Qu’est-ce qu’un commanditaire projet ? Rôles et missions

Avez-vous déjà entendu parler de commanditaire projet ? Non ? Pourtant, vous en avez déjà rencontré sans le savoir si vous avez déjà géré des projets.

Dans cet article, nous allons voir quels sont les rôles et missions du commanditaire, en quoi il est important pour la conduite du projet, qui peut le devenir et comment on peut développer une relation saine avec cette personne.

Définition d'un commanditaire projet

Le commanditaire d'un projet est le client interne ou externe à l'origine du projet.

Il est le donneur d'ordre, qui finance le projet, définit les objectifs à atteindre et autorise son lancement. Dans le cadre de projets internes, il est souvent le sponsor du projet.

Il s'agit d'un rôle très important en gestion de projet puisque sans commanditaire, le projet ne peut pas exister. En effet, c'est lui qui autorise le lancement du projet, et cadre le besoin avec l'aide du chef de projet.

Pour cela, il rédige notamment une expression de besoin, qui peut découler ensuite sur un cahier des charges ou un appel d'offres.

Le commanditaire projet est également membre du comité de pilotage projet, et "porte" le projet durant tout son cycle de vie. Il fait également partie des parties prenantes du projet. 

C'est également lui qui validera en fin de projet que l'ensemble des livrables sont bien conformes aux attentes et exigences décrites dans l'expression de besoin.

Enfin, bien que le commanditaire puisse être une entité (comme une entreprise), il est nécessaire de désigner une personne nominativement, représentant les intérêts de cette organisation.

Il peut s'agir par exemple du directeur général, qui deviendra alors le commanditaire du projet.

Commanditaire vs Chef de projet : Quelles différences ?

Le chef de projet désigne la personne en charge du pilotage et du suivi de la réalisation du projet. Le commanditaire projet désigne le donneur d'ordres, qui est à l'origine du projet et bénéficiera des résultats que le projet apportera.

Le chef de projet et le commanditaire sont donc ainsi en relation permanente tout au long du projet, afin de s'assurer que le travail réalisé correspond aux attentes et exigences, et afin de suivre ensemble la progression du projet.

Ces deux profils participent au comité de pilotage projet, une instance de réunion permettant de suivre l'avancement du projet et de prendre des décisions stratégiques importantes le concernant.

Commanditaire vs Sponsor projet : Quelles différences ?

Le sponsor projet désigne un collaborateur interne, responsable de la réussite globale du projet, qui conseille le chef de projet au quotidien et élimine les problématiques organisationnelles.

Le commanditaire projet est le donneur d'ordre du projet. En interne, il s'agit le plus souvent du sponsor projet.

Ces deux rôles sont complémentaires, et absolument indispensables pour la réussite du projet. Les deux sont également membres du comité de pilotage. 

Par exemple, si le commanditaire est un client (donc externe), il ne peut pas être le sponsor du projet (interne). Le chef de projet doit donc rendre des comptes au commanditaire, et se fait assister et conseille en interne par le sponsor projet.

Rôles et missions du commanditaire projet

Le commanditaire projet, qu'il soit interne ou externe, est un rôle primordial en gestion de projet, qui se voit confier plusieurs missions d'importance :

• Il autorise le lancement du projet.
  Le commanditaire valide les projets qui répondent à une problématique réelle, et qui peuvent apporter un retour sur investissement certain.
  
• Il cadre les besoins, attentes et exigences du projet.
  Il définit de manière claire et précise les besoins, attentes et exigences pour le projet.
  
• Il rédige expression de besoin, cahiers des charges et appels d'offres.
  Ces documents décrivent précisément les besoins du commanditaire. Il peut être assisté par un consultant MOA ou AMOA (maîtrise d'ouvrage), afin de rédiger ces documents.
  
• Il définit les objectifs du projet et les résultats à atteindre.
  Le commanditaire liste également quels sont les objectifs à atteindre pour considérer le projet comme une réussite. Il précise également les résultats escomptés une fois le projet terminé.
  
