Que se passe t-il si on ne respecte pas une échéance projet ?

Malgré tout votre investissement, malgré tout le travail que vous avez réalisé, malgré votre bonne volonté, vous n'êtes pas en mesure de tenir les délais.

Quoi que vous fassiez, vous allez prendre du retard sur le projet. Horreur ! Malheur !

Comment pouvez-vous faire pour rattraper le tir ? Que pouvez-vous dire au client ? Et qu'est-ce que vous pouvez mettre en place pour éviter cela à l'avenir ? Je vous dit tout !

Que se passe t-il si on ne respecte pas une échéance projet ?

Vous avez travaillé le cadrage de votre projet, vous avez vu et revu vos estimations et votre plan d'action avec l'équipe, mais malgré ça, vous ne respectez pas l'échéance prévue initialement.

Il y a plusieurs cas de figure possible :

• Vous êtes en avance sur l'échéance.
  Dans ce cas, tout va bien dans le meilleur des mondes. Vous livrez le travail plus tôt que prévu. Vous tiendrez donc l'échéance finale du projet, voire vous serez même en avance. La classe !
  
• Vous êtes en retard sur l'échéance.
  C'est là que ça commence à se corser. Déjà, ayez en tête qu'un retard est difficilement rattrapable.

Avant de vous expliquer comment agir, vérifiez dans quelle situation vous vous trouvez.

• Vous êtes en retard mais la tâche possède un "buffer".
  
• Vous prenez du retard sur une tâche du chemin critique du projet.
  
• Vous prenez du retard et l'échéance de fin de projet n'est pas négociable.
  
• Vous prenez du retard et le projet peut être prolongé.
  

1 ) Je suis en avance sur l'échéance

Rien à dire, à part peut-être félicitations ! Vous livrerez à minima le projet dans le temps en continuant comme ça. Au mieux, vous livrerez même en avance, en vous assurant la satisfaction du client.

N'oubliez pas de célébrer cette victoire avec l'équipe projet comme il se doit !

2 ) Je suis en retard et la tâche a un buffer

Prenons cet exemple de Gantt simple pour mieux visualiser les choses.

Imaginons que vous deviez terminer la tâche n°3 avant le 12 Mai au soir. Vous n'êtes pas dans les clous, vous avez rencontré une difficulté d'ordre technique, et vous avez pris du retard.

Soit. Mais faut-il pour autant décaler le reste du projet ? Pas sûr.

Pourquoi ?

• La tâche n°3 est le prédécesseur de la tâche n°4.
  Concrètement, cela signifie que vous ne pouvez pas démarrer la tâche n°4 tant que la n°3 n'est pas clôturée. Donc si vous êtes en retard sur la tâche n°3, vous l'êtes aussi sur la n°4, non ? Dans notre cas il faut prendre en compte une petite subtilité.
  
• Il y a un gap de temps entre les deux tâches.
  C'est ce qu'on appelle un buffer, ou encore un tampon. Si vous êtes en retard sur la tâche n°3, vous pouvez donc déborder jusqu'au 16 Mai matin sans remettre en cause ni votre planning ni la date de fin du projet.
  

Voici comment cela se matérialise dans ClickUp. Les autres outils de gestion de projet permettent également de faire apparaître les buffers dans un diagramme de Gantt.

Dans ClickUp, l'option se nomme "Afficher les flottants".

3 ) Je suis en retard et sur le chemin critique du projet

Vous prenez du retard sur une tâche critique, qui se trouve sur le chemin critique du projet. Concrètement, cela veut dire que votre tâche possède une marge nulle. Exit les buffers de sécurité comme dans l'exemple précédent.

Prendre du retard sur le chemin critique du projet, c'est prendre du retard sur l'ensemble du projet.

Prenons ce cas comme exemple pour l'explication.

Si vous prenez du retard sur la tâche n°4 ou n°6, vous n'êtes pas concerné : ces tâches disposent d'un buffer confortable.

Par contre, si vous prenez du retard sur l'une des tâches en rouge sur l'image, que se passe t-il concrètement ?

• Les tâches critiques sont dépendantes les unes des autres.
  On parle alors de prédécesseur et de successeur. La tâche n°1 doit être terminée pour démarrer la n°2, elle-même étant un prérequis pour lancer la tâche n°5, etc...
  
• Les tâches critiques s'enchaînent et disposent d'une marge nulle.
  Dès que l'on a terminé la tâche n°1 le 11 Mai, on enchaîne sur la tâche n°2 le 12 Mai.
  
• Tout retard sur une tâche critique entraîne un retard global.
  Prendre un retard sur une tâche critique, c'est prendre un retard sur le chemin critique du projet. Et comme il s'agit de la plus longue séquence de tâches à réaliser, vous prenez ainsi du retard sur la totalité du projet. Vous devrez donc décaler l'échéance de fin du projet ou négocier avec le client pour réaligner le périmètre du projet.
  

