress qui génèrent un stress négatif les plus courants sur un projet sont les suivants :

  1. Un périmètre large et complexe. 
  2. Des évolutions et demandes de changement répétées.
  3. La gestion du budget, des charges et des délais.
  4. La pression subie de la direction et du client.
  5. Des responsabilités mal définies ou qui se chevauchent.
  6. Gérer des parties prenantes difficiles ou à forte personnalité.
  7. Des imprévus, difficultés techniques et opérationnelles à foison.
  8. Manque de prise de décision.
  9. Tensions et conflits avec le commanditaire du projet.
  10. Indisponibilités, manque de ressources ou de compétences.
  11. De multiples contraintes projet.
  12. Des attentes clients irréalistes.
  13. Trop de projets à gérer en parallèle, et pas assez de temps pour tous les gérer.
  14. Devoir respecter trop de processus inadaptés.
  15. Beaucoup de responsabilités, mais peu d'autorité.

1 ) Un périmètre large et complexe

Plus le périmètre d'un projet est large, plus celui-ci est complexe, plus le chef de projet va devoir superviser d'actions et de chantiers dans le cadre de ce projet.

Il doit ainsi penser à tout, s'assurer qu'aucune tâche n'ait été oubliée, que toutes les estimations sont réalisées et qu'elles paraissent cohérentes, identifier toutes les dépendances existant entre ces tâches, et découper son planning de manière réaliste tout en respectant les exigences du commanditaire projet.

C'est un travail conséquent, ça demande une attention de tous les instants pour ne pas passer à côté de quelque chose, et cela génère énormément de charge mentale au quotidien.

2 ) Des évolutions et demandes de changement répétées

Le changement est inévitable sur un projet, et il peut prendre de multiples formes :

  • Modification de la portée du projet.
    La portée, ou le périmètre du projet, peut évoluer avec le temps. Certaines tâches peuvent devenir caduques, et d'autres peuvent se rajouter, parce que le besoin client évolue, parce qu'une nouvelle technologie vient de sortir, parce que le processus métier a changé, etc...
  • Ajout de nouvelles fonctionnalités par le client.
    Le client peut faire évoluer son besoin et ses exigences, et demander l'ajout de nouvelles fonctionnalités à son projet. C'est particulièrement vrai pour les méthodes agiles. Pour respecter le budget alloué ou les délais, le chef de projet doit alors mener des négociations pour faire cette nouvelle fonctionnalité à la place d'une autre.
  • Réception de demandes de changement.
    Les parties prenantes du projet peuvent faire parvenir des demandes de changement officielles au chef de projet. C'est à lui de décider, en accord avec le sponsor de projet, de si il accepte ces demandes de changement et les impacts qu'elles amènent, ou pas.
  • Évolution du marché ou du contexte projet.
    Le marché peut subitement évoluer : les utilisateurs finaux ont changé leurs attentes, un nouveau concurrent arrive et disrupte le marché, etc... Le contexte dans lequel évolue le projet peut également évoluer : le départ d'une personne-clé et l'arrivée de son remplaçant peut chambouler le calendrier projet et sa portée, par exemple.
  • Difficultés rencontrées qui imposent de changer la manière de faire.
    Les difficultés opérationnelles et organisationnelles rencontrées en cours de route peuvent amener l'équipe projet à repenser totalement le plan projet imaginé jusqu'alors.

Chaque changement, s'il est accepté, implique de retravailler le calendrier projet, le plan d'action, de replanifier en fonction de leurs disponibilités les intervenants techniques, tout en respectant les nouvelles contraintes en terme de délais, budget et portée du projet.

3 ) La gestion du budget, des charges et des délais

Le chef de projet, en plus de réaliser et suivre un planning projet, doit suivre de manière fine la consommation du budget, gérer la charge de travail des collaborateurs et s'assurer que les délais seront respectés.

  • Gestion du budget.
    Cela consiste à suivre le budget consommé sur le projet, à faire des tendances et des projections pour comparer le budget total prévisionnel au budget actuellement alloué au projet.
  • Gestion des charges.
    Cela consiste à s'assurer que la charge de travail de chaque collaborateur est raisonnable, et que le total ne dépasse pas la charge de travail estimée sur ce projet. Si ce total est dépassé, il y a de grandes chances que le projet ne soit plus rentable.
  • Gestion des délais.
    Il s'agit de suivre l'état d'avancement du projet et des tâches au quotidien, et de faire des projections pour vérifier que les échéances-clés du projet seront tenues.

