Gestion des coûts : Définition, types, avantages

Gérer un projet, ça veut non seulement dire construire et suivre un planning, manager son équipe et les ressources au quotidien, mais aussi piloter et suivre les coûts et le budget du projet.

La gestion des coûts est un domaine souvent sous-estimé et mal compris dans le management d'un projet. A tord.

Dans cet article, je vous explique ce qu'est la gestion des coûts, quels sont les différents types de coûts et ce que vous pouvez mettre en place pour piloter de manière fine le budget de votre projet.

Qu'est-ce que la gestion des coûts en gestion de projet ?

La gestion des coûts, c'est l'ensemble des processus permettant d'estimer, de planifier, de suivre et de contrôler le budget et les coûts d'un projet. Ce domaine permet de s'assurer que le projet est bien réalisé dans le respect du budget approuvé.

Le chef de projet peut ainsi prévoir dès le démarrage du projet les coûts inhérents au projet, et donc estimer un budget prévisionnel pour la totalité du projet.

Une fois ce budget validé par le client ou le commanditaire, le chef de projet s'assure alors que le budget est bien respecté et qu'il n'y a pas de coûts non prévus. Toutes les dépenses sont donc notées et suivies durant tout le projet.

Lors des comités de pilotage, les coûts sont analysés et réévalués si cela s'avère nécessaire. 

En fin de projet, le chef de projet compare le budget réel du projet (le budget final) au budget prévisionnel, et analyse les écarts dans un bilan projet, afin d'en tirer des leçons pour les futurs projets.

A noter que l'aspect coût / budget est l'une des triples contraintes qui apparaît sur le triangle d'or de la gestion de projet. Concrètement, cela veut dire que si vous modifiez le paramètre "Budget" d'un projet, cela influe forcément en positif ou en négatif sur les deux autres aspects : les délais et le périmètre du projet.

Pourquoi c'est important de bien gérer ses coûts ?

Je vois trop souvent dans les entreprises dans lesquelles j'interviens des équipes projet qui ne gèrent pas le budget ni les coûts. C'est une erreur.

Laissez-moi vous expliquer pourquoi c'est important de pratiquer la gestion des coûts pour vos projets, et quels sont les avantages que vous pouvez en tirer :

• Maximiser le retour sur investissement et la rentabilité du projet.
  Éviter les dépenses inutiles sur un projet permet de protéger sa rentabilité, et de garantir un haut niveau de retour sur investissement, une fois le projet terminé.
  
• Garder le projet sous contrôle.
  Gérer les coûts d'un projet oblige le chef de projet à poser un cadre, à contrôler et suivre son projet. Cela permet d'éviter des dérives et écarts, ou du moins de s'en rendre compte avant qu'il soit trop tard, et également de se prémunir contre la flambée des coûts.
  
• Affecter les ressources au bon moment.
  En planifiant intelligemment les coûts du projet, on peut ainsi affecter les ressources (humaines et matérielles) au bon moment, et donc optimiser les coûts de son projet.
  
• Pousse à la prise de décision en cas d'écarts.
  Enfin, gérer les coûts tout au long du projet permet au chef de projet de demander un arbitrage à sa direction ou au comité de pilotage. Les écarts au budget prévisionnel lui permettent ainsi de forcer les décideurs à prendre une décision sur le projet (allonge budgétaire, renégociation du périmètre, échéance repoussée, etc...)
  
• Prévenir de risques projets.
  Le processus de gestion des coûts permet au chef de projet d'inclure une provision pour risque dans son budget global, généralement de 5 à 10%. Cette marge budgétaire permet d'absorber des coûts non prévus lors de difficultés opérationnelles ou quand des risques se déclarent sur le projet.
  

Quels sont les différents types de coûts en gestion de projet ?

Il existe 5 types de coûts en gestion de projet, que voici :

1. Les coûts directs.
   Les coûts directs, ou direct costs, sont directement liés aux travaux à réaliser dans le cadre du projet. Par exemple, ce peut être l'embauche d'experts spécifiquement pour ce projet, l'achat de licences de logiciels, etc...
   
