Projet, programme, portefeuille… La frontière est souvent floue entre ces 3 concepts.
Pire, ces notions sont même interchangeables dans certaines entreprises. Du coup, qu’est-ce qu’un projet ? Qu’est-ce qu’un programme ? Qu’est-ce qu’un portefeuille ? Comment s’y retrouver entre ces 3 notions ? Peut-on piloter un programme ou un portefeuille de la même manière qu’on pilote un projet ?
Je vous explique tout ça dans l’article.
Projet vs Programme vs Portefeuille : Quelles différences ?
| Caractéristique | Projet | Programme | Portefeuille |
|---|---|---|---|
| Définition | Mise en place d’une équipe de façon temporaire afin d’obtenir un résultat unique | Ensemble de projets liés entre eux, géré de manière coordonnée. Apporte + de bénéfices que si les projets étaient gérés séparément | Ensemble de projets et programmes, regroupés afin d’atteindre des objectifs stratégiques |
| Objectifs | Objectif unique | Multiples objectifs, mais apportant les mêmes bénéfices | Objectifs stratégiques |
| Bénéfices | Obtenir un livrable tangible | Atteindre un résultat pas forcément tangible (satisfaction client augmentée) | Atteindre des objectifs stratégiques |
| Composantes | Le projet | Plusieurs projets | Plusieurs projets et programmes |
| Relation entre composants ? | N/A | Oui. Les projets sont liés entre eux. | Pas nécessairement. Les projets peuvent être indépendants mais répondre aux mêmes enjeux stratégiques. |
| Périmètre | Défini au lancement du projet. Périmètre évolutif | Correspond à l’ensemble des périmètres des projets du programme | Périmètre organisationnel. Évolutif selon les objectifs stratégiques de l’entreprise |
| Parties prenantes | Impactées directement par le projet | Plus largement impactées ou intéressées par le programme | Niveau corporatif (organisation) |
| Management | Chef de projet | Directeur de programme, ou directeur de projet | Directeur de département, ou directeur de portefeuille ou directeur de projet |
| Surveillance | Contrôle des résultats par le chef de projet, en respectant le triangle d’or du projet QCD (Qualité, Coût, Délai) | Contrôle de l’avancement des composantes du programme (les projets), afin d’assurer la tenue des objectifs globaux. Se fait également en respectant le triangle QCD | Contrôle des objectifs stratégiques, de l’avancement global des projets et programmes, de la performance et des risques associés au portefeuille |
| Point projet | Revues hebdomadaires ou mensuelles selon le projet | Revues mensuelles de la performance du programme | Revues périodiques (minimum 2 fois par an) |
| Suivi de l’avancement | État de l’avancement projet, indicateurs, prévisions, risques, enjeux | Rapports de performance, tableaux de bord, tendances et prévisions | Rapports de performance, tableaux de bord exécutifs, analyses de capacité, tendances |
| Produit défini | Oui | Oui | Non |
| Durée | Déterminée (semaines ou mois) | Déterminée (mois ou années) | Peut être indéterminée |
| Effort demandé | Effort simple et concentré | Effort important et complexe | Effort important et complexe |
| Indicateurs | Opérationnels | Opérationnels & Stratégiques | Stratégiques |
| Critères de succès | Satisfaction client, triptyque qualité-coûts-délais, valeur apportée | Atteinte des bénéfices planifiés, efficacité, triptyque qualité-coûts-délais | Atteinte des objectifs stratégiques de l’entreprise, performance globale des investissements (humains, financiers, matériels) |
| Compétences requises | Efficacité opérationnelle, gestion d’équipe, gestion de projets, expertise fonctionnelle ou technique, gestion des parties prenantes | Leadership collaboratif, gestion d’équipe, stratégie et communication, gestion des parties prenantes, expertise fonctionnelle | Stratégie et communication, leadership stratégique, gouvernance, gestion des parties prenantes |
Différences entre un programme et un projet volumineux découpé en sous-projets
Les projets d’un même programme sont liés entre eux. Mais les sous-projets d’un même projet également.. Alors comment différencier des projets réunis au sein d’un même programme, et un gros projet complexe découpé en de multiples sous-projets ?
La question mérite d’être posée.
Un sous-projet ne peut pas exister de lui même, en dehors de l’ensemble (le projet en question). A l’inverse, les projets d’un programme existent tous de manière indépendante : ils disposent de leur propre raison d’être, ont chacun des enjeux, des objectifs, un périmètre et un contexte différent.
