Livrable projet : Définition, Fonctionnement, Exemples

En gestion de projet, on entend souvent parler de livrables, sans trop savoir à quoi fait référence ce terme.

ça a l'air important dit comme ça. En fait, c'est même un concept indispensable à maîtriser en gestion de projet. En effet, sans livrables, il n'y a pas de projet.

Dans cet article, je vous explique tout ce qu'il y a besoin de savoir sur les livrables projet.

Qu'est-ce qu'un livrable projet ?

Un livrable projet est le résultat attendu d'une tâche ou d'un projet, qui prend généralement la forme d'un produit physique, d'un logiciel, d'un service ou encore d'un document. Il s'agit d'un résultat spécifique, tangible et mesurable.

Un projet peut avoir plusieurs livrables, parfois espacés dans le temps. En effet, tous les livrables ne doivent pas être fournis en même temps à la fin du projet. Certains sont liés à des phases et des jalons spécifiques du projet.

Les échéances et les critères d'acceptation de chaque livrable sont définis au début du projet. Le chef de projet peut retrouver ces informations aussi bien dans le cahier des charges que dans son tableau de suivi des livrables.

On distingue 2 types de livrables :

• Les livrables internes.
  Il s'agit de livrables propres au processus de gestion de projet, qui n'ont pas vocation à être partagé avec le client. Ils sont connus du chef de projet et de l'équipe projet.
  
  Autrement dit, il s'agit de tous les documents et outils nécessaires à la planification, au pilotage et au suivi du projet.
  
• Les livrables externes.
  Il s'agit de livrables destinés aux clients et utilisateurs finaux. Ces livrables ont généralement un lien direct avec le résultat attendu du projet et les exigences formulées par le client dans le cahier des charges.
  
  Ces livrables permettent de répondre aux objectifs fixés dans le cadre du projet.

Ainsi, un livrable peut correspondre au résultat final du projet, celui qui est attendu par le client. Mais pas que.

Les réalisations intermédiaires (planning, compte-rendu de réunion, documents de travail, etc) sont aussi des livrables.

Pour vous faciliter la vie, je vous ai créé un modèle de suivi des livrables, que vous pourrez télécharger gratuitement et adapter à votre besoin.

Différences entre livrables, jalons, objectifs et tâches

Les objectifs d'un projet fixe le cap à atteindre pour l'équipe. Ils définissent les résultats attendus par les parties prenantes du projet. Ils peuvent donner lieu à un ou plusieurs livrables.

Les livrables sont des éléments spécifiques, tangibles et mesurables, qui concrétisent les objectifs fixés. Il s'agit des résultats attendus sur le projet.

Les jalons sont des étapes-clés du projet, qui permettent de vérifier les objectifs intermédiaires, et d'acter le passage d'une phase du projet à la suivante. Les livrables sont vérifiés et validés lors de ces jalons. Leur conformité et validation est actée au travers d'un procès-verbal de recette.

Les tâches sont des activités à réaliser par les membres de l'équipe projet, et qui, mises bout à bout, permettent de créer les livrables attendus sur le projet.

Exemples de livrables projet

Voici une liste non exhaustive de livrables projet. 

Bien sûr, en fonction de la méthodologie de gestion de projets choisie, du cahier des charges de votre client, et de votre secteur d'activité, cette liste de livrable peut varier.

1 ) Livrables à destination des clients finaux

Les livrables à destination des clients finaux correspondent aux résultats attendus du projet, et répondent à des objectifs précis. 

En voici quelques exemples :

• Produit physique
  
• Maquette fonctionnelle
  
• Prototype
  
• Plans et schémas
  
• Application logicielle
  
• Rapports d'étude
  
• Rapports d'audit
  
• Documentation d'exploitation et mode d'emploi
  
• Plan de formation
  
• Nouveau service
  

2 ) Livrables de pilotage projet

Les livrables de pilotage projet, ou de gestion, sont utiles pour piloter, gérer et suivre au quotidien les activités du projet. 

En voici quelques exemples :

• Plan de projet
  
• Planning
  
• Charte de projet
  
• Note de cadrage
  
• Cahier des charges
  
• Étude de faisabilité
  
• Registre des risques
  
• Étude de marché
  
• Plan de communication
  
• Plan d'assurance qualité
  
• Appel d'offres
  
• Compte-rendu
  
• Supports de présentation
  
• Bilan projet
  

Pour vous faciliter la vie, je vous ai créé un modèle de suivi des livrables, que vous pourrez télécharger gratuitement et adapter à votre besoin.

