Comment créer un rétroplanning efficace ? 10 étapes + Modèle

Le rétroplanning est une méthode de planification de projet particulièrement efficace lorsqu'on a une échéance fixe que l'on ne peut pas bouger. Il s'agit en quelque sorte d'un planning inversé : on part de l'échéance puis on construit le planning à l'envers afin d'identifier quand est-ce que l'on doit démarrer.

Dans cet article, je vous explique les étapes pas à pas à respecter afin de créer un rétroplanning à la fois complet et efficace.

Qu'est-ce qu'un rétroplanning ?

Un rétroplanning est un type de planning dit "inversé", qui permet de déterminer les dates de réalisation au plus tard des principales tâches et jalons d'un projet, en partant de la date de fin d'un projet.

Le rétroplanning permet ainsi de s'assurer de la faisabilité du projet, et se prête particulièrement bien aux projets ayant une échéance finale non négociable, comme les projets événementiels par exemple.

Que contient un rétroplanning ?

Le rétroplanning contient toutes les informations nécessaires à la bonne réalisation du projet. On peut lister :

• La liste des tâches.
  Comme tout planning, le rétroplanning contient une liste d'étapes-clés ou de tâches, afin d'indiquer leur positionnement dans le temps. Le niveau de granularité et de détails est laissé à votre libre appréciation, en fonction du public cible du planning.
  
• La durée de réalisation de chaque tâche.
  Cette durée s'exprime en temps de travail nécessaire pour réaliser la tâche. Si la ressource à qui la tâche est confiée n'est pas disponible à 100%, le travail s'étalera donc dans le temps, mais la durée de réalisation restera la même.
  
• Les dépendances.
  Certaines tâches ne peuvent pas démarrer tant que d'autres ne sont pas terminées. C'est ce qu'on appelle des prédécesseurs. Il est nécessaire de connaître ces dépendances entre tâches afin d'estimer le travail qui doit être réalisé de manière séquentielle, et ce qu'on peut paralléliser.
  
• Le responsable de chaque tâche.
  Chaque tâche doit être affectée à un collaborateur unique, en charge de sa réalisation, ceci afin d'éviter de diluer les responsabilités.
  
• La date de début et de fin au plus tard de chaque tâche.
  Le rétroplanning indique la date de fin au plus tard à laquelle chaque tâche doit être réalisée, ainsi que la date de début au plus tard à laquelle cette tâche doit débuter. Si ces dates ne sont pas respectées, alors il sera impossible de tenir l'échéance finale du projet, et vous prendrez donc du retard.
  

Comment faire un rétroplanning en 10 étapes ?

1 ) Identifier la date d'achèvement au plus tard du projet

Vous le savez probablement, un projet est cadré dans l'espace et dans le temps. Autrement dit, pour qu'un projet existe, il doit avoir un périmètre précis, avoir une date de début ET une date de fin. Il s'agit de l'une des caractéristiques primordiales d'un projet.

La première chose à faire, avant de vous lancer tête baissée dans l'élaboration des plannings, est tout d'abord d'identifier quelle est la date butoir après laquelle le projet ne pourra plus être repoussé. C'est ce qu'on appelle la date d'achèvement "au plus tard".

A ce stade, vous avez deux possibilités :

• Soit vous disposez déjà d'une note de cadrage.
  Dans ce cas, vous devriez trouver toutes les informations nécessaires concernant votre projet, dont la date butoir.
  
• Soit vous ne disposez pas de ces informations.
  Dans ce cas, il va falloir partir à la pêche aux infos, et interroger soit votre client, soit le commanditaire du projet, soit le sponsor du projet en interne.
  

Profitez-en également pour grappiller toutes les informations que vous pouvez sur le contexte du projet, les contraintes métiers dont il faut tenir compte, le périmètre et les limites du projet, etc.

2 ) Lister les jalons clés et les phases du projet

Bien. Vous pouvez maintenant vous concentrer sur les jalons clés du projet et les grandes phases du projet. SI vous ne savez pas expliquer clairement ce qu'est un jalon en une phrase, pas de souci j'ai la solution : vous pouvez consulter mon article sur les jalons projet et leur utilité.

Il est probable que votre projet puisse être découpé en plusieurs phases, ou plusieurs lots. Les jalons-clés représentent alors des points-étapes entre deux lots ou deux phases.

