Triangle d’or en gestion de projet : Principe et Utilité

Les 3 contraintes fondamentales du triangle d'or QCD sont :

• La portée.
  Il ne s'agit du périmètre concernant le travail à réaliser dans le cadre du projet : on parle aussi bien des tâches à réaliser, que des limites et hors-périmètre du projet( ce qui ne sera pas fait par l'équipe projet).
  
• Les coûts.
  La contrainte coûts est une contrainte économique qui correspond au budget alloué au projet. La notion de coût doit englober tous les frais liés au projet : achat matériel / logiciel, salaires et recrutement, temps passé à la réalisation du projet, ...
  
• Les délais.
  La contrainte délai correspond aux échéances à tenir sur le projet, donc au planning et au temps nécessaire à sa réalisation.
  

On parle également de triples contraintes, ou de "triple constrainte" en anglais.

La portée, ou périmètre, est parfois remplacée par la notion de qualité, comme sur l'illustration ci-dessus, ce qui peut prêter à confusion.

Voici quelques exemples d'utilisation du triangle d'or du projet : 

• Rapprocher l'échéance signifie soit de tailler dans le périmètre du projet afin de l'alléger (on abandonne certaines fonctionnalités et donc on rogne la qualité du projet), soit d'augmenter le budget du projet pour recruter de nouvelles personnes.
  
• Avoir un coût fixe signifie de devoir faire des arbitrages sur les délais ainsi que sur la qualité et le périmètre du projet. Si votre budget est de 1 000€, je ne pourrais pas vous fournir un travail qui en vaut 10 000€.
  
• Accepter un changement de périmètre comme l'ajout d'une nouvelle fonctionnalité souhaitée par le client implique de donner davantage de moyens à l'équipe (contrainte coût), de rallonger les délais de livraison (contrainte délai) ou encore de négocier l'ajout de cette fonctionnalité contre le retrait d'une autre (contrainte qualité).
  
• Enfin, si la qualité est la priorité, alors cela signifie que le budget sera conséquent et que la livraison prendra du temps.

Pour vous démontrer cela, je raffole particulièrement des défis dessin que l'on peut trouver sur Youtube.

Le périmètre est fixe (on souhaite un dessin de Spiderman), le coût est fixe (on paie le même artiste), le délai est variable (10 minutes, 1 minute et 10 secondes).

Voyez par vous-même comment la qualité est impactée par les délais :

Plusieurs options s'offrent alors à vous :

•  Accepter de livrer un produit d'une qualité inférieure à ce que vous aviez initialement prévu.
  Les exigences en qualité risquent de ne pas être atteintes, ce qui pourrait poser problème d'un point de vue satisfaction client.
•  Donner plus de moyens à l'équipe ou la renforcer.
  Cela peut permettre d'absorber une surcharge de travail et de permettre de livrer en temps et en heure sans baisse de qualité. Mais attention au dépassement des coûts.
•  Accorder un délai supplémentaire pour résoudre le problème.
  On ne sait pas à l'avance de combien d etmeps on a besoin pour régler le souci. Cela pourrait donc retarder le planning projet ainsi que les différentes échéances.

Lors de l'initialisation du projet, le budget prévisionnel a été sous-évalué. Trois options s'offrent alors à vous :

•  Demander une rallonge budgétaire.
  Si elle est acceptée, cela vous permettra d'absorber les surcoûts sur le projet. Dans ce cas, la qualité et les délais peuvent rester intacts.
•  Négocier le périmètre et baisser les ambitions.
  S'il n'est pas possible d'étendre le budget, alors il vous faudra mener des négociations afin de faire des concessions sur le périmètre du projet ou revoir à la baisse le niveau de qualité attendu des livrables.
•  Accorder plus de temps aux fournisseurs / prestataires en échange d'une remise commerciale.
  Pour maintenir le budget du projet, vous devez donc faire des concessions sur la rapidité d'exécution des prestations, et réechelonner le planning dans le temps. Attention aux retards et aux impacts que ceux-ci peuvent engendrer sur la suite du projet.
  

