11 causes qui expliquent un retard sur un projet

Malgré votre implication et votre optimisme, malgré toutes les actions que vous pouvez mener à votre niveau, un projet peut quand même prendre du retard, pour de multiples raisons.

Je sais, c'est frustrant !

Aucun chef de projet, aucun projet, aucune organisation n'est épargnée.

Et quand on sait qu'un retard eu avoir des conséquences financières importantes pour votre entreprise et votre client, on se dit qu'on s'en passerait bien. Pire, un retard peut même sonner la mort du projet.

Analysons ensemble les différences causes de retard d'un projet, et la manière dont nous pouvons les éviter.

Les différentes causes de retard d'un projet

J'ai recensé 11 causes qui peuvent expliquer un retard sur un projet. 

Mais avant de plonger dans le bain, je voudrais préciser deux choses importantes :

1. Expliquer un retard sur un projet ne veut pas dire excuser.
   On chercher à comprendre ce qui a pu se passer afin d'éviter que cela se reproduise. Pas de trouver le bouc émissaire qui va porter tous les malheurs du monde.
   
2. Ces causes peuvent être classées en deux catégories.
   Les retards externes à l'organisation, sur lesquels vous n'avez pas directement la main et que vous subissez, et les retards internes à l'organisation, sur lesquels vous pouvez directement agir.
   

1 ) Retard du fournisseur / prestataire

Vous attendiez une livraison pour hier, mais personne ne s'est pointé. Vous attendiez une action de la part d'un prestataire, mais il vous a appelé pour dire qu'il avait du retard.

Manque de bol, vous n'avez aucune influence sur ces événements, et pourtant ces causes extérieures remettent en cause l'intégralité du planning projet et vous font prendre du retard.

Qu'il s'agisse d'un problème de livraison, de rupture de stock, d'une faillite d'un de ses propres fournisseurs, d'un problème d'organisation interne, au final peu importe. Votre projet est en retard.

Mon conseil

• Intégrez dans votre planning des buffers, ou zones tampons, autour des actions externes, afin justement de prévoir ce genre de situation. 

Vous attendez une livraison pour Jeudi ? Prévoyez de ne commencer les actions de votre côté qu'à partir de Mardi. Cela vous laisse deux jours ouvrés (le Vendredi et le Lundi) pour agir, sans remettre en cause votre planning.

• Vous pouvez également creuser la raison de ce retard avec votre fournisseur / prestataire pour mettre en place les correctifs nécessaires et éviter que ça ne se reproduise.
  
• Vous pouvez également prévoir un plan B de repli, comme changer de fournisseur. C'est notamment utile dans le cas où vous êtes contraints par les délais sur votre projet.

2 ) Influence extérieure

Parfois, un projet peut prendre du retard à cause de facteurs extérieurs indépendants de notre contrôle, et impossible à anticiper.

Par exemple, la météo, la politique (comme la guerre en Ukraine), la santé publique (pandémie et confinements successifs).

Ces influences extérieures impactent négativement votre projet, et les retards sont alors inévitables.

Mon conseil

Clairement, on ne peut pas prévoir des éléments imprévisibles comme une pandémie. Ce serait juste de la perte de temps à mon sens, vu le faible risque de survenance de ce type d'incident. 

Par contre, ce que vous pouvez faire, c'est prévoir un plan de secours dans le cas d'une influence extérieure de force majeure.

Un peu comme le service informatique d'une entreprise prévoit un plan de secours au cas où tous ses serveurs soient arrêtés en même temps. AU final, qu'il s'agisse d'un incendie, d'une chute d'astéroïde, d'une invasion de dinosaures ou que sais-je encore, le plan reste le même.

3 ) Client qui tarde à donner un retour

Vous avez envoyé un livrable à un client, ou vous attendez son retour sur un pv de recette, ou encore le test d'une fonctionnalité fraîchement développé, mais ce retour tarde justement à arriver ?

Si le reste du projet est conditionné à ce retour, pas de bol, vous prenez encore du retard.

C'est notamment le cas des procès-verbaux de recette en informatique, où l'on attend que le client valide la configuration avant mise en production pour l'ensemble des collaborateurs.

Mon conseil

• Prévoyez une zone tampon (ou buffer) raisonnable dans votre planning, pour justement laisser le temps à votre client ou aux utilisateurs finaux de donner un retour.
  
• Lors de la réunion de lancement du projet, vous pouvez également vous mettre d'accord avec votre client sur ce qu'est un délai raisonnable pour revenir vers vous.
  
  Personnellement, je choisis le plus souvent un délai entre 48 heures et 72 heures afin de garder de la réactivité des deux côtés, et d'éviter de voir le planning glisser parce que le retour tarde à arriver.

4 ) Demandes de modification du client

Même si le cahier des charges fait  600 pages, et que tout ce que souhaite le client est décrit dans les moindres détails, un projet évolue dans le temps, et des demandes de modification fleurissent avec le temps.

Vous travaillez alors sans relâche pour maintenir les délais tout en réalisant en plus ce que vous a demandé d'ajouter le client.

