Tiger Team : Gagnez en performance et en agilité

Créer une tiger team a de nombreux avantages :

• Équipe pluridisciplinaire.
  La diversité des membres de l'équipe permet d'améliorer la créativité, d'explorer de nouvelles idées, mais aussi d'aborder un même problème de différentes façons.
  
• Fonctionnement en marge de l'organisation hiérarchique.
  En s'affranchissant des règles hiérarchiques et des processus de l'entreprise, l'équipe gagne en agilité et est tournée vers l'efficacité.
  
• Focus sur la résolution de problèmes.
  Pour résoudre un problème complexe, il faut prendre le temps de comprendre les interactions entre sustèmes, de distinguer les causes des symptômes, et d'agir sur la cause racine pour éliminer définitivement le souci, et éviter qu'il se reproduise. ça ne peut être fait qu'en dédiant des personns à temps plein sur le sujet.
  
• Décloisonner l'information.
  Etant donné que les membres de l'équipe proviennent de différents services, ce type d'équipe contribue à faire sauter les silos, et forcent les différents services à discuter entre eux et à collaborer.
  

On ne constitue pas une tiger team à chaque fois que l'on gère un projet. Au contraire, son utilisation doit rester exceptionnelle, et dans des circonstances spécifiques. 

L'équipe doit également exister pour une durée limitée. Gardez en tête que plus cette équipe existe longtemps, plus cela perturbera l'organisation hiérarchique actuelle, et le quotidien des opérations.

Cela pourrait même aller jusqu'à la création d'une organisation parallèle au sein de l'entreprise.

Je vous conseille d'utiliser et de monter une tiger team dans les cas suivants :

• Résoudre un problème complexe.
  Face à une problématique complexe, il est plus sage de réunir spécifiquement une équipe pour l'occasion que de demander aux employés de s'en occuper en plus du reste. La tiger team pourra ainsi se concentrer sur l'identification de la cause racine et son éradication.
  
• Situation de crise.
  Lorsqu'une situation de crise se déclenche, on doit comprendre quelle en est la source, gérer la communication interne et externe, les médias, etc... Une équipe tigre a toute sa place dans ce contexte, afin de tout faire pour revenir à la normale.
  
• Le processus normal ne fonctionne pas.
  Si un processus ou une méthode de travail n'apporte plus les résultats escomptés, il peut être utile de faire appel à ce type d'équipe pour corriger le tir.
  
• Un projet est en souffrance et doit être remis sur les rails.
  Lorsqu'un projet part en vrille, faire appel à une équipe d'experts permet de le recadrer, de le redéfinir, et de le remettre sur les bons rails. On retrouve aussi ce cas de figure avec les entreprises, qui peuvent faire appel à des managers de transition.
  
• Amélioration de processus et méthodes de travail.
  Les projets d'amélioration des processus et des méthodes de travail, qui impactent généralement plusieurs services de l'entreprise, ont tout intérêt à monter une équipe spécifique pour l'occasion.
  
• Changement de culture et de paradigme.
  Ce type de projet implique un changement en profondeur dans l'organisation, de revoir les processus, méthodes de travail, ... La tiger team est toute indiquée.
  
• Nouveau produit ou service à créer.
  Enfin, on peut détacher de leurs obligations quotidiennes des employés afin de travailler à la création d'un nouveau produit ou d'un nouveau service, avec comme cible l'arrivée sur un nouveau marché.
  

Il existe 2 façons de mettre en place l'approche Tiger team : 

• Les membres sont détachés à temps plein de leurs activités pour rejoindre l'équipe. Une fois le projet terminé, la tiger team est dissoute et les personnes reprennent chacune leurs activités quotidiennes.
  
• Les membres travaillent sur le projet en parallèle de leurs activités quotidiennes.
  

Personnellement, je préfère la première approche, beaucoup plus simple à appréhender et à mettre en place.

En effet, dans la seconde option, le travail à temps partiel pour la tiger team va complexifier les relations au sein de l'entreprise, notamment avec la chaîne hiérarchique.

Dans tous les cas, il vous faudra :

• Un leader, responsable de l'équipe et de son efficacité.
  Pas besoin que cette personne fasse partie de la direction, ou qu'elle ait des pouvoirs hirérarchiques. ll peut s'agir de n'importe qui.
  
• Des spécialistes.
  Ces experts sont reconnus pour leur expertise pointue et leurs compétences spécifiques.
  
• Des opérationnels.
  Ces personnes ont une bonne compréhension du processus ou des méthodes de travail, et peuvent guider les experts dans leur compréhension.
  

Pour que votre tiger team soit hyper efficace, je vous recommande de mettre en place les bonnes pratiques ci-dessous :

• Précisez les responsabilités et rôles de chacun.
  Comme pour un projet, chacun doit savoir ce qu'il a à faire, quelles sont ses responsabilités, où elles s'arrêtent et quelles sont celles des autres.
  
• Mettez-vous d'accord sur la manière de communiquer.
  Il existe 1 000 et 1 manière de communiquer. Mettez-vous d'accord sur les règles de fonctionnement de l'équipe, la façon de communiquer en interne, les outils à utiliser, ...
  
• Choisissez une approche de résolution de problèmes.
  Il existe des dizaines d'approches pour résoudre un problème. Assurez-vous que tous les membres de la tiger team sont sur la même longueur d'ondes sur l'approche à utiliser.
  
• Définissez un objectif clair et précis.
  On ne peut être efficace qu'en sachant ce qu'on attend de nous. Comme un projet, prenez le temps nécessaire pour correctement définir l'objectif, le problème à résoudre, et les limites du périmètre.
  
• Regroupez-vous de façon régulière.
  Si vous le pouvez, réunissez-vous dans une même salle afin d'éviter d'être "pollué" par l'organisation hiérarchique. A défaut, organisez des points d'équipe réguliers pour vous retrouver, échanger sur vos avancées, et prendre les décisions nécessaires.
  

Même si l'équipe tigre consiste à réunir les meilleurs experts de leur domaine, il y a tout de même quelques erreurs à éviter, sous peine de réduire l'efficacité de l'équipe.

• Pas de direction stratégique.
  L'équipe doit être menée par un leader, afin de s'assurer que l'approche choisie est efficace et pragmatique. Cela évitera d'aborder les problématiques dans tous les sens, et de créer plus de problèmes qu'il n'y en avait au départ.
  
• Manque de clarté dans la définition du problème.
  Pour résoudre un problème, encore faut-il savoir de quoi il est question, quels sont les symptômles observés, ce qu'on attend de nous, etc... Tout comme les projets, le cadrage du problème est primordial.
  
• Dérive des objectifs.
  La dérive des objectifs, c'est quand l'équipe se disperse sur d'autres sujets que la problématique initiale. Elle s'éloigne du problème principal, et consomme du temps et des ressources inutilement.
  
• Manque de documentation.
  Même si l'équipe agit en marge de l'organisation hiérarchique, elle doit documenter le processus de résolution de problèmes, les solutions envisagées et retenues, et les leçons apprises. Cela dans le but d'éviter que le problème se reproduise plus tard.
  
• Syndrome de la diva.
  Les experts réunis au sein de l'équipe doivent avoir la volonté de collaborer avec les autres. Il faut à tout prix éviter le syndrome de la diva : c'est quand un expert sait tout mieux que tout le monde, et refuse de travailler en groupe.