Qu’est-ce que le périmètre de projet et comment le définir ?

Parmi les critères de réussite d'un projet, la définition claire et précise du périmètre projet est probablement l'une des plus importantes.

Si vous avez déjà travaillé sur un projet, cette notion vous est sûrement familière. Qu'est-ce qu'un périmètre projet concrètement ? Qui le définit, et surtout comment ? 

Voici les éléments essentiels que vous devez connaître pour maîtriser la notion de périmètre de projet (project scope en anglais).

Périmètre de projet : définition

Le périmètre du projet, ou scope du projet, est l'ensemble des éléments qui composent un projet. Le périmètre du projet permet de limiter les dérives des objectifs, de s'assurer d'un travail de qualité, de cadrer le projet, et de visualiser ce qui doit être réalisé afin d'atteindre l'objectif.

Le scope du projet permet ainsi de cadrer le projet, et de sécuriser sa réalisation, aussi bien pour le commanditaire du projet que pour la maîtrise d’œuvre (celui qui réalise).

Comme chaque projet est unique et que vous ne disposez pas d'un budget illimité ni d'une équipe ad vitam æternam, il est primordial de déterminer avec précision le travail à réaliser (le périmètre projet) ainsi que ce qui n'est pas compris dans le projet (ce qui est hors périmètre).

Sinon vous vous retrouveriez avec un projet sans fin, dans lequel on vient rajouter toujours plus de fonctionnalités à développer et de tâches à réaliser.

C'est sur la base du périmètre de projet que l'on estime la charge de travail nécessaire, et donc bâtir le planning projet et le budget.

Enfin, le périmètre projet est également l'une des 3 composantes du triangle d'or de la gestion de projet, avec les coûts et les délais. Je vous invite à consulter mon article pour mieux comprendre la notion de triangle d'or / triangle QCD.

Il est parfois appelé la portée du projet par des chefs de projet aguerris, ce terme ayant été utilisée dans les anciennes versions du guide PMBOK.

Pourquoi la gestion du périmètre de projet est importante ?

D'après le Project Management Institute (PMI), 52 % des projets sont confrontés au redoutable phénomène de dérive des objectifs (Source).

La dérive des objectifs, c'est lorsque les objectifs et le périmètre du projet changent drastiquement en cours de route. Et si vous n'y prêtez pas attention, cette dérive des objectifs (ou scope creep) est ce qui guette votre projet.

En effet, les délais et le budget accordés au projet ne sont pas infinis. De la même manière, votre équipe projet n'est pas extensible. Du moins pas sans coûts supplémentaires.

Si les exigences et le travail à réaliser continuent de croître, vos ressources projet seront mises à rude épreuve, votre budget explosera, et vos échéances seront sans cesse repoussées, puisqu'il y a toujours de nouvelles choses à réaliser.

D'où l'importance de gérer efficacement et de manière impartiale votre périmètre de projet.

Une gestion efficace du périmètre de projet vous aide à respecter le plus fidèlement possible votre plan initial pour mener à bien votre projet, en respectant les délais et le budget alloué.

Bien gérer son périmètre de projet apporte également quelques avantages non négligeables au chef de projet :

1. Une meilleure maîtrise des échéances du projet.
   En respectant le plus possible votre plan initial, vous devriez être en mesure de tenir les délais du projet, et ainsi d'éviter retards, frustrations et coups de bourre.
   
2. Le respect du budget alloué au projet.
   Une gestion de périmètre bien faite, c'est l'assurance d'un budget maîtrisé. En effet, le temps c'est de l'argent. Et ajouter sans cesse de nouvelles choses au périmètre rajoute de la charge de travail, ce qui fait sensiblement exploser le budget. Vous pouvez donc vous prémunir de cet effet néfaste.
   
3. Des collaborateurs plus motivés.
   Les projets mal menés, les périmètres changeants à chaque heure de la journée, les dérives des objectifs... On ne va pas se mentir, tout ça démotive sur le long terme les personnes. En gérant et en maîtrisant votre périmètre, vous maintiendrez plus longtemps la motivation et l'engagement de l'équipe.
   
4. Une équipe projet moins sous pression.
   La charge de travail est mieux répartie dans le temps, et l'équipe n'est plus sous pression de devoir faire quelque chose en urgence, au dernier moment.
   
5. Une efficacité à toute épreuve.
   Vous n'êtes plus pollué sans cesse par de nouvelles choses à faire en urgence, vous n'avez plus 36 000 choses à mener en parallèle. Toute l'équipe peut se concentrer sur une seule chose : apporter de la valeur au commanditaire du projet.
   

Pourquoi est-ce primordial de définir le périmètre de manière précise ?

