Comment optimiser un planning projet ?

Afin d'éviter un projet qui traîne dans le temps, n'avance pas mais coûte une blinde, il est indispensable que le chef de projet optimise le planning projet, afin de loger l'ensemble des actions à réaliser sur la plus petite période de temps possible.

Bien sûr, cela ne doit pas se faire au détriment du projet, ni au détriment de la qualité.

C'est tout l'art de la planification de projet que d'optimiser un planning projet et le transformer en planning ambitieux, mais réaliste et atteignable.

Comment réduire la durée d'un projet ?

Réduire la durée d'un projet ne peut se faire que de 3 façons : jouer sur la disponibilité des acteurs projet (taille de l'équipe, heures supplémentaires, ...), jouer sur le périmètre (négociation des tâches à réaliser ou non) ou jouer sur le plan d'action (enchaînement des tâches, parallélisation, ...).

Une fois l'estimation de la durée d'un projet réalisée, le chef de projet utilise en général des leviers pour modifier la disponibilité des ressources et pour modifier le plan d'action afin d'optimiser le planning projet. Il évite au maximum de toucher le périmètre du projet, afin de ne pas remettre en cause celui-ci.

Je vous explique étape par étape comment faire pour que vous puissiez vous aussi compresser les délais, maîtriser vos coûts et obtenir un planning projet optimisé mais réaliste.

Recruter des personnes supplémentaires dans l'équipe

Pour tenir un planning projet et éviter qu'il explose en vol, vous pouvez recruter des membres supplémentaires dans l'équipe projet. C'est ce que l'on appelle la méthode Crashing.

Logiquement, une équipe de 10 développeurs devrait mettre deux fois moins de temps à réaliser un projet qu'une équipe de 5 développeurs, non ? En fait, c'est un peu plus subtil que cela. Ce n'est pas parce que vous réunissez 9 mamans ensemble qu'elles seront capables de faire un bébé en un mois. 

Il existe des délais incompressibles sur un projet, que l'on ne peut pas réduire malgré l'embauche de personnes supplémentaires. C'est ce qu'on appelle le chemin critique du projet.

Donc plutôt que de doubler bêtement la taille de l'équipe et donc les coûts du projet, recrutez intelligemment. Identifiez les tâches sur lesquelles vous pouvez bénéficier d'une ressource supplémentaire. Cherchez par exemple des tâches qui pourraient s'exécuter en parallèle.

Êtes-vous familier avec la loi de Brooks ? En résumé, cette loi dit qu'ajouter des personnes à un projet en retard accroît encore plus son retard. Ainsi, ajouter un membre supplémentaire à l'équipe projet n'est souvent pas la meilleure idée pour optimiser son planning. Mieux vaut le faire avec parcimonie.

Pourquoi ? Plusieurs raisons :

• Il faut former les nouveaux arrivants.
  C'est du temps que les autres membres de l'équipe ne passent pas sur leurs tâches.
  
• L'équipe doit se restructurer.
  Avec un nouvel arrivant, la dynamique de groupe évolue. Il faut réapprendre à communiquer et travailler ensemble.
  
• Plus l'équipe grossit, plus la communication est complexe.
  Faire +1 dans l'équipe, c'est augmenter de manière exponentielle le nombre de relations à maintenir pour la cohésion du groupe.
  

Même si augmenter la taille de l'équipe peut être une bonne idée, réfléchissez-y à deux fois avant de le faire, et travaillez sur les autres leviers d'optimisation de votre planning.

Prévoir des heures supplémentaires pour l'équipe

Vous pouvez prévoir sur votre projet des heures supplémentaires afin que vos collaborateurs travaillent quelques heures de plus par semaine, ce qui peut à la fin vous faire gagner plusieurs semaines sur les échéances.

Cependant, si vous souhaitez éviter que cette situation se retourne contre vous, vous devez respecter quelques points.

• Payez les heures supplémentaires.
  ça paraît évident, mais ce n'est pas systématiquement fait. Si vous demandez de travailler le soir, la nuit, ou encore le weekend, faites-en sorte que ce soit intéressant financièrement pour les collaborateurs.
  