4 ) Je suis en retard et la date de fin de projet est non négociable

Dans ce cas, vous avez un souci. Car vous avez pris du retard, tout le travail ne pourra donc pas être terminé pour la date d'échéance annoncée.

Si cette date n'est pas négociable, vous n'avez qu'une seule option à votre disposition : négocier avec le client ou le commanditaire du projet pour réduire la portée et le périmètre du projet.

Vous pouvez décider de retirer une fonctionnalité du projet, d'éliminer certaines tâches ou de revoir à la baisse le niveau de qualité de certains livrables.

Attention cependant : ce n'est pas le chef de projet qui décide seul. Il propose mais la décision finale revient au commanditaire.

5 ) Je suis en retard et la date de fin de projet est négociable

Vous avez pris un retard conséquent qui ne permet plus d'assurer la date de fin du projet ?

Déjà pas de panique, ça arrive régulièrement. Il n'y a qu'à voir les programmes de construction et les chantiers qui sont rallongés parfois de plusieurs années.

La première chose à faire est d'en informer votre client. Il s'en apercevra tôt ou tard, donc autant faire preuve de transparence avec lui.

Ensuite, retravaillez le planning afin d'avoir une nouvelle projection sur la date de fin du projet, en tenant compte du retard pris.

Cette nouvelle mouture du planning devra être validée avec votre client, idéalement lors du comité de pilotage du projet.

17 conseils pour toujours respecter vos échéances projet

En gestion de projet, il ne suffit pas de faire de la qualité. Livrer dans les délais accordés et avec le budget alloué est tout aussi important.

Tenir le planning et respecter ses échéances projet est un combat quotidien pour le chef de projet. il y a toujours quelque chose d'imprévu qui survient. Comme disent les américains : shit happens.

Voici 17 conseils pour vous aider à tenir vos dates butoirs.

1 ) Faire des estimations réalistes

On ne le répète jamais assez : il faut soigner la phase de préparation du projet. Et ça passe par faire des estimations réalistes.

Plus vous aurez une marge d'erreur importante dans vos estimations, plus votre date de fin de projet sera biaisée. Un peu comme si vous la décidiez avec la technique du doigt mouillé.

2 ) Réfléchissez aux dépendances entre les tâches

Il est rare sur un projet que les tâches puissent être traitées de manière autonome. Le plus souvent il existe des dépendances. On parle alors de prédécesseur pour les tâches qui sont des prérequis à d'autres, et de successeurs pour les tâches qui ne peuvent commencer que lorsque la précédente est terminée.

Prenez le temps nécessaire lors de la phase de préparation du projet pour réfléchir à la manière dont vos tâches sont liées. Plus votre ordonnancement de tâches sera exhaustif, meilleur sera votre plan d'action et donc meilleure seront vos chances de finir dans les délais.

3 ) Peaufinez le macro-planning et le rétroplanning

Encore une action à réaliser lors de la phase de préparation du projet. Prenez également le temps nécessaire pour poser le macro-planning de votre projet, et ainsi identifier les grandes étapes, les jalons-clés et les échéances principales.

Réalisez ensuite un rétroplanning en partant de la date de fin du projet afin d'identifier les dates "au plus tard" auxquels vous devrez avoir terminé tel jalon, telle phase, tel livrable ou telle tâche.

4 ) Anticipez les risques et impacts du projet

Malgré tous vos efforts pour avoir LE plan d'action parfait, un projet se passe rarement comme sur des roulettes. Des imprévus tombent, on rencontre des difficultés techniques, on est forcé de prendre des déviations. 

Forcément, tous ces obstacles prennent du temps. Temps qui va vous manquer pour aller au bout du projet.

La solution ? Menez une analyse de risques, et listez tous les risques potentiels qui pourraient survenir sur le projet, même les plus improbables. Identifiez également les impacts que cela engendrerait pour chacun des risques s'ils s'avéraient réels.

Bien. Maintenant, il vous reste pour chacun de ces risques à voir ce qui peut être anticiper et ce qui peut être fait afin d'éviter justement que ces risques surviennent et plombent votre projet.

Je vous conseille de lister ces risques et de les suivre tout au long du projet dans une matrice de risques, ou un registre des risques.

5 ) Préparez un plan d'action réaliste

Si vous vous lancez tête baissée dans la mêlée, c'est le meilleur moyen de finir sur un brancard.

Un projet, ça se réfléchit, ça se travaille. Il existe probablement plusieurs manières d'obtenir le résultat souhaité, mais toutes ne se valent pas.