Définir le périmètre et la portée d'un projet est une étape indispensable. Vous ne pouvez pas la sauter, sous peine de quoi votre projet se transformera inévitablement en échec.

Mais pourquoi est-ce si important de spécifier le périmètre d'un projet ? Plusieurs raisons à cela :

• Permettre une meilleure compréhension du projet.
  Un projet est par nature complexe et incertain. Se lancer dans la réalisation d'actions sans être passé par la case de définition du périmètre projet est tout simplement suicidaire.
  
  Cadrer le périmètre projet, c'est comprendre les enjeux, les tenants et aboutissants du projet, savoir quoi réaliser et quoi éviter pour éviter de tomber dans le piège de la surqualité.
  
• Établir un plan d'action et lister les tâches à réaliser.
  Comment savoir ce que l'on doit faire si on baigne dans le flou ? Pour dresser une liste d'actions et mettre sur pied une équipe d'experts, il n'y a qu'un prérequis : avoir un périmètre de projet clair et précis.
  
• Éviter le hors-sujet.
  Définir le périmètre d'un projet permet d'éviter de réaliser des actions qui ne servent à rien et n'aident pas à atteindre l'objectif du projet. Cela permet d'éviter également la surqualité.
  
• Limiter la dérive des objectifs.
  Un projet flou est un projet sujet à interprétation. Chacun peut donc comprendre ce qu'il veut et se lancer dans la réalisation d'actions, sans s'assurer au préalable que c'est bien ce que souhaitait le commanditaire du projet ou le client.
  
• Éviter l'explosion du budget et des délais.
  En cadrant précisément ce qui doit être fait, l'équipe projet est en mesure d'estimer précisément ses charges et les ressources dont elle a besoin. Le chef de projet peut alors piloter de manière fine l'évolution des délais et du budget alloué au projet.
  

Qui définit le scope du projet ?

Le commanditaire du projet, ou le client, décident généralement de ce qui doit être fait ou non dans le cadre d'un projet. Le périmètre du projet peut ensuite être débattu et négocier avec un chef de projet, notamment dans l'un des cas suivants :

• Les échéances sont trop rapprochées et ne permettent pas de réaliser tout ce que le client a demandé.
  
• Le budget alloué au projet est insuffisant pour réaliser l'ensemble des fonctionnalités demandées.
  

Où définit-on le périmètre du projet ?

Le périmètre du projet est généralement défini dans un document qui se nomme la note de cadrage du projet, ou la charte de projet (deux noms pour un seul document).

Ce livrable permet d'expliciter les objectifs et enjeux du projet. Le chef de projet et son équipe s'appuieront sur ce document de référence au quotidien dans la gestion du projet.

Ces deux documents définissent la portée (ou périmètre) du projet, et indiquent aussi bien ce qui doit être fait et ce qui est considéré comme hors périmètre du projet. 

On y retrouve notamment :

• La liste des activités à réaliser dans le cadre du projet.
  
• La liste des livrables du projet.
  
• Les critères d'acceptation et de validation pour chacun des livrables.
  
• Le travail hors périmètre (ce qui ne sera pas fait pendant le projet).
  

Ces informations seront ensuite détaillées dans le cahier des charges technique et fonctionnel du projet, lors de la phase de préparation et de planification.

Enfin, on retrouvera également le détail du périmètre projet dans le plan de management de projet.

Quand définit-on le périmètre du projet ?

Le périmètre du projet est généralement défini lors de la phase d'initialisation du projet, puis détaillé et consolidé lors de la phase de préparation et de planification du projet.

Comment définir le périmètre du projet ?

Le périmètre projet est un ensemble d'éléments, qui tous ensemble définissent le travail à réaliser afin d'atteindre les objectifs du projet, dans le respect des échéances et du budget.

Ces éléments sont au nombre de 6 :

1. Les objectifs du projet.
2. La liste des livrables.
   
3. Les critères d'acceptation.
   
4. Les tâches et activités.
   
5. Les contraintes à respecter.
   
6. Le hors-périmètre.
   

1 ) Définir les objectifs du projet

Cette réflexion est menée lors de l'initialisation du projet. Le commanditaire doit réfléchir à ce qu'il cherche à accomplir au travers de son projet. 

L'idée ici est d'indiquer quel problème le projet cherche à résoudre, quels sont les résultats attendus et à quel horizon de temps.

Notez très clairement ces éléments, même si ceux-ci sont évidents et "connus de tous". D'expérience, je peux vous dire que ce qui est évident ne l'est pas pour tout le monde. 

En écrivant noir sur blanc vos objectifs projet, vous gagnerez du temps sur les étapes suivantes, et vous enverrez un signal fort à l'ensemble des parties prenantes : Voici la raison d'être du projet, voici la raison du travail que vous devez réaliser.