Ces trois actions demandent un investissement en temps et en énergie conséquent, et tout écart ou retard peuvent entraîner une pression de l'ensemble des parties prenantes.

4 ) La pression subie de la direction et du client

Au vue de sa direction et du client, le chef de projet est LA personne responsable du projet. A la moindre question, au moindre souci, au moindre doute, on s'adresse à lui. 

Et ça peut rapidement être oppressant, notamment lorsque des écarts sont constatés sur le projet, ou que l'on enchaîne les difficultés.

On se fait assaillir de toutes parts, et on subit principalement deux pressions :

  1. La pression de la direction.
    La direction souhaite que le projet soit rentable, qu'il n'y ait aucun écart au périmètre ou au budget, et que le client soit satisfait.
  2. La pression du client.
    Le client souhaite que le projet soit réalisé dans les temps, que 100% de ses attentes soient respectées, et que la qualité soit au rendez-vous, pour le moins cher possible.

Les attentes de la direction et du client peuvent diverger, et encore ajouter du stress supplémentaire pour le chef de projet, qui doit tout faire pour satisfaire les deux parties en sachant pertinemment que ce n'est pas réalisable.

5 ) Des responsabilités mal définies ou qui se chevauchent

Il est courant de voir des responsabilités qui se chevauchent sur des projets, ou des personnes qui ne savent pas qui doit faire quoi, et quel est leur rôle dans le projet.

On peut notamment voir :

  • Le chef de projet et les managers de proximité avoir des responsabilités partagées.
  • Plusieurs experts techniques travaillant sur le même sujet, sans le savoir.
  • Un client s’immisçant dans tous les sujets et toutes les discussions.
  • Des utilisateurs métiers ne sachant pas ce qu'ils doivent faire dans le cadre du projet.
  • Des réunions d'arbitrage qui se transforment en débat sans fin, sans décision prise à la fin.

C'est ce qu'on appelle le chaos des responsabilités, lorsque personne n'a défini précisément qui doit faire quoi, et qui est responsable de quoi.

6 ) Gérer des parties prenantes difficiles ou à forte personnalité

Les parties prenantes est un terme désignant toute personne impliquée ou ayant un intérêt dans le projet. Il peut s'agir aussi bien de parties prenantes internes à votre organisation qu'externe (clients, fournisseurs, prestataires, etc).

Le chef de projet doit trouver une manière de gérer tout ce beau monde et de répondre aux attentes de chacun, en sachant que :

  • Chaque partie prenante a son propre intérêt dans le projet.
    Certains souhaitent voir le projet aboutir pour les bénéfices qu'il apporte, alors que d'autres souhaitent le voir échouer, car il contrecarre les plans qu'ils ont pour leur carrière, ou tout simplement pour une question d'ego, parce qu'ils n'ont pas été consultés ou qu'ils souhaitent avoir raison.
  • Les intérêts ne sont pas tous explicitement exprimés.
    Certains vous diront ce qu'ils attendent de vous et du projet sans détour. D'autres le sous-entendront. D'autres encore ne diront rien et vous laisseront le deviner à leur comportement.
  • Tout le monde ne souhaite pas la réussite du projet.
    Le chef de projet doit se battre avec des détracteurs et des éléments qui souhaitent torpiller le projet de l'intérieur, parce que cela les avantage à ce moment dans leur carrière. Bien sûr, ils ne l'admettront jamais ouvertement.
  • Chaque partie prenante à sa manière de communiquer et son ego.
    Chacun a son style de communication, et le chef de projet doit vite comprendre comment communiquer avec l'un ou l'autre. Il doit également ménager les suceptibilités, et flatter leur ego.
  • Les fortes personnalités peuvent mettre en péril le projet.
    Les fortes personnalités de certains peuvent mener la vie dure à l'équipe projet, les démotiver, et même mettre en péril le projet.

