25 lois de gestion de projet à connaître pour gagner en efficacité

Thibault Baheux

7 septembre 2022 - minutes de lecture

Pour être un chef de projet performant, vous devez apprendre à maîtriser votre temps et gagner en efficacité. 

Pour vous aider à rester productif dans votre travail,voici une liste des 26 lois de la gestion du temps et de la gestion de projets, qui vont vous aider à fixer vos priorités, organiser votre équipe et votre planning, et éliminer le superflu afin de vous concentrer sur vos objectifs.

25 lois de la gestion du temps pour rester efficace au travail

Pour les plus pressés d'entre vous, voici un résumé des 26 lois de la gestion de projet. Pour ceux qui ont envie d'approfondir leurs connaissances, rendez-vous dans la suite de l'article. 😉

  1. La loi de Murphy - Tout ce qui peut mal tourner va mal tourner.
  2. Le principe de Pareto - 80% des effets sont le produit de 20% des causes.
  3. La loi de Parkinson - Le travail se dilate jusqu'à remplir toute la durée disponible pour son accomplissement.
  4. La loi de futilité - En réunion, plus le sujet est important, moins on y passe de temps.
  5. La loi de Carlson - Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois.
  6. La loi d'Illich - Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît fortement, voire devient négative.
  7. La loi de Laborit - Le comportement humain nous incite à faire en premier ce qui nous fait plaisir.
  8. La loi de Hofstadter - Les choses prennent plus de temps que prévu, même en tenant compte de la loi de Hofstadter.
  9. La loi de Fraisse - 1 heure n'est pas toujours égale à 1 heure. Faites une activité intéressante et le temps semblera passer plus vite.
  10. La loi de Kotter - Les meilleurs changements commencent par des résultats immédiats.
  11. La loi de Taylor - L’ordre dans lequel nous effectuons une série de tâches influe directement sur le temps qu’elles nous prennent.
  12. La loi de Douglas - Plus on a de place, plus on étale ses affaires.
  13. La loi de Brooks - Ajouter des personnes à un projet déjà en retard le retarde encore plus.
  14. La loi de Conway - Tout logiciel reflète l'organisation qui l'a créée.
  15. La loi de Wirth - Les logiciels s'alourdissent plus vite que ne progressent les performances du matériel.
  16. La loi de Fitts - Le temps pour atteindre un objectif dépend de la distance et de la taille de celui-ci.
  17. La loi de Golub - Un projet mal planifié prend trois fois plus de temps que prévu.
  18. La loi de Tesler - Vous ne pouvez pas réduire la complexité d'une tâche donnée au-delà d'un certain point.
  19. La loi de Lakein - En négligeant la stratégie, on libère peu de temps tout en augmentant drastiquement ses chances d'échouer.
  20. La loi de Hick - Le temps nécessaire pour prendre une décision augmente avec le nombre et la complexité des choix.
  21. La loi de Hostman - Les gens et leur attitude, ce sont eux qui produisent les résultats.
  22. La loi d'Allen - L'efficacité de la communication diminue de manière exponentielle avec la distance physique entre les personnes.
  23. La loi de Swoboda-Fliess-Teltscher - L'efficacité passe par la prise en compte de ses rythmes biologiques.
  24. L'effet Zeigarnik - Une personne se souvient mieux des tâches incomplètes ou interrompues que des tâches terminées.

La loi de Murphy

"Tout ce qui peut mal tourner va mal tourner."

Loi de Murphy

La loi de Murphy, également connu comme la loi de l'emmerdement maximal ou encore comme la loi des séries, se résume en un concept simple : Tout ce qui peut mal tourner va mal tourner.

C'est cette loi qui fait que votre tartine beurrée s'écrase toujours au sol côté beurre.

On pourrait penser que cette loi est pessimiste, mais il n'en est rien. Edward Aloysius Murphy (1918-1990) sait de quoi il parle : il était ingénieur aérospatial spécialiste des systèmes critiques. Et des pannes ou enchaînements d'événements improbables, il en a vu passer. Suffisamment pour énoncer cette loi, qui a tendance à se vérifier en gestion de projets.

Mise en pratique :

  • Partez du principe que le pire va se produire. Même si c'est improbable. Les merdes volent en escadrille, il paraît. 😉
  • Analysez et identifiez les problématiques et risques potentiels sur votre projet. Cherchez des solutions pour réduire voire supprimer ces risques, pour chacun d'entre eux.
  • Prévoyez une marge de sécurité dans vos estimations. En cas de problématique avérée, cela vous évitera de remettre en cause l'intégralité du planning projet. C'est ce qu'on appelle des buffers, ou tampons.
  • Posez-vous la question : "Et si". Celle-ci va devenir votre meilleure amie pour identifier ce qui pourrait mal se passer.

Le principe de Pareto

"80% des effets sont le produit de 20% des causes."

Principe de Pareto

Le principe de Pareto, aussi connu comme la loi des 20/80, a été élaboré par Vilfredo Pareto, économiste et sociologue italien. On pourrait le résumer par : 80% des résultats sont obtenus par 20% du travail. Ce principe s'applique et se vérifie à de nombreux domaines et secteurs d'activité. 

Par exemple :

  • 20% de notre temps est responsable de 80% des résultats.
  • 80% du chiffre d'affaires d'une entreprise est généré par seulement 20% de ses clients.
  • 20% des clients sont à l'origine de 80% des problèmes.
  • etc ...