2. Les coûts indirects.
   Les coûts indirects, ou indirect costs, correspondent au coût global de l'activité, mais ne sont pas directement liés au projet. On y retrouve notamment le chauffage, l'éclairage, la location de bureaux (s'ils ne sont pas spécifiques au projet), le stockage des consommables, etc...
   
3. Les coûts fixes.
   Les coûts fixes, ou fixed costs, sont des frais uniques (non récurrents) qui ne sont pas liés à la durée d'un projet. Ce peut être l'achat ponctuel d'un service de publicité marketing ou de SEO, une formation ou un coaching sur une méthode de gestion de projet, etc...
   
4. Les coûts variables.
   Les coûts variables, ou variable costs, sont l'opposé des coûts fixes : ils peuvent changer et évoluer en fonction de la durée du projet. On peut par exemple citer la location de matériel ou les salaires, qui seront un poste de dépense plus important si le projet s'étale sur 12 mois plutôt que 6.
   
5. Les coûts irrécupérables.
   Les coûts irrécupérables, ou sunk costs, correspondent aux frais déjà engagés et ne pouvant plus être récupérés si le projet se termine maintenant. L'argent a été utilisé et a "disparu". Par exemple, le budget consommé ne pouvant pas être récupéré ou remboursé est un coût irrécupérable.
   
   Ce type de coût est souvent oublié lors des analyses de rentabilité, mais il est essentiel à connaître, notamment pour éviter les décisions prises par le biais des coûts irrécupérables.
   

Les 4 phases de la gestion des coûts

La gestion des coûts est un processus continu, mais qui peut se découper en 4 phases distinctes, qui s'étalent sur tout le cycle de vie du projet, et se répètent.

1 ) Le plan de gestion des coûts

Le plan de gestion des coûts, ou cost management plan, est défini au lancement d'un projet, et défini les règles et contraintes à prendre en compte dans son processus de gestion des coûts.

Ce document est intégré au plan de management de projet, et inclus généralement les éléments suivants :

• Les différents types de coûts que l'on retrouvera dans le projet.
  
• Les outils utilisés pour suivre et piloter les coûts.
  
• Les indicateurs KPI de suivi des coûts, comme la courbe en S.
  
• Les différentes parties prenantes.
  
• Les rapports financiers à produire, et à quels intervalles.
  

2 ) Estimation des coûts et budgétisation

L'estimation des coûts est une étape qui se fait généralement lors de la phase de préparation et de planification du projet. Ces éléments sont ensuite réévalués à intervalles réguliers par le chef de projet, en fonction de l'avancée du projet et de l'apprentissage réalisé entre temps par l'équipe projet.

Pour estimer les coûts d'un projet, il est nécessaire de connaître les tâches et activités à réaliser, grâce au WBS.

La structure de découpage de projet que vous obtenez grâce au WBS (Work Breakdown Structure) va vous permettre de travailler votre CBS - Cost Breakdown Structure.

Pour faire simple, le CBS est la représentation des coûts de chaque activité, en fonction du découpage de votre projet que vous avez choisi sur votre WBS.

En tenant compte du CBS, des ressources dont vous avez besoin, du coût associé à chaque ressource, et de la durée des actions à réaliser, vous pourrez ainsi estimer le budget nécessaire pour mener à bien votre projet.

Vous saurez également quand libérer quel pourcentage de budget, et vous pourrez donc fournir aux parties prenantes un plan détaillé leur expliquant quel pourcentage de budget libérer à quel moment.

3 ) Suivi et contrôle des coûts

Le contrôle des coûts permet au chef de projet de suivre le budget du projet au jour le jour, d'identifier et de comprendre des écarts entre les coûts réels et les coûts initiaux.

Le suivi des coûts du projet se réalise en fonction des outils et indicateurs définis dans le plan de gestion des coûts (à l'étape 1).

Si un écart significatif est constaté et que les prévisions indiquent que le budget final dépassera le budget alloué au projet, alors le porteur de projet doit sans attendre mettre en place un "plan correctif" pour limiter les dérives constatés, et se réaligner avec les objectifs du projet et le budget alloué.

Malgré cela, si les dérives persistent, alors le chef de projet doit remonter l'information au comité de pilotage, pour prendre une décision :

• Octroyer un budget supplémentaire au projet.
  