Quand définir un livrable ?

Les livrables d'un projet sont définis en amont de la réalisation, et à l'initialisation du projet. Ils apparaissent dans la charte de projet, la note de cadrage et le cahier des charges.

Ils doivent être le plus clairement défini, afin d'éviter de perdre du temps et de livrer un résultat non conforme aux attentes.

Je vous conseille de définir de la façon la plus précise possible aussi bien la forme, que le contenu, l'échéance, ainsi que les critères d'acceptation de chaque livrable. Ces informations vous permettront de gérer la qualité de votre projet et de vous assurer que vos livrables sont bien conformes aux exigences.

Les livrables intermédiaires (les documents de travail du projet) sont définis lors de la phase de conception du projet.

Quand fournir un livrable ?

Lorsqu'un livrable est défini dans le cahier des charges, dans l'expression de besoin du client ou lors de la phase de conception du projet, il est généralement associé à une date butoir. 

Il s'agit de la date au plus tard à laquelle le livrable doit être remis. Elle peut correspondre aussi bien à l'échéance finale du projet qu'à un jalon particulier.

Le chef de projet va donc construire son planning en fonction des différentes dates butoir existantes au sein du projet, afin de s'assurer que l'ensemble des livrables soient remis dans les temps.

Cela est d'autant plus important que certains livrables conditionnent la remise des suivants. C'est ce qu'on appelle des dépendances. Par exemple, vous ne pouvez pas dresser les murs de votre maison si les fondations ne sont pas terminées.

Lors du kick-off meeting (la réunion de lancement projet), le chef de projet présente au client ses plans pour fournir les livrables à temps. Cela permet de balayer une dernière fois l'exhaustivité des livrables projets sur lesquels travailler.

Quel est le processus de validation d'un livrable ?

Le processus décrit ci-dessous est celui que j'ai le plus rencontré dans ma carrière de chef de projet : simple, concis, efficace.

Mais vous pouvez très bien mettre en place un processus de validation des livrables totalement différent, et bien plus complexe. Retenez juste ceci :

Les livrables peuvent-ils évoluer en cours de projet ?

Beaucoup de choses peuvent se produire en cours de projet : évolution du besoin initial, évolution du marché, modification des souhaits des utilisateurs finaux, évolution technologique ou sociétale à prendre en compte, imprévus, difficultés techniques, etc...

Les livrables projet doivent donc s'adapter afin de prendre en compte toutes ces variations. Ils peuvent donc évoluer en cours de projet.

En suivant les livrables et l'évolution du périmètre du projet, le chef de projet peut anticiper les risques de dérapage ou de baisse de la qualité, et réagir en conséquence.

Je vous conseille de consigner par écrit toute évolution des livrables. Les comptes-rendu de réunion, notamment les comptes-rendu du comité de pilotage, s'y prêtent particulièrement bien.

10 bonnes pratiques pour gérer vos livrables projet

1. Définir clairement les livrables le plus tôt possible dans le projet.
   Que ce soit dans le cahier des charges, l'expression de besoin du client ou lors de la phase de cadrage ou de conception du projet, plus les livrables seront définis tôt, plus votre pilotage et votre suivi des livrables en sera facilité.
   
2. Lister tous les livrables à fournir sur le projet.
   Cette liste se doit d'être exhaustive. Je vous conseille de la réaliser dans un fichier Excel. Vous pouvez utiliser ce modèle de suivi des livrables, prêt à l'emploi.
3. Partager vos livrables avec les acteurs-clés du projet.
   Même si certains livrables n'ont pas vocation à être partagé avec le client, n'hésitez pas à partager et transmettre l'information au sein de l'équipe projet. Les différents acteurs projet doivent être informés de l'état d'avancement des livrables et doivent pouvoir les consulter à tout moment.
   
4. S'assurer de l'exhaustivité des livrables avant chaque livraison au client.
   En tant que chef de projet, faites toujours un dernier tour pour vérifier que tout les livrables à remettre sont bien présents, finalisés et correspondent en tout point aux exigences du client détaillées dans le cahier des charges. Si vous notez des points de non-conformité, corrigez-les rapidement avec l'équipe projet.
   