• Il finance le projet.
  Il est également en charge de l'attribution des moyens au projet, notamment des moyens financiers. Lui seul peut décider du budget à allouer au projet, ou du fait d'allouer un budget supplémentaire.
  
• Il valide la conformité des livrables.
  Enfin, il s'assure que les livrables sont conformes à ses attentes, et signe le procès-verbal de recette définitive, qui acte le passage en phase de clôture projet.
  

Qui peut être un commanditaire ?

Toute personne peut être un commanditaire projet, à condition qu'elle dispose du pouvoir et de l'autorité suffisante pour prendre des décisions sur le budget et allouer des moyens et du budget. Le plus souvent, le commanditaire est un directeur.

Il peut toutefois être représenté par quelqu'un d'autre aux réunions projet et comités de pilotage si lui-même n'est pas disponible.

Par exemple, un client pourrait très bien se faire aider par un maître d'ouvrage (MOA) ou un AMOA (assistant à maîtrise d'ouvrage), dans la rédaction d'un appel d'offres et d'un cahier des charges. 

Le MOA assiste alors aux comités de pilotage et peut prendre des décisions dans le cadre du projet, dans la limite des pouvoirs qui lui ont été conférés. Cela se fait généralement via une délégation de pouvoir.

9 étapes pour développer une bonne relation avec le commanditaire du projet

Pour transformer votre projet en succès, vous devez créer une relation de confiance en tant que chef de projet avec le commanditaire. 

Qu'il s'agisse d'un directeur interne à votre organisation ou d'un client, voici 9 conseils à suivre afin de développer une bonne relation avec lui :

1. Poser des questions au commanditaire en phase de cadrage pour mieux comprendre le besoin.
   
2. Reformuler les attentes, besoins et exigences du client pour être sûr de ce qu'il souhaite.
   
3. Intégrer le commanditaire ou son représentant dans la boucle des communications dès le démarrage du projet.
   
4. Être exigeant sur la préparation de la réunion de lancement.
   
5. Identifier le comportement et les attentes du commanditaire pour adapter votre style de communication.
   
6. Lui fournir régulièrement des rapports d'avancement projet.
   
7. Faire preuve d'honnêteté et de transparence.
   
8. Formaliser tous les aspects du projet.
   
9. Veiller à l'impression que vous laissez au commanditaire.
   

1 ) Poser les bonnes questions au commanditaire en phase de cadrage projet

Ce n'est pas parce que le commanditaire projet fournit un cahier des charges que l'ensemble de ses attentes et besoins y sont inscrits ou que c'est bien formulé. 

Le chef de projet doit toujours challenger le commanditaire, en lui posant des questions afin de creuser les besoins. Plus vous poserez de questions, plus les choses seront claires, plus vous gagnerez du temps et de l'argent sur la préparation de votre projet.

Par exemple, vous pouvez poser les questions suivantes :

• Quels sont les indicateurs-clés de succès du projet ?
  
• Quels sont les objectifs principaux et secondaires que vous souhaitez atteindre via ce projet ?
  
• Quel est le périmètre du projet ?
  
• Quelles sont les choses que vous considérez comme étant hors-périmètre ?
  

2 ) Reformuler les attentes

Afin de rassurer votre commanditaire sur votre capacité à écouter et surtout à comprendre son besoin, reformulez toujours ce qu'il vous dit afin de rendre claire et explicite sa demande.

C'est aussi l'occasion de mettre en avant les zones d'ombre si elles existent, afin de clarifier tout cela. 

3 ) Intégrer le commanditaire ou son représentant dans les communications projet

Dès le démarrage du projet, incluez le commanditaire et son éventuel représentant (chef de projet métier, consultant AMOA, etc...) dans la boucle de vos communications. 

L'objectif est de les tenir informés de l'avancée du projet lors de sa phase d'initialisation ainsi que la phase de préparation.

Vous pourrez ensuite espacer les communications lors de la phase de mise en œuvre.

Gardez à l'esprit qu'il vaut mieux trop communiquer que pas assez. Personnellement, je n'ai jamais eu un client qui s'est plaint d'une communication projet à outrance. Bien au contraire.