Pourquoi 20% et 80% ? Le principe de Pareto est un principe de probabilités. Je vous passe le calcul mais en analysant de nombreux secteurs d'activité, Vilfredo Pareto en arrive à la conclusion qu'en moyenne 20% de travail amène 80% de résultats.

Comme il s'agit de probabilités, vous aurez peut être un 22 / 78 ou encore un 86 / 14 dans votre cas, mais le principe n'en reste pas moins vrai.

Mise en pratique :

  • Révisez vos priorités et concentrez-vous sur les tâches importantes. Pour identifier quelles sont les tâches importantes sur votre projet, vous pouvez vous appuyer sur la matrice d'Eisenhower.
  • Déléguez plus. N'hésitez pas à déléguer à votre équipe les tâches non importantes qu'il faut tout de même réaliser.
  • Apprenez à dire non. Dire oui est l'ennemi du chef de projet. Si votre client veut sans cesse ajouter de nouvelles fonctionnalités au périmètre du projet, et que vous dites oui à chaque fois, vous allez vous retrouver avec un projet sans fin.
  • Arrêtez les frais avant qu'il ne soit trop tard. Abandonner un projet, c'est ok. Le processus est d'ailleurs prévu dans les méthodologies de gestion de projet comme Prince2. Si le projet n'est pas rentable, si vous gaspillez des ressources humaines, financières et matérielles ou que l'objectif n'est pas atteignable, vous pouvez le stopper.
Matrice de priorité d'Eisenhower

La matrice de priorité d'Eisenhower pour vous aider à définir les tâches importantes

La loi de Parkinson

"Le travail se dilate jusqu'à remplir toute la durée disponible pour son accomplissement".

Loi de Parkinson

La loi de Parkinson indique que le travail s'étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement. Elle a été créée par Cyril Northcote Parkinson (1909 - 1993), et publiée la première fois dans la revue The Economist en 1955.

En bref, selon cette loi, plus nous avons de temps pour faire quelque chose, plus nous allons prendre le temps de le faire.

Cette loi ne doit pas être confondue avec la loi de futilité, également définie par Parkinson.

Mise en pratique :

  • Fixez des délais raisonnables mais réalistes. Plus vous planifierez de jours pour réaliser une tâche, plus vous mettrez de jour à la réaliser. Préférez donc des délais réalistes et raisonnables, tout en étant ambitieux. Si un travail s'effectue en 1 semaine, pas besoin d'en planifier 2. Vous pouvez vous aider des objectifs SMART pour fixer vos délais.
  • Suivez l'état d'avancement des tâches et projets. Contrôlez régulièrement l'état d'avancement des tâches de l'équipe, et vérifiez que l'avancement du projet suit bien ce que vous aviez prévu à la base. Agissez auprès de l'équipe dès que vous constatez des écarts afin de les combler, avant qu'il ne soit trop tard.
  • Découpez vos projets et tâches en plus petites unités. Plus les unités sont petites, meilleures sont vos estimations. Nous sommes tous mauvais pour estimer la charge de travail nécessaire à l'accomplissement d'un gros chantier. C'est pour ça qu'il est nécessaire de découper votre projet en sous-projets, en jalons et en tâches.
  • Ne repoussez pas plus d'une fois l'échéance. Sinon vous aurez tendance à procrastiner et à la repousser encore et encore, ou alors à prendre plus de temps que nécessaire pour l'accomplir.

La loi de futilité

"Pendant une réunion, le temps passé sur un point sera inversement proportionnel à la somme d’argent en jeu."

Loi de futilité de Parkinson

La loi de futilité de Parkinson dit qu'en réunion, nous avons tendance à passer bien trop de temps sur des sujets triviaux alors que les sujets importants sont trop vite balayés. En bref, plus un sujet est important, moins on y passe de temps.

Pour illustrer le concept, laissez-moi vous raconter comment s'est passé une réunion de chantier pour un projet de création d'une nouvelle agence. Alors que les sujets à l'ordre du jour sont importants (emplacement des baies informatiques, emplacement des bureaux, chantier électrique, vérification des cotations et plans de l'architecte, choix des matériaux et équipements pour la partie "accueil au public", nous avons passé plus d'1 heure sur un sujet indispensable : l'emplacement de la bonbonne à eau.

Je vous assure : véridique ! Je me vois encore sortir de cette réunion avec mon collègue des Services Généraux en se demandant où on était tombé.

Mise en pratique :

  • Préparez un ordre du jour et s'y tenir. Chaque réunion organisée doit avoir un ordre du jour, rédigé à l'avance et connu de tous les participants. C'est la meilleure manière d'éviter de déblatérer pendant des heures sur des sujets futiles.
  • Recadrez le débat si nécessaire. Pour éviter de vous faire "pirater" votre réunion et passer deux heures à discuter de choses sans intérêts, rappelez aux participants que vous vous cantonnerez à l'ordre du jour et que votre créneau est précis. Vous ne devez pas dépasser l'horaire prévu.
  • Planifiez d'autres réunions pour discuter des points qui ne sont pas à l'ordre du jour. Si certains font du hors-sujet, prévoyez d'autres moments pour en discuter.

La loi de Carlson

"Tout travail interrompu sera moins efficace et prendra plus de temps que s’il était effectué de manière continue."

Loi de Carlson

La loi de Carlson nous dit qu'un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois. Cette loi a été édictée par Sune Carlson (1909 - 1999), un économiste suédois, devenu expert dans la productivité et l'efficacité au travail.