• Mettez en place le volontariat.
  Expliquez la situation et pourquoi vous souhaitez recourir aux heures supplémentaires. Mais ne l'imposez pas. Demandez qui serait intéressé. Puis voyez avec ces personnes pour retravailler le planning en fonction.
  
• Ne négligez pas les temps de repos.
  Un collaborateur fatigué "sur les rotules" ne sera pas efficace au bureau. Il mettra plus de temps pour faire toutes ses tâches. Si vos collaborateurs ont tendance à rester encore et encore au bureau, n'hésitez pas à forcer le ton : ils doivent aussi rentrer chez eux, se reposer et s'adonner à leurs loisirs.
  
• Ne faites pas durer la situation.
  Celle-ci ne doit pas devenir la norme : elle doit rester exceptionnelle. Sinon c'est au risque de démotiver totalement l'équipe projet. Et là, c'est le drame.
  

Par exemple, lorsque je pilotais un projet de migration de serveurs informatiques d'un datacenter à un autre, nous avions des actions à réaliser hors heures ouvrées, donc le soir, la nuit et les weekends. Et pour le coup, pas le choix : c'était imposé par le client.

J'ai expliqué à mon équipe projet quelles étaient ses contraintes, pourquoi il fallait travailler le weekend, puis je suis allé voir ma direction pour négocier afin que les heures supplémentaires entre noël et le jour de l'an (la meilleure période en plus pour une migration) soient payées 300%. Ça a été accepté. L'équipe a joué le jeu, et on a pu livrer dans les temps le projet.

Négocier avec les managers hiérarchiques la disponibilité des ressources

Vous pouvez également négocier directement avec les managers hiérarchiques des ressources concernées pour que ces personnes disposent davantage de temps à consacrer à votre projet.

Il est en effet courant dans une société de services d'avoir des collaborateurs qui interviennent sur plusieurs projets en parallèle. Vous pouvez très bien vous en accommoder mais quand vous avez besoin de 4 jours d'expertise et que ces 4 jours sont étalés sur un peu plus de 3 semaines calendaires, votre projet commence à prendre pas mal de retard.

La solution ? Le dialogue avec les managers hiérarchiques. Et c'est là que ça devient compliqué.

• Les managers ont leur propre agenda.
  Ils ont leurs propres objectifs individuels et collectifs à tenir, objectifs qui peuvent rentrer en contradiction avec les vôtres.
  
• Ça nécessite un arbitrage.
  Rendre une ressource plus disponible sur votre projet, ça signifie prioriser votre projet. Et donc en déprioriser d'autres. Un arbitrage est le plus souvent nécessaire afin de déterminer quel est le projet le plus urgent pour la société.
  
• Le dialogue n'est pas toujours évident.
  Entre les réunions, les points d'équipe, les congés, ..., ce n'est pas toujours évident de trouver une disponibilité commune. Rajoutez à ça toutes les contraintes du quotidien qui peuvent peser sur vos interlocuteurs, et le dialogue peut s'avérer parfois compliqué.
  
• On peut déclencher une guerre d'ego dans les cas extrêmes.
  J'ai déjà vécu cela. Le manager hiérarchique refuse de nous écouter et se braque : "il en a marre de se faire piquer ses collaborateurs". Ou encore "de ne pas pouvoir se faire respecter". Le risque, c'est de déclencher une guerre d'ego ou plus personne ne s'écoute et tout le monde campe sur ses positions. Sans penser à l'entreprise, ni au client. Si vous sentez la situation arriver, désamorcez-là rapidement.
  

Rationaliser les ressources

Vous ne pouvez pas passer à côté de la rationalisation des ressources si vous souhaitez optimiser votre planning projet. Voilà, c'est dit.

En vérité, vous le faites peut-être même déjà sans vous en rendre compte.

Qu'est-ce que la rationalisation des ressources ?

