10 astuces pour réussir son expression de besoin

par Thibault
Je vous livre dans cet article les 10 clés d'une expression de besoin réussie.

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1 ) Soyez précis : ne laissez pas la place à l'interprétation

Lorsqu'on décrit un besoin on doit être le plus précis possible, afin d'éviter toute interprétation par l'équipe projet et les éventuels prestataires.


Si l'objectif du projet c'est d'avoir une voiture familiale 5 portes, que vous vous attendez à ce qu'on vous propose un des derniers SUV à la mode et que vous vous retrouvez avec la voiture la plus moche de tous les temps, j'ai nommé la Multipla, croyez-moi vous allez faire la tronche. (en même temps normal vu la gueule de la Multipla...)


Pourtant elle respecte scrupuleusement l'expression de besoin initiale : une voiture familiale à 5 portes.

Du coup, soyez aussi précis que possible dans votre expression de besoin pour éviter ce genre de désagrément.

2 ) Écrivez des phrases courtes, et utilisez des mots simples.

Pourquoi faire simple lorsqu’on peut faire compliqué ? Je pense que c'est le mantra de ceux qui rédigent des marchés publics.


Quand on lit l'expression de besoin d'un marché public, on a toujours droit à des tournures de phrases alambiquées, des mots hyper chiadées, du paraphrasing et j'en passe.
On se tape 50, 60, parfois même 100 pages à lire comme ça. A déchiffrer. A essayer de comprendre. Parfois sans succès.


C'est d'ailleurs tellement alambiqué que l'établissement public se perd lui-même dans la lecture et la compréhension du marché. C'en est risible !


J'en ai mangé du marché public, et j'en mange encore, je peux vous dire que ce n'est pas une partie de plaisir...

Tout ça pour vous dire que ça gagnerait à être simplifié avec des mots plus simples, des phrases plus courtes.

Voyez votre expression de besoin comme un roman : 
  • Est-ce que vous préférez lire un Da Vinci Code, simple et efficace, et prendre votre pied ?
  • Ou est-ce que vous préférez déchiffrer le dernier Goncourt, avec d'un côté dictionnaire et Bescherelle, et de l'autre l'encyclopédie syntaxique de la langue française ?
Moi je pense, la question elle est vite répondue. 😉

3 ) N'anticipez ni la solution ni la conception technique

L'expression de besoin doit définir ..... un besoin.
Merci Captain Obvious !

Mais il y a toujours plusieurs manières de répondre à un besoin. Plusieurs technologies. Plusieurs logiciels. Etc...

Exemple :
Votre besoin est d'acheter un nouveau logiciel de comptabilité, avec un certain nombre de fonctionnalités que je vous laisse choisir.
Pour répondre à ce besoin, il y a : 
  • Le logiciel A, hébergé sur un serveur dans votre entreprise.
  • Le logiciel A, hébergé sur un serveur mais chez le prestataire, accessible via une liaison réseau sécurisée type VPN.
  • Le logiciel A, hébergé en mode SaaS (c'est à dire dans le cloud), accessible depuis Internet.
  • Le logiciel B, le logiciel C, le logiciel D, etc.....
En anticipant la solution technique, vous pouvez mettre de côté des solutions tout aussi intéressantes voire plus intéressantes que celle à laquelle vous avez pensé.
Vous pouvez penser que le logiciel A est LE logiciel à acquérir parce que c'est le plus connu alors que d'après votre besoin c'est le logiciel C qui correspond le mieux à votre manière de travailler.

Je suis sûr que vous avez plein d'exemples en tête de logiciels qui ont été choisis avec les pieds, qui ont coûté une fortune à mettre en place et qui ne sont pas utilisés car ils ne correspondent pas à la manière de travailler des équipes.

4 ) Priorisez les points importants

Quels sont les points les plus importants dans votre expression de besoin ?


Ceux-ci doivent ressortir par rapport aux autres : aucune ambiguïté de permise concernant leur importance.
Faites en sorte de bien les prioriser.

Si je reprends notre exemple de la voiture familiale 5 places, si pour vous le design est important, précisez-le :
"Le design est un point d'attention qui ne doit pas être négligé".

5 ) Faites des références à des docs existants pour illustrer

Pourquoi réinventer la roue ?


C'est LA question que je me pose à la lecture de la plupart des expressions de besoin.


Je me retrouve avec dans certains cas des dizaines voire des centaines de pages à lire, où on me décrit les fonctionnalités des logiciels, les spécifications techniques du système informatique, etc...
Mais en moins bien que sur les documents déjà existants.
Astuce de pro : Plutôt que de réécrire quelque chose qui existe déjà, faites une mention au document et joignez-le à votre expression de besoin, en annexe.
Je vous donne un exemple :


J'ai écrit récemment une expression de besoin pour pouvoir héberger un système d'information (système informatique) au complet dans le datacenter d'un hébergeur.Mon expression de besoin décrit les fonctionnalités et services attendus. pour le détail de l'architecture technique, je fais référence au document déjà existant, le DAT (Document d'Architecture Technique).


L'expression de besoin gagne ainsi en lisibilité, on comprend ce que je veux faire sans pour autant rentrer dans les détails techniques complexes. Mais pour ceux qui veulent s'y plonger, ils ont la documentation à disposition.
Simple et efficace.

6 ) Listez les fonctionnalités et les services attendus, mais n'entrez pas dans les détails

Il est hyper important de lister les fonctionnalités et les services que vous attendez.
Mais évitez de rentrer trop dans le détail si cela n'est pas nécessaire. Sinon votre expression de besoin perdrait en lisibilité.