2 ) Définir les livrables projet

Il est maintenant temps de définir de manière précise les livrables à fournir pendant votre projet. 

Ceux-ci peuvent être de trois catégories différentes :

• Les livrables de produit.
  Il s'agit des livrables attendus dans le cadre du projet pour atteindre les objectifs fixés.
  
• Les livrables projet.
  Il s'agit des livrables de management de projet, à savoir tous les documents vous servant à piloter correctement votre projet.
  
• Les livrables de gestion.
  Il s'agit des livrables servant à communiquer des informations aux parties prenantes, comme : comptes-rendus de réunion, rapports d'avancement, etc.
  

je vous recommande pour vous faciliter la vie de vous appuyer sur un tableau de maîtrise des livrables, qui récapitule la liste des livrables à fournir, les échéances de livraison, ainsi que le statut et le pourcentage d'avancement de chacun d'entre eux.

3 ) Définir les critères d'acceptation

Les critères d'acceptation et de validation des livrables sont des indicateurs permettant à l'équipe et au client de mesurer le niveau de qualité et de conformité par rapport aux exigences du travail fourni.

On parle également parfois de definition of done, pour indiquer les critères qui définissent un travail 100% terminé.

Prenez le temps pour chaque livrable demandé d'indiquer quels sont les critères d'acceptation et de validation.

Ces critères devront être connus de tous, et bien sûr validés par le commanditaire principal du projet.

4 ) Définir les tâches et activités à réaliser

Les objectifs projet doivent être décomposés en activités et en tâches actionnables. Et la liste de ces tâches et activités doit apparaître dans le périmètre du projet. 

En effet, il s'agit des actions à effectuer pour mener à bien le projet.

Plus vous divisez votre projet en étapes spécifiques et concrètes, plus il sera facile d'identifier les tâches qui ne faisaient pas partie du plan initial.

Ce travail est également indispensable pour la planification du projet, lorsque vous devrez identifier les dépendances entre les tâches, ou encore estimer leur durée de réalisation.

Pour définir de manière précise ces tâches et activités, je vous recommande de réutiliser l'organigramme des tâches (OT) que vous dresserez en utilisant la méthode WBS.

5 ) Définir les contraintes à respecter

Chaque projet a son lot de contraintes. Et les contraintes définissent la manière dont vous allez travailler, la taille de votre équipe, les logiciels et outils utilisés, mais également les solutions que vous retiendrez. 

Il existe plusieurs types de contraintes :

• Contraintes de temps.
  Il peut s'agir d'échéances à respecter, de périodes pendant lesquelles il ne peut y avoir aucun changement, ...
  
• Contraintes budgétaires.
  Principalement le budget alloué au projet.
  
• Contraintes de ressources.
  On parle généralement de disponibilités de ressources. Concrètement, il s'agit de la disponibilité de chacun des acteurs projet, de la liste des congés, indisponibilités, ...
  
• Contraintes juridiques ou légales.
  Toute contrainte d'ordre légal à respecter, comme des modifications de loi, le RGPD, ...
  
• Contraintes techniques.
  Il s'agit ici des contraintes techniques, technologiques, de compatibilité entre outils ou machines, ...
  
• Contraintes organisationnelles.
  Le plus souvent, il s'agit de processus et procédures à respecter, d'organisation hiérarchique, de structure et processus de validation et de décision à respecter, ...
  
• Contraintes métier.
  Enfin, on retrouve les contraintes métiers, qui sont des contraintes spécifiques aux métiers impactés par le projet. Par exemple : contraintes RH, comptabilité, ...
  

6 ) Définir ce qui est hors périmètre

Pour gérer un projet, il est tout aussi important de connaître le travail à réaliser que de savoir ce qui ne doit pas être fait. 

Je sais, ça peut paraître contre-intuitif de marquer dans le périmètre ce qui n'est pas prévu dans le projet, mais ce n'est pas du temps de perdu.

En effet, détailler ce qui est hors périmètre et donc ce qui n'est pas compris dans le projet permet :

• De poser des limites claires pour tous.
  Utilisé en complément des critères d'acceptation, l'équipe projet sait ainsi exactement ce que l'on attend d'elle. En ayant une visibilité sur les limites du projet, les collaborateurs peuvent ainsi éviter de faire de la sur-qualité.
  
• D'éviter les incompréhensions du client.
  C'est quelque chose que j'ai souvent vécu en ESN (Entreprise de Service du Numérique) : les attentes du client ne correspondent pas à ce qui a été vendu ni au contrat qu'il a signé. Il n'a tout simplement pas compris ce que lui avait dit le commercial.
  