7 ) Des imprévus, difficultés techniques et opérationnelles à foison

Les imprévus sont le lot de tout projet. Quoi que vous fassiez, et peu importe le temps passé à préparer votre projet, à fignoler votre plan projet et à anticiper tous les risques possibles, vous ne pourrez jamais tout prévoir.

On fait inévitablement face à des difficultés techniques ou opérationnelles, qui peuvent générer des impacts négatifs assez importants, allant du plan projet à retravailler, en passant par des retards, des dépassements de charges et de budget, et en allant jusqu'au blocage du projet ou à son annulation pure et simple.

8 ) Manque de prise de décision

Prendre des décisions rapides, c'est la clé sur un projet pour débloquer la situation et avancer, sans pour autant cramer la charge de travail.

Le chef de projet est donc amené à prendre des décisions opérationnelles tout au long du cycle de vie du projet, et doit les prendre rapidement sans avoir tous les éléments à sa disposition. Quoiqu'on en dise, la pression du "et si je m'étais trompé" est toujours présente, même pour les chefs de projet expérimentés.

Mais concernant les décisions stratégiques, c'est une autre histoire : le chef de projet n'a pas le pouvoir nécessaire pour les prendre. Il se repose intégralement sur les membres du comité de pilotage ou de sa propre direction. 

Et si aucune décision n'est prise ou si elle tarde à être prise, le chef de projet subit de plein fouet les conséquences : dépassement des charges, des délais, du budget, démotivation de l'équipe projet, le client qui lui demande des comptes, le projet qui est à l'arrêt et les différentes parties prenantes qui le relancent plusieurs fois par jour, etc...

9 ) Tensions et conflits avec le client ou un membre de l'équipe projet

Un désaccord sur un aspect du projet entre le chef de projet et le client peut créer des tensions, et même aller jusqu'au conflit ouvert si aucun compromis n'est trouvé à temps.

Un conflit, c'est littéralement la pire chose qui puisse arriver à un projet, car les acteurs projet n'avancent plus ensemble pour atteindre un objectif commun. Il y a scission, la collaboration n'est plus là.

Même constat du côté de l'équipe projet : il peut arriver que deux collaborateurs soient en désaccord et n'arrivent pas à trouver une porte de sortie, malgré l'intervention du chef de projet.

Chaque tension, chaque conflit augmente le risque d'échec du projet, ce qui ajoute une pression supplémentaire sur les épaules du chef de projet, qui en a déjà bien assez.

10 ) Indisponibilités, manque de ressources ou de compétences

Malgré la planification détaillée du projet, la réservation et la négociation des ressources avec les managers opérationnels, le chef de projet peut avoir quelques surprises au cours de son projet :

  • Une indisponibilité des collaborateurs.
    L'un des experts devait travailler pour vous aujourd'hui, mais il s'est fait monopoliser sur un autre dossier et n'est plus disponible. Vous devez donc trouver une solution d'urgence afin d'éviter de décaler votre projet.
  • Une absence imprévue.
    Vous n'êtes jamais à l'abri d'une absence de dernière minute, pour maladie ou contrainte personnelle (souvent un enfant malade à aller chercher à l'école). Pas le choix, vous devez composer avec et revoir votre planning projet à la volée.
  • Un manque de ressources.
    Vous vous rendez compte en cours de projet qu'un expert sur telle technologie n'est pas suffisant, il faudrait en recruter un second afin de tenir le planning. Vous devez donc négocier une ressource supplémentaire en interne, ou faire appel à un freelance pour vous sortir rapidement de cette situation.
  • Un manque de compétences.
    Vous vous rendrez parfois compte que malgré les dires de l'expert et de son manager, ses compétences ne sont pas suffisantes pour mener à bien le projet. Vous devez donc vous débrouiller pour remplacer cette personne le plus rapidement possible en minimisant les impacts que cela engendre sur le projet.

Tout ceci concours à l'augmentation du stress généré par le projet et perçu par le chef de projet.

11 ) De multiples contraintes projet

En plus des contraintes de délais, budget et périmètre projet à respecter, le client ou le commanditaire du projet peut vous imposer bien d'autres contraintes sur votre projet. 