Certaines sont plus efficaces que d'autres, demandent moins de temps et engendrent moins de risques.

Réunissez l'équipe projet et travaillez de concert afin d'identifier le meilleur plan d'action possible pour le projet. Mettez-le sur papier, demandez-vous pour chaque étape ce qui pourrait mal se passer, et essayez d'anticiper le plus de merde possible.

C'est ce plan d'action que vous mettrez en suite en œuvre.

6 ) Prévoyez des buffers quand c'est possible

On a vu plus haut dans l'article l'importance des buffers : il s'agit d'une zone tampon entre deux tâches, qui vous permet de déborder du temps imparti pour la première tâche, sans pour autant décaler la date de début de la seconde.

A chaque fois que vous identifiez une tâche qui comporte des risques ou impacts forts, prévoyez un buffer derrière dans votre diagramme de Gantt. Vous gagnerez ainsi en sécurité et en sérénité.

Au mieux, vous finissez en avance sur le planning annoncé au client. Et ça, c'est plutôt la classe !

Au pire, vous prenez du retard sur une tâche, ce qui est absorbé par le buffer. Votre date de fin de projet est inchangé. Le client est également satisfait ! 🙂

7 ) Identifiez le chemin critique du projet

Le chemin critique est la plus longue séquence de tâches ininterrompue (comprendre tâches dépendantes les unes des autres) sur un projet. Les tâches qui se trouvent sur ce chemin critique disposent d'une marge nulle. Autrement dit, il n'y a aucune zone tampon à votre disposition.

Si vous prenez un retard sur une tâche du chemin critique, vous prenez du retard sur l'ensemble du chemin critique, et donc sur la date de fin du projet.

Prenez quelques instants afin d'identifier quel est le chemin critique du projet, et portez une attention particulière à ces tâches.

• Comment pouvez-vous sécuriser ce chemin critique ?
  
• Existe t-il une meilleure manière de faire que le plan d'action prévu ?
  

8 ) Veillez à la gestion des ressources

Gérer les ressources du projet est le quotidien d'un chef de projet :

• Assurez-vous de la disponibilité des membres de l'équipe projet.
  En effet, la dernière des choses que vous souhaitez ait qu'ils soient indisponibles au moment où ils doivent travailler sur le projet.
• Vérifiez leur niveau de compétences.
  Si l'échéance est rapprochée et que le sujet est à risque, on ne va peut-être pas mettre un débutant sur cette action.
  
• Assurez-vous que la taille de l'équipe est suffisante.
  Une équipe trop petite et vous n'arriverez pas à avancer. Une équipe trop grande et la coopération s'en trouvera complexifiée. La taille idéale d'une équipe se situe généralement entre 3 et 9 personnes.
  
• Fédérez et motivez l'équipe projet.
  Votre rôle en tant que leader et chef de projet est d'embarquer les collaborateurs dans le projet. Pour ça, expliquez leur les tenants et aboutissants du projet, le contexte, les objectifs, et répondez de manière claire et précise à toutes les questions qui peuvent être posées.
  

9 ) Maîtrisez votre communication

La communication est la fondation d'une gestion de projet réussie. Je dirais même que c'est le facteur de succès le plus important !

Gardez en tête qu'un chef de projet communique quotidiennement avec son équipe, avec le client ou les différentes parties prenantes du projet. C'est une part importante de sa mission.

Cela passe notamment par la tenue et l'animation des instances de réunion, par la rédaction de comptes-rendu, ou encore par la mise en place d'un plan de communication. Ce livrable rythme la communication du projet et indique quel message envoyer à qui, quand, sous quel format et pour quel objectif.

10 ) Assurez-vous que les instructions soient claires et comprises par tous

Communiquer, c'est bien. Mais se faire comprendre, c'est encore mieux !

Lorsque vous réunissez l'équipe projet, prenez le temps de leur expliquer pourquoi ils doivent faire telle ou telle action. Soyez également transparents avec eux : sur les attendus du client, sur les contraintes à prendre en compte, les difficultés à venir, etc.

Donnez toutes les informations à disposition, vérifiez qu'elles ont bien été comprises et assimilées par tout le monde, et répondez à toutes les questions que l'équipe pourrait avoir.

Je n'ai jamais vu une équipe se plaindre qu'un chef de projet donnait trop d'informations. Pr contre, j'ai maintes fois vu l'inverse.

11 ) Faites des points d'avancement projet réguliers

Les points d'équipe sont tout aussi importants que des points réguliers avec le client en gestion de projet.

Cela permet notamment de détecter les retards et difficultés avant qu'il soit trop tard. Mais également de réfléchir à la manière d'adapter le plan d'action afin de prendre en compte la difficulté rencontrée tout en rattrapant son retard.