Les interruptions au travail sont l'une des pires plaies au travail, et nuisent gravement à l'efficacité. Téléphone, mails, Slack, Microsoft Teams, collègue qui passe faire un coucou, discussion entre collègues dans le couloir ... Les interruptions sont partout et toujours plus nombreuses.

Aujourd'hui, un cadre est en moyenne dérangé toutes les 12 minutes. Sachant qu'il faut 3 à 5 minutes après une interruption pour se concentrer, le temps et l'énergie perdue se chiffre très très vite.

Et quand on sait que les tâches importantes et complexes ne peuvent bien être traitées que si on est au calme et qu'on arrive à se concentrer plusieurs heures d'affilée, il est alors urgent de limiter les interruptions.

Calcul du temps de travail effectif et du temps perdu sur la base d'1 interruption toutes les 12 minutes et d'un temps de re-concentration de 5 minutes

Temps de travail

Nombre d'interruptions

Temps de travail effectif

Temps perdu

12 minutes

1

7 minutes

5 minutes

1 heure

5

35 minutes

25 minutes

1 jour (7h30)

38

4h 20min

3h 10min

1 mois (30 jours)

1 125

17,5 jours

12,5 jours

1 an (218 jours)

8 175

127 jours

91 jours

Mise en pratique :

  • Isolez-vous quand vous avez besoin de concentration. Vous pouvez réserver une salle de réunion ou profiter de vos jours de télétravail pour avancer sur les tâches qui vous demandent calme et concentration.
  • Désactivez les notifications. Soyons honnêtes : avez-vous vraiment besoin d'être averti à la minute près de ce qui se passe, et de répondre du tact-au-tac aux différentes sollicitations ? Je ne pense pas.
  • Consultez vos mails deux à trois fois par jour seulement. Répondre à un mail sous 24 à 48 heures est une pratique acceptée par tous. Ne vous en faites pas : si vraiment il y a une urgence, on vous contactera autrement que par mail.
  • Osez dire non. La prochaine fois qu'un collègue vous dérange pour vous demander "un truc rapide, promis ça ne prendra que 5 minutes", refusez poliment. Là maintenant ce n'est pas possible, vous avez du travail. Proposez lui un autre créneau pour en discuter.

La loi d'Illich

"Au-delà d’un certain seuil de travail horaire, le temps passé n’est plus efficace, l’efficacité humaine décroît, voire devient négative."

Loi d'Illich

La loi d'Illich, aussi appelée loi des rendements décroissants, affirme qu'au-delà d’un certain seuil de travail horaire, le temps passé n’est plus efficace. Ainsi, l’efficacité humaine décroît voire devient négative. C'est le concept de contre productivité : passé une limite, les heures supplémentaires ne servent à rien et réduisent même la productivité.

Vous ne me croyez pas ? Allez-y, essayez d'avancer sur une tâche pendant 4 heures d'affilée sans aucune distraction ni pause. Vous verrez que les deux dernières heures ne seront pas les plus productives.

Mise en pratique :

  • Faites des pauses régulières. Entrecoupez vos journées de travail de pauses pour vous ressourcer. C'est la clé de l'efficacité professionnelle. Prenez un café avec les collègues, sortez marcher cinq minutes, faites une vraie pause déjeuner le midi ou profitez-en pour aller vous défouler au sport.
  • Basculez sur une autre activité. Êtes-vous familier avec la notion de cycle ultradien ? Il s'agit d'un cycle de 90 à 120 minutes, qui dose notre journée au quotidien. Les pics d'énergie sont entrecoupés de baisse de régime. Profitez de vos pics d'énergie pour avancer sur vos tâches, et profitez d'une baisse d'énergie pour faire autre chose : trier des documents, lire des mails, n'importe quelle activité qui demande peu de concentration.
  • Dites stop au présentéisme. Faire des heures pour faire des heures, ça ne sert à rien. Déjà parce que la li de Parkinson dit que le travail s'étalera sur le temps disponible pour le réaliser, mais aussi parce que vous vous épuisez inutilement. Vous n'êtes pas plus productif en travaillent beaucoup. Vous l'êtes même moins.

La loi de Laborit

"Le comportement humain nous incite à faire en premier ce qui nous fait plaisir."

Loi de Laborit

La loi de Laborit a été élaborée par Henri Laborit (1914 - 1995), un chirurgien et neurobiologiste français, et nous dit que chaque individu a tendance à faire en premier ce qui lui fait plaisir et lui apporte une satisfaction immédiate. C'est pour cela qu'on appelle aussi cette loi la loi du moindre effort, ou encore la loi du désir.

L'être humain a une fâcheuse tendance à fuir les activités qui procurent du stress ou de l'inconfort. Il s'agit d'un mécanisme de défense inscrit dans notre cerveau. Tout ça pour avoir son shoot de dopamine et de gratification immédiate via les activités "plaisir".

Les expériences menées par Laborit montrent qu’une tâche ennuyeuse, complexe, et pénible est réalisée plus rapidement s’il y a une récompense à la clé, comme une tâche plus plaisante à traiter juste après.

Mise en pratique :

  • Commencez votre journée par le plus difficile. On parle aussi de la méthode "Eat the frog". Commencer sa journée par les tâches les moins plaisantes ou les plus complexes motive, surtout en sachant que les activités "plaisir" se trouvent juste après.
  • Récompensez-vous. Avec une récompense à la clé, tout est plus sympa à faire. Et le cerveau ne s'y trompe pas. C'est la fameuse méthode de la carotte.
  • Évitez de procrastiner. Si vous cédez aux sirènes du plaisir immédiat, vous vous retrouverez à procrastiner et à remettre au lendemain ce que vous pourriez faire aujourd'hui. Et c'est justement la pire chose à faire en gestion de projet.

