Dans certaines entreprises, notamment les sociétés de conseil, on parle parfois de chefferie de projet en plus de la traditionnelle gestion de projet.
Quelles sont les notions qui se cachent derrière ce terme ? Je vous dis tout dans cet article.
Qu’est-ce que la chefferie de projet ?
La chefferie de projet, c’est l’art de piloter et gérer un projet, en veillant à ce que plannings, budgets et objectifs soient respectés. Pour un pilotage optimisé, le chef de projet doit coordonner les équipes au quotidien.
En d’autres mots, la chefferie de projet est la même chose que la gestion de projet. Ces termes sont interchangeables en France.
Chaque projet est donc confié à un chef de projet, qui a en charge la bonne réalisation de celui-ci, ainsi que son pilotage et son suivi. Il doit être capable de motiver et d’engager l’équipe projet, afin de pouvoir fournir les livrables demandés en temps voulu au client, et au niveau de qualité souhaité.
Pour vous donner quelques exemples de projet et d’objectifs :
- Dans le domaine du marketing, une chefferie de projet peut consister à mettre en place un nouveau site web, ou à lancer une campagne marketing.
- Dans le domaine IT, cela peut consister à développer une nouvelle application métier, ou encore à migrer ou remplacer une brique du système d’information de l’entreprise.
- Dans le domaine BTP, il peut s’agir de projets de construction neuve, ou de projets de réhabilitation ou encore de rénovation.
- Dans le domaine ERP, la chefferie de projet peut consister à modifier le paramétrage d’un ERP, ou encore à migrer d’un ERP à un autre, sans perte de données.
Quels sont les enjeux de la chefferie de projet ?
Derrière la chefferie de projet se cachent de nombreux enjeux, aussi bien pour le chef de projet en charge de le réaliser, que pour l’entreprise. En voici les principaux :
- Les objectifs projet.
La raison d’être d’un projet est d’apporter des bénéfices financiers, organisationnels, etc… Les objectifs sont bien sûr uniques à chaque projet. Pour connaître les enjeux, parfois colossaux, je vous invite à vous demander : « Que se passerait-il si le projet échouait ? Quelles seraient les conséquences pour l’entreprise ? Que se passerait-il si rien ne changeait ? « - La gestion du temps.
Il y a toujours mille et une choses à faire dans un projet. La clé, c’est de prioriser, et de gérer son énergie. En effet, un chef de projet peut vite se laisser déborder, et enchaîner les réunions, ateliers, et autres sessions de brainstorming, et enchaîner des heures et des heures. Un bon chef de projet doit pouvoir se concentrer sur ce qui importe le plus pour son projet, et doit apprendre à déléguer. - La planification.
Planifier en chefferie de projet, c’est le nerf de la guerre. Certaines tâches sont des prérequis à d’autres. D’autres ne peuvent pas démarrer avant une certaine date. Certaines actions vont être menées en parallèle. C’est au chef de projet de décider du cadencement de son projet, au travers d’un planning, d’un macro-planning ou d’un diagramme de Gantt. - La coordination de l’équipe.
Un projet, c’est un travail d’équipe. Et il incombe au chef de projet de faire travailler ensemble et de faire communiquer tous les acteurs projet entre eux. Ces acteurs projet peuvent parfois se compter par dizaines, et être répartis sur autant de lieux, de fuseaux horaires et/ou de sociétés différentes. - La gestion des risques.
Tout projet comporte des risques. Certains acceptables, d’autres potentiellement dévastateurs. Le chef de projet doit les identifier, les rendre visible, mais aussi les traiter, pour éviter qu’ils ne se produisent. - La gestion des coûts.
Peu importe les efforts déployés, on en revient toujours à : combien ça coûte. Le budget d’un projet n’est pas illimité, et chaque action, chaque retard a un coût. Le chef de projet doit gérer au quotidien les coûts et le budget, et faire des projections pour s’assurer de rester dans le vert. - La gestion de l’équipe.