C'est une technique de planification de projet qui consiste à rapprocher des tâches similaires ou qui s'enchaîne, afin de les effectuer les unes à la suite des autres. La rationalisation des ressources permet ainsi de compresser les délais tout en tenant compte des disponibilités des acteurs projet.

Concrètement, imaginons qu'une personne doivent réaliser 2 tâches sur le projet : l'une le 05 du mois, l'autre le 20. Le but du jeu va être de rapprocher le plus possible ces deux tâches sur le calendrier.

Pour cela, on tient compte des indicateurs suivants :

• La disponibilité de la ressource.
  
• Les dépendances entre les tâches. 

Niveller les ressources

Le nivellement des ressources est une technique de planification de projet qui consiste à répartir de manière égale l'utilisation d'une ressource dans le temps, afin d'éviter de la sous-utiliser sur une période donnée.

Par exemple, plutôt que de sur-solliciter une personne les 5 premiers jours du mois puis les 5 derniers, on va essayer de répartir sa charge de travail de manière à peu près égale sur tous le mois, en minimisant les impacts sur la date de fin de projet.

Concrètement, cela implique de tenir compte de la disponibilité de cette personne, de la dépendance entre les tâches et de son degré d'indépendance (cette personne est-elle autonome pour réaliser ses tâches ou a t-elle besoin d'interagir avec une autre personne du groupe ?).

Afin d'éviter d'impacter la date d'achèvement du projet, vous pouvez réaliser le nivellement dans la limite des marges des tâches concernées. Cela veut dire que vous ne pourrez pas aller au-delà de la date d'achèvement "au plus tard" de la tâche en question, sinon cela implique de décaler le chemin critique et donc de décaler la date de fin du projet.

Lisser les ressources

Le lissage des ressources consiste à supprimer tout dépassement de ressources afin qu'on n'affecte pas plus de tâches sur une journée que ce que cette personne est capable de traiter. Les échéances des tâches glissent donc dans le temps afin que la ressource soit utilisée au plus tard.

Cette technique de planification de projet est souvent utilisée en complément du nivellement des ressources. Comme cette dernière, il est nécessaire de tenir compte de la disponibilité de la personne, de son besoin d'interaction, des dépendances entre les tâches, et des dates d'achèvement au plus tard de celles-ci.

Mettre en place la parallélisation

En analysant les tâches et leurs dépendances grâce au diagramme de Gantt, on peut se rendre compte que certaines d'entre elles peuvent être réalisées de manière simultanée, car elles n'ont aucune dépendance.

On va chercher à paralléliser le plus possible ces tâches dans le planning projet.

Mais on peut aller encore plus loin afin de comprimer les délais. On va chercher à exécuter des tâches en parallèle alors qu'elles sont normalement exécutées en séquence car dépendantes les unes des autres. C'est ce qu'on appelle l'exécution accélérée par chevauchement.

Par exemple, on peut commencer à creuser les fondations d'une maison alors que tous les plans ne sont pas terminés. Ou démarrer la migration d'un serveur alors que celle du serveur précédent n'est pas encore terminée.

L'avantage est clair : gagner un temps précieux sur le projet. 

Mais j'attire votre attention sur un point : l'exécution accélérée par chevauchement n'est pas sans risque. Vous pouvez être amené à refaire le travail, et vous augmentez les risques du projet. Cette technique est à éviter sur les projets avec un contexte fortement évolutif et incertain.

Réduire le périmètre projet

Enfin, vous pouvez également réduire le périmètre du projet afin d'optimiser le planning, en négociant avec le client ou le commanditaire du projet le retrait de telle ou telle fonctionnalité afin de tenir les délais.

Bien qu'elle existe, il s'agit d'une méthode de dernier recours ou vous ne pouvez plus faire autrement pour tenir les échéances projet.

En gestion de projet agile, la négociation est chose courante et s'effectue tout au long du projet. Le périmètre étant par nature évolutif, négocier et ajuster le périmètre projet n'est pas un problème.

C'est beaucoup plus problématique avec la gestion de projet traditionnelle, dite prédictive, puisque réduire le périmètre projet peut remettre en cause la finalité du projet et donc sa raison d'être.