Zen To Done (ZTD) est un système d'organisation et de productivité développé par Leo Babauta, l'auteur du blog Zen Habits. 

Le système est conçu comme une réponse et une simplification de méthodes plus complexes telle que Getting Things Done (GTD) de David Allen. 

Babauta propose dans ZTD une approche plus minimaliste et moins stressante pour rester productif tout en maintenant un état d'esprit zen.

Son livre propose une philosophie de vie qui mélange productivité et pleine conscience, où le bien-être personnel est aussi important que l'efficacité. 

Collecter

ZTD souligne l'importance de capturer toutes les idées et tâches pour les sortir de la tête et les mettre dans un système fiable.

Accumulation de tâches contre-productives

Dans le tumulte constant de nos vies trépidantes, nous nous assignons fréquemment un volume de travail qui dépasse notre capacité d'exécution.

Cet excès d'ambition se traduit souvent par une accumulation de tâches qui s'avèrent humainement irréalisables.

Cette surcharge entraîne un état de stress chronique et une sensation persistante d'être débordé. 

Le cerveau n'est pas fait pour stocker de l'information

Le cerveau humain, aussi remarquable soit-il dans le traitement de l'information complexe et la résolution créative de problèmes, n'est pas un outil de stockage infaillible.

Il est conçu pour penser, analyser et créer, mais pas pour se souvenir de chaque détail, comme les innombrables tâches quotidiennes ou la liste de courses à ne pas oublier.

Entre les tâches à faire, les projets en cours, les informations à retenir, les réponses à donner, les attentes des autres, les imprévus à gérer… Nous n'avons pas la capacité suffisante pour tout retenir en même temps et surtout au bon moment.

Exemple : En pleine séance de sport on se rappelle d'un appel que l’on devait envoyer. Mais on l'oublie 5 minutes après. 

Le système de notes pour libérer son cerveau

Que ce soit via des outils numériques comme Evernote, Notion, Microsoft OneNote ou une simple application de notes sur votre téléphone, ou encore par le biais d'un carnet traditionnel pour les moments où la technologie n'est pas à portée de main, l'important est de consigner immédiatement toute nouvelle tâche, idée ou projet. 

Cultivons l'habitude de tout noter, tout de suite ! Cela va des courses à faire au prochain grand projet à conceptualiser. 

Cela permet de préserver la puissance de notre cerveau à ce pour quoi il est vraiment fait : penser, concevoir, et vivre pleinement le moment présent.

Traiter

Prendre des décisions rapidement

Pour traiter le flux d’information efficacement, il est crucial de statuer sur chaque élément - que ce soit chaque courriel, chaque tâche ou chaque pensée qui nous traverse l'esprit, peu importe qu'ils se trouvent dans notre boîte de réception, qu'elle soit tangible ou digitale, ou consignés dans une application de prise de notes.

La prise de décision est un muscle que vous devez entraîner !

5 choix s'offrent à vous

Planifier

Définir ses priorités

La métaphore du seau illustre parfaitement la gestion des priorités : imaginez que vous ayez un seau à remplir avec des rochers (les tâches cruciales), des graviers (les obligations quotidiennes), et du sable (les petites distractions).

Si vous versez d'abord le sable, il ne restera plus de place pour les rochers, symbolisant l'importance de s'attaquer en premier lieu aux grandes priorités. 

Pour appliquer cette métaphore de manière pratique, il s'agit de déterminer les "rochers", ces priorités qui nous propulsent vers nos points de passages intermédiaires et, par extension, vers nos buts ultimes, notre vision. 

Planifier chaque semaine

Chaque début de semaine, remplissez votre agenda avec les tâches qui vous rapprocheront le plus de vos objectifs ultimes.

Planifier chaque journée

Tous les soirs, faites un bilan de votre journée et planifiez les tâches du lendemain.

Agir

Le secret : dire non aux distractions

Il n’y a rien de pire que d'être interrompue par une notification, un appel, un collègue trop insistant.

Imaginez l’impact d’une distraction, en sachant que nous mettons 21 minutes en moyenne pour retrouver notre état de flow !

Faire preuve de discipline pour résister à l'appel des notifications, aux bavardages des collègues ou à l'attrait des réseaux sociaux peut se transformer en une compétence précieuse qui vous démarquera de la plupart des gens !

Éradiquer les interruptions numériques

Conseils : 

• Fermez votre boîte mail.

• Fermez tous les onglets de votre navigateur qui ne vous servent pas directement.