La loi de Hofstadter

"Les choses prennent plus de temps que prévu, même en tenant compte de la loi de Hofstadter."

Loi de Hofstadter

La loi de Hofstadter, aussi appelée la loi de glissement de planning, affirme qu'il faut toujours plus de temps que prévu pour faire quelque chose, même en prenant des marges de sécurité. 

En effet, selon Douglas Hofstadter,un universitaire américain, il est presque impossible de prévoir combien de temps sera nécessaire pour réaliser une tâche complexe. Plus la tâche est complexe, plus la marge d’erreur est importante.

Comment expliquer les écarts sur les estimations ? Méconnaissance du contexte, erreur humaine, chef de projet qui annonce des échéances plus courtes que la normale pour faire plaisir au client ou à sa direction,etc.

ça fait maintenant plus de 10 ans que j'exerce en gestion de projets et je peux vous assurer que c'est un classique. La loi de Hofstadter se vérifie tous les jours.

Mise en pratique :

  • Prévoyez 20% de temps supplémentaire. Vous pouvez bien sûr ajuster à la hausse ou à la baisse ce pourcentage en fonction de votre expertise et du niveau d'incertitude du projet. 20% est cependant une bonne moyenne. C'est personnellement celle que j'utilise.
  • Établissez un rétroplanning en partant de la date d'achèvement au plus tard du projet. Cela vous permettra de déterminer au plus tard à quelle date terminer chaque action. Vous pourrez ainsi coupler ces données avec vos estimations afin d'estimer les ressources nécessaires sur votre projet.
  • Intégrez à vos plannings des buffers (tampons). Ces zones de temps entre différents ensembles de tâches permettent d'absorber des délais supplémentaires sans pour autant bousculer tout le planning.

La loi de Fraisse

"La principale dimension psychologique du temps est liée à l’intérêt porté à l’activité en cours."

Loi de Fraisse

La loi de Fraisse, du nom de son inventeur Paul Fraisse (1911 - 1996),un psychologue ayant travaillé sur la perception du temps, nous dit que le temps semble passer plus vite lorsqu'on travaille sur une activité intéressante. L'inverse est tout aussi vrai : le temps passe plus lentement face à une activité contraignante.

On résume parfois cette loi par cette phrase : 1 heure n'est pas toujours égale à 1 heure.

C'est cette loi qui explique pourquoi le temps semble défiler aussi vite en soirée avec des amis alors qu'il s'étire pendant les tâches ménagères. Mais c'est aussi cette loi qui nous pousse à procrastiner.

Souvenez-vous de la loi de Laborit qui nous dit qu'on a tendance à privilégier les activités qui nous apportent du plaisir immédiat. On a donc tendance à se débarrasser le plus rapidement possible des activités qui ne nous intéressent pas ou qu'on juge contraignante pour éviter l'effet "temps long".

Mise en pratique :

  • Alternez tâches rébarbatives et tâches plaisantes. Vous éviterez ainsi l'effet "temps long" en basculant d'une tâche à l'autre. Et votre cerveau sera ravi de la satisfaction associée aux tâches plaisantes.
  • Changez votre perception du temps. Pourquoi ne pas chercher à comprendre l'intérêt de la tâche, ou à ajouter une activité plaisante dans cette tâche rébarbative, ou encore à vous challenger pour rendre le tout intéressant ?
  • Organisez vos tâches en fonction de leur importance. Et non pas de votre préférence. Vous êtes ainsi assuré d'être réellement efficace et de ne pas céder face aux pièges que vous tend votre cerveau.

La loi de Kotter

"Les meilleurs changements commencent par des résultats immédiats."

Loi de Kotter

La loi de Kotter nous dit que les meilleurs changements commencent par des résultats immédiats. Cette loi a été évoquée par John Kotter, LE spécialiste de la conduite du changement, dans son livre "Leading change". On appelle également cette loi la loi des petits pas.

Selon John Kotter, plus un changement s'étale dans le temps, plus les équipes se démotivent et se découragent face à celui-ci. La clé d'un changement réussi pour lui réside dans le fait d'avoir des résultats rapides et concrets.

Mise en pratique :

  • Découpez vos projets en de plus petites unités. Découpez vos projets en sous-projets, découpez vos objectifs en sous-objectifs, découpez vos activités en sous-tâches. Des unités plus petites permettent ainsi de rapprocher les objectifs et d'avoir des résultats immédiats.
  • Créez un sentiment d'urgence en fixant des objectifs rapprochés. Fixez des objectifs proches dans le temps afin de décupler vos moyens, grâce au sentiment d'urgence. C'est le même principe psychologique qui pousse un étudiant la veille d'une échéance à travailler toute la nuit pour rendre son devoir à temps.
  • Adoptez la méthode des petits pas. Il vaut mieux apporter le changement par petite touche sur une base régulière plutôt que d'opter pour un grand bouleversement. Le changement a plus de chances d'être accepté ainsi. Les petits pas galvanisent également les collaborateurs. Privilégiez en premier les "quick wins", ces petites victoires rapides qui vous ouvrent la voie du changement.

La loi de Taylor

"L’ordre dans lequel nous effectuons une série de tâches influe directement sur le temps qu’elles nous prennent."

