Lorsqu’on pilote un projet et que l’on cherche à tenir les échéances et maîtriser ses coûts, on doit absolument maîtriser le concept du « reste à faire ».
Bien que les mots parlent d’eux -mêmes, il existe des subtilités qu’il faut connaître en tant que chef de projet.
Dans cet article, je vous explique en détails ce qu’est le reste à faire en gestion de projets, et comment piloter efficacement son projet grâce à cette notion.
Qu’est-ce que le reste à faire du projet ? Définition
Le reste à faire correspond au travail à réaliser ou au montant en € à dépenser pour finir le projet, à un instant t. Cet indicateur peut s’exprimer en heures ou jours de travail, ou encore en budget (€).
Il ne faut cependant pas confondre le reste à faire d’un projet avec le reste à engager :
- Reste à faire.
Correspond au travail restant, chiffré en heures, jours ou en €, afin d’aller au bout du projet. - Reste à engager.
Correspond au budget restant sur votre projet. Le reste à engager peut être équivalent, supérieur ou inférieur au reste à faire. S’il est inférieur, il faudra alors envisager de demander une allonge budgétaire au comité de pilotage.
Pour reprendre une analogie automobile, le budget restant est l’essence qui reste dans votre réservoir ; le reste-à-faire est la quantité d’essence dont vous aurez besoin pour arriver à destination. (Merci Jean-Charles Savornin pour l’analogie)
Le reste à engager est l’essence qui reste dans votre réservoir. Le reste-à-faire est la quantité d’essence dont vous aurez besoin pour arriver à destination.
Jean-Charles Savornin
Au début du projet, le reste à faire correspond à la charge initiale estimée pour mener à bien le projet, ainsi qu’au budget prévisionnel alloué au projet. Une fois le projet démarré, le reste à faire est régulièrement ré-estimé par l’équipe projet.
Cela permet au chef de projet non seulement de calculer le pourcentage d’avancement des tâches et de son projet, mais également de faire des projections et d’estimer la charge de travail et le budget encore nécessaire pour aller au bout du projet.
Le reste à faire est donc un indicateur KPI qui a toute sa place dans vos tableaux de bord projet.
Pourquoi utiliser le reste à faire pour piloter son projet ?
Piloter son projet grâce à la notion de reste à faire apporte des avantages non négligeables :
- Maîtriser les délais.
En mesurant le reste à faire en jours ou heures de travail, le chef de projet visualise la charge de travail restante pour finir le projet, et peut prendre les décisions nécessaires (renforcer l’équipe par exemple) pour tenir les délais. - Maîtriser les coûts.
En mesurant le reste à faire en euros, le gestionnaire de projet s’assure que son budget est suffisant pour aller au bout du projet. Il peut ainsi mettre en place une politique d’optimisation et de maîtrise des coûts, et demander si nécessaire un budget supplémentaire au COPIL. - Mesurer l’avancement du projet.
Le chef de projet visualise également l’avancement des tâches et du projet. Cet indicateur étant régulièrement mis à jour par les experts de l’équipe projet, il peut ainsi suivre la progression du projet dans le temps. - Affiner les estimations.
Il permet également de réévaluer et d’affiner les estimations de coûts du projet, ainsi que de la charge de travail. Au fur et à mesure que le projet avance, les estimations gagnent ainsi en précision. - Réaliser des projections à fin de projet.
Le reste à faire permet enfin de se projeter dans le temps et de faire des prédictions quant à l’atterrissage du projet. On peut ainsi déterminer si l’échéance de fin et le budget seront respectés, ou s’il faut dores et déjà prévoir des négociations avec le commanditaire du projet.
Comment calculer le reste à faire d’un projet ?
Le reste à faire est déterminé par les experts membres de l’équipe projet, pour chaque tâche et pour l’ensemble du projet.
La formule pour calculer le reste à faire est la suivante :
Charge totale – Charge consommée = Reste à faire
Par exemple, si la charge totale pour réaliser une tâche est de 10 jours, et que l’équipe a consommé 3 jours dessus, alors le reste à faire selon cette formule est de 7 jours.
Mais il y a une subtilité.
La charge totale correspond à la charge de travail initialement estimée pour produire cette tâche. Cependant, au bout des 3jours de travail, l’équipe a pu rencontrer des difficultés imprévues, ou a pu modifier la méthode employée.
Dans les faits, le reste à faire peut être réévalué, et l’équipe pourrait très bien vous dire qu’il reste 2 jours de travail, car elle a trouvé une manière d’être plus productive, ou au contraire qu’il reste 12 jours de travail car elle fait face à des difficultés techniques complexes.
Je vous conseille donc de ne pas suivre aveuglément le calcul, car cela revient à mettre des œillères et à rester dans un monde idéal.
Au contraire, partez à la rencontre des experts, et demandez-leur leur vision des choses, sans tenir compte des estimations ou du travail déjà réalisé.
Si, comme dans l’exemple, le reste à faire évolué par rapport à ce qui était prévu, vous devrez donc en tenir compte dans votre calendrier projet, et vous devrez produire une nouvelle version de votre diagramme de Gantt, afin d’en tenir compte.