Il peut s'agir (liste non exhaustive) :

  • De contraintes métiers à respecter.
    Paye en fin de mois, arrêté comptable, processus métier lourd et inefficient mais à respecter absolument, etc...
  • De contraintes de communication.
    Le client peut imposer des réunions physiques, certaines méthodes de communication, d'utiliser ses propres outils, etc...
  • De contraintes méthodologiques.
    Il peut également imposer l'utilisation de méthodologies de gestion de projet spécifiques ou encore d'outils internes mais que vous ne maîtrisez pas sur le bout des doigts.
  • De congés client dont il faut tenir compte.
    Déjà posés de longue date, vous devez en tenir compte dans votre planning. Cela commence à devenir problématique lorsque la personne s'absente sur des phases clés du projet.

Autant de points capitaux dont vous devez tenir compte, mais qui complexifient grandement la création du planning projet, du diagramme de Gantt, ainsi que le pilotage dudit projet.

12 ) Des attentes client irréalistes

Les clients s'attendent presque toujours à ce que le projet soit livré rapidement, avec un niveau de qualité irréprochable, pour un budget le plus minime possible. Sauf que dans la réalité, ça ne fonctionne pas.

Vous connaissez sûrement cette image, qui a déjà fait plusieurs fois le tour du monde 😉

De la même manière, ils se réservent la possibilité d'ajouter du travail dans le cadre de ce projet, sans augmenter le budget et sans repousser l'échéance de fin de projet. 

La plupart comprendront que ce n'est pas possible si vous leur expliquez calmement, mais il existe toujours des irréductibles qui considèrent que le client est roi et que tout leur est dû.

Gérer les attentes irréalistes des clients est l'une des plus grosses sources de stress pour le chef de projet, car cela demande une forte dépense de temps et d'énergie, et se passe généralement au moment où le chef de projet est déjà bien occupé à suivre son projet.

13 ) Trop de projets en parallèle et pas assez de temps pour tous les gérer

Le chef de projet se voit souvent confier plusieurs projets à mener en parallèle, parfois jusqu'à 10, en fonction de la taille et la complexité des projets.

Devoir retenir l'état d'avancement de chacun des projets, gérer les parties prenantes et l'équipe projet de chacun d'entre eux, ça génère une charge mentale de fou furieux.

Et ça, c'est quand tout se passe bien.

Dès que l'on a un projet qui part en vrille, on se retrouve dans l'impossibilité de pouvoir tout gérer en parallèle. On priorise alors l'urgence, en délaissant les autres projets, qui ne vont du coup pas tarder également à aller dans le mur.

Vous n'imaginez pas le stress que l'on subit à gérer plusieurs projets en parallèle, ainsi que la pression qu'on se met nous même pour essayer de ne pas décevoir notre direction et notre entreprise.

14 ) Devoir respecter trop de processus inadaptés

Je vois beaucoup d'entreprises demander à leurs équipes projet de respecter coûte que coûte des processus internes qui ne sont pas adaptés à la gestion de projet mais qui en plus sont obsolètes et font perdre plus de temps et d'argent qu'ils n'en font gagner.

Tout ça pour respecter le sacro-saint process.

Pour l'avoir vécu plusieurs fois, c'est lourd, c'est démoralisant, c'est démotivant, et ça fait perdre un temps précieux sur les projets que l'on ne peut pas rattraper ni justifier auprès du client.

ça génère donc de l'insatisfaction client, ce qui augmente encore le stress et la pression subie par le chef de projet.

15 ) Beaucoup de responsabilités, mais peu d'autorité

Le chef de projet est le garant de la réussite du projet. ça tout le monde l'a compris. 

Et c'est ce qui fait que tout le monde se tourne vers lui pour avoir un état d'avancement du projet, pour poser une question, consulter un document, etc...

Et dès qu'une problématique survient, tout le monde lui demande des comptes : direction, client, managers, équipe projet, etc...

Pire, si des écarts au périmètre, au budget ou aux délais sont constatés, c'est le chef de projet qui prend des claques pour toute l'équipe projet. Peu importe que ce soit de sa faute ou pas.

C'est une position parfois inconfortable, car un chef de projet a beaucoup de responsabilités et doit rendre des comptes à tous concernant le projet, mais il a peu d'autorité dans les faits.