Il vaut mieux garder son expression de besoin claire, quitte à faire des ateliers de travail spécifiques pour rentrer dans le détail des fonctionnalités et services attendus.

Par exemple, si j'attends un service d'aide aux utilisateurs, type "support hotline", je ne vais pas vous décrire ce qu'est une hotline, etc...
Je vais simplement indiquer que je souhaite un support utilisateur, joignable par téléphone ou mail. Si j'ai une idée du nombre d'incidents à gérer, je l'indique. Et on s'arrête là.

7 ) Décrivez les utilisateurs finaux

"Pourquoi décrire les utilisateurs finaux dans une expression de besoin ? Tu m'as perdu là..."


Vous vous posez sûrement cette question. Ben oui, pourquoi ?


Tout simplement parce qu'en fonction des personnes qui sont concernées par le projet, qu'il s'agisse d'un produit physique, d'un logiciel, d'un nouveau service, on ne va pas procéder de la même manière.
C'est un peu comme en marketing : on définit son audience. Et on adapte le message, la pub, à son audience. Pour maximiser les chances qu'on achète le produit. 


Dans le développement d'un logiciel, il peut être important de savoir quels sont les termes métiers utilisés par les collaborateurs, et quelles sont les méthodes de travail retenues, à implémenter dans l'outil.

8 ) Fixez les limites du projet : objectifs, ressources, contexte, délais, coûts

Une bonne expression de besoin c'est aussi une expression de besoin qui pose des limites.
On est tous d'accord pour dire qu'un budget illimité ça n'existe pas. Tout comme un projet à durée illimitée.


L'expression de besoin est là pour ça, pour cadrer les choses.


Et dans l'idéal ces contraintes doivent correspondre au besoin : on ne s'achète pas un bolide de course avec quelques billets. Seulement un modèle 1/50e.
On ne fait pas non plus en 3 jours le travail de 3 mois. 


Les contraintes doivent être réalistes pour que le projet se déroule correctement.

9 ) Précisez les évolutions de périmètre ou fonctionnelles

Les évolutions de périmètre, c'est devenu courant, notamment dans le monde du logiciel.


A partir d'un besoin initial, on commence à développer un logiciel. Seulement cela prend du temps, et le besoin peut évoluer, il peut même changer du tout au tout. Et c'est quelque chose à intégrer au développement du logiciel, pour éviter de se retrouver avec une merde bien lourde sur les bras qui ne sert strictement à rien.


Du coup, la meilleure solution est encore d'en parler dans l'expression de besoin :
  • Y a t-il des évolutions de périmètre à prévoir plus tard dans le projet ?
  • Comment doit-on gérer les évolutions qui ne sont pas anticipées mais qui auront lieu ?
Je vais reprendre l'exemple de mon système d'information à héberger dans un datacenter. L'objectif du projet est de faire la migration sur le même périmètre.


Autrement dit, on fait un "couper / coller" de tous les serveurs informatiques.


Par contre, je sais que je vais faire évoluer des bouts d'infrastructure une fois la migration terminée, enlever des serveurs, en ajouter, changer une application, etc... Et toutes ces évolutions sont notées dans mon expression de besoin.


Même si je ne sais pas dire encore exactement quand ça va se faire et comment, tout le monde sait déjà qu'il va y avoir des évolutions, et peut s'y préparer en conséquence.

10 ) Spécifiez les contraintes et les impacts liés au projet

Enfin, votre expression de besoin doit indiquer les contraintes particulières liées au projet.


Par exemple, si vous avez un arrêté comptable le 25 de chaque mois, on va éviter de faire des changements sur le logiciel de comptabilité entre le 20 et le 25, pour éviter un impact négatif ou encore de planter carrément toute la comptabilité de la boîte.


Ou concernant ma migration de système d'information, je vais éviter de le faire en journée pour ne pas que des dizaines de personnes se retrouvent payées à ne rien pouvoir faire parce qu’il n'y a plus d'informatique. La migration devra donc avoir lieu le soir, la nuit ou le weekend.

Des contraintes comme celle-ci, vous pouvez en avoir plein : regardez du côté des processus métiers, des échéances récurrentes, des congés, etc...

Conclusion

Pour résumer, une expression de besoin réussie, c'est une expression de besoin qui :
  • Est précise et ne laisse aucune place à l'interprétation.
  • Se lit facilement, grâce à des mots simples et des phrases courtes.
  • N'anticipe pas la solution technique.
  • Priorise les points importants.
  • Ne réinvente pas la roue et fait référence à des documentations existantes.
  • Liste les fonctionnalités attendues sans pour autant rentrer dans le détail de chacune.
  • Décrit les utilisateurs finaux ainsi que leur manière de travailler
  • Fixe les limites du projet.
  • Précise les évolutions de périmètre et la manière de les gérer.
  • Indique noir sur blanc les contraintes et les impacts du projet.
Si vous avez un 10/10 concernant votre expression de besoin, félicitations ! Bien peu peuvent y prétendre.
La communication n'en sera que facilitée avec l'équipe projet.


Avez-vous déjà fait face à une expression de besoin tellement mal faite que votre projet est tombé à côté de la plaque ?


Rencontrez-vous des difficultés particulières à la rédaction d'une expression de besoin ?

Thibault

A propos de l'auteur

Chef de projet IT depuis 2008, j'ai travaillé sur des projets à plusieurs millions d'euros. J'ai décidé de dépoussiérer la gestion de projet. Exit les méthodologies complexes, exit les outils lents, lourds, complexes à utiliser. Mon objectif ? Vous donner les clés pour piloter vos projets avec efficacité.

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