Enfin, si vous adoptez le pilotage par la valeur acquise et les courbes en S, le reste à faire (ou RAF) peut également se trouver via la courbe, selon le scénario retenu (cf graphique).
Courbe en S d’un projet. Le reste à faire (ou RAF) correspond aux lignes pointillées qui rencontre la ligne verticale « fin du projet initiale », selon le scénario que vous avez retenu.
Pour aller + loin : La réévaluation (ou révision) du reste à faire est d’ailleurs au cœur de la méthode de gestion de projet intitulée la chaîne critique.
Comment piloter le projet par le reste à faire ?
Le reste à faire est un indicateur simple à suivre, adapté et performant. C’est pour cela que je vous conseille de l’intégrer à tous vos tableaux de bord projet.
Voici comment vous pouvez piloter votre projet grâce au reste à faire :
- Faire des projections à fin de projet à un instant t pour contrôler que le projet terminera dans les délais et dans le respect du budget.
En utilisant le reste à faire pour vous projeter dans le temps, vous pouvez visualiser une date d’atterrissage et un budget final pour votre projet. Cela vous permet ainsi de vous assurer à intervalles réguliers que votre projet est toujours sous contrôle. - Justifier de manière factuelle les écarts de budget et de délais.
Si vous constatez des écarts en terme de budget et de délais, le reste à faire réévalué par l’équipe vous apportera de précieuses réponses à la question : « Pourquoi ? « . Vous pourrez ainsi apporter des éléments factuels justifiant ces écarts, au comité de pilotage, tout en lui permettant de visualiser une nouvelle échéance et un nouveau budget grâce à vos projections. - Anticiper et prendre des décisions afin de ramener le projet sur les rails.
Si vous constatez une dérive, vous pouvez prendre une décision radicale sans attendre pour recadrer l’équipe et ramener le projet sur le droit chemin, afin de respecter les engagements initiaux en terme de coûts et d’échéances.
Prenons le reste à faire exprimé en euros. Si vous l’additionnez aux sommes déjà engagées sur le projet à un instant donné, alors vous obtiendrez ce qu’on appelle un coût estimé à terminaison, ou CEAT (on parle aussi d’atterrissage, d’accostage ou de budget à terminaison). Il s’agit d’un budget total projeté à la fin du projet, selon la trajectoire actuelle du projet.
Vous pouvez procéder de la même manière avec les charges de travail.
A chaque fois que vous calculez le reste à faire d’un projet, je vous recommande de le comparer aux charges de travail et au budget initialement prévus pour votre projet.
| Constat | Signification |
|---|---|
| Le reste à faire est inférieur au reste à engager (budget ou charge de travail restante initialement prévu). | Vous faites mieux que prévu. Votre projet est en avance. Tout va bien dans le meilleur des mondes. |
| Le reste à faire est égal au reste à engager. | Rien à signaler, vous êtes dans les cordes pour le moment. Restez alerte, car un imprévu pourrait vite survenir. |
| Le reste à faire est supérieur au reste à engager. | Aïe. Vous rencontrez une difficulté passagère qui va décaler l’échéance finale ou exploser votre budget si rien n’est fait. |
Dans le cas ou le reste à faire vous indique que vous ne pourrez pas livrer votre projet dans les temps, ou pas dans le budget annoncé, plusieurs options s’offrent à vous, selon la situation dans laquelle vous êtes :
- Vos estimations étaient trop optimistes ou sous-évaluées.
Quoi que vous fassiez, il était impossible de les tenir. Vous devrez donc revoir vos estimations de manière réaliste cette fois, et noter ce point dans le bilan projet pour éviter de le reproduire à l’avenir. - Vous rencontrez une difficulté passagère.
Si rien n’est fait, votre projet partira dans les chous. Mais il est encore temps d’agir. Recadrez ou remotivez l’équipe. Recrutez de nouvelles personnes pour renforcer l’équipe. Trouver de meilleures manières de faire. Résolvez les problématiques rencontrées. - Les délais et le budget ne pourront pas être respectés.
Dans ce cas, plus le choix, il vous faudra négocier avec le comité de pilotage, soit une nouvelle date d’échéance, soit une allonge budgétaire, soit une réduction de périmètre du projet. Dans le pire des cas, vous pourrez également envisager l’arrêt prématuré du projet.
Attention : Rappelez-vous que le reste à faire est un indicateur valable à un instant t. Comme en bourse, vos projections ne présagent pas de comment le projet va se passer dans le futur.
Cet indicateur vous permet seulement d’anticiper les prochaines actions et décisions, et de préparer les parties prenantes à des négociations et conversations difficiles.
Pilotage d’un projet grâce à la valeur acquise et le reste à faire
Enfin, le pilotage d’un projet via le reste à faire s’inscrit parfaitement dans le pilotage par la valeur acquise (ou earned value management), qui consiste à suivre avec précision grâce aux courbes en S l’évolution du budget d’un projet, de la valeur planifiée et de la valeur acquise.
Pour aller + loin : Je vous invite à consulter ces articles suivants pour approfondir les notions de pilotage de projet :
– Mes meilleurs conseils pour suivre efficacement son projet
– Qu’est-ce que la méthode du coût total prévu et la méthode des en cours ?