• Bloquez toutes les applis, réseaux sociaux, avec bloqueur d’URL s’il le faut (pour ne pas aller sur Youtube par exemple).

• Éteignez votre smartphone (souvent le mode avion ne suffit pas) et mettez-le dans une autre pièce.

• Utilisez un casque à réduction de bruit.

• Écoutez des musiques qui boostent votre productivité.
  

• Éliminez les distractions visuelles sur notre bureau, notre espace de travail.

Utiliser une minuterie

L’utilisation d’une minuterie est une technique puissante pour renforcer la concentration. 

Vous pouvez l'aborder de deux manières : 

• En vous défiant de rester focalisé le plus longtemps possible, transformant la gestion du temps en un jeu motivant, 

• En vous attribuant une période déterminée de travail intensif - personnellement, 45 minutes est un intervalle qui me convient bien.
  À l'issue de cette période, accordez-vous une pause bien méritée, peut-être en savourant un café ou une petite gourmandise, comme une récompense pour votre diligence.

Faire des pauses régulières

Dès que vous sentez que vous êtes moins concentré (au bout de 30, 45 minutes ou 1 heure), autorisez-vous à prendre une pause ! Cela est totalement contre productif de continuer à moitié.

Établir un système simple et fiable

Il est essentiel d'établir un système de prise de notes en lequel vous avez pleine confiance. La simplicité est la clé de la confiance !

Il est donc crucial de saisir l'importance de ce principe : un système simple et efficace de prise de notes est un outil de tranquillité mentale sur lequel notre esprit peut compter sans réserve.

Conseils : 

• Simplifiez au maximum vos outils de prises de notes et votre agenda,

• Vérifiez vos notes et vos priorités quotidiennement (tous les soirs idéalement),

Organiser

Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place

Conseil : 

•  Jetez toutes les choses inutiles.

Exemple : lancez-vous un défi : jeter un objet par jour pendant une semaine, puis pendant un mois. Vous verrez le gain de clarté et d'organisation. Cela marche aussi pour les mails et les dossiers informatiques. Testé et approuvé !

• Rangez immédiatement (exemple : un nouveau courrier, la vaisselle, un objet etc.).

• Adoptez un système simple de classement

• Étiquetez chaque dossier, qu’il soit numérique ou papier.

Réviser

Revoir ses objectifs chaque semaine

Personnellement, chaque début de semaine, je fais un bilan des objectifs de la semaine précédente et définis mes priorités pour la semaine à venir.

Avantages : 

• Rester focaliser et aligné avec ses ambitions à long terme,

• Ajuster les actions en fonctions des progrès réalisés et des obstacles rencontrés,

• Inciter une réflexion régulière sur nos priorités.

Réviser ses objectifs chaque mois

La révision mensuelle des objectifs est cruciale pour évaluer les progrès à plus long terme. Elle aide à reconnaître les succès, à apprendre des erreurs, et à redéfinir les stratégies si nécessaire. 

Cette étape mensuelle assure une vision plus large et une meilleure cohérence avec les objectifs annuels ou à plus long terme.

Simplifier

Simplifier ses objectifs et ses tâches

Décomposez les grands objectifs en petites tâches gérables !

Cela vous permettra de réduire l'anxiété et d'augmenter la clarté. Vous vous concentrez sur sur l'essentiel et réalisez des progrès significatifs sans vous sentir submergé.

Simplifier nos engagements

Choisissez avec discernement les projets et les activités en fonction de leur alignement avec vos valeurs et objectifs. 

Vous gagnerez  du temps et de l'énergie pour ce qui compte vraiment ! 🙂 

Simplifier les outils numériques

Optimiser l'utilisation des outils numériques peut significativement améliorer la productivité : 

• Choisir  des outils adaptés à nos besoins,

• Éviter la redondance,

• Minimiser les distractions.

Simplifier le flux d'information

Maîtriser le flux d'information est vital dans notre monde hyperconnecté : 

• Limiter la consommation de médias,

• Filtrer les sources d’information,

• Privilégier la qualité à la quantité.

Instaurer des habitudes

L'instauration d'habitudes productives, c'est un peu comme construire une forteresse autour de notre efficacité. On ne parle pas de petites astuces éphémères, mais de vrais piliers solides, capables de soutenir nos ambitions sur le long terme : 

• Horaires de travail réguliers, 

• Pauses planifiées, 

• Pratiques de bien-être (sport, méditation, loisirs…).

Ces habitudes, une fois ancrées, deviennent le moteur d'une productivité durable et d'une meilleure qualité de vie.