Ils sont réunis au sein d’un même programme afin d’en faciliter la gestion et le pilotage des bénéfices attendus, mais on pourrait très bien les piloter de manière indépendante les uns des autres. Cela demanderait cependant plus de temps et d’effort.
Projet, programme, portefeuille : définitions
Qu’est-ce qu’un projet ?
Un projet est un dispositif temporaire mis en place afin d’obtenir un résultat précis et unique. Il implique de faire appel à une équipe pluridisciplinaire qui est constituée dans ce but précis. Un projet dispose toujours d’une date de début et d’une date de fin.
Le pilotage du projet est confié à un chef de projet, son expertise et son expérience dépendant des besoins du projet. Il est le garant du bon fonctionnement et de la réussite du projet.
Pour aller + loin : Vous souhaitez savoir si le métier de chef de projet vous correspond ? Passez le test !
Qu’est-ce qu’un programme ?
Un programme est un groupe de projets qui sont généralement liés les uns aux autres par une thématique précise. Ceux-ci sont réunis au sein d’un programme car les gérer de manière coordonnée comme un ensemble apporte plus de bénéfices que si ils étaient gérés séparément les uns des autres.
Bien que deux projets n’aient pas besoin d’être lié entre eux pour appartenir au même programme, ils doivent néanmoins répondre aux mêmes bénéfices. Si un projet ne peut répondre aux mêmes bénéfices que ses voisins, il peut alors être exclu du programme afin d’être géré en standalone.
Par exemple, un programme pourrait être la modernisation des équipements du datacenter informatique.
La gestion de programmes est le plus souvent confiées à des chefs de projet senior ou à des directeurs de projets. Il existe 2 cas de figures :
- Dans les grandes entreprises, le directeur de projets garde la « vision haute » et pilote le programme, alors que des chefs de projet ou chargés de projet s’occupe du pilotage opérationnel de chaque projet du programme.
- Dans les TPE et PME, le directeur de projets peut être en charge aussi bien du programme que des projets associés.
Une liste de projets n’est ni un portefeuille de projets ni un programme.
Qu’est-ce qu’un portefeuille ?
Un portefeuille de projets est un ensemble de projets et de programmes regroupés ensemble afin de faciliter le pilotage et l’atteinte des objectifs stratégiques fixés. Un portefeuille de projets contient généralement les projets et programmes d’un même département au sein de l’entreprise.
La gestion d’un portefeuille de projets est généralement confiée à un directeur de service (par exemple un DSI) ou à défaut à un directeur de projets, qui garde la vision haute stratégique sur l’ensemble des sujets. Il est le responsable de l’atteinte des objectifs stratégiques.
Le directeur de projets accompagne ensuite au quotidien les chefs de projet, en charge du pilote des projets et programmes.
Exemple de découpage d’un portefeuille et d’un programme.
Pilotage de programme et portefeuille : est-ce si différent ?
Bien que les projets, programmes et portefeuilles soient 3 notions différentes, le pilotage de programmes et de portefeuilles peut s’apparenter au pilotage de projet.
On retrouve en effet plusieurs composantes similaires :
- La gestion des risques
- La gestion des bénéfices
- La gestion des attentes
- La gestion des ressources humaines, financières et matérielles
Pour aller + loin : Vous souhaitez approfondir ces concepts ? Cliquez ici pour comprendre la différence entre gestion de projet, direction de projet, conduite de projet, management de projet et gouvernance de projet. Oui je sais, ça fait beaucoup de termes. 😉
Comment piloter un programme ?
Piloter un programme, donc un ensemble de projets, demande de l’expérience. Mais ce n’est pas foncièrement différent du pilotage d’un gros projet.
On va donc retrouver les mêmes étapes de gestion de projet ainsi que les mêmes techniques : planification projet, optimisation du planning, gestion et optimisation du budget, cadrage de projet, gestion des ressources, …
Comment piloter un portefeuille ?
Piloter un portefeuille s’avère différent du pilotage de projets et de programmes, de par le côté stratégique qui s’est ajouté. Il ne s’agit pas seulement de piloter de multiples projets, mais de piloter des orientations stratégiques et de donner une vision, puis de s’assurer que celle-ci se décline bien au niveau opérationnel.
Pour aller + loin : Quelles sont les différences entre un chef de projet, un responsable programme et un directeur projet ? Je vous dit tout dans cet article.
