Le comité de pilotage projet est probablement la réunion la plus importante d’un projet, ainsi que la plus connue. Mais elle est souvent mal utilisée.
On s’imagine souvent le comité de pilotage comme une simple réunion de reporting à sa direction ou au client. C’est bien plus que ça.
Dans cet article, je vous explique en détails ce qu’est un comité de pilotage, quelles sont ses missions et ses responsabilités, qui peut y participer et comment il se déroule.
Je vous fournit également en bonus un support de présentation que vous pouvez réutiliser à votre guise.
Qu’est-ce qu’un comité de pilotage projet ? Définition
Un comité de pilotage, ou COPIL, est une réunion projet mensuelle qui permet de suivre l’avancement du projet, de le soutenir, de s’assurer de la qualité, et de prendre des décisions stratégiques. Le COPIL est animé par le chef de projet et dure généralement de 1 à 2 heures.
Chaque projet étant unique, le format du comité de pilotage ainsi que les participants peuvent évoluer. Il est donc primordial que chaque projet dispose de son propre comité de pilotage.
Le COPIL est un élément-clé dans le succès d’un projet. Sans comité de pilotage, le chef de projet serait laissé à son compte et pourrait vite se retrouver dans l’impossibilité de prendre une décision stratégique, ce qui bloquerait le projet.
Cette réunion projet se concentre ainsi sur la vision stratégique, ou vision haute du projet. Sont passés en revue le planning, la consommation du budget, le respect des objectifs définis, les risques du projet ainsi que les arbitrages à réaliser.
Pour ce faire, le chef de projet remonte l’ensemble des éléments à arbitrer lors du comité de pilotage. Il met également à jour les indicateurs de suivi et de performance du projet avant le COPIL, et s’appuie généralement sur un support de présentation pour animer la réunion.
| Thèmes | COPIL – Comité de Pilotage projet |
|---|---|
| Description | Réunion de suivi d’avancement du projet |
| Objectif | – S’assurer que le déroulement du projet est en accord avec les objectifs définis.– Suivre et contrôler les indicateurs-clés de performance et de succès. |
| Vision | Stratégique |
| Participants | Chef de projet & Directeur de projetSponsor projetChef de projet clientChef de projet prestataireDécideur clientReprésentant des parties prenantes (facultatif)Représentants métiers (facultatif) |
| Animateur | Chef de projet ou Sponsor projet |
| Durée | 1 à 2 heures(à adapter en fonction de la taille et de la durée du projet) |
| Fréquence | Mensuelle |
| Activités | – Suivre l’avancement du projet– Suivre la consommation du budget– Faire le point sur le planning– Suivre et contrôler les risques projet– Arbitrer sur les sujets bloquants– Vérifier les indicateurs de performance et de succès |
| Support de présentation | Recommandé (généralement sous forme de fichier PowerPoint .pptx) |
| Compte-rendu | Obligatoire ET formel |
Pour aller + loin : Dans cet article, on analyse les différences entre un comité de pilotage et un comité projet, et je vous indique quand choisir l’un ou l’autre.
Quelles sont les missions et responsabilités du COPIL projet ?
Le comité de pilotage a comme objectif d’assurer le bon déroulement du projet. Cette instance de gouvernance permet généralement au client et au prestataire de faire le point sur l’avancement du projet, de communiquer, de s’entendre et de prendre des décisions communes pour la suite du projet.
Ainsi, le COPIL projet a de nombreuses missions et responsabilités à son actif, parmi lesquelles :
- Soutenir le projet.
Les membres du COPIL partagent tous l’envie de voir le projet aboutir. A ce titre, ils le soutiennent en levant les obstacles et en affectant les ressources nécessaires au projet. - Prendre des décisions.
Le comité de pilotage prend des décisions en terme d’affectation de budget ou de calendrier projet chaque fois que nécessaire. - Résoudre les problèmes.
Les problématiques remontées par le chef de projet et qui nécessitent une prise de décision en dehors de l’équipe projet sont traitées en comité de pilotage. - Approuver le budget du projet.
La consommation du budget est suivie lors de cette instance de gouvernance. Le COPIL décide ensuite de s’il est nécessaire de rallonger le budget alloué au projet et si oui, décide de l’enveloppe budgétaire finale. - Suivre l’avancement du projet.
Le chef de projet présente les indicateurs de suivi et de performance du projet mis à jour, à l’ensemble des parties prenantes. Les écarts entre le plan et le réel sont mis en avant et expliqués. - Encourager le chef de projet.
