Quels sont les rôles et missions d’un chef de projet ?

Vous vous demandez concrètement ce que fait le chef de projet au quotidien. Et bien, cela dépend du projet. Il s'adapte. Chaque jour est différent et a son lot de surprises. 

Cependant, ses rôles, ses missions et ses responsabilités restent les mêmes de projet en projet.

Je vous détaille tout ça dans cet article.

Qu'est-ce qu'un chef de projet ? Définition

Le chef de projet, ou porteur de projet, est le responsable d'un projet. Il l'organise, le planifie et le gère de bout en bout. Il agit souvent de façon transversale, n'a pas de lien hiérarchique, mais pilote et manage quand même l'équipe projet, dans le cadre du projet.

C'est en quelque sorte le pilote dans l'avion. Il s'assure que tous les préparatifs sont réalisés avant le décollage, et est garant du fait que l'avion arrive à bon port après un vol le moins turbulent possible.

Pour cela, le chef de projet a de nombreux rôles, missions et responsabilités qui lui sont confiées.

Rôles et missions d'un chef de projet

Selon la méthodologie PMP et l'institut international PMI, le chef de projet est avant tout un agent du changement, qui s'approprie les objectifs du projet et utilise ses compétences et son expertise pour inspirer un sentiment d'objectif partagé, d'engagement et de motivation au sein de l'équipe projet.

Le chef de projet est donc un leader, un meneur d'équipe, qui doit avoir de multiples casquettes au quotidien, en fonction de l'avancement du projet et des besoins.

1 ) Un chef d'orchestre

Le chef de projet est un véritable chef d'orchestre, il donne le "la" du projet. Il donne la direction, il rend cohérent l'action de l'ensemble des acteurs projet, il les réunit sous une seule et même bannière : l'équipe projet.


Tout comme un chef d'orchestre, un chef de projet s'assure de la qualité de la prestation, l'un s'attachant au respect de l’œuvre, l'autre s'attachant au respect du projet et de ses objectifs.

2 ) Un architecte

Le chef de projet construit le projet : il aide à définir les objectifs, il creuse profondément pour déterrer les contraintes du projet et les besoins sous-jacents qui n'ont pas forcément été exprimés clairement au départ, il pose les fondations du projet...


Il va aussi dessiner la stratégie générale à adopter et le plan d'action détaillé.


Sans plan, en général ça part mal ...

3 ) Un planificateur

Le chef de projet est un planificateur de l'extrême : il jongle avec les tâches, comprend leurs relations (quelle tâche doit être faite avant telle autre) et il sait qui dans son équipe projet est le mieux placé pour traiter cette tâche.


Il planifie, pose des créneaux dans les plannings, et négocie avec les équipes et les managers hiérarchiques la disponibilité des ressources.

4 ) Un coordinateur

C'est aussi un formidable coordinateur.
Pour atteindre l'objectif d'un projet, il faut agir en équipe, et pas chacun dans son coin. Le chef de projet est là pour s'en assurer.


Il coordonne tout ce beau monde, s'assure que chaque chose est faite au bon moment, d'après le sacro-saint planning, et s'assure que tous les acteurs projet communiquent entre eux : hyper important,d 'autant plus quand les tâches de Jean-Mi impactent celles de Bob.

5 ) Un agent de liaison

Le chef de projet passe le plus clair de son temps à communiquer, pour :

• Transmettre les informations nécessaires au bon déroulement du projet.
• Rappeler les contraintes (budget, délais, ordonnancement des tâches) à respecter absolument.
• Faire communiquer et collaborer l'ensemble des parties prenantes du projet.
  

Mais là où on voit l'importance de ce rôle, c'est quand il est nécessaire de faire parler des utilisateurs métiers avec des acteurs purement techniques : ils ne parlent absolument pas le même langage, ils ne se comprennent pas, aucun ne fait d'effort et tout le monde se braque autour de la table.