Par exemple, la construction d'une maison se divise en plusieurs lots distincts :

• Construction des fondations
  
• Gros œuvre (murs, menuiserie, charpente, toiture, fenêtres, ...)
  
• Électricité et plomberie
  
• Finitions
  

Bon, je ne suis pas chef de projet BTP, j'ai probablement fait des raccourcis et oublié quelques lots. Si vous êtes du métier, n'hésitez pas à me corriger dans les commentaires. 😉

Vous avez compris le principe.

Pour passer d'un lot à l'autre, il est nécessaire de valider un "point-étape" : le jalon. Cela prend généralement la forme d'une réunion ou d'un procès-verbal, qui atteste de la conformité des livrables du lot précédent. Les livrables étant validés, on peut à présent passer au lot suivant.

Découpez donc votre projet en lots puis identifiez les jalons-clés du projet, cela vous facilitera la vie par la suite.

3 ) Définir l'ensemble des tâches à réaliser

Vous allez maintenant devoir lister l'ensemble des tâches à réaliser sur le projet. Pour plus de facilité, nous allons regrouper ces tâches par lot (cf étape précédente).

Cette étape est l'une des plus importantes : elle est en effet déterminante pour la suite du rétroplanning. Forcément, si vous passez à côté de certaines tâches, votre rétroplanning sera faussé puisqu'il ne les prendra pas en compte.

Le plus simple pour lister toutes les tâches et d'être sûr de n'en oublier aucune est de partir des objectifs globaux du projet. On les décline alors en sous-objectifs opérationnels, eux-mêmes déclinés en tâches.

Pensez à noter vos tâches avec un verbe à l'infinitif : il s'agit d'une bonne pratique qui rend la tâche actionnable.

Par exemple, l'une des tâches dans la construction d'une maison est de mettre en place des fenêtres et portes. La tâche se nommera alors : "Poser les huisseries".

Ce travail va vous permettre d'identifier les tâches principales de votre projet. Vous devrez ensuite affiner votre liste en indiquant les tâches secondaires qui les composent.

Par exemple, une tâche "Envoyer le plan d'assurance qualité projet" peut être découpée en deux tâches distinctes : "Rédiger le PAQ projet" puis "Transmettre le PAQ projet au client".

4 ) Identifier le responsable de chaque tâche

Maintenant que vous disposez d'une liste d'actions à réaliser pour l'ensemble des lots de votre projet, vous devez attribuer chacune de ces tâches à un responsable.

Pas de sélection au doigt mouillé, pas de volontaire désigné. On s'appuie ici sur un outil qui s'appelle la matrice de compétences. En bref, ce tableau vous permet d'identifier les compétences et expertises nécessaires pour mener à bien le projet. 

Toujours grâce à la matrice de compétences, vous serez en suite en mesure d'identifier pour chacune des compétences nécessaires un profil pressenti, en fonction de ses connaissances, de son expérience et bien sûr de sa disponibilité. Il peut tout aussi bien s'agir d'un collaborateur interne qu'externe.

Maintenant que vous savez qui va rejoindre votre équipe projet, il vous reste à affecter chaque tâche à un membre de l'équipe projet, qui sera en charge de la réalisation de cette tâche.

Gardez en tête qu'une tâche ne peut avoir qu'un seul responsable. Vous pouvez cependant avoir plusieurs contributeurs en plus du responsable qui participent à la réalisation.

Si vous êtes dans ce cas de figure, vous pouvez vous appuyer sur la matrice de responsabilité RACI qui permet d'identifier avec précision qui fait quoi pour chaque tâche, ou vous pouvez vous appuyer sur l'une des alternatives au RACI, en fonction de votre contexte projet.

5 ) Estimer la durée de réalisation de chaque tâche

On passe maintenant à l'étape la plus délicate : l'estimation de la durée des tâches. Pourquoi délicate ? Car l'estimation est par nature imprécise.

Une mauvaise appréciation des durées peut entraîner des coûts supplémentaires pas forcément nécessaires ou un retard sur le calendrier projet. Cela pourrait totalement fausser votre rétroplanning.

Faire une estimation consiste donc à réduire autant que possible les imprécisions. Plus les estimations seront précises et réalistes, plus juste sera le rétroplanning.

