Qu’est-ce que la planification de projet ?

La planification d'un projet est une étape incontournable de la gestion de projet. Que l'on soit chef de projet, manager d'équipe, indépendant, freelance, savoir bien planifier est essentiel pour réussir.

Découvrez dans cet article ce qu'est la planification de projet, les différents plannings que vous pouvez utiliser et mes meilleures astuces pour bien planifier votre prochain projet.

En bonus, je vous propose également un modèle de planning projet, cadeau de la maison.

Qu'est-ce que la planification de projet ?

La planification de projet est une étape incontournable d'un projet, qui consiste à identifier, estimer, ordonnancer et planifier les tâches et activités d'un projet afin d'atteindre les objectifs fixés.

La phase de planification de projet est la seconde phase d'un projet, et suit la phase d'initialisation. Elle permet de définir comment le projet sera exécuté, surveillé et contrôlé, jusqu'à sa clôture.

On peut ainsi définir qui fait quoi, quand, dans quel ordre et comment. Chaque tâche est identifiée, affectée à une ressource puis a une date d'achèvement cible qui lui est attribuée. L'objectif de cette étape est d'obtenir un planning projet détaillé.

Lors de la phase de planification d'un projet, le chef de projet peut s'appuyer sur différents types de planning : le macro-planning, le rétroplanning, le planning détaillé, le diagramme de Gantt, etc...

Le projet est alors découpé en sous-projets ou en lots (un ensemble de tâches). Ce découpage fait apparaître des jalons projets, des points d'étape qui vont rythmer le projet durant tout son cycle de vie.

Enfin, le chef de projet continue le découpage de manière fine du projet afin de lister l'ensemble des tâches à réaliser pour chaque lot ou sous-projet, grâce à la technique du WBS.

Il obtient ainsi ce qu'on appelle un organigramme de tâches (OT), qui lui servira de base pour la création de ses plannings.

Ces tâches peuvent être liées les unes aux autres avec des dépendances (ou liens). Concrètement, cela signifie que certaines tâches ne peuvent être commencées que lorsque la précédente est terminée.

Tâches et activités projet : Définition

Une tâche, parfois aussi appelée activité projet, est une action à mener dans le cadre d'un projet afin d'obtenir un résultat permettant de se rapprocher des objectifs projet à atteindre.

Les tâches sont caractérisées par plusieurs éléments :

• Un objectif précis, spécifique et mesurable.
  
• Une date de début.
  
• Une date de fin.
  
• Une durée de réalisation, exprimée en jours-homme ou en heure.
  
• Un responsable, la personne en charge de sa réalisation.

Généralement, une tâche ou une activité projet fait entre 8 heures et 8 jours, afin d'éviter d'avoir des milliers de tâches de quelques minutes dans son planning, tout en gardant un certain niveau de granularité et de détails.

Qu'est-ce qu'un planning projet ?

Le planning projet, aussi appelé calendrier du projet, est un document répertoriant l'ensemble des tâches à réaliser sur le projet. Il indique quelle ressource doit réaliser quelle tâche et pour quelle date. On s'appuie généralement sur le planning projet pour construire le diagramme de Gantt.

Il existe différents types de planning projet, qui répondent, vous vous en doutez, à différents besoins.

• Le macro-planning.
  Il s'agit d'une version simplifiée du planning, épurée afin de ne garder que les grandes lignes. Le macro-planning est le premier planning réalisé par le chef de projet, et permet de donner les premières indications sur le cadencement du projet.
  
• Le rétroplanning.
  Le rétroplanning est un planning "au plus tard". Il est construit en partant de la date d'achèvement au plus tard du projet, puis remonte la chronologie pour identifier la date au plus tard à laquelle chaque action, jalon ou tâche doit être réalisée.
  
• Le planning détaillé.
  Il s'agit du planning qui détaille l'ensemble des tâches à réaliser sur le projet. Pour chacune des tâches est indiquée la durée de la tâche, la date de début, la date de fin, et la personne responsable de cette tâche.
• Le diagramme de Gantt.
   Le diagramme de Gantt est une représentation visuelle, permettant de visualiser les dépendances existantes entre les différentes tâches et activités. Chaque tâche prend la forme d'une barre horizontale, sa longueur étant proportionnelle à la durée de réalisation. Les flèches reliant ces différentes barres représentent les dépendances entre tâches.
  
