Un projet n'est rien sans équipe pour le mener à bien. Constituer une équipe projet efficace est d'ailleurs l'une des premières missions du chef de projet.
Il doit agir sur 2 fronts à la fois :
- Réunir les bonnes personnes qui disposent des compétences et du savoir nécessaire pour mener à bien le projet et atteindre les objectifs fixés.
- S'assurer qu'il règne une bonne entente au sein du groupe et que tous ses membres travaille ensemble de manière collaborative.
Simple à dire, pas si évident à faire.
Dans cet article, je vous livre mes conseils pour constituer une équipe projet soudée, pour votre prochain projet.
Qu'est-ce qu'une équipe projet ?
Une équipe transverse est une équipe pluri-disciplinaire formée de manière temporaire et qui s'affranchit du cadre hiérarchique classique d'une entreprise, afin de répondre à un projet complexe ou d'innovation. Elle agit en transverse dans l'organisation et est placée sous la responsabilité d'un chef de projet.
Une équipe projet peut inclure des personnes de statuts différents, avec plus ou moins d'ancienneté, et peut même réunir des collaborateurs internes, des prestataires et des partenaires externes.
En fonction des projets et des résultats à atteindre, l'entreprise peut décider d'accorder une autonomie supplémentaire à l'équipe voire même un pouvoir décisionnel particulier, au travers de lettres de mission et de délégations de pouvoir.
Les membres de l'équipe projet proviennent de milieux différents : services et directions différentes au sein d'une même entreprise, pays différents, etc...
En tant que chef de projet, vous devrez donc redoubler de créativité et de diplomatie pour faire travailler tout ce beau monde ensemble. En effet, ils ne parlent pas tous la même langue, ont chacun des spécificités métiers différentes, n'appliquent pas les mêmes processus et méthodes de travail.
Pourtant, leur collaboration est indispensable pour que le projet soit une réussite.
Pourquoi monter une équipe projet ?
Un projet est un travail spécifique, défini dans le temps, et permettant d'atteindre des objectifs précis, qui ne peut pas être réalisé via les opérations courantes de l'entreprise.
Il s'agit d'un travail exceptionnel qui nécessite donc un dispositif exceptionnel : l'équipe projet.
Il s'agit d'une équipe éphémère, existant en marge de l’organigramme de la société, et qui met l'accent sur la coopération, la collaboration et l'intelligence collective.
Cette manière de travailler permet de répondre aux nouveaux défis des entreprises et des équipes projets.
Voici les principaux avantages que j'y vois pour une entreprise :
- Répondre à un besoin spécifique et défini dans le temps.
Chaque équipe projet est unique, afin de répondre aux besoins spécifiques du projet en question. Elle est également éphémère, puisqu'elle sera dissoute une fois le projet complété. L'organisation gagne ainsi en flexibilité et en efficacité. - Garantir la réussite d'un projet.
En détachant certains collaborateurs sur un projet, l'entreprise s'assure ainsi de mettre leurs compétences et leurs expertises à profit. Ces personens peuvent ainsi s'investir dans le projet, et ont du temps réservé dans leur agenda pour cela. - Croiser les compétences de chacun.
Le croisement des compétences est essentiel en gestion de projet. C'est d'ailleurs pour ça qu'on parle d'équipe pluri-disciplinaire.
Par exemple, le développement d'un logiciel ERP demande certes des compétences en développement, mais fera aussi intervenir la comptabilité, le service achats et l'ensemble des services supports pour définir les fonctionnalités et les processus à intégrer. - Motiver davantage les collaborateurs.
Travailler sur un projet implique de sortir de sa routine quotidienne, et de faire quelque chose de nouveau. Le mode projet motive les collaborateurs, car c'est l'occasion pour eux de montrer ce qu'ils savent faire, et de voir concrètement les fruits de leur travail. - Décloisonner les silos.
Enfin, monter une équipe projet permet de casser les silos internes à l'entreprise. Puisque les membres de l'équipe sont détachées de plusieurs services et directions, ils sont forcés de travailler entre eux, et de faire fi des murs et des fossés qui existaient avant entre eux.
Équipe projet : Comment la composer ?
Maintenant que vous connaissez les objectifs de l'équipe, vous pouvez déterminer qui doit en faire partie.
La composition de l'équipe évoluera forcément en fonction des besoins de votre projet transverse, de sa taille et de sa complexité.