Enfin, si vous vous rendez compte que vous n'êtes pas en mesure de tenir les échéances initialement annoncées, voici 3 options qui s'offrent à vous :

• Accepter les délais supplémentaires et acter le retard du projet.
  Si le budget et la qualité ne sont pas négociables, alors vous n'avez pas d'autres choix que de décaler votre planning projet. 
• Négocier à la baisse le périmètre du projet.
  Si le projet ne peut pas prendre de retard (exemple: gestion de projet événementiel), alors vous devrez négocier à la baisse le périmètre global du projet ou les standards de qualité attendus. 
• Mobiliser des ressources supplémentaires ou renforcer l'équipe.
  ça peut vous permettre de rattraper le retard, mais cela aura un coût non négligeable. Attention également aux délais incompressibles.
  

Première chose à faire avant de foncer tête baissée : utiliser le filtre QCD - Qualité, Coût et Délai.

Selon vous, dans l'exemple ci-dessus, les contraintes de qualité, de coût et de délai sont-elles correctement définies et quantifiables ou sont-elles plutôt floues ? Analysons cela ensemble.

• La qualité : concerne la mise en place de systèmes de sécurité pour sécuriser son système d'information (serveurs informatiques).
  
• Le coût :  indéfini, aucune mention dans le mail reçu.
  
• Le délai : ASAP, autrement dit dès que possible.
  

En bref, la demande est trop floue, elle ne passe pas le filtre QCD, elle est donc incomplète.

Clairement, un projet pas plus défini que celui-ci, c'est la catastrophe assurée.

Pour éviter un échec sur un projet comme celui-ci, je vous invite à consulter mon article sur les facteurs-clés de réussite d'un projet.

Un projet bien défini, qui passe le filtre QCD, ressemblerait plutôt à ça :

• La qualité : installation + configuration d'un antivirus pour 50 serveurs informatiques, et mise en œuvre + configuration d'un parefeu sur le réseau informatique
  
• Le coût : budget maximum de 100 000€
  
• Le délai : Devis d'ici 3 semaines, mise en œuvre en moins de 3 mois
  

Personnellement, avant de m'engager sur un quelconque devis ou sur la mise en place d'un projet, je creuserai le sujet avec mon interlocuteur en posant des questions précises pour en découvrir plus sur son besoin.

La méthode CQQCOQP est une méthodologie de questionnement empirique qui consiste à poser des questions précises afin de préciser un besoin ou de trouver des solutions à des problématiques. Les questions sont Comment, Quoi, Qui, Combien, Où, Quand, Pourquoi.

Dans notre exemple fil rouge, je poserai les questions suivantes à mon client :

• Comment.
  Comment envisagez-vous la phase de conception et de mise en oeuvre de ce projet ? Prévoyez-vous une phase de test ou souhaitez-vous directement tout installer en production même si cela génère des impacts ? Je vous le demande car j'ai cru comprendre qu'il vous fallait rapidement sécuriser votre système d'information.
  
• Quoi.
  Avez-vous déjà pensé à des outils ou logiciels précis, ou êtes-vous ouvert sur les technologies à déployer ?
  
• Qui.
  Qui doit mettre en œuvre ce projet ? Qui doit le piloter ? Est-ce que vous nous sollicitez pour gérer l'intégralité du projet pour vous, ou préférez-vous que l'on vous conseille sur les produits à choisir mais qu'on vous laisse les installer et les configurer ?
  
• Combien.
  Quel est votre budget sur ce projet ? Car en matière de sécurité informatique, vous avez tous les ordres de prix. Combien de serveurs avez-vous ? Combien souhaitez-vous sécuriser ? Cela nous permettra de vous proposer les meilleures solutions en fonction de vos contraintes.
  
• Où.
  Où se trouvent vos serveurs ? Sont-ils hébergés chez vous ou dans un datacenter distant ? Sont-ils dans le cloud et si oui chez quel fournisseur ?
  
• Quand.
  J'ai bien senti l'urgence de votre demande. Mais vous vous doutez qu'entre la commande et la livraison du matériel et des licences, l'installation et la configuration, nous ne sommes pas en mesure de le faire en une semaine. A quelle date au plus tard auriez-vous besoin que votre SI (Système d'Information) soit sécurisé ?
  
• Pourquoi.
  Qu'est-ce qui vous pousse à vouloir le sécuriser maintenant ? Pourquoi ne pas l'avoir anticipé avant ? Vous avez mentionné un possible vol de données. Pourquoi ? Qu'est-ce qui vous fait penser ça ?
  