Dans ces moments-là, on passe un beau moment... Et on comprend que le chef de projet a un vrai rôle d'agent de liaison : il joue le rôle de traducteur entre 2 groupes qui sont incapables de parler le même langage et de se comprendre.

6 ) Un animateur

Le chef de projet a aussi un rôle d'animateur.
Non pas comme ceux dans les centres aérés. Quoi que .... Parfois on s'en rapproche quand même. 😉


Il anime toutes les réunions projet, c'est lui qui prend la parole, lui qui expose les faits, lui qui récapitule et qui rédigera ensuite le compte-rendu.

7 ) Un facilitateur

C'est aussi un facilitateur : il est là pour aider les acteurs projet à faire leur job et à le faire bien. Pas pour leur mettre des bâtons dans les roues.


Il ne peut pas être sur le dos constamment de ses équipes même s'il doit contrôler que les tâches ont bien été effectuées pour éviter d'avoir de mauvaises surprises derrière.


Il doit sans cesse poser la question : "Comment puis-je t'aider ? Comment puis-je te faciliter la vie ? "

8 ) Un meneur

Le chef de projet doit faire preuve de leadership : c'est un meneur de troupes.


Il n'a aucun lien hiérarchique avec l'équipe projet, l'autorité pure ne fonctionne donc absolument pas.


Et les membres du projet peuvent avoir d'autres priorités, d'autres projets sur lesquels travailler. Priorités qui ont été fixées par leurs propres managers hiérarchiques, et qui viennent parfois en contradiction avec le projet que doit mener à bien le chef de projet.


Il doit gagner la confiance de l'équipe, il doit motiver les acteurs, et il ne peut le faire qu'en exprimant son leadership.

9 ) Un trouveur de solutions

Enfin, un chef de projet doit faire preuve de créativité, de réactivité et de prise d'initiative.


Peu importe la stratégie choisie, peu importe le temps passé sur la préparation du projet, il y aura des imprévus sur la route.
C'est le propre de tout projet.


Le rôle du chef de projet n'est pas de crier "au loup" (pas que, en tout cas), mais également de trouver un moyen de piéger le loup pour qu'il arrête d'emmerder tous ceux qui traversent la forêt.


Un chef de projet, c'est un résolveur de problèmes. Un trouveur de solutions. Et d'après les commerciaux qui ont vendu le projet au client, c'est un faiseur de miracles. 🙂

Responsabilités d'un chef de projet

Le chef de projet est un poste central dans une organisation, qui agit en mode transversal. Il est en effet susceptible de gérer des projets qui peuvent impacter l'ensemble de l'entreprise. 

C'est donc un poste qui se voit confier de nombreuses responsabilités :

• Garant du projet et de la qualité des livrables.
  Il est le responsable du projet, et des moyens mis à disposition pour le mener à bien et atteindre les objectifs fixés. Il s'assure également que les livrables fournis répondent bien au niveau d'exigence souhaité.
  
• Assure la gestion, le suivi et le pilotage du projet.
  Il suit l'avancement du projet au quotidien, et vérifie que le projet sera bien réalisé dans les temps, au budget prévu, selon le périmètre préalablement défini et au niveau de qualité souhaité. C'est ce qu'on appelle le concept oToBoS : on Time, on Budget, on Scope.
  
• Anime les réunions projet.
  Il anime également les comités projet (COPROJ) hebdomadaires ainsi que les comités de pilotage (COPIL) mensuels.
  
• Responsable de l'équipe projet au quotidien.
  Il gère de façon transversale l'équipe projet, les motive, crée une bonne ambiance d travail, et fédère les membres de l'équipe projet autour d'un objectif et d'une cause commune.
  
• Gère les risques et leurs impacts.
  Il identifie, suit, catégorise et traite les risques projet, afin d'éviter qu'ils ne surviennent.
  
• Production de rapports d'avancement et tableaux de bord.
  Il produit de façon régulière ou à la demande des rapports d'avancement, et met à jour ses indicateurs d'avancement et de performance sur son tableau de bord projet.
  