Il agit en tant que manager transversal et est certes le responsable de l'équipe projet pour ce projet, mais il n'a aucun pouvoir hiérarchique. Il arrive aussi que les ordres des managers opérationnels donnés aux collaborateurs rentrent en contradiction directe avec ce que le chef de projet leur demande de faire.

Un chef de projet a beaucoup de responsabilités, mais peu d'autorité.

Quelles stratégies adopter pour limiter le stress sur un projet ?

Bien que le stress soit une composante inhérente à la gestion de projet et au métier de chef de projet, il n'a pas à être négatif et vous n'avez pas à le subir et à vous détruire la santé. 

Voici 13 stratégies que je vous recommande d'adopter afin de réduire le stress et la pression subie sur un projet :

  1. Faire une gestion des risques efficace, tout au long du projet.
  2. Prendre le temps de bien préparer et cadrer votre projet.
  3. Planifier vos tâches et jalons et créer un diagramme de Gantt.
  4. S'assurer que la disponibilité, la motivation et les compétences des ressources sont en accord avec les besoins du projet.
  5. Soigner la communication orale et écrite avec l'ensemble des parties prenantes.
  6. Définir rôles et responsabilités grâce à la matrice RACI.
  7. Ne pas attendre les réunions projet pour traiter les problématiques.
  8. Faire une pause et prendre du temps pour soi.
  9. Piloter votre projet avec un tableau de bord.
  10. Avoir le courage de poser les bonnes questions.
  11. Accepter que tout ne se passe pas toujours comme prévu.
  12. Oser dire non.
  13. Prendre des initiatives pour le bien du projet.

1 ) Faire une bonne gestion de risques

La gestion de risques, ce n'est pas quelque chose que l'on bâcle lors de la phase de préparation du projet pour le présenter en réunion de lancement et ensuite l'oublier.

C'est quelque chose qui se fait tout au long du projet.

  • Créez au démarrage de votre projet un registre des risques.
    Il s'agit d'un document de pilotage projet répertoriant tous les risques identifiés sur votre projet.
  • Identifiez les risques pouvant survenir sur votre projet.
    Il en existe toujours, même sur les projets les plus simples. Il peut s'agir de risques techniques ou opérationnels, organisationnels, budgétaires, économiques, d'indisponibilité de ressources, etc...
  • Identifiez la probabilité de survenance.
    Il s'agit de la probabilité que ce risque pourrait apparaître et s'avérer vrai. Il peut s'afficher en pourcentage, ou selon des critères définis à l'avance, le plus souvent faible, moyen, élevé.
  • Indiquez les impacts s'ils étaient avérés.
    Que se passerait-il pour votre projet, votre organisation et le client si le risque apparaissait ? Listez les impacts sociétaux, techniques et financiers.
  • Déterminez un plan d'action pour chacun d'entre eux.
    Le but du jeu est d'imaginer un plan d'atténuation ou de mitigation pour chaque risque, afin d'éviter qu'il survienne.
  • Faites une revue des risques de façon régulière.
    Analysez et mettez à jour vos risques avant chaque réunion projet, et demandez-vous régulièrement si de nouveaux risques non identifiés jusque-là pourraient survenir. Si c'est le cas, répétez les actions ci-dessus.

2 ) Prendre le temps de préparer et cadrer son projet

Rusher un projet et vouloir agir et traiter des actions le plus vite possible, c'est une grave erreur. Cela vous mènera tout droit vers un pilotage à vue et au doigt mouillé, vers des actions à refaire plusieurs fois. C'est la meilleure voie pour aller droit dans le mur.

Au contraire, prenez le temps de préparer convenablement votre projet, et de le cadrer.

Pour cela, vous pouvez :