Coordonner l’équipe ne suffit pas, il faut aussi la gérer au quotidien. En chefferie de projets, le chef de projet est en quelque sorte un manager transversal. Il est en capacité d’animer, de motiver, de gérer l’équipe au quotidien, pour les besoins du projet, mais il n’a aucun lien hiérarchique avec ces personnes. - La gestion des parties prenantes.
Les parties prenantes ont toutes un rôle à jouer dans le projet. Il peut s’agir de clients, responsables et directeurs, référents métier, fournisseurs, … Le chef de projet doit communiquer au quotidien avec l’ensemble de ces acteurs, afin de s’assurer que tout le monde embarque bien dans le projet et souhaite aller dans la même direction.
Avantages & Inconvénients de la chefferie de projet
Avantages de la chefferie de projet
Pratiquer la chefferie de projet apporte plusieurs avantages intéressants pour celui ou celle qui pilote des projets :
- Autonomie.
Un chef de projet n’a pas le luxe d’attendre qu’on lui dise quoi faire. Il est celui qui connaît le mieux le projet, et qui comprend les objectifs et enjeux de celui-ci. Il doit être pro-actif, et faire en sorte que son projet avance, sans attendre d’ordres ou de validations de sa hiérarchie. Si vous aimez l’autonomie, ce poste est fait pour vous. 😉 - Responsabilisation.
La chefferie de projet apprend à se responsabiliser. Aussi bien en tant que chef de projet qu’en tant qu’acteur projet. Face à un obstacle, lever les bras en criant « c’est pas moi » n’est pas une option. Gérer un projet, c’est synonyme de prendre des décisions, de contourner les difficultés, de se motiver seul, mais aussi d’assumer ses erreurs. - Organisation et rigueur.
Pour délivrer un projet, pas le choix : vous devez être organisé et rigoureux. Alors bien sûr, sans méthodes et au doigt mouillé, vous arriverez tôt ou tard à finaliser le projet. Mais à quel prix ? - Flexibilité.
On demande souvent aux personnes d’être agiles. Je préfère le terme de flexibilité. S’accrocher coûte que coûte au plan d’action pensé il y a 3 mois ne sert strictement à rien. Les hypothèses sur lesquelles vous vous êtes basées ont pu être invalidées. Des obstacles vous obligent à revoir et adapter votre plan d’action. Bref, la flexibilité est votre meilleure alliée. - Ouverture au changement.
Il peut y avoir tout un tas de changements tout au long d’un projet : obstacles et contraintes dont il faut tenir compte, modifications du périmètre projet à la demande du client, … Un bon chef de projet considère qu’un changement est une opportunité. Mais avant de dire oui, je vous conseille de bien analyser les risques et impacts (négatifs comme positifs) associés à ce changement. - Apport de valeur.
Déployer la chefferie de projet, c’est maximiser l’apport de valeurs pour la société, et s’assurer que les projets vont bien délivrer les bénéfices attendus. - Satisfaction personnelle.
Lorsqu’on gère un projet, on obtient de la satisfaction personnelle dans le fait de le voir avancer, de voir les choses se construire petit à petit. Mais on a aussi l’impression d’avoir fait du travail qui compte, et d’avoir apporté de la valeur immédiate à quelqu’un. Et ça, ça n’a pas de prix. - Toujours quelque chose à apprendre.
Enfin, peu importe le secteur d’activité, on apprend toujours quelque chose de neuf sur un projet. Qu’il s’agisse de méthodologie, d’outils, de bonnes pratiques, de spécificités métiers ou sectorielles, …
Inconvénients de la chefferie de projet
Pour autant, la chefferie de projet n’a pas que des avantages. Le métier de chef de projet est unanimement reconnu pour ces inconvénients :
- Charge de travail conséquente.
Je ne vous cache rien, être chef de projet, c’est un peu intervenir sur tous les fronts. Si vous imaginez pouvoir rester derrière votre écran à manipuler des données dans Excel, vous vous mettez le doigt dans l’œil.