Le comité de pilotage soutient et encourage le chef de projet dans son quotidien, en lui montrant qu’il n’est pas seul dans la conduite du projet, et qu’il n’est pas seul face aux difficultés. - Définir l’orientation stratégique du projet.
Cette réunion est l’occasion de définir ou redéfinir l’orientation stratégique à donner au projet, et de vérifier son adéquation avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. - Évaluer, approuver ou rejeter les plans projet.
Le chef de projet détaille le plan d’action imaginé avec l’équipe projet pour atteindre les objectifs du projet. Les membres du COPIL peuvent évaluer ce plan, l’approuver ou encore le rejeter. Tout rejet doit être justifié. - Identifier, surveiller et éliminer les risques projet.
Le chef de projet présente un suivi des risques projet à jour lors du comité de pilotage. C’est l’occasion de se focus sur les risques stratégiques et les impacts qu’ils pourraient engendrer s’ils survenaient. - Surveiller la qualité du projet.
Enfin, le COPIL a comme objectif de s’assurer de la qualité du projet, aussi bien concernant la qualité des livrables que le respect des besoins exprimés. Cela peut aussi concerner le planning projet, le suivi du budget ou le fait de s’assurer que le périmètre est stable et n’évolue pas de manière incontrôlée.
Qui participe au comité de pilotage ?
Le comité de pilotage permet de réunir le chef de projet, le sponsor du projet, le directeur de projet, le commanditaire du projet ou le client, ainsi que les décideurs, qui y participent tous de manière obligatoire.
Toutefois, en fonction de la nature et l’organisation de votre projet et des parties prenantes impliquées, la liste des participants peut évoluer.
Ainsi, vous pouvez inviter les participants suivants en facultatif au comité de projet :
- Chef de projet client.
Il est votre alter ego côté client. S’il existe, il est alors votre interlocuteur privilégié côté client sur le projet, il est donc normal de l’inviter aux comités de pilotage. - Chef de projet prestataire.
Il y a 2 écoles : ceux qui préfèrent écarter les prestataires des COPIL, pour éviter que des décisions stratégiques se propagent à l’extérieur de l’entreprise, et ceux qui les invitent. Si vous les écartez, vous devrez alors réaliser des points de synchronisation supplémentaires après le comité de pilotage, ce qui est consommateur en temps et en énergie. Personnellement, je préfère inviter le prestataire en question pour 30 minutes ou 1 heure durant le comité de pilotage, afin d’aborder ensemble la partie qui le concerne. - Représentant des parties prenantes.
Il peut s’agir de n’importe qui, que la personne dispose d’un pouvoir hiérarchique ou non. - Représentant métiers.
On parle parfois d’utilisateurs-clés. Il peut également s’agir de managers opérationnels ou de directeurs de service, par exemple un DRH. - Experts techniques.
Il peut être utile dans certains cas de faire intervenir des experts techniques, pour qu’ils expliquent ce qui va être mis en place dans le cadre du projet. - Experts fonctionnels.
Les experts fonctionnels apportent leur expertise sur le fonctionnement d’un processus métier, sur une application, sur les besoins des utilisateurs métiers. - Utilisateurs.
Même si c’est plus rare, les utilisateurs peuvent également participer à un comité de pilotage, soit en tant qu’observateur, soit en tant qu’acteur.
Pour faire simple, un comité de pilotage réunit les membres influents concernant votre projet, qu’ils aient une position hiérarchique ou non, ainsi que des experts opérationnels pour la force technique.
Qui anime le comité de pilotage ?
L’animation du comité de pilotage revient au chef de projet, au directeur de projet ou au sponsor de projet.
En 14 ans de carrière, j’ai toujours animé les comités de pilotage projet en tant que chef de projet, même les plus tendus et compliqués.
Lorsqu’un point était sensible, je l’évoquais pour donner du contexte avant prise de décision, puis je passais la main au sponsor projet pour qu’il discute stratégie avec les autres participants.
Cette manière de faire a bien fonctionné pour nous, mais il se peut que votre organisation fasse différemment. Et c’est ok.
Soyez cependant au clair en interne sur qui fait quoi entre le chef de projet, le directeur de projet et le sponsor projet, avant d’aller en comité de pilotage.
Quel est le rôle du chef de projet en comité de pilotage ?
Lors d’un comité de pilotage projet, le chef de projet a les rôles suivants :
- Préparer et animer le COPIL.