Loi de Taylor

La loi de Taylor stipule que l'ordre dans lequel nous effectuons une série de tâches influe directement sur le temps que ces tâches nous prennent. Ainsi, pour être efficace, il est nécessaire de trouver le meilleur enchaînement de tâches. Cette loi a été créée par Frederick Winslow Taylor (1856 - 1915), un célèbre ingénieur américain, à l'origine du taylorisme.

En chefferie de projet, il est crucial d'optimiser son planning projet pour réduire les délais, maîtriser les coûts et déterminer le meilleure ordre pour mener les actions. Si nous avons un défaut d'organisation, ou si nous choisissons le chemin qui n'est pas le plus optimisé, nous serons moins efficace et nous mettrons plus de temps pour réaliser les mêmes actions.

Mise en pratique :

  • Ordonnancez et hiérarchisez vos tâches. Classez vos tâches par ordre de priorité, et identifiez les dépendances existantes entre tâches. Certaines tâches ne peuvent être commencées tant que d'autres ne sont pas clôturées.
  • Parallélisez des actions. Vous pouvez gagner en efficacité en parallélisant la réalisation de tâches, plutôt que de tout traiter en mode séquentielle, une tâche après l'autre.
  • Tenez compte des ressources à disposition. De quelles ressources disposez-vous ? Quelles sont les disponibilités des acteurs projet ? Le planning est-il adapté au rythme et à la charge de travail de l'équipe ?

La loi de Douglas

"Plus on a de place pour ranger ses affaires, plus on risque d'utiliser tout l'espace disponible."

Loi de Douglas

La loi de Douglas stipule que plus on a de place pour ranger ses affaires, plus on risque d'utiliser tout l'espace disponible. En bref, plus on a de place, plus on étale ses affaires. Il s'agit d'une loi d'organisation de l'espace qui a tendance à se vérifier notamment quand vous déménagez dans un logement plus grand.

C'est dingue d'ailleurs quand on y pense : on quitte un logement de 50m² pour un logement de 100m² et on a du mal à ranger toutes les affaires que l'on avait stocké avant alors même qu'on a doublé la surface du logement.

Mais ça se vérifie également au bureau : des piles de dossiers, des feuilles volantes dans les tiroirs, un fouillis en permanence autour du clavier et de la souris... Vous n'imaginez pas le temps perdu chaque jour pour remettre la main sur les bonnes informations.

Mise en pratique :

  • Appliquez la politique du bureau propre. Cette politique est simple : il ne peut y avoir à portée de main que les documents utiles à la tâche sur laquelle vous êtes en train de travailler. Tout le reste doit être rangé, classé, organisé. Vous ne gardez ainsi que le strict nécessaire. A la fin de la journée, votre bureau doit être clean.
  • Classez vos mails et vos documents. Il n'y a pas que le bureau physique qui peut vite devenir bordélique : le bureau virtuel sur le pc l'est tout autant. Prenez le temps et l'habitude d'organiser vos documents dans des dossiers thématiques, et de classez vos mails plutôt que de tout laisser en vrac dans la boîte de réception.
  • Organisez un grand ménage de Printemps. Comme pour la maison, faire un grand ménage 1 à 2 fois par an peut être bénéfique. Vous n'imaginez pas tout ce qu'on peut stocker dans nos armoires, tiroirs et sur le pc. C'est juste fou ! Profitez de cette occasion pour revoir votre système de classement de l'information si celui-ci ne vous apporte pas entière satisfaction.

La loi de Brooks

"Ajouter des personnes à un projet déjà en retard le retarde encore plus."

Loi de Brooks

La loi de Brooks stipule qu'ajouter des personnes à un projet déjà en retard le retarde encore plus. Si en augmentant le nombre de collaborateurs, on atteint le seuil critique de 9 personnes, alors cela pose plus de problèmes que de solutions. On parle alors de rendements décroissants.

Cette loi est contre-intuitive. En effet, on s'imagine qu'il suffit de doubler les effectifs de l'équipe projet pour rattraper le mois de retard qu'elle vient de prendre sur le dossier. En vérité, vous perdrez probablement encore un mois (voire plus) en faisant cela. Pourquoi ?

Plus vous ajoutez de collaborateurs à l'équipe, plus les "frais de communication" augmentent. Il faut également que les nouveaux arrivants montent en puissance, soient formés par les autres membres de l'équipe au détriment de leurs tâches. La dynamique de l'équipe est modifiée et elle doit réapprendre à travailler de concert en intégrant les nouveaux collaborateurs.

Mise en pratique :

  • Réfléchissez à deux fois avant de faire grossir l'équipe. Ajouter des collaborateurs à une équipe projet en cours de route est donc rarement une bonne idée.
  • Tenez compte de la division limitée des tâches. Certaines tâches peuvent facilement être divisibles comme appeler X clients, mais d'autres missions ne le sont pas. Pour reprendre un célèbre exemple : Neuf femmes ne peuvent pas faire un bébé en un mois.
  • Maintenez votre équipe à une taille réduite. Une équipe idéale est généralement composée de 3 à 9 personnes. Au-delà, vous devez scinder votre équipe en deux équipes distinctes.
Loi de Brooks : nombre de relations en fonction de la taille de l'équipe

Loi de Brooks : Plus le nombre de collaborateurs augmente, plus le nombre de relations à maintenir augmente de manière exponentielle.

La loi de Conway

"Les organisations qui conçoivent des systèmes tendent inévitablement à produire des designs qui sont des copies de la structure de communication de leur organisation."