• Négocier à la baisse la portée du projet (le périmètre).
  
• Arrêter le projet, celui-ci n'étant plus assez rentable.
  

il existe plusieurs approches pour suivre les coûts d'un projet, mais la plus populaire et la plus précise est sans doute la gestion de la valeur acquise, ou EVM (Earned Value Management).

4 ) Rapports financiers et bilans

Enfin, la dernière phase consiste à établir des rapports financiers, pour s'assurer de la bonne santé du projet.

Les parties prenantes, et notamment les décideurs, sont friands de ce type de rapports. Je vous conseille donc d'inclure une partie gestion du budget directement dans les rapports d'avancement que vous envoyez, ainsi que sur votre tableau de bord projet.

Qui est responsable de la gestion des coûts ?

Le chef de projet est le responsable et le garant de la gestion et du suivi des coûts sur un projet. C'est lui qui estime, planifie, suit, contrôle et gère les coûts et le budget au quotidien.

Cependant, il n'est pas le seul à intervenir. En effet, bien que le chef de projet estime et gère les coûts, ceux-ci doivent être approuvés par les membres du comité de pilotage, sa direction ou encore le client ou le commanditaire.

Un budget prévisionnel est donc approuvé pour le projet, sur la base des estimations réalisées par le chef de projet.

Si en cours de route, il se rend compte que le budget n'est pas suffisant pour couvrir les besoins du projet et le terminer, il peut demander une allonge budgétaire au COPIL. Mais il ne pourra pas prendre la décision seul.

Les challenges de la gestion des coûts

La gestion des coûts est un domaine complexe dans le management de projet. Vous avez en effet de grandes chances de rencontrer des défis sur votre route, qu'il vous faudra relever. 

Voici les plus courants :

1. L'estimation des coûts n'est pas assez précise.
   Un budget mal estimé, c'est un facteur d'échec pour votre projet. Il part direct du mauvais pied.
   
   Pour éviter ça, prenez le temps de cadrer les objectifs et enjeux du projet, ainsi que sa portée. Je vous conseille de retravailler votre charte de projet, qui doit contenir l’ensemble de ces éléments.
   
2. Le budget du projet est trop limité.
   Malgré vos estimations, le budget a été revu à la baisse, et ne vous permet pas de terminer votre projet dans de bonnes conditions.
   
   Vous devez veiller à ce que le budget du projet soit réaliste et à la hauteur de ses ambitions. Si ce n'est pas le cas, tentez de faire entendre raison aux parties prenantes et au COPIL pour débloquer une rallonge budgétaire. Au besoin, vous pouvez aussi renégocier à la baisse le périmètre du projet, afin que celui-ci s'accorde au budget approuvé.
   
3. La libération du budget dans le temps ne correspond pas au calendrier du projet.
   Ce n'est pas parce qu'un budget est approuvé qu'il pourra être débloqué dans les temps.
   
   Si le déblocage des sous ne correspond pas au planning projet, vous avez deux options : retravailler votre planning pour qu'il s'accorde au tempo du budget (ce qui signifie décaler la date de fin), ou demander aux décideurs en charge du budget de le débloquer plus rapidement, afin de pouvoir tenir les délais.
   
4. Suite à des coûts imprévus, le budget du projet doit être révisé à la hausse.
   Malgré votre vigilance, des coûts supplémentaires sont apparus et ne vous permettent plus de terminer le projet dans le respect du budget initial.
   
   Vous devez remonter ce point en comité de pilotage, présenter des projections afin d'estimer le budget supplémentaire nécessaire pour finaliser le projet, et de mander une allonge budgétaire.
   

3 logiciels pour mieux gérer les coûts de ses projets

Si vous ne souhaitez pas gérer vos coûts et vos budgets à la main dans Excel, je vous conseille vivement de regarder du côté de ces trois logiciels de gestion de budget projet : Monday.com, ClickUp & Yookkan.

Lorsque je pilote des projets IT complexes pour mes clients, j'utilise l'un de ces trois outils, pour leur interface claire, leur simplicité d'utilisation mais également leurs fonctionnalités complètes, qui permettent de ne pas faire juste un planning, mais aussi de gérer les coôuts et les risques projet.