Je vais aller le chercher sur ces questions afin d'obtenir des retours précis qui me permettront de mieux qualifier sa demande et d'avoir une idée très précise de ce que ce client souhaite en terme de périmètre projet (et donc de qualité), de coût et de délai.

Vous disposez maintenant d'éléments quantifiables pour mieux comprendre le besoin de votre client. A ce stade, vous devriez déjà avoir une bonne idée de ce qu'il souhaite faire et de ce que vous pouvez proposer.

Trouver quelle est la contrainte non-négociable devrait donc être un jeu d'enfant.

Reprenons notre exemple.

• Le budget peut évoluer.
  Comparé au coût engendré par un vol de données, le client peut sortir un billet de plus sans problème. C'est une question de mesure du risque.
  
• Le délai est dès que possible.
  Le client a donc toutes les chances d'accepter une livraison dans 3 mois plutôt que dans 1 semaine.
  
• La qualité concerne la sécurité du système d'information.
  Il n'y a pas le droit à l'erreur. Sinon c'est hacking et vol de données garanti.
  

Dans notre cas de figure, la qualité est donc la contrainte qui n'est pas négociable.

Notez qu'il est possible qu'aucun élément ne soit négociable. Personnellement, je vous recommande d'éviter ces projets qui sont synonymes de "je veux le meilleur, pour pas cher, et pour hier".

Au contraire, il se peut que tous les éléments soient négociables. C'est très rare mais cela arrive. Même si je n'ai pas encore eu le cas dans ma carrière. Si vous êtes dans ce cas-là, vous êtes probablement chanceux, c'est peut-être le moment de jouer au loto.

Le triangle de fer comprend quelques limites, qui remettent en partie en cause son utilisation à l'heure où tout doit aller plus vite, ou les besoins évoluent constamment pour s'adapter au  marché et aux demandes des consommateurs, et où l'agilité règne en maître.

1. Le triangle d'or ne permet pas d'estimer ce qui est fixe et ce qui est estimé.
   Par exemple, un client avec un budget maximum de 10 000€, c'est un coût fixe. Mais pour un projet réalisé en interne, on va se baser sur les estimations afin de caler un budget et des délais de réalisation.
   
   On oublie trop souvent qu'une estimation n'est pas une réalité. Pire, nous sommes tous mauvais (moi y compris) en estimation, d'autant plus lorsque les chiffres sont importants et le projet complexe.
   
2. La qualité, ou le périmètre, est une notion assez mal comprise.
   Je m'en suis rendu compte avec le temps. Nombre de mes collègues chefs de projet et mes clients pensent que la qualité correspond à la qualité du travail réalisé alors qu'en fait cette notion est plus large que ça. Cette incompréhension joue en défaveur du triangle de fer.
   
3. Le triangle d'or est peu adapté aux projets dont le périmètre est évolutif.
   Cet outil a tendance a figer les contraintes une fois le projet démarré, ce qui n'est pas conciliable avec un besoin client qui évolue constamment pour s'adapter aux besoins du marché.
   
4. Le facteur humain est absent.
   Un projet peut être livré dans les temps, respecter le budget et correspondre en tout point aux besoins et attentes du client mais être un échec d'un point de vue humain : équipes lessivées car sous-dimensionnées, frictions avec le client, incompréhensions et tensions multiples, désengagement, démotivation des contributeurs, etc...
   
5. La pointe vers le haut signifie que le périmètre est fixe.
   C'est le point qui est souvent soulevé par les agilistes pour mettre en avant l'obsolescence de cet outil. En gestion de projet classique (les fameuses méthodes prédictives), on considère que le périmètre doit être fixe ou le moins évoluer possible afin de pouvoir réaliser le projet dans les temps impartis et selon le budget fixé.
   

A ce sujet, le triangle d'or du projet a été enrichi par Kent Beck, l'inventeur de la méthode agile XP Extreme Programming, qui propose d'ajouter le périmètre fonctionnel du projet.

Selon lui, les 3 paramètres de qualité, coûts et délais sont souvent figés par le client, le périmètre fonctionnel étant la seule variable sur laquelle on peut jouer pour maintenir l'équilibre du triangle.