Loi de Conway

Cet adage, attribué à Melvin Conway, stipule que les organisations qui conçoivent des systèmes tendent inévitablement à produire des designs qui sont des copies de la structure de communication de leur organisation. En bref, tout logiciel reflète l'organisation qui l'a créée.

Par exemple :

  • Les sites web d'entreprises sont organisés selon les intérêts de l'organisation plutôt que selon les besoins des utilisateurs. 
  • Si les services d'une organisation ne discutent pas entre eux sur un projet transverse, celui-ci est voué à l'échec.
  • Plus l'entreprise est grande et importante, plus le projet va être complexe.
  • Un logiciel va être développé selon l'organisation actuelle d'une société, même si celle-ci n'est pas adaptée aux processus de travail à mettre en place.

C'est notamment cette loi qui explique pourquoi les logiciels développés donnent rarement satisfaction aux utilisateurs finaux du logiciel : processus lourds, ergonomie inadaptée, design d'interface d'un autre âge, etc...

Mise en pratique :

  • Adoptez l'agilité pour des projets de développement logiciels. Les méthodes agiles sont les plus adaptées pour développer de nouveaux outils. Elles permettent de confronter les utilisateurs finaux au produit suffisamment tôt sur le projet pour prendre en compte leurs retours et adapter le développement des fonctionnalités à leurs réels besoins.
  • Faites évoluer l'organisation interne avant de développer un nouvel outil. Faites ce qu'on appelle un anti-Conway : modifiez l'organisation interne de votre organisation et faites sauter les silos avant de développer de nouveaux outils. Vos projets doivent être pilotés par le besoin, pas par les processus internes.
  • Simplifiez vos projets. Plutôt que de partir sur des projets ultra complexes qui ont de grandes chances d'échouer, recentrez vos projets sur une fonctionnalité simple mais essentielle. Réalisez un produit minimum viable (MVP), puis construisez le reste à partir de là.

La loi de Wirth

"Les programmes ralentissent plus vite que le matériel ne s'accélère."

Loi de Wirth

La loi de Wirth, énoncée par Niklaus Wirth, stipule que les logiciels s'alourdissent bien plus vite que ne progressent les performances du matériel. Par conséquent, les performances matérielles ne suivent pas toujours les exigences d'un projet.

Cela se vérifie notamment au niveau des navigateurs web ou de logiciels de type ERP. L'optimisation des ressources n'est plus une priorité. Et pour avoir le luxe de naviguer sur quelques onglets à la fois, il faut céder plusieurs Go de RAM à son navigateur.

Mise en pratique :

  • Alliez performance et innovation sur vos projets. Vous devrez trouver le bon compromis entre ces deux aspects. Avoir un logiciel dernier cri utilisant les dernières technologies c'est bien, mais si les utilisateurs doivent se payer des pcs à 2 000€ pour pouvoir l'utiliser, ça limite grandement son adoption.
  • Ne négligez pas l'optimisation des ressources. Sous prétexte que l'on a des bandes passantes importantes (5G, Fibre) ou des ordinateurs performants (16 Go de RAM, carte graphique dédiée, etc...), on néglige trop souvent l'optimisation des ressources. Même si cela prend du temps, faites cet effort pour le confort d'utilisation de vos utilisateurs finaux.

La loi de Fitts

"Le temps requis pour aller rapidement d'une position de départ à sa destination dépend de la distance à la cible et de la taille de cette cible."

Loi de Fitts

La loi de Fitts est un modèle mathématique qui stipule que le temps pour atteindre un objectif dépend de la distance et de la taille de celui-ci. Autrement dit, plus l'objectif est lointain et plus la marche est haute pour l'atteindre, plus vous mettrez de temps.

Au total, vous passerez moins de temps pour réaliser le projet si vous le découpez en de plus petites unités que si vous le gériez d'une traite.

Mise en pratique :

  • Découpez vos objectifs en des sous-objectifs de plus petite taille. Pour gérer un projet de grande taille, il faut prendre le temps de le découper en sous-projets et sous-objectifs, plus faciles et plus rapides à atteindre.

La loi de Golub

"Un projet planifié prend trois fois plus de temps que prévu, alors que le même projet, bien planifié, n'aurait pris que deux fois le temps prévu."

Loi de Golub

La loi de Golub stipule qu'un projet planifié prend trois fois plus de temps que prévu, et que le même projet bien planifié prend deux fois plus de temps que prévu. Cette loi est à rapprocher de la loi de Hofstadter, qui nous dit qu'un projet prend plus de temps que prévu, même en tenant compte de la loi de Hofstadter.

La loi de Golub est intéressante car elle montre bien qu'un projet géré "à l'arrache" coûte bien plus cher à l'entreprise qu'un projet pour lequel on a pris le temps de le préparer.

Mais elle montre aussi que peu importe le temps et l'énergie dépensés sur la phase de préparation du projet et l'établissement du planning, les choses prendront toujours plus de temps que prévu. Autrement dit, à un moment, rien ne sert de planifier, il faut juste se lancer.

Mise en pratique :

  • Ne négligez pas la phase de préparation du projet. Il s'agit probablement de la phase la plus importante parmi les 4 phases d'un projet.
  • Ne passez pas plus de temps que nécessaire sur le planning. Un planning doit être cohérent et tenir compte des aléas. Mais il ne sert à rien de passer tout votre temps à estimer la durée de telle ou telle tâche et à essayer de peaufiner votre planning. Car une estimation est par nature imparfaite. Votre planning évoluera tout au long du projet et s'adaptera aux différentes situations. A vous en tant que chef de projet de le faire vivre.
  • Lancez-vous. N'attendez pas d'avoir des estimations parfaites et n'attendez pas le bon moment pour vous lancer. ça n'arrivera jamais. A un moment donné, pour sortir un projet de terre, il faut juste se lancer.

