Comité de pilotage : 15 erreurs à éviter

Le comité de pilotage est un rendez-vous obligatoire pour tout chef de projet, et qui peut vite donner des sueurs froides, mêmes aux plus aguerris.

ça peut vite être intimidant lorsqu'on se retrouve face au client, aux parties prenantes, aux décideurs, et aux membres de la direction, d'autant plus lorsque l'on doit présenter des chiffres qui sont en deçà des prévisions.

Dans cet article, je vais vous expliquer les 15 erreurs à éviter comme la peste pendant vos COPIL, et ce que vous devez faire à la place.

15 erreurs à éviter absolument pendant un COPIL

En complément de mes conseils ci-dessus sur la préparation et l'animation des comités de pilotage, voici une liste des pires erreurs, à éviter absolument :

1 ) Ne pas préparer la réunion

Vous l'avez compris, une réunion ça se prépare, surtout une réunion aussi importante qu'un comité de pilotage. C'est là qu'on suit l'avancement du projet et qu'on prend les décisions stratégiques qui vont impacter votre quotidien et le pilotage de votre projet. Vous devez donc arriver armé !

Je vous ai concocté un modèle simple de support pour vos prochains comités de pilotage, que vous pouvez télécharger gratuitement, adapter et réutiliser à l'envie. 

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2 ) Trop rentrer dans le détail

Le COPIL est un rendez-vous avec les décisionnaires du projet. Ils ont besoin d'avoir une vue globale du projet et de son avancement, pas que vous abordiez en détails tous les aspects techniques. D'ailleurs, si vous le faites, il y a de fortes chances de les perdre en cours de route. 

En COPIL, vous devez garder une vision macro des événements et du projet.

3 ) Rester trop en surface

A l'inverse, si vous restez en vue hélicoptère, vous pouvez paradoxalement perdre en visibilité, notamment sur les blocages qui peuvent impacter le projet. Si ces difficultés nécessitent une prise de décision au plus haut niveau, alors le COPIL est le bon endroit pour aborder le sujet et demander un arbitrage.

4 ) Confondre COPIL et COPROJ

Le comité de pilotage est une instance de gouvernance projet, qui consiste à avoir une vision macro du projet sur le planning, les risques, l'avancement, les livrables, etc... Le comité projet s'attarde quant à lui sur les aspects opérationnels du projet, et se réunit toutes les semaines (contrairement au COPIL, qui est mensuel voire trimestriel).

5 ) Manipuler les chiffres et cacher des sujets sous le tapis

ça peut être tentant de faire dire aux chiffres ce que les participants veulent entendre. L'herbe est plus verte qu'elle ne l'est, tout le monde est content autour de la table, et votre COPIL se passe comme sur des roulettes. Oui, mais voilà...

Le retour de bâton sera violent, et quand les difficultés que vous avez caché exploseront et seront visibles de tous, vous aurez d'autant plus de mal à vous justifier. Faites preuve de transparence, même si cela implique des conversations difficiles.

6 ) Dire oui à tout ce que le client demande

En COPIL, les clients demandent souvent des modifications sur le projet (généralement, il s'agit de faire 2 ou 3 choses supplémentaires qui n'étaient pas prévues à la base). Ne dites surtout pas oui, sinon vous scierez la branche sur laquelle vous êtes assise. Et c'est encore plus vrai quand vous avez du retard ou que vous n'avez pas tenu vos engagements.

Chaque demande de changement doit être analysée concernant son impact sur les délais, le budget, la charge de travail, et les risques. En fonction, le chef de projet acceptera ou non cette demande.

7 ) Ne pas savoir trancher ni prendre de décision en séance

Le commanditaire, le sponsor du projet, les parties prenantes clés, les décisionnaires, ... Tout le monde est autour de la table. Ce serait dommage de ne pas en profiter pour prendre une décision maintenant. Si vous voyez que vos interlocuteurs ont du mal à se prononcer, n'hésitez pas à en rajouter une couche en expliquant ce qu'une non-décision génèrerait comme impact pour le projet (délais, budget, charge de travail, risques, etc).

N'oubliez pas que 1/2 décision = bordel ².

Oui, le COPIL est le bon endroit pour relever les difficultés rencontrées et prendre des décisions. Mais si ces blocages sont paralysants, vous ne devriez pas attendre le COPIL pour en discuter avec le commanditaire ou le sponsor du projet. Remontez les difficultés dès que vous les rencontrez, vous gagnerez du temps (parfois plusieurs semaines).

Plus vous aurez de participants au COPIL, plus il sera compliqué de maintenir le timing, d'être concis et spécifique, et de prendre des décisions. Pour le bien de tout le monde, limitez le nombre de participants au strict minimum.

Au besoin, vous pourrez inviter des parties prenantes ou des experts techniques de façon exceptionnelle, lorsqu'ils sont réellement concernés. Pour la plupart, le compte-rendu du COPIL suffira.

10 ) Ne pas prendre de notes

C'est stupide. Je n'ai pas d'autres mots. Même si vous présentez, même si vous animez, même si vous parlez, prenez des notes ou demandez à quelqu'un de le faire pour vous. Sans cela, comment pouvez-vous vous assurer que le compte-rendu de réunion soit exhaustif ?

Vous ne rendez pas juste des comptes lors du COPIL, les échanges sont également importants. Il est crucial de répondre à toutes les objections et toutes les questions qui peuvent être formulées, afin d'éviter les non-dits, qui peuvent générer des tensions, des frustrations et à terme des conflits.

Une réunion commence à l'heure et se termine à l’heure. Je ne devrais pas avoir à le répéter, mais on se fait tous avoir. Même moi parfois... Une technique qui fonctionne bien est de vous caler une autre réunion juste derrière le comité de pilotage. ça vous obligera à rester concis, à aller à l'essentiel et à jouer le rôle du gardien du temps.

C'est au chef de projet ou au directeur de projet d'animer le comité de pilotage, pas à quelqu'un d'autre. Faites preuve de leadership pour garder le contrôle de la réunion, et éviter que le client prenne les rennes et mène la danse comme il l'entend.

Un peu de hors sujet, notamment en début de réunion, permet de briser la glace. J'entends. Mais ça ne devrait pas durer plus de 2 minutes. Si vous constatez une dérive dans les discussions pendant le COPIL, n'hésitez pas à recentrer le débat. Vous êtes là pour parler du projet, pas de la pluie et du beau temps.

15 ) Ne pas faire de comité de pilotage

Celle-là est évidente, et pourtant... Sous prétexte qu'il s'agit d'un petit projet où que le projet est maîtrisé, je vois des personnes ignorer totalement le COPIL. Grave erreur ! Car vous vous privez d'un temps d'échange avec les décisionnaires du projet.