« T’inquiète, on a rédigé les process ». Je ne sais pas pour vous, mais moi j’ai les poils qui se hérissent à chaque fois que j’entends ça.
Tout simplement car les « process », ça n’existe pas. Il y a des processus, des procédés et des procédures, et il existe bien des différences subtiles entre ces 3 concepts, mais néanmoins super importantes à connaître.
Dans cet article, nous allons creuser le sujet et voir quelles sont les différences entre un processus, une procédure et un procédé.
Différences entre processus et procédures
Les concepts de processus et procédures sont deux éléments liés entre eux, et pour lesquels il est indispensable de faire la distinction, notamment en management de la qualité :
- Le processus.
Un processus est une approche holistique, impliquant des activités interconnectées et coordonnées qui visent à produire un résultat souhaité. Ils sont souvent flexibles, et peuvent avoir un impact sur plusieurs parties prenantes et départements au sein d’une organisation. Ils fournissent une vue d’ensemble des activités et permettant une gestion de la performance globale. - La procédure.
Une procédure se concentre sur des instructions détaillées et spécifiques pour accomplir une tâche précise. Elle est plus structurée, souvent récurrente et durable, et est révisée périodiquement pour qu’elle continue à « coller au terrain ». Les procédures sont plus détaillées que les processus. Elles sont souvent utilisées pour assurer la cohérence, la qualité et la conformité dans l’exécution des tâches.
| Caractéristiques | Processus | Procédure |
|---|---|---|
| Description | Série d’activités interconnectées et coordonnées qui travaillent ensemble pour produire un résultat souhaité (transformer des entrées en sorties). | Séquence spécifique et détaillée d’actions à suivre pour accomplir une tâche précise. |
| Objectif | Améliorer l’efficacité et la performance globale de l’organisation. | Assurer la cohérence, la qualité et la conformité dans l’exécution des tâches. |
| Niveau d’abstraction | Plus élevé, représente une vue d’ensemble. Un processus peut être visualisé au niveau de l’entreprise. | Plus détaillé et spécifique, focus sur des aspects opérationnels. |
| Impact | Affecte plusieurs parties prenantes & services de l’entreprise. | Limité à une activité ou un domaine spécifique. |
| Responsabilité | Partagée entre différentes parties prenantes. | Attribuée à une personne ou une équipe spécifique. |
| Durée | Peut être récurrent et durable. | Plus souvent ponctuel, lié à une tâche ou une action spécifique. |
| Évolution | Peut connaître des améliorations continues ou des ajustements successifs. | Peut être révisée périodiquement, lorsque la manière d’effectuer une tâche a évolué. |
| Structuré | Oui | Oui |
| Holistique | Oui | Non |
| Détaillé | Non | Oui |
| Flexibilité | Oui | Un peu moins |
Pour aller + loin : Je vous explique dans cet article quelles sont les différences entre une méthode et un processus.
Qu’est-ce qu’une procédure ?
Une procédure est un mode opératoire, un moyen de standardiser et de formaliser une méthode pour accomplir une tâche spécifique.
Elle permet d’assurer la cohérence, la qualité et l’efficacité dans l’exécution des activités. Les procédures peuvent être utilisées dans divers domaines, tels que la production, la gestion des ressources humaines, la comptabilité, etc.
Une procédure bien rédigée doit être claire, concise et compréhensible pour les personnes chargées de l’exécuter.
Elle doit inclure des informations sur les étapes à suivre, les outils ou les ressources nécessaires, les délais, les responsabilités des personnes impliquées, et les critères de validation ou de conformité.
Qu’est-ce qu’un processus ?
Un processus est une séquence d’activités interdépendantes qui sont liées de manière logique et qui contribuent à la réalisation d’un objectif commun.
Il peut impliquer plusieurs étapes, différentes parties prenantes et des flux d’informations ou de matériaux.