• Le planning directeur.
  Le planning directeur est un planning contenant les échéances et jalons-clés d'un projet. Ce planning garde une vision "haute" et ne rentre pas autant dans le détail que le planning détaillé. Il est généralement présenté et suivi en comité de pilotage projet.
  
• Le planning de référence.
  Le planning de référence est le planning qui sert de point de comparaison lors du bilan projet, afin de déterminer les écarts entre le planning initial et la réalité. Il s'agit généralement de la première version du planning détaillé.
  

Comment définir les jalons d'un projet ?

Les jalons, ou milestones en anglais, sont des événements clés sur votre projet, qui permettent de mesurer son avancement et de s'assurer que le travail réalisé correspond bien aux attentes et exigences du cahier des charges projet.

Ils agissent comme des bornes kilométriques le long de la route, d'où le nom en anglais.

En planification de projet, les jalons sont les dates importantes de réalisation de votre projet qui se matérialisent le plus souvent par une réalisation concrète de type production de livrables.

Les 3 types de planification projet

Il existe plusieurs types de planification projet, à utiliser en fonction de votre mode de fonctionnement et de vos contraintes et impératifs.

1. La planification verticale.
   Il s'agit de la planification la plus précise, généralement à l'heure. Chaque journée de travail est ainsi découpée heure par heure, et cadencée selon le planning projet. Contrairement aux autres planifications, la granularité est très fine.
   
2. La planification horizontale.
   Il s'agit de la planification la plus utilisée, qui se base sur des journées de travail et non pas des heures.  Lorsqu'on pratique la planification horizontale, on planifie généralement à la semaine ou au mois. C'est personnellement celle que je préfère car moins consommatrice en temps. Elle laisse également plus de latitude pour traiter les imprévus.
   
3. La planification mixte.
   Il s'agit tout simplement d'un mixte entre la planification verticale et horizontale. Les tâches sont planifiées sur du long terme (semaine ou mois), mais chaque tâche dispose d'une durée de réalisation détaillée. On bénéficie ainsi à la fois d'une vue détaillée et d'une vue d'ensemble. C'est la méthode la plus coûteuse en temps.
   

Modèles + Exemples de planning projet

Qu'est-ce que le chemin critique d'un projet ?

Le chemin critique est un élément dont il faut absolument tenir compte en planification de projet, sous peine de quoi vous accuserez des retards importants.

Il s'agit de la plus longue séquence de tâches ininterrompues et liées entre elles dans votre planning. Tout retard affectant le chemin critique impacte la date de fin du projet d'autant.

Les outils de planification de projet

Il existe des dizaines et des dizaines de logiciels de planification de projet sur le marché. Je n'ai pas encore réussi à tous les tester, mais c'est un de mes objectifs. 😉

Personnellement, je vous recommande d'utiliser l'un des outils suivants, simples d'accès, intuitifs, complets et flexibles :

1. Monday.com.
   
2. ClickUp.
   
3. Yookkan.
4. TeamGantt.
   
5. GanttProject.
   
6. Asana.
   

Comment bien planifier un projet ?

1 ) Comprenez les enjeux et objectifs du projet

Avant de vous lancer tête baissée dans la réalisation de votre diagramme de PERT ou votre diagramme de Gantt, il est primordial de comprendre quelle est la finalité du projet.

Demandez-vous quels sont ses enjeux et ses objectifs. Cherchez à comprendre le périmètre du projet et ses limites, quels sont les livrables demandés, et pourquoi.

Vous pouvez retrouver toutes ces informations dans la charte de projet ou la note de cadrage, ou encore le cahier des charges.

De votre bonne compréhension du projet découle tout le reste. Il s'agit du facteur-clé de succès le plus important.

2 ) Découper le projet en sous-projets et/ou en lots

Plus un travail est volumineux, moins nos estimations sont fiables.

Je vous recommande donc de découper votre projet en plus petites unités, que l'on appellera sous-projets ou lots. Le choix de quoi mettre dans chaque lot vous revient, et dépend forcément du projet que vous pilotez. 

Mais de manière générale, faites en sorte que la construction du projet en lots soit logique. Par exemple, si vous réalisez des tests sur un logiciel ERP sur un petit parc d'ordinateurs de votre entreprise avant un déploiement généralisé, il est logique de découper le projet en 2 Lots :

• Lot 1 - Phase pilote.
  
• Lot 2 - Déploiement généralisé.
  

Cela vous permettra de mieux appréhender le travail nécessaire tout en améliorant la précision de vos estimations. Vous vous faciliterez également la vie pour le suivi de l'avancement du projet.