Cette situation est fréquente, et si vous n'êtes pas préparé, attendez-vous à accumuler du retard sur votre projet.

Mon conseil

• Posez ces questions à votre client à chaque demande de modification. Faut-il vraiment les réaliser maintenant, au risque de retarder le planning projet ? Ou peut-on se permettre de faire une v2 une fois la première livraison terminée ? Quelle est l'urgence associée à ces demandes ?
• Négociez avec votre client, notamment si le projet est drivé par les délais. Si vous réalisez cette nouvelle demande, cela sera au détriment d'une autre. Quelles sont les actions qui sont à déprioriser en contrepartie de cette demande de modification ?
  
• Adoptez les méthodologies agiles, particulièrement pour les projets ayant une forte incertitude, ou sujet à évolutions et changements.
  

5 ) Planning trop optimiste

Le problème lorsqu'on fait des estimations détaillées, c'est qu'on a tendance à sous-estimer le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche. Pire, plus la tâche est complexe, plus nous avons de chances de nous tromper.

Vous ne me croyez pas ? Les chercheurs Daniel Kahneman & Amos Tversky l'ont pourtant démontré dès 1979. C'est ce qu'ils appellent le biais de planification, ou l'illusion de planification.

Concrètement, vous pêchez par excès d'optimisme : vous avez tendance à croire que les imprévus et les difficultés arrivent aux autres, mais pas à vous.

Ce qui fait que votre planning est bien souvent trop optimiste, ce qui explique de nombreux retards de projets.

Le plus étonnant, c'est que même on le sachant, même en en ayant fait l'expérience, vous continuez à être trop optimiste dans vos estimations.

C'est d'ailleurs ce problème qui pousse des chefs de projet à basculer vers l'agilité.

Mon conseil

• Découpez vos tâches et jalons en de plus petites unités. Plus les unités à estimer sont petites, plus faible est la marge d'erreur.
  
  
• Prévoyez toujours une marge de manœuvre de 20% de temps supplémentaire par rapport à votre planning, afin d'absorber les imprévus.
  
• Faites l'exercice d'estimation à plusieurs. La pluralité des points de vue permet de vérifier que l'estimation est cohérente et qu'on n'est pas passé à côté de quelque chose.
  
• Pensez toujours risques et impacts, et imaginez le pire qui pourrait arriver pour chacune de vos tâches. Réalisez vos estimations "pessimistes" à partir de ce scénario catastrophe. 

6 ) Aucun management des risques de réalisé

En gestion de projet, le risque zéro n'existe pas, et il arrive souvent qu'un projet ne se déroule pas de la manière qui était prévue à la base.

Si ça ne vous est pas encore arrivé, ne vous en faites pas : ça viendra ! 😉

Vous êtes probablement familier avec la loi de Murphy, qui dit que si un problème peut arriver, il va arriver. Cette loi nous dit aussi qu'un problème arrive rarement seul. 

Comme dit un célèbre adage populaire :

ça m'est d'ailleurs arrivé d'avoir un enchaînement de difficultés, d'imprévus, de tensions, de conflits, et de merdes en tout sens. C'était une chaîne tellement improbable que j'aurais clairement eu plus de chances de gagner au loto que de parier dessus.

Mais c'est arrivé. Et dans ces cas-là, il faut avoir une gestion des risques, qui permet d'identifier les risques, d'anticiper leur survenance, de mettre en place des mesures de prévention et de les suivre au quotidien.

Mon conseil

• Prenez le temps d'identifier vos risques projet, et mesurez la probabilité de survenance du risque, et son impact s'il s'avérait réel. Puis mettez des mesures en place pour éviter que ce risque ne survienne. Consignez toutes ces informations dans une matrice de risque.
• Ne soyez pas trop confiant. On l'a vu, l'excès d'optimiste en gestion de projet se termine rarement bien. Il vaut mieux être préparé à toute éventualité.
  

7 ) Mauvais ordonnancement des tâches

Pour éviter de refaire plusieurs fois la même action, il ne suffit pas de savoir comment faire les choses, il faut également savoir quel est le bon moment pour les faire.

C'est précisément là qu'intervient l'ordonnancement des tâches : il s'agit d'identifier les liaisons et dépendances qui existent entre vos tâches, pour connaître celles qui peuvent être gérées en parallèle et celles qui ne peuvent être gérées que l'une après l'autre.

Par exemple, B ne peut pas démarrer tant que la tâche A n'est pas terminée.

Il existe 4 types de liaisons entre les tâches : Fin à Début, Début à Début, Fin à Fin, et Fin à Début. Cliquez ici pour consulter le guide détaillé sur les dépendances entre tâches.

Mon conseil

• Prenez du temps pour identifier les dépendances entre vos tâches. Ne partez pas la fleur au fusil.
• Visualisez vos tâches et dépendances sur un diagramme de Gantt. Cette représentation graphique vous permettra de vérifier que la date de fin de votre projet permet bien de réaliser l'ensemble des tâches selon l'ordre établi.
  