Le chef de projet doit préparer et animer le comité de pilotage, en relation avec le directeur de projet et le sponsor du projet. - Produire les indicateurs de suivi et de performance du projet.
A intervalles réguliers, le chef de projet met à jour ses indicateurs de suivi et de performance, afin de suivre l’avancement du projet. Ceux-ci sont mis à jour et présentés lors du comité de pilotage. - Préparer un support de présentation synthétique.
Il s’appuie également sur un support de présentation PowerPoint, pour rendre la réunion plus dynamique, et faciliter la vie de ceux qui sont à distance. - Remonter les éléments à arbitrer.
Il doit remonter tous les éléments sur lesquels le COPIL doit arbitrer, même si ceux-ci ne font pas plaisir. Difficultés, imprévus, blocages, surconsommation, retards, tout y passe. - Prendre des notes tout au long de la réunion.
En parallèle de l’animation de la réunion, le chef de projet doit être en capacité de prendre des notes, afin de produire un compte-rendu complet par la suite. Quand c’est possible, j’enregistre la réunion pour la réécouter plus tard. Je demande également à mes collègues directeur de projet et sponsor projet de prendre des notes de leur côté, charge à moi de les regrouper et les comparer avec les miennes. - Établir un compte-rendu exhaustif.
Enfin, le chef de projet doit rédiger un compte-rendu de COPIL relatant le déroulé du comité de pilotage ainsi que les décisions prises.
Combien de temps dure le COPIL ?
Un comité de pilotage dure généralement de 1 à 2 heures, ce qui permet de faire le point sur l’avancement du projet, de contrôler les indicateurs de suivi et de performance, de procéder aux arbitrages nécessaires et de piloter les risques projet.
En fonction de votre projet, de sa taille, sa cadence et sa complexité, et en fonction de l’organisation projet mise en place, vos comités de pilotage pourraient être plus ou moins longs.
Je vous recommande toutefois de ne pas dépasser 2 heures de timing. Après cela, tout le monde fatigue, on n’est plus aussi efficace, on a tendance à se répéter et à ne plus prendre de décisions de manière éclairée.
A mon sens, si votre comité de pilotage dure plus que 2 heures, c’est que la fréquence de réunion n’est pas assez élevée. Il vaut mieux se réunir 1 heure mais de manière plus fréquente.
A quelle fréquence faire un comité de pilotage sur son projet ?
Le comité de pilotage projet se tient généralement 1 fois par mois, ou 1 fois tous les deux mois. Il est toutefois possible de déclencher des COPIL extraordinaires en fonction des besoins du projet.
En fait, tout est question de flexibilité. La fréquence des comités de pilotage va dépendre de votre projet, de sa taille, de sa cadence dans le temps, de sa complexité, ainsi que de votre organisation, du nombre de parties prenantes et de leur disponibilité.
Personnellement, j’aime bien partir sur une fréquence par défaut d’1 comité de pilotage par mois, puis d’adapter en fonction des besoins et des projets.
- Vos COPIL ont tendance à s’éterniser ?
En faire plus souvent et des plus courts est probablement une bonne idée. - Vous vous répétez trop souvent lors de vos comités de pilotage et les participants ont l’impression que rien n’avance ?
Tentez de les espacer un peu plus. - Vous faites face à une problématique que vous ne pouvez pas solutionner, une décision doit être prise et cela ne peut être le cas qu’en comité de pilotage ?
Vous pouvez déclencher une session exceptionnelle, qu’on appelle un comité de pilotage extraordinaire.
Comment se déroule un comité de pilotage ?
Pour organiser des comités de pilotage projet, on utilise généralement le même ordre du jour de réunion, que l’on adapte ensuite aux spécificités du projet.
Personnellement, voici l’ordre du jour que j’utilise par défaut pour tous mes COPIL :
- Tour de table.
C’est l’occasion de noter les présents et absents à la réunion, et de se présenter si de nouvelles personnes participent au comité de pilotage. - Rappel du contexte et du périmètre projet.
J’insiste beaucoup sur ce point sur les premiers comités de pilotage. Puis avec le temps, les éléments étant bien ancrés dans la tête de tout le monde, je passe de plus en plus rapidement dessus. Cela permet de s’assurer que l’on est tous sur la même longueur d’ondes, et on évite ainsi quelques questions en cours de COPIL. - Validation des prérequis.
Optionnel. Souvent, lors des premiers COPIL, tous les prérequis demandés ne sont pas encore respectés. Je fais alors un focus spécifique dessus, en rappelant l’importance de les respecter avant telle date si l’on ne souhaite pas mettre le planning projet en danger. - Suivi des livrables.