3 ) Fixez des jalons cohérents

Une fois votre projet organisé en lots, vous pouvez maintenant intercaler entre les différentes étapes des jalons, des points-étape permettant de mesurer l'avancement du projet et de contrôler la conformité des livrables.

Chaque jalon doit ainsi correspondre à un livrable projet, ou à une étape à valider ou encore une décision à prendre.

Lorsque le jalon est validé par le commanditaire du projet, le chef de projet doit en garder une trace écrite et l'archiver dans ses documents projet. 

A noter qu'une fois un jalon franchi, il n'est plus possible de revenir en arrière. Cette manière de travailler s'appelle d'ailleurs la méthode Phase-Gate, où chaque jalon représente une porte que l'on ne peut franchir que dans un sens.

4 ) Définissez l'ensemble des tâches et activités à réaliser

Pour chacun des lots et sous-projets identifiés, vous devez lister l'ensemble des tâches et actions à réaliser. 

Pour éviter de partir dans tous les sens, et d'oublier des points importants, je vous recommande de vous appuyer sur l'outil WBS - Work Breakdown Structure, afin de créer votre organigramme des tâches (OT).

5 ) Identifier les dépendances entre tâches

Toutes les tâches ne sont pas réalisables de manière indépendante. A vrai dire, c'est même plutôt l'inverse : les tâches sont dépendantes les unes des autres la plupart du temps.

Vous devez donc identifier l'enchaînement logique des tâches entre elles, et déterminer pour chaque tâche si il existe des prédécesseurs (des tâches à compléter avant de commencer celle-ci), ou des successeurs (des tâches à démarrer une fois celle-ci réalisée).

La meilleure manière de le faire est de vous demander pour chaque tâche si vous pouvez la réaliser n'importe quand de manière indépendante. Si ce n'est pas le cas, c'est qu'il existe probablement des dépendances avec une ou plusieurs autres tâches.

Si la tâche B ne peut pas démarrer tant que A n'est pas terminée, alors il s'agit d'une dépendance dite logique.

Mais on peut aller plus loin en cherchant des dépendances implicites de disponibilité. Je m'explique.

Imaginons que vous avez 2 tâches indépendantes dans votre planning projet. Ces 2 tâches sont affectées à la même personne, et planifiée le même jour.

En théorie, tout va bien. Mais en pratique, ce collaborateur sera incapable de faire 2 actions en même temps.

Il existe donc une dépendance de disponibilités entre ces 2 tâches, puisque la même personne est responsable de la réalisation. Elles devront donc être traitées de manière séquentielle, l'une après l'autre.

6 ) Estimer la durée de réalisation de chaque tâche

Pour réaliser votre planification de projet, vous devez savoir pour chaque tâche :

• Quand elle peut démarrer au plus tôt.
  
• Quelle est sa durée de réalisation.
  
• Quand elle doit se terminer au plus tard.
  

 Vous pouvez pour cela vous baser sur la méthode des estimations à trois points pour une estimation précise, ou sur la méthode à dire d'expert pour une estimation plus rapide mais moins fiable.

7 ) Attribuez les tâches aux ressources affectées au projet

Une fois que vous avez identifié les profils de compétences nécessaires pour accomplir l'ensemble des tâches, et que vous avez constitué votre équipe projet, il vous reste à affecter les tâches aux bonnes personnes en fonction de la compétence recherchée, des dépendances entre les tâches et de la disponibilité des ressources concernées.

Même si plusieurs personnes peuvent intervenir pour réaliser une tâche précise, chaque tâche doit avoir un seul et unique responsable, en charge de sa réalisation.

C'est elle qui portera la responsabilité de la bonne exécution de la tâche, et elle qui rendra des comptes au chef de projet.

8 ) Hiérarchisez et ordonnancez vos tâches

A cette étape, vous devez classifier les tâches entre elles. C'est ce qu'on appelle l'ordonnancement des tâches d'un projet.

Vous décidez ainsi de l'ordre logique d'exécution des tâches en fonction des dépendances que vous avez trouvé, et de celles qui peuvent être réalisées en parallèle.

Vous travaillez également sur la hiérarchisation des tâches, afin de traiter les plus prioritaires en premier.

Personnellement, j'aime bien faire ce travail en 2 fois.

1. Lors de la première passe, j'ordonnance mes tâches en fonction des dépendances logiques et implicites.
   J'ai ainsi une vision théorique de ce qui doit être traité en séquentiel, et de ce qui peut être mené en parallèle.
   