4 ) Être exigeant sur la préparation de la réunion de lancement

La réunion de lancement, ou kick-off meeting, est un moment charnière pour un projet. C'est l'occasion de faire le point sur tous les aspects du projet : cadrage, périmètre, planning, risques, contraintes, etc...

Vous devez faire preuve de rigueur dans la préparation de cette réunion, afin de vous assurer que vous n'avez rien oublié, que tous les éléments présentés sont clairs et explicite, que le plan d'action est précis et compréhensible de tous, et que les contraintes projet ont été pris en compte et sont respectées.

Vous souhaitez anticiper les questions du client, anticiper ses objections, et surtout vous devez le rassurer sur votre niveau d'exigence, votre professionnalisme et votre capacité à mener ce projet à bien.

A la sortie de la réunion de lancement, le commanditaire projet doit avoir 100% confiance en vous. Il ne peut subsister aucun doute.

5 ) Adapter son style de communication au comportement du commanditaire

Il est important d'identifier clairement quelles sont les attentes du commanditaire projet, et comment il se comporte, afin d'adapter votre style de communication et de mieux vous comprendre.

Pour cela, vous pouvez vous baser sur des outils tels que la matrice pouvoir intérêt des parties prenantes, la méthode DISC des couleurs pour adapter votre communication à votre interlocuteur, ou encore la méthode MBTI pour déterminer la personnalité du commanditaire.

Il en existe bien sûr plein d'autres, mais je n'ai listé que les 3 principales.

6 ) Envoyer des rapports d'avancement réguliers

Donner un pourcentage de progression du projet et de ses différents chantiers en comité de pilotage n'est pas suffisant. 

Vous devez envoyer un rapport d'avancement régulièrement aux parties prenantes du projet, et à minima au commanditaire.

Le format est libre. il peut s'agir d'une liste que vous avez conjointement défini, ou encore d'une copie de votre tableau de bord projet.

Faites toutefois en sorte que ça vous demande le moins de travail possible.

7 ) Faire preuve d'honnêteté et de transparence

Pour créer une relation de confiance, il faut faire preuve d'honnêteté et de transparence avec son interlocuteur. 

Si vous rencontrez des difficultés opérationnelles, techniques, technologiques, organisationnelles ou encore économiques, je vous invite à en informer le commanditaire.

Bien sûr, vous n'êtes pas obligé de rentrer à fond dans les détails, surtout si ceux-ci sont confidentiels, mais je vous invite à expliquer à votre client ce qu'il en est et les impacts que cela engendre sur votre projet, qu'ils soient positifs ou négatifs.

8 ) Formaliser tous les aspects du projet

Toutes les réunions projet, tous les échanges, toutes les décisions prises doivent être tracées au sein de comptes-rendus de réunion projet.

Je vous invite également à prendre le temps de tout formaliser par écrit, y compris le plan d'action projet et les différents scénarios d'intervention si vous en avez imaginé plusieurs.

Note de cadrage, fiche projet, charte projet, plan projet, plannings, diagramme de Gantt, etc...

Il est nécessaire de créer tout un tas de documents de pilotage tout au long du projet, pour vous faciliter la vie, aider votre commanditaire à mieux comprendre où en est le projet, mais également pour le rassurer.

9 ) Veiller à l'impression que vous laissez

Faites toujours attention à l'impression finale que vous laissez au commanditaire projet ainsi qu'aux autres parties prenantes. 

Faites en sorte d'être vu comme une personne digne de confiance, rigoureuse, exigeante, qui fait de la qualité, qui tient ses engagements, qui dit ce qu'elle fait et fait ce qu'elle dit.

Par exemple, j'ai piloté il y a quelques années un projet qui est vraiment parti en vrille. J'ai dépassé les charges de plusieurs centaines de %, ça s'est fini en combat d'avocats, etc...

Mais à la fin, le directeur du système d'information du client (arrivé en cours de projet) m'a quand même remercié pour mon abnégation et m'a félicité pour mon calme et ma persévérance.

Peu importe comment le projet se déroule, vous voulez avoir un retour de votre commanditaire comme celui-ci.