  • Rédiger une note de cadrage.
    Cela permet d'éliminer les zones de flou du projet, et de clarifier quels sont les objectifs à atteindre, ce qui est dans le périmètre du projet et ce qui est hors périmètre. Cliquez ici pour découvrir une méthode afin de cadrer efficacement un projet.
  • Identifier les dépendances entre tâches.
    Les dépendances sont des liens qui indiquent que telle tâche ne peut pas démarrer tant que telle autre n'est pas terminée. Elles vous montrent de quelle manière construire votre planning, et doivent être identifiées afin de calculer le temps minimum nécessaire pour réaliser le projet.
  • Estimer la durée de chaque tâche.
    Afin de construire un planning réaliste, il est indispensable d'estimer la charge de travail pour réaliser chaque tâche.
  • Préparer le plan projet ainsi que le plan de communication.
    Ces documents sont indispensables à la bonne organisation de votre projet. Ils décrivent en effet ce que vous allez mettre en place lors de la phase de réalisation, en terme de plan d'action, de moyens de communication, etc...
  • Organiser la réunion de lancement.
    Enfin, la réunion de lancement, ou kick-off meeting, permet de présenter l'ensemble de ces éléments au client et aux différentes parties prenantes du projet, afin d'obtenir leur aval et de passer à l'étape suivante du projet.

3 ) Gérer ses plannings et diagrammes de Gantt

Lors de la phase de préparation du projet, vous devrez également réaliser 1 ou plusieurs plannings, afin de visualiser le cadencement de votre projet et de le partager avec votre client et les utilisateurs finaux.

Je vous conseille à minima de créer :

  • Un rétroplanning, pour s'assurer que l'échéance de fin de projet est réaliste par rapport à la quantité de travail à réaliser.
  • Un macro-planning, pour présenter le cadencement du projet dans le temps, dans les grandes lignes.
  • Un diagramme de Gantt, pour présenter la vision détaillée et opérationnelle du projet, ainsi que les dépendances existantes entre vos tâches.

Vous pourrez également à l'issue identifier quel est le chemin critique du projet, sur lequel vous devez porter toute votre attention, pour éviter une dérive des objectifs.

Vous devrez être encore plus intransigeant sur ces points si vous gérez plusieurs projets en parallèle. Cela facilitera d'autant le switch d'un projet à l'autre.

4 ) S'assurer de la disponibilité, la motivation et les compétences des ressources

Pour constituer votre équipe projet, je vous recommande de vous assurer que :

  • Les compétences nécessaires pour réaliser les tâches sont identifiées.
  • Les collaborateurs pressentis disposent bien des compétences requises.
    C'est inutile de mettre un junior pour le faire monter en compétences si le client s'attend à un expert, et inversement : inutile d'affecter à un projet un senior si les actions à réaliser sont simples.
  • La disponibilité de ces personnes concorde avec les contraintes de délai du projet.
    Si personne n'est disponible pour réaliser votre projet dans les temps, il faudra soit négocier le report du projet avec le client, soit faire appel à des ressources externes.
  • Ces ressources sont motivées pour travailler sur le projet.
    Rien de pire que quelqu'un qui y va en traînant les pieds, parce qu'on lui a dit de le faire sans lui demander son avis

Pour cela, vous serez sûrement amené à négocier avec les managers opérationnels, ainsi qu'à vendre le projet et ses résultats en interne.

Une fois votre équipe projet recruté, ne considérez pas que tout est acquis, notamment si les experts techniques sont amenés à travailler en parallèle sur plusieurs projets (c'est souvent le cas en informatique par exemple).

Pour éviter des surprises le jour J, de devoir décaler le planning et vous justifier auprès du client, vous pouvez :

  • Vérifier la veille d'une action importante la planification de la ressource concernée.
    Cela vous permettra d'anticiper une planification en doublon, sur 2 projets à la fois.
  • Faire des points réguliers avec les experts et managers.
    Qui de mieux placé qu'eux pour vous indiquer le planning, les urgences à traiter et le temps nécessaire à chaque tâche. C'est aussi l'occasion d'appuyer sur l'importance d'avancer sur votre projet, et de prioriser des tâches.
  • Discuter avec les autres chefs de projet.
    Cela permet d'éviter des conflits de disponibilité, et de s'arranger entre chefs de projet.

5 ) Soigner sa communication orale et écrite

La communication est à la base de tout en gestion de projet. Pour vous éviter bien des tracas, tensions et conflits inutiles, je vous recommande de prêter attention à votre communication, aussi bien orale qu'écrite.