Les processus sont souvent représentés sous forme de diagrammes de flux ou de cartographies, afin de visualiser les différentes étapes, les décisions prises, les entrées et sorties, ainsi que les responsabilités associées.
La gestion des processus vise à améliorer l’efficacité, la qualité et la performance globale d’une organisation.
Qu’est-ce qu’un procédé ?
Un procédé est une méthode ou une séquence d’opérations spécifiques utilisées dans un contexte technique ou industriel pour accomplir une tâche précise. C’est une activité concrète, physique, qui permet de transformer la matière et créer de la valeur.
Les procédés sont souvent associés à des opérations de fabrication, de transformation ou de production. Ils peuvent être plus spécialisés et se concentrer sur des aspects techniques ou des techniques spécifiques nécessaires pour atteindre un résultat spécifique.
Comment choisir entre processus et procédure ?
En tant que chef de projet, vous êtes responsable de la gestion et de l’organisation d’un projet.
Et peu importe la méthodologie de gestion de projet que vous choisissez, les processus et les procédures vous seront utiles dans votre tâche.
- Les procédures vont vous servir à vous et à l’équipe au quotidien pour réaliser des actions détaillées.
- Les processus vont vous permettre d’avoir une vue d’ensemble (une vue macro) sur le projet, et permettent aussi d’anticiper à qui vous devrez faire appel pour chaque étape de votre projet.
A quoi sert un processus pour le chef de projet ?
Les processus fournissent une approche globale pour gérer les activités d’un projet. Ils vous aident à établir une structure et des étapes claires pour atteindre les objectifs fixés.
En utilisant des processus, vous pouvez :
- Assurer une vue d’ensemble.
Les processus vous permettent d’avoir une vision globale du projet en identifiant les principales activités, les interdépendances et les interactions entre les différentes parties prenantes. - Gérer la performance de l’équipe projet.
Les processus vous aident à évaluer et à améliorer la performance globale du projet en identifiant les points faibles, les goulots d’étranglement et les opportunités d’optimisation. - Favoriser la collaboration entre acteurs projet.
Les processus clairs et bien définis facilitent la collaboration entre les membres de l’équipe en fournissant des directives sur les responsabilités, les livrables attendus et les jalons à atteindre. - Gérer les risques : Les processus vous aident à identifier, évaluer et gérer les risques associés au projet, en mettant en place des mécanismes de contrôle et de suivi appropriés.
A quoi sert une procédure pour le chef de projet ?
Les procédures fournissent des instructions détaillées sur les actions à entreprendre pour accomplir des tâches spécifiques dans le cadre du projet.
En utilisant des procédures, vous pouvez :
- Assurer la cohérence des actions.
Les procédures garantissent que les tâches sont exécutées de manière cohérente et conforme aux normes et aux exigences du projet. - Réduire les erreurs.
Les procédures détaillées permettent de minimiser les erreurs et les risques d’omission, en fournissant des directives étape par étape sur les actions à suivre. - Faciliter la formation des intervenants.
Les procédures documentées facilitent la formation des membres de l’équipe, en leur fournissant des instructions claires et compréhensibles sur les activités à réaliser. - Assurer la conformité des livrables.
Les procédures peuvent être utilisées pour s’assurer que les activités du projet respectent les réglementations, les politiques internes et les exigences contractuelles.
Quelle est la relation entre procédure et processus ?
Les procédures et les processus sont étroitement liés dans la gestion des activités d’une organisation.
En effet, les procédures sont des composantes essentielles des processus plus larges, fournissant des instructions détaillées sur la manière d’accomplir des tâches spécifiques au sein du processus global. Elles garantissent la cohérence et la qualité des activités.
Les processus, quant à eux, influencent les procédures en déterminant les exigences spécifiques des activités. Les processus façonnent ainsi les procédures en fonction des dépendances entre les activités, des flux d’informations et des interactions avec les parties prenantes.
De plus, les processus fournissent un cadre pour évaluer et améliorer les procédures, en favorisant une approche d’amélioration continue.