5. Ne pas considérer un livrable comme terminé tant qu'il n'est pas officiellement validé par le client.
   Seul le client peut indiquer si le livrable répond à ses attentes et exigences en terme de fonctionnalités et de qualité. Toutefois, afin d'éviter des retours qui traînent toujours après plusieurs mois, je vous conseille de donner une date butoir à votre client pour donner son retour.
   
   Par exemple : "Sans réponse sous X jours de votre part, ce livrable sera réputé validé". Idéalement, mettez-vous d'accord sur ce délai lors de la réunion de lancement projet.
   
6. Mettre la validation des livrables à l'ordre du jour des comités de pilotage projet.
   Le COPIL est l'endroit idéal pour faire un point d'avancement sur les livrables et collecter les feedbacks clients.
   
7. Consigner par écrit la validation des livrables.
   Que le client valide le livrable ou remonte des réserves, consignez toujours tout par écrit dans un compte-rendu. En cas de conflit ultérieur sur la qualité des livrables, vous pourrez ainsi ressortir le document attestant que le client l'avait pourtant validé il y a plusieurs semaines. (croyez-moi, ça peut littéralement vous sauver la vie !)
   
8. Archiver les différentes versions de livrables.
   La v1 d'un document est rarement la version finale. Je vous conseille d'archiver les différentes versions de vos livrables, durant tout le cycle de vie du projet. Une fois le projet terminé, vous ne pourrez garder que les livrables finaux.
   
9. Tenir compte des réserves et remarques émises par les clients et utilisateurs finaux.
   Toutes ces remarques n'ont qu'un seul but : améliorer la qualité des livrables et du résultat final du projet. Tenez-en compte pour adapter votre pilotage projet et le travail de l'équipe en conséquence.
   
10. Piloter et suivre l'état d'avancement des livrables.
    La liste des livrables d'un projet est souvent conséquente. Certains livrables doivent être fournis à un jalon ou une date spécifique. D'autres ne peuvent être commencés que si les livrables précédents sont validés. Tout comme les tâches et le planning d'un projet, vous devez suivre l'état d'avancement des livrables.
    

3 erreurs à éviter avec vos livrables

Comment suivre les livrables projet ?

Afin de piloter et suivre l'état d'avancement de vos livrables projet, je vous invite à lancer votre tableur préféré  et à créer un tableau de suivi des livrables contenant les éléments suivants :

• Le numéro d'identification du livrable.
  Ce numéro doit être unique. Le plus simple est de commencer à 1, puis d'incrémenter de 1 à chaque nouveau livrable.
  
• Le lot du projet.
  Si le projet comporte plusieurs lot, cette mention permettra de filtrer plus facilement les livrables concernant le lot en cours.
  
• Le nom du livrable.
  Planning projet, charte de projet, compte-rendu COPIL du 23.04.2021. Le nom du livrable doit vous parler.
  
• La description de l'attendu.
  En 2 ou 3 lignes, décrivez quel doit être le contenu de ce livrable et son but.
  
• Le responsable du livrable.
  Il s'agit de celui qui est en charge de créer et modifier le document.
  
• L'état d'avancement.
  Généralement, les statuts d'avancement sont les suivantes : A faire, En cours, A vérifier, Livré, Validé, A revoir. Vous êtes bien sûr libre d'y apporter toutes les modifications que vous souhaitez.
  
• La version.
  Il s'agit de la version actuelle du livrable.
  
• La date de livraison attendue.
  Il s'agit de la date butoir "au plus tard" à laquelle fournir le livrable.
  
• La date de livraison réelle.
  Il s'agit de la date à laquelle vous avez remis le livrable au client. Cette date peut être en avance ou en retard sur la date de livraison attendue, une avance étant bien sûr préférable pour vous. 🙂
  
• La date de validation.
  Il s'agit de la date à laquelle le livrable a été validé.
  
• Le validateur.
  Qui est en mesure de valider le livrable et d'attester sa conformité par rapport aux attentes et exigences du client ? S'agit-il d'une personne particulière ? Du comité de direction ? Du chef de projet client ? Du comité de pilotage ?
  
• Les commentaires et réserves.
  Notez ici tous les commentaires ou toutes les réserves qui pourraient vous être remontés.
  

Pour vous faciliter la vie, je vous ai créé un modèle de suivi des livrables, que vous pourrez télécharger gratuitement et adapter à votre besoin.