2. Lors de la seconde passe, je consolide l'ordonnancement en tenant compte en plus des disponibilités des membres de l'équipe projet.
   Cela me permet de vérifier que mon planning est cohérent par rapport à la disponibilité de chaque collaborateur affecté au projet.
   

9 ) Identifiez quel est le chemin critique du projet

Le chemin critique correspond à un enchaînement ininterrompu de tâches liées entre elles sur votre projet. Dès qu'une tâche se clôture, la suivante peut ainsi commencer. On parle alors de tâches critiques, car elles ont une marge nulle. 

Concrètement, cela signifie que tout retard pris sur le chemin critique ou l'une de ces tâches entraînera inévitablement un retard sur la date de fin du projet.

Le chemin critique est ainsi le temps minimum nécessaire pour accomplir votre projet. On parle alors de délais incompressibles.

10 ) Prévoyez de la marge dans vos estimations

Prévoyez toujours du rab' sur vos estimations en créant des zones tampons, qui permettront d'absorber un léger retard ou encore de pouvoir traiter les problématiques techniques que vous rencontrerez inévitablement.

On parle alors de marge totale, pour indiquer le temps supplémentaire dont on dispose pour finir une tâche, sans retarder la fin de projet, et d'une marge utile lorsque ce temps supplémentaire permettant d'absorber un imprévu sans retarder les tâches suivantes.

Vous pouvez également vous appuyer sur la méthode de la chaîne critique, afin d'ajouter des buffers en milieu et fin de projet, pour protéger et le chemin critique et l'échéance finale.

11 ) Créez le planning projet détaillé

Utilisez la planification horizontale, verticale ou mixte afin de construire votre première version du planning projet détaillé, regroupant l'ensemble des actions.

Ce planning devra être partagé avec l'ensemble des membres de l'équipe projet et construit avec eux, pour éviter les allers-retours inutiles.

Idéalement, le planning projet détaillé devrait également être validé en séance par le client ou le commanditaire lors d'un comité de pilotage projet.

12 ) Optimisez le planning projet

Enfin, n'hésitez pas à utiliser des techniques d'optimisation de planning, afin de gagner du temps sur la mise en œuvre du projet, tout en évitant que vos ressources soient surchargées.

Je vous invite à utiliser les techniques d'optimisation suivantes :

• Le nivellement des ressources.
  
• Le lissage des ressources.
  
• La rationalisation des ressources.
  
• Le fast tracking.
  
• Le crashing.
  

Ces 3 techniques de planification projet vous permettront de compresser les délais et d'optimiser votre planning projet.

Plutôt pratique lorsque les délais sont serrés. Attention toutefois à bien maîtriser vos risques sur votre projet.

4 pièges à éviter lors de la planification de projet

Voici les 4 pièges les plus courants en planification de projet, qu'il vous faut absolument éviter :

1. Être trop optimiste.
   L'optimisme, c'est bien. C'est ce qui vous permet de croire en votre capacité à mener à bien le projet. Mais il faut aussi être réaliste dans l'élaboration du planning. Tout ne se passe pas toujours comme prévu. Les imprévus arrivent. Inévitablement. Comme disent les américains : Shit happens. Vous devez en tenir compte dans votre planning et vos estimations.
   
2. Tout détailler, estimer et planifier dès le démarrage du projet.
   Les projets sont sujets aux changements. C'est un fait. SI vous détaillez l'ensemble des activités de votre projet dès le départ, vous prenez le risque de refaire le travail deux fois suite à des modifications. Je vous conseille plutôt de faire le travail de préparation, d'analyse et de planification lot après lot, afin de gagner du temps.
   
3. Utiliser une granularité trop fine.
   Une planification des activités trop détaillée génèrera des milliers de tâches dans votre planning, ce qui sera une plaie pour tout suivre. Vous et votre équipe perdrez en efficacité. Je vous recommande d'avoir des activités d'une durée variant entre 8 heures et 8 jours.
   
4. Réaliser le planning seul dans son coin et l'imposer à son équipe.
   Le chef de projet ne peut pas tout savoir. Pour construire un planning de qualité, il doit forcément se reposer sur des experts. Je vous invite à construire le planning en partenariat avec eux, plutôt que de le faire dans votre coin et de l'imposer ensuite. Vos collaborateurs seront ainsi plus motivés et engagés.