Voici les membres que l'on retrouve le plus souvent dans une équipe projet :
- Chef de projet.
Il est le garant de la réussite du projet, et anime et gère au quotidien l'équipe transverse. - Sponsor.
Il porte le projet au sein de la direction ou du comité de pilotage et apporte son soutien au chef de projet. - Responsable produit/fonctionnel.
Il connaît intimement le produit; le service, l'application, et apporte son expertise métier et fonctionnelle à l'équipe transverse. Il peut s'agir d'un manager de proximité, mais pas obligatoirement. - Experts techniques.
Ils constituent la force vive de l'équipe transverse, et participent à la réalisation du projet. Ils peuvent aussi bien être recrutés en interne de l'organisation qu'en externe (prestations de service, freelances, etc). - Key users.
Les key users ou utilisateurs-clés sont des référents métiers. On fait appel à eux pour mieux comprendre les besoins ou encore pour réaliser des tests fonctionnels, sous la gouverne du responsable fonctionnel. - PMO.
Uniquement dans les grandes entreprises. Le PMO (Project Management Officer) apporte cadres, méthodologies et outils de travail à l'équipe transverse. - Services support.
Concerne les RH, Services généraux, Informatique, Achats, Juridique, etc. Ces personnes peuvent intervenir au besoin sur un projet ou être affectées à plein temps à l'équipe transverse en fonction de la complexité du projet.
Pour déterminer de quels types de profils vous avez besoin pour votre équipe projet, voici quelques questions à vous poser :
- De quels types d'expertises avez-vous besoin ?
- Quelles sont les personnes au sein de votre organisation qui pourraient apporter ces expertises ?
- Ces personnes ont-elles les qualités personnelles nécessaires pour contribuer au projet ?
- Ont-elles déjà travaillées dans des organisations transverses ?
- Sont-elles à l'aise à l'idée de travailler en mode projet ?
- Peuvent-elles travailler de façon autonome, prendre des décisions et des initiatives ?
- Qui sont les parties prenantes internes et externes au projet ?
Comment recruter son équipe projet ?
Pour recruter votre équipe projet, je vous invite à procéder en trois étapes :
- Identifier les compétences nécessaires et les ressources disponibles.
Partez des livrables et du travail à réaliser pour identifier les compétences nécessaires, puis regardez en interne qui a ses compétences ET est disponible. - Négociez avec les managers hiérarchiques.
Rapprochez-vous des managers de proximité pour affecter les personnes identifiées à votre équipe. Armez-vous de techniques de négociation et faites-vous aider du sponsor de projet au besoin. - Clarifier les objectifs du projet transverse et les responsabilités de chacun.
Expliquez clairement la raison d'être du projet et les résultats attendus afin de fédérer l'équipe autour d'un objectif commun.
Comment animer l'équipe projet au quotidien ?
L'animation de l'équipe projet est de la responsabilité du chef de projet, bien qu'il ne dispose d'aucun lien hiérarchique avec ses membres.
Pour animer l'équipe projet au quotidien, je vous recommande d'appliquer les astuces suivantes.
- Adopter son style de management aux membres de l'équipe.
Adoptez un style de management approprié en fonction de l'équipe et des objectifs à atteindre, en mettant en avant vos qualités de leadership. Vous pouvez vous inspirer de ces 4 styles de management. - Utiliser des outils collaboratifs.
Les logiciels de communication et de partage de documents de travail partagés doivent être maîtrisés et utilisés par tous, afin d'éviter les pertes d'informations. Votre rôle est d'accompagner l'équipe dans l'usage de ces outils et de fixer des règles de bon fonctionnement. - Organiser des réunions régulières.
Afin de piloter l'avancement des tâches, en évitant la « réunionite » qui peut nuire à la productivité de l'équipe. C'est également l'occasion d'échanger sur l'état d'esprit de l'équipe et de faire émerger les bonnes pratiques pour les diffuser. - Utiliser le teambuilding pour fédérer et souder l'équipe.
Les nombreuses activités de teambuilding à votre disposition permettent de renforcer la cohésion d'équipe et d'instaurer un climat favorable à la collaboration. Bien qu'on peut les organiser n'importe quand, je vous recommande d'en faire 1 au tout début de votre projet pour fédérer l'équipe, puis une seconde plus light en cours de projet.