La loi de Tesler

"Vous ne pouvez pas réduire la complexité d'une tâche donnée au-delà d'un certain point. Une fois que vous avez atteint ce point, vous ne pouvez qu'ajuster la charge pour la réaliser."

Loi de Tesler

La loi de Tesler, du nom de son créateur Larry Tesler, aussi connue comme la loi de conservation de complexité, nous dit que pour n'importe quel système, il existe une complexité qui ne peut plus être réduite à partir d'un certain niveau. Ce niveau de complexité diffère en fonction du projet, de la tâche ou du système en question.

Par exemple, si le design d'une application est simplifiée pour l'utilisateur, cela augmente la complexité pour l'administrateur de l'application. Il se passe alors un transfert de difficulté de l'utilisateur vers l'administrateur.

C'est par exemple le cas des ordinateurs Mac qui possèdent une interface épurée qui plaît beaucoup aux utilisateurs, mais qui sont une plaie à administrer dans un parc informatique d'entreprise (j'y ai goûté, et du coup non merci je ne retenterai pas). 

Mise en pratique :

  • Trouvez un équilibre entre la simplicité d'utilisation et la simplicité d'administration. Si une application est trop compliquée à utiliser elle ne sera pas adoptée par les utilisateurs finaux. Au contraire, si la maintenance et l'administration de cette application est une horreur pour les administrateurs, elle ne sera pas non plus retenue.

La loi de Lakein

"En négligeant votre stratégie vous allez libérer très peu de temps, et en négligeant votre stratégie vous allez certainement échouer."

Loi de Lakein

La loi de Lakein, du nom d'Alein Lakein son inventeur, stipule qu'en négligeant la stratégie, on libère peu de temps tout en augmentant drastiquement ses chances d'échouer.

Ce principe de Lakein, connu également sous le nom de loi de Lawyer nous explique qu'instinctivement l'action l'emporte sur la réflexion. On a envie de foncer tête baissée pour atteindre les résultats le plus rapidement possible, sans se poser pour réfléchir à la meilleure méthode pour atteindre ces résultats.

Ainsi selon cette loi, un objectif non défini dans le temps prend systématiquement du retard. la réflexion doit donc précéder l'action.

Mise en pratique :

  • Faites preuve de patience. Je comprends, on a tous envie de bien faire et de commencer à agir dès maintenant. Mais si vous cédez à cette tentation, vous augmentez drastiquement les risques d'échec de votre projet.
  • Prenez le temps nécessaire pour la réflexion. La réflexion doit toujours précéder l'action. Sinon comment identifier la meilleure manière d'atteindre un objectif en limitant les coûts et les délais ?
  • Préparez votre projet. La préparation d'un projet est la clé de voûte de sa réussite. Ne négliez pas cette étape dans votre plan projet.

La loi de Hick

"Le temps nécessaire pour prendre une décision augmente avec le nombre et la complexité des choix."

Loi de Hick

La loi de Hick, aussi appelée loi de Hick-Hyman, nous dit que le temps nécessaire pour prendre une décision augmente avec le nombre et la complexité des choix. Autrement dit, pour faciliter la prise de décision, il est nécessaire de limiter le nombre de choix (3 maximum) et d'en réduire la complexité.

Cette loi s'applique aussi bien au design qu'au marketing ou à la gestion de projets.

Mise en pratique :

  • Réduisez le nombre de choix à 3 maximum. Moins il y a de solutions disponibles, plus vite le choix sera effectué. Les décideurs (clients, direction) auront ainsi l'impression de faire le bon choix, plutôt que de choisir au pifomètre une option parmi les 36 disponibles.
  • Mâchez le travail des décideurs en identifiant la complexité et les conséquences de chaque choix. Cela vous évitera bien des débats ou des demandes de précision complémentaires, avec une prise de décision reportée aux calendes grecques. Faites en sorte de pouvoir restituer de manière simple (quitte à vulgariser) la complexité et les impacts de chaque choix.
  • Préparez une fiche de décision. Etablissez pour chaque choix une fiche récapitulative pour expliquer les avantages et inconvénients du choix, ainsi que les impacts. Cela peut prendre la forme d'un tableau, d'un document PowerPoint, d'une note au format Word, ...

La loi de Hostman

"Les gens et leur attitude, ce sont eux qui produisent les résultats."

Loi de Hostman

La loi de Hostman stipule que ce sont les gens et leur attitude qui produisent des résultats. Planifier chaque parcelle du projet dans ses moindres détails, suivre scrupuleusement l'état d'avancement des tâches d'un projet, tout ça ne fait pas avancer le projet vers l'atteinte de l'objectif fixé.

Par contre, affecter la bonne personne à la bonne tâche, recruter les profils compétents dans l'équipe projet, développer un mindset d'équipe, travailler tous ensemble pour accomplir le projet, c'est ça qui en fait la réussite. La composante humaine est une composante essentielle de la gestion de projet, mais trop souvent oubliée.

