Chacun de nous rêve de maîtriser son temps, de réaliser ses ambitions, ou encore de transformer sa passion en un projet professionnel en parallèle de son activité. Mais souvent, le manque d'organisation nous freine.
Dans mon parcours pour devenir pilote de ligne et encore aujourd’hui au travers de mes différents projets parallèles, j’ai toujours accordé une importance particulière à la gestion du temps car je suis persuadé que l’on peut réaliser de grandes choses en travaillant seulement quelques heures par semaine de manière ultra productive sans sacrifier sa vie pro et perso.
Aujourd'hui, je vous présente un outil qui a changé ma façon de voir la productivité : la matrice Eisenhower.
Et attention : je vous dévoile aussi les trois erreurs fatales à éviter lors de son utilisation.
Qu'est-ce que la matrice Eisenhower ?
Vous avez la sensation d'être constamment débordé, courant après le temps, et pourtant avoir l'impression de stagner dans vos projets ? Et bien justement la matrice Eisenhower est là pour vous aider !
Cette matrice est un outil de gestion du temps et de définition des priorités basé sur deux axes principaux : l'urgence et l'importance.
La notion d’urgence concerne tout ce qui est lié au timing. Par exemple : si demain vous organisez l'anniversaire de votre sœur, cet événement sera classé comme urgent 😉
La notion d’Importance est liée à toutes les actions qui vous aident le plus à avancer vers vos objectifs. Attention à bien différencier ce qui est important pour VOUS et pour les autres !! J’y reviendrai dans la suite de cet article.
Les 4 cadrants de la matrice d'Eisenhower
Comment utiliser la matrice d'Eisenhower ? Les 4 cadrants
1 ) Cadrant 1 : Pas urgent, pas important
Ces tâches peuvent facilement vous distraire. L'idéal ? Les annuler, voire même se désengager, ou bien les reporter ou les déléguer.
S’il n’est pas possible pour vous de déléguer cette tâche, pensez à la classer dans une case (carnet de note numérique par exemple) pour la rouvrir éventuellement dans 6 mois. Cela permet de la sortir de votre tête.
Par exemple : vous devez choisir votre location de vacances pour l’année prochaine. Ce n’est ni urgent ni important (en fonction de votre point de vue et de vos priorités, évidemment), et vous pouvez facilement délaisser cette tâche en suivant les conseils ci-dessus.
2 ) Cadrant 2 : Urgent, pas important
Ah, le fameux appel du fournisseur téléphonique qui veut absolument que vous répondiez à son sondage !
Souvent, ces tâches sont importantes pour d'autres, mais pas pour vous. Apprendre à dire non ou à établir des priorités est crucial. J’en parle plus en détail dans la partie III de cet article.
Mon astuce :
Parfois, la meilleure façon de gérer une tâche ou une demande qui vous est imposée est de l'aborder immédiatement, surtout si elle est rapide à accomplir.
Je vous présente d’ailleurs comment appliquer concrètement la technique des deux minutes dans cet article sur mes 11 meilleures astuces de productivité.
Cela permet non seulement d’éliminer cette tâche de votre liste, mais aussi de libérer votre esprit pour vous concentrer sur des tâches plus importantes.3 ) Cadrant 3 : Important, pas urgent
La case 3 de la matrice Eisenhower est peut-être la plus subtile, mais aussi la plus vitale pour la réalisation de nos aspirations profondes.
Elle symbolise ce qui compte vraiment pour nous, ces rêves qui, bien que n'exigeant pas d'action immédiate, sont essentiels à notre épanouissement personnel et professionnel.
- Des rêves à la réalité :
Les tâches qui relèvent de cette catégorie sont ces projets de cœur que nous remettons souvent à demain : atteindre la liberté financière, fonder une famille, écrire un livre, voyager autour du monde, ou même lancer cette entreprise que nous avons toujours rêvée de créer.
Bien qu'elles ne crient pas leur importance au quotidien comme une facture impayée ou une réunion urgente, ces tâches sont le fondement de ce que nous souhaitons réellement être et devenir.
- Intégrer ses ambitions dans le présent :
La beauté (et le défi) de cette case réside dans sa nature non-urgente. Sans une date limite qui nous pousse, il est facile de repousser ces tâches à plus tard, de se dire que nous aurons "tout le temps demain".
- Mais le danger est là :
Sans action consciente, ces rêves risquent de demeurer éternellement à l'horizon.
Je vous invite donc à intégrer progressivement ces tâches à votre planning actuel.
Par exemple, si vous rêvez de liberté financière, commencez par consacrer une heure par semaine à étudier l'investissement, ou mettez en place un plan d'épargne mensuel.
- Prévenir plutôt que guérir :
En donnant la priorité à ces tâches "importantes mais pas urgentes" dès maintenant, vous évitez le risque qu'elles ne deviennent des urgences à l'avenir, entrant ainsi dans la redoutable case numéro 4 de la matrice Eisenhower.
Imaginez ne jamais prendre le temps de planifier votre retraite, pour ensuite vous retrouver en difficulté financière à 60 ans.
Ou remettre à plus tard le désir de fonder une famille pour réaliser un jour que le temps a passé plus vite que prévu.
