On attend d'un chef de projet plusieurs responsabilités lors de la phase d'initialisation d'un projet : structurer le projet, définir le périmètre et les objectifs, s'assurer qu'il est techniquement réalisable et rentable.
On s'appuie pour cela sur des documents comme les propositions de projet, charte de projet et études d'opportunité.
Dans cet article, je vous explique les principales différences entre ces 3 livrables, qui permettent de lancer correctement un projet.
Différences entre Proposition de projet, Charte de projet et Étude d'opportunité
Je vois souvent des confusions entre ces trois documents, et à raison : ils servent tous à définir et cadrer le projet.
Mais analysons plus en détails les différences :
- Proposition de projet.
Une proposition de projet est un document écrit qui vise à convaincre sa direction ou des parties prenantes de la nécessité de réaliser le projet concerné. Cette proposition est rédigée en amont du lancement officiel du projet. - Charte de projet.
Une charte projet est un document synthétique qui décrit formellement le projet : objectifs, résultats souhaités, exigences, manière dont il sera réalisé et liste des parties prenantes. Il est rédigé lors de la phase d'initialisation du projet. - Étude d'opportunité.
L'étude d'opportunité permet de vérifier la faisabilité technique du projet, sa rentabilité, et son adéquation avec les besoins du marché et la stratégie de l'entreprise. Elle se réalise lors de la phase de pré-lancement ou d'initialisation du projet.
Caractéristiques | Proposition de projet | Charte de projet | Étude d'opportunité |
|---|---|---|---|
Objectif du document | Obtenir l'approbation du projet ainsi que les financements. | Structurer et cadrer le projet. | S'assurer de la viabilité du projet. |
Nature | Document persuasif, à destination des décideurs. | Document directif, à destination des acteurs projet. | Document analytique, permettant de créer la proposition de projet. |
Fonction | - Séduction et Persuasion. - Obtenir l'approbation de la direction. - Obtenir des financements. | - Établir des bases solides pour le projet. - Définir les objectifs et le périmètre projet. - Identifier les critères de succès et de performance. | - Analyse objective des avantages et inconvénients potentiels. - Analyse de la rentabilité financière. |
Phase projet | Avant le lancement d'un projet. | Lors de la phase d'initialisation. | Avant le lancement d'un projet. |
Prochain Jalon | Approbation du projet et lancement officiel. | Passage à la phase de préparation du projet. | Rédaction d'une proposition de projet, si la viabilité est là . |
Auteur | - Équipe projet - Sponsor - Chef de projet | - Rédigé par le chef de projet - Validé par le sponsor | - Parties prenantes - Sponsor - Avant-vente |
Contenu | - Contexte du projet. - Besoins et justification. - Méthodologie proposée. - Calendrier préliminaire. | - Objectifs du projet. - Périmètre. - Rôles et responsabilités. - Contraintes et risques. | - Analyse des opportunités. - Risques et contraintes. - Estimation des coûts. - Retours sur investissement. |
A quoi sert une proposition de projet ?
Une proposition de projet est un document qui est créé avant le lancement officiel du projet, qui permet :
- Vérification de l'existence d'un problème réel à régler.
- Clarification des enjeux, des objectifs et des attentes.
- Priorisation et validation des idées de projet.
- Alignement des projets avec la stratégie de l'entreprise.
Il s'agit d'un document préliminaire qui a pour objectif de valider une idée de projet, mais il n'a pas vocation à être exhaustif sur le plan d'action à réaliser, le planning, ou la faisabilité technique du projet.
Quand choisir la proposition de projet ?
La proposition de projet n'est pas obligatoire dans le processus de gestion de projet.
Ce document permet aux décideurs de l'entreprise de faire le choix des projets à intégrer au portefeuille de projets de l'entreprise.
Il est donc réalisé soit en pré-projet, soit au tout début de la phase d'initialisation, en expliquant la problématique à résoudre et ce qu'on y perd à ne rien faire, afin d'obtenir l'approbation et le financement du projet.
A quoi sert une charte de projet ?
La charte de projet est un document obligatoire en gestion de projet, qui acte le lancement d'un projet, précise quelle est sa raison d'être, ses objectifs et ce qui est prévu dans son déroulement.
Elle donne également l'autorité nécessaire au chef de projet pour utiliser des ressources pour mener à bien son projet.
Ce document agit également comme un document contractuel, puisqu'il est validé par le commanditaire du projet et/ou le sponsor projet.
La charte de projet soutient également le processus de prise de décision, et permet à toutes les parties prenantes du projet de savoir quel est le rôle de chacun, et d'avoir le même niveau d'information.
Quand choisir la charte de projet ?
La charte de projet est un passage obligatoire lors de la phase d'initialisation du projet. C'est la validation de ce document qui permet ensuite de passer en phase de préparation et planification.
Le chef de projet peut réunir son équipe afin de travailler sur les actions à mettre en place, estimer leur durée et créer un planning détaillé.
A quoi sert une étude d'opportunité ?
Une étude d'opportunité est un travail réalisé avant le lancement d'un projet, et avant même la proposition de projet.
Cette étude permet de déterminer la viabilité d'une idée de projet, en analysant les bénéfices et gains que l'on pourrait obtenir, les risques, la charge de travail nécessaire ainsi que les coûts potentiels.
C'est une étape cruciale pour voir si le projet vaut la peine d'être poursuivi.
Si c'est le cas, on commence alors à structurer le projet via une proposition de projet, afin d'obtenir l'approbation et les financements des décideurs.
On passe alors à la rédaction de la charte de projet, qui permet de cadrer les objectifs, les enjeux ainsi que le périmètre.
Quand choisir l'étude d'opportunité ?
L'étude d'opportunité est la première étape à réaliser pour s'assurer de la viabilité d'un projet, et de si il vaut la peine d'être poursuivi.
Ce n'est pas une étape obligatoire, mais conseillée.
Il est tout à fait possible de lancer un projet sans passer par la case étude d'opportunité, mais gare aux dégâts si on se rend compte au bout de 6 mois que ce qu'on souhaite faire n'est pas viable, après avoir cramé plusieurs millions d'euros.