8 ) Plan d'action pas adapté au projet

Vous avez beau avoir un planning optimisé aux petits oignons, et avoir bien travaillé l'ordonnancement de vos tâches selon les dépendances, si votre plan d'action est moisi, vous perdez du temps.

Cela peut valoir le coup de réunir l'équipe projet avant de foncer tête baissée dans la réalisation pour discuter des options qui s'offrent à vous en terme de plan d'action. Le Plan A est fonctionnel et permet d'atteindre les objectifs fixés.

Très bien ! C'est un bon début.

Mais n'existe t-il pas une meilleure manière de faire ?

Identifier le meilleur plan d'action en fonction de la situation, du budget, des délais et des contraintes projet, est indispensable pour éviter de perdre bêtement du temps.

Mon conseil

• Cherchez avec l'équipe projet des alternatives au plan d'action envisagé, afin de gagner en efficacité et en efficience.
• Consultez les bilans projet et retours d'expérience de projets similaires afin de voir comment les actions ont été menées. Vous pourrez vous en inspirer.
  
• Regardez l'état de l'art sur le marché, renseignez-vous sur les outils que vous pourriez utiliser.
  

9 ) Problème de disponibilité de ressources

Vous avez un plan parfait, le planning est cohérent et réaliste, le client valide tout ça et attend avec impatience les avancées sur le projet.

Seulement voilà... Le jour J, il vous manque ZE expert. Sans lui, vous ne pouvez pas avancer.

Qu'il s'agisse d'un arrêt maladie, de vacances que vous ne connaissiez pas, d'une urgence à traiter en parallèle de votre projet, ou d'un conflit de planification (une ressource sur deux projets différents en simultané), c'est une sacrée épine dans le pied que vous avez là.

Car rien n'avance. Et comme une action est rarement autonome, il y a de fortes chances que cela retarde d'autres tâches sur le projet.

Comment s'en dépatouiller ?

Mon conseil

• Assurez-vous que la personne concernée ainsi que son manager sont bien informés de la planification concernant votre projet, et de la priorisation de celui-ci sur le reste, afin d'éviter les oublis, confusions ou projets multiples en parallèle.
• Lorsque vous négociez les ressources pour votre projet, anticipez le sujet et parlez-en ouvertement afin de déterminer qui est la meilleure personne pour intervenir sur le projet, en fonction des compétences et également de la disponibilité.
  
• Demandez à votre équipe projet les RTT et vacances qu'ils ont prévu de poser pendant le calendrier projet. Vérifiez avec eux que cela ne va pas impacter le planning projet.
  
• S'il s'agit d'une expertise critique, je vous recommande de doubler les compétences. Si le collaborateur A n'est pas disponible peu importe la raison, B peut se charger des tâches à sa place.
  

10 ) Incompréhension sur les attendus

Vous connaissez tous cette image. Elle a fait plusieurs fois le tour du web.

Elle est révélatrice du plus gros problème que nous avons lorsque nous collaborons : se faire comprendre.

Et oui, un retard peut aussi découler d'un problème de compréhension du besoin. Vous partez sur un besoin que vous avez compris, vous livrez quelques mois plus tard votre version du projet au client, qui s'énerve en expliquant que "ce n'est pas du tout ce qu'il avait demandé". 

Pourtant, vous ne comprenez pas : vous avez scrupuleusement respecté le cahier des charges.

Du moins, vous avez respecté l'interprétation que vous en avez. Qui n'est pas forcément la même que celle de votre client.

En avez-vous seulement discuté ?

Mon conseil

• Profitez du kick-off meeting (la réunion de lancement) pour vérifier que la vision du client est en adéquation avec la vôtre, et clarifier les choses. Cela vous permettra de fixer les indicateurs de qualité, et d'éviter les retards sur votre projet à cause d'un livrable qui ne répond pas aux exigences du client.
  

11 ) Chemin critique non déterminé

Le chemin critique est le plus long enchaînement de tâches sur votre projet. On considère ces tâches comme ayant une marge nulle. Autrement dit, tout retard sur ces tâches entraînera systématiquement un retard global sur votre projet.

D'où l'importance d'identifier le chemin critique de votre projet lors de la phase de planification. 

Mon conseil

• Calculez le chemin critique en vous servant d'un diagramme de PERT ou d'un diagramme de Gantt. Vous devez pour cela au préalable déterminer les dépendances entre toutes vos tâches.
• Apportez un soin tout particulier aux tâches qui composent le chemin critique. Assurez-vous que le plan d'action soit béton, et que tous les risques ont été anticipés correctement de votre côté.
  
• Vérifiez que la date d'achèvement du projet est réaliste par rapport au chemin critique.
  

Comment expliquer un retard à son client ?

Malgré tous vos efforts, votre projet prend du retard. Vous transpirez à grosses gouttes à l'idée de devoir vous justifier auprès de votre client.

Pour expliquer un retard à votre client, je vous conseille de jouer la carte de l'honnêteté, de la confiance et de la transparence.

Certes, cela ne lui fera pas plaisir sur le moment, mais mieux vaut qu'il en soit informé rapidement afin qu'il puisse prendre les dispositions nécessaires.