Si vous avez déjà géré des projets, vous avez sûrement déjà entendu parler de portée de projet.
C'est un terme plébiscité par les chefs de projet plus aguerris, mais qui peut laisser songeur la plupart d'entre nous.
Dans cet article, nous allons lever le voile sur ce qu'est la portée d'un projet, et voir comment définir la portée de son projet.
Qu'est-ce que la portée en gestion de projet ?
La portée d'un projet est l'ensemble des livrables et des activités à réaliser dans le cadre d'un projet, définis d'un commun accord par les parties prenantes. Elle est ainsi constituée des objectifs, fonctionnalités, spécifications, contraintes, résultats attendus et critères d'acceptation.
La portée, ou scope en anglais, se nommait ainsi jusqu'à la version 4 du guide PMBOK. Depuis la version 5, elle a été renommée périmètre de projet. Vous pouvez cependant retrouver les deux termes au quotidien.
Elle permet de définir précisément ce qui doit être réalisé dans le cadre d'un projet, les objectifs et résultats à atteindre, ainsi que les limites du projet. L'équipe projet sait ainsi précisément ce qu'elle a à faire, et ce qui est considéré comme étant hors périmètre.
La portée d'un projet prend la forme d'un document texte qui peut se nommer "énoncé de projet" ou "énoncé des travaux", et qui liste toutes les exigences du projet à respecter. Il permet ensuite à l'équipe projet de réaliser le travail nécessaire afin de respecter l'ensemble des éléments consignés dans la portée.
Dans le cas de projets simples ou ne dépassant pas quelques semaines, une portée de projet peut remplacer le cahier des charges et suffire à mener à bien le projet.
Portée vs Périmètre de projet : Quelles différences ?
La portée et le périmètre de projet sont deux termes interchangeables qui décrivent les activités à réaliser dans le cadre d'un projet. La portée était le terme utilisé jusqu'à la version 4 du PMBOK. Le périmètre est le terme utilisé depuis la version 5 du guide PMBOK.
A ce jour, on parle le plus souvent de périmètre projet, qui est plus compréhensible par les chefs de projet juniors et les parties prenantes non initiées à la gestion de projet.
Le terme de portée de projet est encore utilisé par des chefs de projet plus aguerris ou ceux qui ont eu leur certification PMP en version 4.
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Portée vs Cahier des charges : Quelles différences ?
La portée du projet indique à l'équipe projet le travail à inclure on non dans le projet. Le cahier des charges est un document juridique et contractuel indiquant les exigences et attentes du client, et liste précisément les tâches à accomplir dans un projet.
Les deux décrivent le travail à réaliser dans le cadre d'un projet, mais s'adresse à un public différent :
- La portée du projet est principalement utilisée en interne.
Cela permet au chef de projet de partager et communiquer à son équipe projet le travail inclus dans le périmètre projet, et quelles sont les limites du projet. - Le cahier des charges est utilisé principalement dans une relation contractuelle avec un client.
Cela permet de définir précisément le travail que le prestataire (ou fournisseur) doit réaliser afin d'être en conformité avec les besoins, attentes et exigences de son client.
Dans les faits, la portée de projet peut être suffisant dans le cadre de petits projets simples, de quelques semaines, à condition que l'énoncé de portée soit validé et signé par le commanditaire du projet et son prestataire.
Qu'est-ce qu'un énoncé de la portée de projet ?
L'énoncé de portée du projet est un document projet décrivant avec précision sa portée. Il sert de registre officiel détaillant les activités du projet, ses livrables, le calendrier projet, les coûts, ainsi que les ressources.
Ce document permet notamment à l'ensemble des parties prenantes de se mettre d'accord sur la définition du projet et d'avoir le même niveau d'information.
Contrairement à la charte de projet qui décrit les objectifs du projet, ses intentions et les résultats attendus, la portée du projet détaille avec précision le périmètre du projet, et indique ce qui n'est pas inclus.
En quoi consiste la gestion de la portée du projet ?
La gestion de la portée du projet, ou la gestion du périmètre de projet, est un processus PMBOK qui consiste à définir et contrôler ce qui est inclus ou non dans un projet.
La gestion de la portée du projet est décomposée en 6 processus dans la sixième édition du guide PMBOK, de la façon suivante :
- Planifier la gestion du périmètre et du contenu.
Un plan de gestion de la portée est créé sur la base des informations indiquées dans la charte du projet, ainsi que le plan de management du projet. - Recueillir les exigences.
Des entretiens, interview, groupes de discussion, enquêtes sont utilisés pour mieux comprendre les attentes, besoins et exigences des parties prenantes. - Définir le contenu.
