Le cahier des charges est un des éléments principaux de l’élaboration et de la mise en place de projets au sein des entreprises. Il est utilisé dans un grand nombre de domaines d’activités et n’a de cesse de se perfectionner avec le temps.
Le cahier des charges : Qu’est-ce que c’est ?
Le cahier des charges est un document utilisé par les entreprises dans divers secteurs ; ce document a pour objectif de définir et de mettre en place de la manière la plus organisée possible un projet. Il est utilisé par tous les membres de l’équipe, il est une sorte de guide qui permet de gagner du temps, de répartir les tâches et de communiquer de manière efficace.
Le cahier des charges permet de réaliser un projet, tout en connaissant ses objectifs, les dates principales à respecter ainsi que les partenaires et collaborateurs qui sont associés à ce projet.
Par ailleurs, il est un guide qui permet de prendre en compte et d’anticiper les contre temps qui peuvent être associés à un projet en cours. Il prend en compte également les ressources nécessaires à la mise en place du projet, ainsi que les éventuels indicateurs de performances.
Quelles sont les principales caractéristiques du cahier des charges ?
Le cahier des charges doit être clair pour être le plus efficace possible. Sans clarté et organisation, il est inutile. Il doit permettre à tout un chacun de gagner du temps.
L’objectif est que tout le monde puisse le comprendre, justement pour améliorer la communication globale au sein des équipes.
Par ailleurs, ce type de document est également complet, tout doit y figurer. S’il doit faire office de guide, il doit être le plus exhaustif possible.
Bien entendu, il doit également s’adapter aux tendances et aux changements présents sur le marché. Les projets, surtout dans le contexte actuel, ne peuvent jamais être considérés comme étant fixes depuis le départ, il faut prendre en compte les potentielles contraintes et les ajustements.
Les objectifs et les enjeux du cahier des charges
Les entreprises évoluent plus que jamais aujourd’hui dans un contexte ultra concurrentiel. Pour cette raison, les projets doivent être les mieux organisés possible, ne serait-ce que pour augmenter la satisfaction de la clientèle mais aussi la compétitivité de l’entreprise.
A cet effet, parmi les principaux objectifs, notons des attentes mieux définies, pour que tout le monde comprenne son rôle et comprenne également l’intégralité du projet.
S’il doit faire office de guide, alors le cahier des charges doit, comme nous l’avons dit plus haut être exhaustif mais aussi dissiper tout ce qui pourrait créer des doutes ou des malentendus entre les membres des équipes.
Toutes les parties prenantes au projet peuvent y avoir accès, ce qui renforce la communication entre elles. Par ailleurs, cela est également un moyen de renforcer la motivation des équipes. Le fait d’avoir les différentes étapes et les éventuels problèmes mis par écrit apporte une vision globale, plus motivante pour chacun.
Parmi les principaux enjeux, il est important, même dans l’élaboration du cahier des charges, de prévoir les réglementations existantes. En effet, selon les secteurs, ces règlements peuvent être amenés à changer.
Il est également important, en termes de communication, que celle-ci soit facilitée et non pas complexifiée par le cahier des charges ; d’où la nécessité d’être le plus organisé et exhaustif possible.
Comment élaborer un cahier des charges ?
La première étape est de comprendre comment analyser le projet dans son intégralité.
Quels sont les collaborateurs qui vont y participer, les différents départements qui seront impactés au sein de l’entreprise ? Quels sont également les partenaires auxquels l’entreprise va faire appel durant la mise en place de son projet ?
Par ailleurs, cette première étape est aussi le moment où toutes les ressources et différents besoins de l’entreprise pour la réalisation du projet seront développées.
Nous parlions plus haut d’exhaustivité, il est en effet primordial de décrire cette étape avec précision pour que l’ensemble du projet puisse être contrôlée et suivie de manière régulière.
La deuxième étape est de comprendre quels sont les objectifs du projet.
Cela est important car il est question de définir si le projet est réalisable, s’il peut être modifié si besoin. Quelles sont les objectifs du projet, et quels sont les indicateurs qui permettent de les quantifier, en termes de temps mais aussi en termes de finances.
La mise en place concrète du document doit être structurée, il s’agit là de la troisième étape.
Après avoir présenté le projet comme nous l’avons dit plus haut, ses objectifs, ses enjeux et le contexte dans lequel il se positionne, il est question de le décrire de manière claire et précise. Quelles sont les fonctions à mettre en place, les services, selon les collaborateurs ou les départements de l’entreprise qui participent au projet.
Ensuite, dans cette partie, il faudra également mettre en avant les contraintes qui peuvent survenir durant l’élaboration du projet. Quelles seront les ressources nécessaires pour ce projet, quelle place pour les nouvelles technologies ?
Toujours dans cette partie, il faut élaborer un planning complet avec les délais à respecter et les étapes. Grâce à cela, il sera possible d’ajuster si nécessaire les éléments et répartir les coûts au niveau financier.
La dernière étape est la validation du cahier des charges par toutes les parties en présence. Chacun doit en prendre connaissance et demander des explications claires en cas de malentendus ou de non-compréhension.
Conclusion
Le cahier des charges est donc un outil qui est devenu essentiel à la grande majorité des entreprises dans divers secteurs d’activités.
Peu à peu, les cahiers des charges se modernisent, surtout avec l’avancée des nouvelles technologies et de l’intelligence artificielle. Les logiciels apparaissent comme étant de plus en plus efficaces, ils permettent une plus grande réactivité et des mises à jour bien plus régulières.
Par ailleurs, ils deviennent également plus simples à utiliser et plus intuitifs. Lorsqu’il est bien organisé, ils représentent une réelle valeur ajoutée pour les entreprises, permettant d’améliorer leurs performances et leur compétitivité.