Je vous recommande de vous appuyer sur l'expertise des membres de l'équipe projet, de solliciter l'avis d'experts externes au projet, ou encore de vous baser sur de précédents retours d'expérience et bilans projet si vous en avez à portée de main.

Sachez qu'il existe de nombreuses manières d'estimer la durée de réalisation d'un projet, chacune avec ses avantages et inconvénients. Les trois plus courantes sont :

• L'estimation à dire d'experts.
  La plus simple à mettre en œuvre mais également l'une des moins précises.
  
• L'estimation à 3 points.
  La plus précise mais également celle qui demande le plus de temps pour avoir un résultat de qualité.
  
• Le planning poker.
  Principalement utilisée dans les méthodes agiles.

6 ) Identifier les dépendances entre les tâches

Maintenant que vous avez listé l'intégralité des tâches du projet et que vous êtes en mesure de dire qui fait quoi, il est nécessaire de se pencher sur les dépendances qui existent entre vos tâches.

Car oui, on ne va pas se mentir, la plupart des tâches s'effectuent de manière séquentielle : l'une ne peut pas démarrer tant que l'autre n'est pas terminée.

Prenons un exemple : Je ne peux pas poser les murs de ma maison tant que les fondations ne sont pas coulées. Il existe donc une dépendance entre ces deux tâches.

On parle alors de prédécesseur pour désigner la première tâche (couler une fondation), et de successeur pour la seconde tâche (monter les murs).

Il est primordial pour vous de repérer ces dépendances car ces tâches ne peuvent pas s'effectuer de manière parallèle. Il est nécessaire de les caler les unes à la suite des autres dans le calendrier projet. C'est ce qu'on appelle un délai incompressible.

L'identification des dépendances entre vos tâches vous permettra par la suite de créer un diagramme Gantt ainsi qu'un diagramme PERT.

7 ) Représenter les dépendances via un diagramme PERT

Nous allons maintenant utiliser un outil visuel d'ordonnancement et de planification d'un projet, j'ai nommé le diagramme PERT (Program Evaluation and Review Technic).

Il s'agit d'une étape optionnelle, mais toutefois recommandée si votre projet est complexe ou comporte de nombreuses tâches.

Le principe est simple : il s'agit d'ordonnancer vos tâches sous la forme d'un réseau afin de bien visualiser les dépendances entre celles-ci, le temps d'exécution ainsi que les différentes étapes du projet.

• Chaque bulle représente une étape du projet. Elle comporte son n° d'étape, la date d'achèvement au plus tôt et la date d'achèvement au plus tard.
  
• La flèche entre deux bulles indique le sens de la dépendance. Elle s'accompagne également du n° d'identifiant de la tâche ainsi que de sa durée. Par exemple : A11 (8 jours).
  

8 ) Trouver quel est le chemin critique du projet

Définir le chemin critique du projet va vous aider à identifier la durée minimum de réalisation de votre projet. Il s'agit en effet d'une durée incompressible, le chemin critique étant le temps minimum nécessaire pour accomplir le projet.

Comment le calculer ?

Le plus simple est de reprendre le diagramme de PERT réalisé précédemment. On peut voir ici que le chemin le plus long pour aller du début du projet à la fin du projet est représenté par des flèches orange.

Si l'une des tâches sur ce chemin critique prend du retard, alors l'ensemble du projet prend du retard. C'est pour cela qu'il est indispensable d'identifier au plus tôt le chemin critique du projet, afin d'en tenir compte dans le rétroplanning.

9 ) Construire le rétroplanning en partant de la fin

Vous disposez enfin de toutes les informations nécessaires. Il ne vous reste plus qu'à construire votre planning. 

A ce stade, le format est libre : vous pouvez créer un diagramme de Gantt, un planning sur votre logiciel de gestion de projet préféré, ou un planning Excel. 

A titre d'information, les exemples de planning qui parsèment cet article ont été créés soit sous Excel, soit sous Google Sheet, soit sous ClickUp.

10 ) Optimiser le rétroplanning

Demandez-vous enfin comment vous pourriez optimiser votre planning. 

Cherchez des tâches qui ne sont pas dépendantes entre elles, et qui pourraient être réalisées en parallèle les unes des autres.

Attention cependant. Si théoriquement, ça fonctionne, assurez-vous que les ressources concernées soient également disponibles à ces dates-là pour réaliser les tâches.