  Le hors-périmètre d'un projet permet de rappeler ces points ou de les expliciter afin que ce soit clair et limpide pour l'ensemble des parties prenantes, même les moins technique.
  
• De se prémunir contre de futurs changements d'objectifs et de périmètre.
  Si votre client vous fait part d'une demande de changement, ou s'il vous impose de nouvelles exigences, vous pourrez toujours lui ressortir votre périmètre de projet et ces limites pour lui prouver que vous en aviez déjà discuté et que ces points ne font pas partie du projet.
  
  Vous pourrez cependant les traiter en "add-on", au moyen d'un avenant, ou d'un nouveau projet à la suite de celui-ci.
  

Liste de questions à se poser pour bien définir son périmètre projet

Afin de définir précisément le scope du projet, il convient de répondre aux questions ci-dessous :

1. Quels sont les objectifs du projet ?
   Qu'est-ce qu'on cherche à atteindre via la mise en œuvre de ce projet ?
2. Quels sont les livrables attendus ?
   Qu'est-ce que le client s'attend à recevoir à la fin du projet : produit physique ou digital, service, documentation, etc.
   
3. Quel est le niveau de qualité attendu ? 
   Oui, posez bien la question, vous n'imaginez pas à quel point les incompréhensions sur ce sujet sont légions. Si le client souhaite un véhicule thermique, demandez-lui s'il s'agit plutôt d'un scooter, d'une Lada, d'une berline allemande automatique ou d'une Lamborghini. Ce n'est pas du tout le même coût derrière ! 
   
4. Qu'est-ce qui est hors périmètre ?
   Préciser ce qui doit être fait pour le projet est tout aussi important que de marquer les limites du projet. Qu'est-ce qui est considéré comme hors-sujet ? A partir de quand considère t-on que l'on est dans la surqualité ?
   
5. Quelles sont les contraintes à respecter ?
   Identifiez les contraintes métiers et organisationnelles dont vous devrez tenir compte dans le pilotage de votre projet : cela peut rallonger les délais, ajouter de la difficulté technique, vous faire revoir votre plan d'action.
   
6. Quels sont les critères d'acceptation ?
   Que signifie un projet réussi pour le client ? Ces informations vous permettront de déterminer les éléments de contrôle pour juger de la qualité des livrables sur votre projet.
   

Pour cela, je vous conseille de mener des entretiens avec le client , aussi tôt que possible. Ces entretiens peuvent être directifs (vous posez les questions), ou semi-directifs (la parole est au client mais vous demandez des précisions). 

Vous pouvez également programmer des ateliers de travail avec les différentes parties prenantes du projet : workshop, brainstorming, groupe de discussion, etc.

Je vous conseille vivement de conduire à minima des entretiens, et ce même si le client est rôdé à la rédaction de cahier des charges exhaustif. Il n'a pas forcément votre vision des choses, et a très bien pu passer à côté d'un point primordial. Nul n'est à l'abri d'une erreur.

Peut-on découper un projet en lots ?

Lorsque le périmètre projet est trop grand et complexe, il peut être utile de le découper en plusieurs lots distincts. Ces lots peuvent se suivre de manière séquentielle, ou se chevaucher dans le temps, en fonction de votre découpage.

Par exemple, sur un projet de migration de système d'information, on pourrait distinguer les lots suivants :

• Lot 1 - Conception et Architecture du nouveau système informatique
  
• Lot 2 - Test, Recette, Déploiement pilote
  
• Lot 3 - Déploiement en production à grande échelle
  

Le périmètre du projet est-il figé ?

Un projet est par définition complexe, incertain, évolutif. Il se rapproche en quelque sorte de la définition d'un monde VUCA.

Comme le monde change, un projet peut également changer en fonction de l'évolution du marché, de la concurrence, des difficultés techniques ou organisationnelles rencontrées sur la route, etc.

Il existe d'ailleurs deux écoles irréconciliables à ce sujet :

• La première, celle des méthodes prédictives.
  En se basant sur les méthodologies traditionnelles de gestion de projet, on limite le plus possible les évolutions du périmètre projet, afin d'éviter de remettre en cause tout le projet. Cela nécessite de passer beaucoup de temps sur la phase de préparation du projet.
  
• La seconde, le club des agilistes.
  En utilisant les méthodes agiles, cela nous laisse bien plus de possibilités pour faire évoluer le périmètre projet. C'est l'essence même de l'agilité : s'adapter au changement, constamment.

Je vous recommande de définir le plus précisément possible votre périmètre projet, méthodes agiles ou non. Toutefois, ce n'est pas parce qu'il est déterminé avec précision qu'il est figé. Laissez de la place pour les évolutions.

Figer un périmètre ne sert à rien si le produit obtenu à la fin ne répond pas ni aux besoins du client, ni au marché.