Voici quelques astuces pour cela :

  • Identifier les parties prenantes clés.
    Vous pouvez vous aider d'une matrice pouvoir intérêt, afin d'identifier les atouts sur qui vous pouvez vous reposer sur votre projet.
  • Communiquer de manière claire et concise.
    Utiliser des mots simples et des phrases courtes, et évitez les sigles techniques pour être compréhensible de tous.
  • Vérifier toujours que vous avez été compris.
    Assurez-vous que tout est clair pour tout le monde, pour éviter des incompréhensions et pertes de temps plus tard.
  • Laissez la place aux questions.
    Donnez toujours l'opportunité aux personnes de poser des questions pour préciser votre discours. Il n'y a pas de question bête, juste un orateur qui n'a pas été assez clair.
  • Reformulez systématiquement les besoins et attentes des parties prenantes.
    Pour être sûr d'avoir bien compris, reformulez à chaque fois ce que vous disent les acteurs projet.

6 ) Définir précisément les rôles et responsabilités

Pour être efficace en gestion de projet et éviter de se marcher sur les pieds les uns les autres, il est nécessaire de définir clairement quels sont les rôles et responsabilités de chacun, en commençant par l'équipe projet.

Vous pouvez pour cela utiliser une matrice RACI ou l'une de ses nombreuses alternatives,a fin de visualiser les responsabilités de chaque personne pour chaque tâche ou aspect d'un projet.

7 ) Ne pas attendre les réunions projet pour traiter les problèmes

Lorsqu'on fait face à une situation problématique, il faut tout faire sans attendre pour la régler. Vous ne pouvez pas vous permettre d'attendre 7 ou 15 jours la prochaine instance de réunion projet afin de régler le souci. 

Vous rencontrez une difficulté opérationnelle ? Traitez-la en direct avec l'équipe projet afin de trouver une solution de contournement.

Vous avez besoin de l'accord du client avant de réaliser quelque chose ? Appelez-le sans attendre.

Vous n'avez pas le pouvoir ni l'autorité nécessaire pour prendre une décision ? Faites remonter le point sans attendre aux membres du comité de pilotage. Au besoin, vous pourrez déclencher un comité de pilotage extraordinaire afin d'arbitrer sur la situation.

8 ) Faire une pause et relativiser

Le secret pour durer dans la gestion de projet, c'est de savoir relativiser et de prendre du temps pour soi.

Voici ce que je vous recommande de faire :

  • Ne déjeunez pas devant votre écran.
    Vous ne déconnectez pas vraiment en faisant ça. Prenez du temps pour vous, pour faire une vraie pause, et pour souffler un coup.
  • Faites du sport le midi ou allez marcher.
    C'est l'un des meilleurs moyens de décompresser qui existent.
  • Fixez-vous des horaires à ne pas dépasser le soir.
    Question de discipline personnelle. Il y a toujours quelque chose à faire ou à améliorer sur un projet, et on peut vite y passer des heures, au détriment de sa vie de famille ou de ses loisirs.
  • Ne rognez jamais sur le temps consacré à votre famille ou vos loisirs.
    On n'a qu'une vie, et on a trop souvent des regrets lorsqu'on est vieux de ne pas avoir vu ses enfants grandir, de ne pas avoir passé assez de temps avec eux, etc...
  • Demandez-vous toujours quel est le pire qui puisse arriver.
    Y a t-il mort d'homme si vous ne pouvez pas tenir le planning ? Des personnes seront-elles en danger ? Quel sera le coût financier de cet écart ? Ces questions nous permettent de relativiser et de nous rendre compte que dans la plupart des cas, l'impact est moins lourd que ce que l'on pensait.
  • Déconnectez votre téléphone les soirs et weekends.
    Cela vous évitera d'être tenté de lire vos mails. Idem pour votre pc portable, rangez-le dans sa sacoche et oubliez-le pour le reste du weekend. Quand vous êtes off, vous êtes off.

Enfin, gardez en tête que nul n'est tenu à l'impossible. Peu importe vos efforts, un planning irréaliste ne pourra jamais être tenu.

9 ) piloter finement le projet avec TDB

Si vous n'en avez pas encore un, je vous invite à construire un tableau de bord pour votre projet, afin de suivre l'état d'avancement du projet, la progression de chaque chantier, ainsi que les principaux indicateurs de performance. 

Vous pouvez commencer par un simple fichier Excel. Si vous utilisez un outil spécialisé en gestion de projet, il y a de fortes chances que celui-ci intègre déjà cette fonctionnalité.