4 ) Cadrant 4 : Important et urgent
Clairement, à long terme, vous voulez éviter cette case de la matrice Eisenhower le plus possible. Cela concerne les crises inattendues, les urgences etc.
Ces situations sont stressantes et demandent des actions rapides.
Se retrouver fréquemment dans cette zone peut non seulement avoir un impact négatif sur votre bien-être mental et émotionnel, mais aussi compromettre la réalisation de vos objectifs à long terme.
Les dangers de la crise constante
Les situations qui relèvent de cette case sont souvent imprévisibles : une panne majeure sur un projet, une crise financière soudaine, une urgence médicale. Ces événements, par leur nature même, requièrent une intervention immédiate.
Toutefois, si vous vous retrouvez constamment dans ce mode de gestion de crise, cela peut indiquer un manque de planification ou de préparation.
À long terme, vivre constamment sur le fil du rasoir peut entraîner épuisement, burnout et une baisse de productivité.
Les stratégies pour éviter le piège
- Anticipation et planification.
Bien que toutes les urgences ne puissent être anticipées, la mise en place de plans d'urgence ou de procédures en cas de crise peut aider à naviguer plus sereinement lorsqu'elles surviennent. Cela vous permet d'agir rapidement et efficacement sans paniquer. - Définir des priorités claires.
Si vous savez ce qui est réellement important pour vous, vous pouvez concentrer vos efforts et ressources sur ces domaines, minimisant ainsi le risque de crises imprévues. - Apprendre à déléguer.
Si vous avez une équipe ou des collaborateurs, assurez-vous qu'ils sont formés et préparés à gérer des situations d'urgence. Cela allège votre charge de travail et permet une intervention plus rapide en cas de besoin. - Prendre du recul.
Après chaque crise, prenez un moment pour analyser ce qui s'est passé. Était-ce évitable ? Y a-t-il des leçons à tirer pour éviter une répétition à l'avenir ?
Les 3 erreurs fatales à éviter avec la matrice d'Eisenhower
1 ) Erreur n°1 : Confondre ce qui est important pour vous et ce qui est important pour les autres
Ce qui peut sembler pressant et impératif pour certains peut n'être qu'une distraction pour vous.
Voici un exemple pour bien visualiser cette erreur et l'éviter :
Imaginez votre collègue qui vous sollicite pour une aide urgente sur un projet qui n'a aucune incidence sur vos objectifs actuels. Ou peut-être votre ami qui insiste pour que vous l'accompagniez à un événement alors que vous aviez prévu de travailler sur votre projet personnel ce jour-là .
Ces demandes, bien que faites avec de bonnes intentions, peuvent rapidement vous détourner de vos propres priorités.
L'enjeu ici est de reconnaître l'importance relative des demandes qui vous sont faites.
Bien sûr, si votre enfant a besoin d'aide pour ses devoirs ou si un employé a une préoccupation légitime qui nécessite votre intervention, il est crucial de prendre le temps d'écouter et d'agir.
Cependant, il est tout aussi essentiel d'apprendre à dire "non" ou à reporter lorsque les demandes ne correspondent pas à vos priorités du moment.
Il est fondamental de garder à l'esprit votre propre parcours, vos ambitions, et vos objectifs.
Chaque fois que vous dites "oui" à une tâche ou à une demande qui n'est pas alignée avec ces objectifs, vous dites en quelque sorte "non" à vos propres aspirations.
C'est pourquoi il est vital de faire preuve de discernement et de définir clairement ce qui compte le plus pour vous.
2 ) Erreur n°2 : Tomber dans le piège des extrêmes
Il est facile de tomber dans le piège de l'extrême, que ce soit en étant trop centré sur soi-même au point d'être perçu comme égoïste ou en se perdant complètement dans les besoins des autres.
La vérité, c'est que la plupart d'entre nous naviguent quelque part entre ces deux extrêmes, essayant de trouver un équilibre qui respecte nos propres besoins tout en étant à l'écoute de ceux des autres.
L'ironie est que souvent, dans notre désir de faire plaisir ou d'être utile, nous avons tendance à nous mentir à nous-mêmes.
Nous nous convainquons que certaines tâches ou demandes des autres sont indispensables alors qu'en réalité, elles ne font que nous éloigner de nos propres objectifs.
Cependant, la solution n'est pas de rejeter toutes les demandes extérieures, mais plutôt de développer une conscience aiguë de vos propres priorités.
Posez-vous la question suivante :
- "Est-ce que cette tâche ou cette demande m'aide à avancer vers mes propres objectifs ou est-ce qu'elle me détourne d'eux ?"
3 ) Erreur n°3 : Ne pas clarifier les attentes
Ne pas clarifier les attentes de nos collaborateurs est une erreur assez classique dans la mise en application de la matrice Eisenhower.
Si quelqu'un vous présente une tâche comme étant "urgente", ne prenez pas cette affirmation pour argent comptant.
Posez-lui les questions suivantes pour challenger cette soit-disant urgence :
- Quelle est la vraie date limite ?
- Quand avez-vous réellement besoin que cela soit fait ?
Ces deux questions toutes simples peuvent vous donner une perspective entièrement nouvelle sur la véritable urgence de la tâche et vous permettre de la planifier en conséquence.