Gérer un projet, ça signifie aller sur le terrain, parler avec les experts techniques, participer à des réunions ateliers et autres comités de pilotage, à réviser le plan d’action et le planning, à contrôler les tâches réalisées et la consommation du budget, etc… Point positif : vous ne vous ennuierez jamais. - Métier stressant.
Qui dit charge de travail conséquente dit métier stressant. Selon une étude menée par LinkedIn entre Mars et Juin 2024, le métier de chef de projet est celui qui est le plus exposé au burnout (Source). - Poids des responsabilités.
Quand tout va bien, vous êtes le roi du monde. Quand tout va mal, tout le monde vous tombe dessus pour vous demander des comptes. C’est le désagrément des responsabilités. Et c’est exactement la même chose pour les postes de manager et directeurs. - Pression des parties prenantes.
On peut enfin subir au quotidien des pressions des clients, parties prenantes mais aussi de notre Direction, concernant la tenue des échéances et le suivi du budget. Compréhensible, sauf que parfois les chiffres annoncés sont totalement délirants.
Principaux rôles et responsabilités d’un chef de projet
Un chef de projet est le responsable d’un projet de A à Z, de son lancement jusqu’à sa clôture. Cela comprend la définition des objectifs, la planification, le suivi du budget et des coûts, la gestion et la coordination de l’équipe projet, et la gestion des risques.
Bien que ce ne soit pas obligatoire, un chef de projet peut être amené à gérer plusieurs projets en parallèle.
Dans certaines entreprises, il peut également y avoir des chefs de projet différents, affectés au même projet, en fonction de la phase dans laquelle il se trouve.
Par exemple : J’interviens lors de la phase d’initialisation du projet, afin de correctement le cadrer et de bien définir les objectifs. Puis je vous passe la main pour que vous puissiez gérer l’organisation, la planification, la réalisation et le suivi dudit projet.
Pour aller + loin : Consultez cet article pour découvrir plus en détails les rôles et responsabilités qui incombent au chef de projet.
Principales tâches d’un chef de projet
Les tâches d’un chef de projet englobent une variété de tâches, axée autour de la gestion de projet, de la coordination des équipes, de la planification et de la gestion des risques.
Le cadrage projet, la planification détaillée, la gestion des ressources, le pilotage des risques, la gestion du budget, le suivi et le contrôle du budget, des livrables et des délais sont indispensables et indissociables pour atteindre les objectifs fixés.
Un chef de projet doit également communiquer au quotidien avec son équipe et l’ensemble des acteurs impliqués de près ou de loin dans le projet.
Il doit également animer et motiver son équipe au quotidien, et s’assurer que tout le monde avance au même tempo et dans la même direction.
Pour aller + loin : Découvrez dans cet article quelles sont les compétences nécessaires pour devenir chef de projet.
Par où commencer pour mieux gérer ses projets ?
Vous l’avez compris, la chefferie de projet ne s’invente pas.
Gérer un projet sans méthode, sans outils efficaces, et au doigt mouillé, c’est la catastrophe assuré.
Pour démarrer en chefferie de projet, je vous conseille d’apprendre ou d’approfondir une méthodologie de gestion de projet adaptée à votre secteur d’activité. Pour vous faciliter la vie, j’ai listé dans cet article les méthodologies les plus intéressantes et les plus courantes.
Mon second conseil, c’est de faire preuve d’esprit critique, et de prendre du recul. On a vite fait de se retrouver la tête dans le guidon à traiter l’opérationnel. Et on peut très vite perdre la vision d’ensemble du projet.
Demandez-vous toujours si ce que vous faites est efficace, et si ça sert vraiment le projet. Demandez-vous s’il n’y a pas de moyen plus efficaces pour arriver à vos fins. Et prenez le recul nécessaire pour analyser votre façon de travailler et vos choix, afin d’identifier des éléments que vous pouvez améliorer.