Un énoncé de la portée du projet est établi sur la base des précédentes informations. - Créer l'organigramme des tâches.
L'organigramme des tâches (OT) est créé à partir de l'énoncé de portée du projet. Il permet de diviser en tâches individuelles les différents livrables à fournir dans le cadre du projet. La méthode WBS est un bon moyen de le réaliser. - Valider le périmètre.
Les livrables sont inspectés et analysés. IL y a deux cas de figure possible à ce stade : soit ils sont acceptés comme étant complets et sont validés, soit des réserves sont émises et des révisions supplémentaires sont nécessaires. - Contrôler et maîtriser le périmètre.
Au fur et à mesure de l'avancement du projet, il est nécessaire d'en contrôler sa portée, afin d'identifier de possibles écarts.
Vue d'ensemble de la gestion du périmètre de projet - Guide PMBOK 6ème édition
Qu'est-ce que le plan de gestion de la portée ?
Le plan de gestion de la portée, ou plan de gestion du périmètre, décrit les processus et actions mises en œuvre afin de s'assurer que la portée est bien respectée tout au long du cycle de vie du projet.
Il a pour principal but d'éviter la dérive du périmètre et des objectifs du projet, ainsi que des écarts au périmètre ou au budget, ou encore des reports d'échéances ou des changements constant de besoins.
Le plan de portée de projet vise donc à clarifier la portée et le périmètre du projet. Pour cela, il est organisé en 6 activités distinctes, décrites dans le processus de gestion de la protée ci-dessus :
- Planification de la gestion du périmètre et du contenu.
- Collecte des exigences.
- Définition de la portée.
- Découpage du projet en tâches opérationnelles.
- Validation de la portée.
- Contrôle de la portée.
Quand utiliser une portée de projet ?
La portée du projet se définit lors de la phase de cadrage du projet, afin de lister de manière exhaustive les tâches à effectuer dans le cadre du projet, et celles qui sont hors périmètre.
Elle peut être initiée en phase d'avant-projet par le commanditaire du projet, puis est complétée lors de la phase d'initialisation et de cadrage du projet.
La portée du projet peut-elle être modifiée ?
Une fois que la portée du projet est validée par l'ensemble des parties prenantes, elle ne peut plus être modifiée, sauf par le biais de demandes de changement officielles.
Ainsi, le chef de projet doit analyser le changement demandé et l'impact qu'il aura sur le projet, avant de l'accepter ou de le refuser.
Comment définir la portée d'un projet ?
Je vous invite à suivre ces étapes afin de bien définir et cadrer la portée de votre projet :
- Définissez les objectifs projet. respect des objectifs stratégiques.
Quel est le but du projet ? Quels sont les objectifs principaux et secondaires à atteindre ? Respectent-ils les objectifs stratégiques de l'entreprise ? La portée du projet doit répondre à ces 3 questions. - Ajoutez la description du projet ainsi que les résultats attendus.
Pour donner du contexte au projet, il est nécessaire d'expliquer la raison d'être du projet en quelques lignes, ainsi que les résultats attendus en terme de qualité, changement, retour sur investissement, une fois le projet terminé. - Renseignez les critères d'acceptation du projet.
Il s'agit des critères d'importance pour le commanditaire qui permettent de succès du projet. - Décrivez les limites hors-périmètre du projet.
L'énoncé du projet doit clairement délimiter le projet, et indiquer ce qui est dans le périmètre (ce qui doit être fait) et ce qui est hors-périmètre (les limites du projet). - Détaillez les travaux à effectuer dans le cadre du projet.
Le travail a réaliser afin d'atteindre les objectifs du projet est décrit de manière exhaustive dans la portée du projet. On parle également parfois de périmètre. - Indiquez quelles sont les contraintes à respecter.
La portée doit également inclure l'ensemble des contraintes à respecter sur le projet : délais, coûts, contraintes législatives et réglementaires, contraintes métiers, etc... - Listez les livrables du projet.
Les livrables projet sont les produits du travail à réaliser, qui permettent d'atteindre l'objectif projet. Par exemple, une application de comptabilité développée de zéro est un livrable projet. - Ajoutez des notes de manière collaborative.
Une bonne portée de projet est une portée qui a été revue et amendée de manière collaborative. N'hésitez pas à inclure les notes et remarques des membres de votre équipe projet dans ce document. - Précisez les jalons et les principales échéances du projet.
Enfin, pensez à bien indiquer les étapes-clés (jalons) de votre projet, ainsi que les dates de début et de fin de celui-ci.