Si jamais c'est la même personne qui doit s'occuper des tâches A et B, alors ces deux tâches ne peuvent pas être réalisées en parallèle, mais l'une après l'autre. Vérifiez bien que votre planning tient compte de la disponibilité de vos ressources humaines.

Les tâches ne rentrent pas toutes dans le rétroplanning. Que faire ?

Vous avez beau retourner votre rétroplanning dans tous les sens, rien à faire. Impossible d'y loger toutes les tâches tout en gardant la date de fin du projet.

Pour tenir cette échéance, vous auriez dû démarrer il y a déjà plusieurs jours.

Mais alors, que faire dans cette situation ?

• Vérifiez vos estimations, une par une.
  Peut-être avez-vous fait une erreur de calcul ou de saisie ? Nul n'est à l'abri. Assurez-vous que toutes vos estimations sont bien correctes.
  
• Optimisez votre planning en parallélisant plusieurs tâches en même temps.
  Analysez vos tâches afin d'identifier des tâches que vous pourriez mener en parallèle, afin de gagner du temps, à condition qu'il n'existe aucune dépendance entre ces tâches. Cela dépendra également du budget accordé au projet, de la taille de l'équipe et de la disponibilité de chacun.
  
• Recrutez plus de collaborateurs dans votre équipe projet.
  Étoffer l'équipe projet peut être une solution afin de mieux répartir la charge de travail, mais gardez à l'esprit que cela coûte de l'argent. Il faudra donc réévaluer le budget alloué au projet à la hausse.
  
  Souvenez-vous aussi qu'il existe des délais incompressibles. Ce n'est pas parce qu'on prend 9 femmes pour faire un enfant qu'elles le feront en 1 mois. La tâche prendra toujours 9 mois.
  
• Demandez à repousser l'échéance.
  Si malgré tous vos efforts, ça ne rentre pas, c'est signe que l'échéance de fin de projet n'est pas réaliste. Contactez sans attendre le commanditaire et le sponsor du projet afin de leur faire part du problème, et demandez-leur une rallonge de délais.
  
• Renégociez à la baisse le périmètre du projet.
  S'il n'est pas possible de décaler l'échéance finale (projets événementiels par exemple), pas le choix, vous devrez négocier à la baisse le périmètre du projet. Il faudra donc éliminer certaines tâches pour pouvoir tenir les délais, sans que tout soit bâclé.
  

Mais dans tous les cas, ne revoyez jamais vos estimations à la baisse. Car même si cela fera sûrement plaisir à votre client ou à votre direction, ça ne reflète pas la réalité. Et le résultat sera le même derrière : vous accumulerez du retard sur le projet.

Mieux vaut être transparent que de cacher des couleuvres sous le tapis.

Comment utiliser le rétroplanning ?

Le rétroplanning peut suffire pour planifier et piloter un petit projet, mais je vous recommande de coupler son utilisation avec d'autres types de planning, comme un planning détaillé ou encore un diagramme de Gantt.

En effet, le rétroplanning permet de déterminer le planning "au plus tard" de votre projet, en partant de la date de fin à respecter. On découvre ainsi "en remontant à reculons" les dates de fin au plus tard et dates de début au plus tard de chaque activité (ou tâche).

Cela vous permet donc de : 

• Vérifier la faisabilité du planning projet.
  Si toutes les tâches ne rentrent pas dans votre rétroplanning malgré une optimisation du planning, c'est le signe que l'échéance finale ne pourra pas être tenue, malgré toutes vos bonnes intentions. Le projet n'est pas faisable en l'état, et vous devez négocier une nouvelle date de fin de projet.
  
• Vous assurer d'avoir des échéances réalistes et atteignables.
  Si toutes les tâches rentrent dans le rétroplanning, alors vous avez ainsi l'assurance que votre planning soit réaliste, et que votre équipe puisse atteindre les objectifs dans les délais accordés.
  
• Construire votre planning en y intégrant des marges de sécurité.
  Maintenant que vous connaissez les dates au plus tard pour chaque activité, vous pouvez construire un planning détaillé en y incluant des marges de sécurité suffisantes pour parer aux imprévus qui ne manqueront pas d'arriver.
  

Modèle et Exemple de rétroplanning