Il est courant de devoir fournir différents livrables projet
pendant la vie du projet. Ce point, sous forme de tableau, permet de voir où on en est, ce qui a été livré, et ce qui a été validé. - Suivi du planning.
Je passe ensuite à la présentation du planning projet, en utilisant le macro-planning, afin d’éviter de trop rentrer dans les détails techniques et opérationnels. - Suivi des jours consommés.
Optionnel. Au besoin, je fais le détail des charges consommés versus ce qui était estimé et ce qu’on pense réaliser d’ici à la fin du projet. Cela permet de se projeter et de voir si l’on va être dans les cordes, ou en dépassement. - Suivi des risques.
A ce stade, on a vu les principaux indicateurs de suivi et de performance du projet. Il est maintenant temps de faire une revue des risques projet et de voir s’il est nécessaire d’adapter les plans de mitigation et d’atténuation des risques. - Suivi du budget et point sur la facturation.
Cette partie se concentre sur le budget, avec un focus sur le budget alloué vs le budget consommé. Si le projet dispose de plusieurs jalons de facturation, c’est également l’occasion de les rappeler ou d’acter en séance le déclenchement d’une facturation partielle. - Arbitrages à réaliser.
Vient ensuite la liste des décisions à prendre en séance par les membres du comité de pilotage. Je vous conseille de redoubler d’attention à ce moment-là dans votre prise de notes pour rédiger votre compte-rendu par la suite. - Prochains jalons.
Optionnel. J’aime bien conclure la présentation en rappelant quels sont les prochains jalons projet et les prochaines grandes actions à venir. Cela permet de projeter les participants dans le futur et de finir sur une note positive, si le reste de la réunion a été tendu. - Questions / Réponses.
On clôture enfin la réunion par la traditionnelle séance de questions / réponses. - Prochaine réunion.
Enfin, avant de dissoudre l’assemblée, c’est le bon moment pour fixer la date de la prochaine réunion, si celle-ci n’a pas encore été planifiée.
Faut-il utiliser un support de présentation en COPIL ?
Bien que ce ne soit pas obligatoire, je vous recommande fortement d’utiliser un support de présentation type PowerPoint pour votre comité de pilotage. Cela vous permettra d’appuyer vos propos et de présenter les indicateurs de suivi et de performance de votre projet.
Essayez d’éviter autant que possible les listes à puces à rallonge, et le texte noir sur fond blanc, qui a tendance à faire décrocher votre audience.
Mon conseil, c’est d’avoir 1 slide par idée, quitte à passer assez rapidement dessus.
Doit-on obligatoirement rédiger un compte-rendu de COPIL ?
Le comité de pilotage projet doit systématiquement donner lieu à un compte-rendu, rédigé par le chef de projet. Il doit retracer le déroulé du COPIL, indiquer les décisions prises en séance, et spécifier les actions à réaliser post-réunion, via un tableau « qui fait quoi quand ».
Voici quelques conseils pour bien réaliser vos compte-rendus de comités de pilotage projet :
- La qualité de votre compte-rendu dépendra fortement de la qualité de votre prise de notes.
Prenez ainsi le plus de notes possible sur le déroulé de la réunion, ou encore mieux, enregistrez-la. Votre objectif est de rendre les propos échangés de la manière la plus factuelle possible. - Rédigez votre compte-rendu le plus tôt possible.
Je vous invite à rédiger votre compte-rendu le plus près possible du comité de pilotage, afin que les éléments de discussion soient encore frais dans votre tête. - Soyez également le plus succinct mais exhaustif possible dans votre compte-rendu.
C’est un équilibre à trouver, entre la volonté d’être super exhaustif et d’écrire des phrases complètes et détaillées, et de l’autre la volonté d’être bref, précis et concis. - Faites valider le compte-rendu par les participants.
Si personne n’a l’habitude de vous répondre pour vous dire « ok », inscrivez au début de votre compte-rendu une mention indiquant que « sans retour à compter de telle date, ce compte-rendu sera réputé validé ». - Archivez votre compte-rendu de COPIL.
Les CR des comités de pilotage sont hyper importants, notamment en cas de situation de crise, de tensions ou de conflits. Ils permettent d’attester ce qui s’est dit en réunion et ce qui a été décidé.
Pour aller + loin : Consultez cet article pour découvrir tous mes conseils afin de bien rédiger un compte-rendu exhaustif d’un comité de pilotage projet.