12 ) Restez en contact avec le client et les utilisateurs finaux

Qui mieux que le client et les utilisateurs finaux sont capables d'indiquer si le travail réalisé correspond réellement aux attentes ?

Je vous conseille d'être en communication constante avec eux, ce qui vous permet de mieux comprendre ce que vous devez réaliser dans le cadre du projet et donc d'améliorer in fine le niveau de qualité du résultat du projet.

13 ) Fixez des échéances réalistes

Construire une nouvelle maison en moins de trois semaines n'est juste pas réalisable, peu importe le nombre de collaborateurs que vous allez embarquer dans votre équipe projet.

Pour respecter une échéance projet, encore faut-il que celle-ci soit réaliste.

En ESN (ex SSII), j'ai connu ces fameux commerciaux qui viennent vous voir un projet sous le coude avec une date butoir négociée avec le client. Seul problème : à aucun moment cette date n'a été validée par l'équipe projet. Ni par les experts. Ni par le chef de projet. Personne.

Et vous vous en doutez, ça se passait rarement bien. Parce la date avait été fixée au doigt mouillé. Que c'était tout simplement trop ambitieux de pouvoir tout faire dans les délais impartis, même avec une équipe d'experts remontés comme des baraques à frites.

Pour initier un changement d'état d'esprit des commerciaux, on a fini par placarder sur les murs du bureau des affiches du genre "Ici, on travaille. Pour les miracles, rdv à l'église, voici les horaires de la messe." Sur le coup, ça avait fait bondir certaines personnes mais au final on a réussi à leur faire entendre raison et à enfin pouvoir travailler tous ensemble en bonne intelligence.

14 ) Cadrez le périmètre du projet

Un périmètre qui n'est pas cadré et arrêté, c'est la porte ouverte à tout et n'importe quoi sur la durée de vie du projet. Du style un client qui décide de rajouter tout un tas de tâches à réaliser, sans pour autant repousser la date de fin du projet.

C'est pour cela qu'il est important de cadrer au plus tôt quel est le périmètre du projet et quelles sont les limites.

Pour autant, cadrer ne veut pas dire figer. Restez ouvert aux changements. Mais soyez ferme et transparent sur les impacts que ces évolutions de périmètre vont engendrer, notamment sur la date de fin de projet.

Même lorsque le client vous annonce une date de fin de projet non négociable, c'est rare que ce soit effectivement le cas. N'hésitez pas à négocier avec lui pour ajouter une fonctionnalité en contrepartie du retrait d'une autre, si la date de fin ne peut pas bouger.

15 ) Ne tombez pas dans la surqualité

Faites ce qu'il y a à faire, ni plus ni moins. Vouloir que tout soit parfait, c'est le meilleur moyen pour prendre du retard et ne jamais rendre le travail. Ne tombez pas dans ce piège de la surqualité.

Le meilleur moyen de s'en prémunir ? Échangez régulièrement avec les parties prenantes, le client ainsi que les utilisateurs finaux du produit ou du service.

16 ) Faites preuve de transparence en cas de retard

Si malgré tous vos efforts vous faites face à un retard sur un projet, respirez un bon coup ! Cela arrive, et plus souvent qu'on le pense. La preuve ? Regardez le nombre de chantiers de construction qui prennent du retard, peu importe la raison.

N'essayez pas de cacher le sujet sous le tapis, tout se sait tôt ou tard. Faites preuve de transparence avec votre client, sans attendre le dernier moment. Déjà, votre client appréciera la démarche et vous vous éviterez ainsi une gestion de conflits ou une gestion de crise. Mais vous pourrez également travailler ensemble à trouver une solution.

Le client ou le commanditaire d'un projet est bien souvent plus raisonnable que ce qu'on imagine.

17 ) Utilisez des outils de gestion de projet spécialisés

Enfin, je vous invite vraiment à utiliser un logiciel de gestion de projet. Vous pourrez ainsi affecter des tâches aux différents membres de l'équipe, avoir des vues "reporting", et pouvoir ainsi centraliser dans un seul et même endroit tout votre suivi de projet.

Comment expliquer un retard sur un projet ?

Un projet peut prendre du retard de multiples façons : planification trop ambitieuse et non réaliste, évolution du périmètre à la hausse en cours de projet, difficultés techniques, retards de livraison fournisseur, manque de communication et de collaboration avec les parties prenantes, influence extérieure néfaste, ressources insuffisantes, objectif et périmètre trop flou, etc...

Toutes ces causes ne sont pas systématiquement de la faute du chef de projet. Mais c'est à lui qu'il incombe de résumer la situation de manière factuelle au comité de pilotage, au client, au sponsor du projet, voir même à sa direction.