Mise en pratique :

  • Recrutez les profils disposant des compétences recherchées dans l'équipe. Appuyez-vous sur la matrice de compétences afin d'identifier quelles sont les compétences nécessaires pour réaliser votre projet. Puis constituez votre équipe en allant chercher ces experts en interne ou en externe selon le niveau d'expérience requis et le calendrier projet.
  • Tenez compte de la disponibilité, de la charge de travail et du niveau de motivation des ressources humaines. Un collaborateur qui est sous l'eau ne sera pas en mesure de s'impliquer pleinement sur le projet. Le résultat a toutes les chances d'être médiocre et de ne pas satisfaire aux exigences du client ou du commanditaire.
  • Développez l'esprit d'équipe et fédérez l'équipe autour d'un objectif commun. Avoir les bonnes ressources sur un projet, c'est aussi faire en sorte que l'équipe soit soudée et que le collaboratif prenne le pas sur l'individuel. Prenez du temps pour fédérer votre équipe projet et développer collaboration et coopération au sein de l'équipe.

La loi d'Allen

"L'efficacité de la communication diminue de façon exponentielle avec la distance physique entre les personnes."

Loi d'Allen

La loi d'Allen, aussi connue sous le nom de la courbe d'Allen, stipule que l'efficacité de la communication diminue de façon exponentielle avec la distance physique entre les personnes. Concrètement, plus des personnes devant collaborer sont éloignées physiquement, moins elles ont tendance à initier la communication.

Tom Allen a réalisé l'expérience dans les années 1970, puis l'a réitéré au début des années 2000. Le constat est le même : initier la communication est le point bloquant, et cela s'aggrave avec la distance.

Il soupçonne que cela ne fonctionne plus avec les jeunes générations qui ont l'habitude de la collaboration à distance (avec les jeux vidéos multijoueurs par exemple), bien qu'il n'ait pas encore vérifié cette hypothèse sur le terrain.

Mise en pratique :

  • Regroupez les acteurs projet au même endroit. Afin de faciliter la communication et la coopération entre les membres de l'équipe, réunissez autant que possible ceux-ci sur un même site. Si possible, réunissez-les dans un même bureau.
  • Prêtez attention à la communication lorsque des éléments sont à distance. Avec la généralisation du télétravail, la communication peut rapidement se dégrader, d'autant plus si les collaborateurs n'ont pas pris l'habitude d'utiliser tous les outils digitaux à leur disposition. Cela peut nécessiter de changer des manières de faire ou des processus internes.
  • Initiez de nouvelles manières de communiquer grâce aux outils digitaux. N'attendez pas que vos collaborateurs adoptent d'eux-mêmes de nouveaux outils. Soyez force de proposition. Amenez-les à tester de nouvelles choses. Amorcez la communication sur ces différents outils pour que la graine du changement germe dans leurs esprits.
Graphique de la courbe d'Allen

La courbe d'Allen

La loi de Swoboda-Fliess-Teltscher

"L'efficacité passe par la prise en compte de ses rythmes biologiques."

Loi de Swoboda-Fliess-Teltscher

La loi de Swoboda-Fliess-Teltscher stipule que l'efficacité et l'efficience passent par la prise en compte de nos rythmes biologiques. En effet, selon les 3 auteurs de cette loi, nous disposons tous de trois sortes de cycles biologiques : un cycle physique de 23 jours, un cycle émotionnel de 28 jours et un cycle intellectuel de 33 jours.

Ces cycles sont faits de courbes ascendantes puis descendantes. Au sommet de chaque courbe, la capacité physique, émotionnelle ou intellectuelle est à son apogée. Lorsque la courbe est au plus bas, logiquement ces capacités le sont aussi.

Mise en pratique :

  • Menez une introspection rapide. Quand êtes-vous le plus productif ? Quand êtes-vous le moins productif ? A partir de combien de temps décrochez-vous en terme de concentration ?
  • Adaptez votre planning à votre biorythme. Tirez parti de vos pics d'énergie pour abattre le plus gros du travail. Calez vos pauses ou le travail demandant peu de concentration sur vos périodes de mou.

L'effet Zeigarnik

"Une personne se souvient mieux des tâches incomplètes ou interrompues que des tâches terminées."

L'effet Zeigarnik

L'effet Zeigarnik, du nom de son auteure Bluma Wulfovna Zeigarnik (1900 - 1988), stipule qu'une personne se souvient mieux des tâches incomplètes ou interrompues que des tâches terminées. Ces tâches incomplètes ont tendance à faire irruption dans notre esprit sous forme de pensées intrusives. C'est ce qu'on appelle la charge mentale.

Malgré son côté lourd et agaçant, cet effet Zeigarnik a une utilité : il nous rappelle ce qu'il reste à faire. Notre cerveau se retrouve face à une situation inconfortable, un travail en suspend, et nous pousse à agir pour le terminer. C'est un mécanisme très pratique, certes, mais qui s'accompagne d'une bonne dose de stress.

Mise en pratique :

  • Listez les actions à réaliser dans des todolist. ça vous permettra de libérer votre charge mentale et d'être certains de ne rien oublier.
  • Évitez autant que possible les interruptions lorsque vous travaillez sur un projet. C'est la règle d'or lorsque votre travail demande patience, silence et concentration.

Thibault Baheux

Chef de projet IT depuis 2008, j'ai travaillé sur des projets à plusieurs millions d'euros.
J'ai décidé de dépoussiérer la gestion de projet.
Exit les méthodologies complexes, exit les outils lents, lourds, complexes à utiliser.
Mon objectif ? Vous donner les clés pour piloter vos projets avec efficacité.


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