• Maintien de la documentation projet à jour.
  Le chef de projet s'assure également que la documentation proejt est à jour, et entretient et maintient l'ensemble des documents de pilotage projet : plannings, registre des risques, ...
  
• Conduit le changement.
  Il pilote le changement, communique en amont, et déploie le changement par petites touches, pour éviter autant que possible la résistance au changement.
  
• Assure la communication et la collaboration entre l'ensemble des parties prenantes du projet.
  Enfin, il vérifie que toutes les parties prenantes communiquent entre elles et se comprennent. Au besoin, il agit comme facilitateur afin de régler els soucis de communication.
  

Comment savoir si chef de projet est fait pour vous ?

Quelles compétences maîtriser pour être chef de projet ?

Afin de devenir un chef de projet, il est nécessaire d'avoir la maîtrise des compétences suivantes :

• Les méthodologies de gestion de projet.
  Pas besoin de connaître l'ensemble des méthodologies de gestion de projet. Une seule peut suffire, comme Prince2 ou encore PMP.
  
• Les techniques et outils de planification.
  La planification va vous servir au quotidien. Vous devez savoir estimer la charge de travail, identifier les dépendances entre tâches, et créer un planning ainsi qu'un diagramme de Gantt.
  
• La gestion des ressources.
  On attribue des ressources à chaque projet, aussi bien humaines que matérielles. Un chef de projet doit être en mesure de gérer ses ressources, son stock, son inventaire.
  
• Le management transversal.
  Il doit également maîtriser l'art de gérer et manager une équipe. Le management transversal est identique au management hiérarchique, à une nuance près : il n'existe aucun lien hiérarchique entre le chef de projet et son équipe. Il doit donc faire preuve de leadership.
  
• La gestion des risques.
  Les risques sont inhérents à tous les projets. Le chef de projet doit savoir les reconnaître, les identifier, les catégoriser, les suivre et mettre en place des plans d'action pour les atténuer.
  
• La conduite du changement.
  Chaque projet est vecteur de changement. Le chef de projet doit savoir comment amener le changement et mettre de son côté même les plus réticents à changer.
  
• Le management de la qualité.
  Il doit également connaître les techniques de management de la qualité, afin d'éviter de livrer quelque chose qui ne respecte pas les standards de qualité, tout en évitant de faire de la sur-qualité et donc de consommer plus de budget que nécessaire.
  
• Les techniques et outils de résolution de problèmes.
  Il y a toujours tôt ou tard des difficultés sur les projets. Le chef de projet doit connaître plusieurs techniques de résolution de problèmes et d'identification de cause racine, afin d'éviter de rester bloqué au premier imprévu rencontré.
  
• Les connaissances techniques et métiers minimum.
  Chaque secteur d'activité, chaque métier a ses spécificités. Le chef de projet doit connaître ces spécificités métiers afin de comprendre le contexte dans lequel évolue le projet, mais également de pouvoir communiquer, comprendre et se faire comprendre avec les autres acteurs du projet.
  

Qu'est-ce qui fait un bon chef de projet ?

Un bon chef de projet est un chef de projet qui est rigoureux, flexible, et est bon communiquant, aussi bien à l'écrit qu'à l'oral.

• Un bon chef de projet est rigoureux.
  La rigueur permet d'être méthodique, de procéder par étape, d'analyser la situation dans son ensemble, et de produire un plan d'action adaptée, permettant d'atteindre les objectifs du projet.
  
• Un bon chef de projet est flexible.
  La flexibilité ou l'agilité permet au chef de projet de réagir face à une difficulté ou un imprévu et de trouver une solution, afin de mener à bien son projet. Cela lui permet de réagir face à l'inconnu, ou encore à un changement de périmètre du projet.
  
• Un bon chef de projet communique beaucoup.
  La communication est la clé de tout en gestion de projet. On passe notre temps  communiquer avec l'ensemble des acteurs projet pour se synchroniser et travailler ensemble.