10 ) avoir le courage de poser les bonnes questions

Il faut parfois savoir poser les questions qui dérangent ou que les autres n'osent pas poser, pour votre bien-être mais également le bien du projet.

Par exemple, voici quelques questions à se poser :

  • Le projet est-il rentable ?
  • Est-on en capacité de tenir les échéances du projet ?
  • Va t-on dépasser le budget et les charges estimées sur le projet ?
  • Cela vaut-il le coup de le continuer, ou ne vaudrait-il pas mieux arrêter prématurément le projet ?
  • Y a t-il une meilleure manière de le faire ?
  • Quels sont les risques encourus ainsi que les impacts ?
  • Pourquoi fait-on cela ? Quel est l'intérêt ?

11 ) Accepter que tout ne se passe pas toujours comme prévu

Comme disent les américains : Shit happens.

Il y a toujours une part d'inconnu et d'incertitude dans un projet. Malgré toutes vos bonnes intentions en préparation projet, vous ne pourrez jamais tout anticiper et tout prévoir.

Il faut l'accepter. Accepter que l'on n'a pas le contrôle sur tout. Accepter que des choses puissent évoluer en cours de route, parfois pour le meilleur.

Voici ce que vous pouvez mettre en place :

  • Vous adapter au changement et être flexible.
    Cela vous permet d'être proactif et de saisir l'opportunité en vol et de vous adapter, plutôt que de subir les impacts.
  • Faire confiance aux autres.
    Gérer un projet, c'est déléguer la réalisation de tâches à une équipe. On ne peut pas tout contrôler, et il faut accepter que votre manière de travailler n'est pas celle des autres. Plutôt que de vouloir tout contrôler et d'être sur le dos des collaborateurs, concentrez-vous plutôt sur les résultats produits.
  • Ne pas surplanifier votre journée.
    Laissez du mou dans vos journées, afin d'assurer le pilotage de votre projet, mais également pour pouvoir traiter les imprévus ou d'avoir la disponibilité nécessaire si besoin d'organiser d'urgence une réunion projet.

12 ) Le devoir de dire non

En tant que professionnel, vous avez le droit et le devoir de dire non. Plus facile à dire qu'à faire, je sais, mais c'est indispensable pour éviter de se faire bouffer.

Les situations ci-dessous s'y prêtent particulièrement bien :

  • Vous avez trop de projets en parallèle.
    Vous pouvez dire stop à votre manager et lui demander d'en retirer un et de l'affecter à quelqu'un d'autre, ou de le replanifier dans le temps, afin d'éviter une surcharge de travail.
  • Votre client souhaite passer de nouvelles fonctionnalités dans le périmètre projet.
    Si vous jugez que la charge de travail est trop importante, ou que cela pourrait mettre à risque le planning projet ou son budget, vous avez le devoir de refuser.
  • Les engagements et les attentes sont irréalistes.
    Osez dire non, particulièrement dans ce cas-là, afin de bien cadrer le projet. Autrement, quoi que vous fassiez, rien ne sera assez bien, et vous vous retrouverez avec un projet sans fin et un client insatisfait sur les bras.
  • Refuser un nouveau projet.
    Si vous ne disposez pas de la bande passante (disponibilité) nécessaire pour le traiter en plus du reste, vous avez le droit de le refuser, afin de garder un haut niveau de qualité sur les projets déjà lancés.

13 ) Prendre des initiatives pour le bien du projet

Enfin, je vous encourage à prendre des décisions opérationnelles et des initiatives sur vos projets, particulièrement en ce qui concerne la modification du plan d'action, la mise en place de plans d'atténuation et de mitigation des risques, ainsi que la modification du plan de communication.

Également, si vous jugez que certains processus sont lourds et inadaptés et qu'ils pourraient nuire au projet, je vous invite à les contourner, au nom de l'innovation.


Thibault Baheux

Tour à tour chef de projet puis manager d'équipe depuis 2008, je suis aujourd'hui directeur de projet indépendant.

J'ai décidé via ce site de démocratiser la gestion de projets et de la rendre accessible à tous.

Mes certifications : Prince2 Foundation, CompTIA Project+ certified, PSM1, Lean Six Sigma Green Belt.


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