Qu’est-ce qu’un RIDA et pourquoi vous devriez l’utiliser au quotidien ?

Vous sortez de réunion, les informations sont toutes fraîches et vous souhaitez les écrire et les partager rapidement et efficacement. Mais vous ne vous voyez pas vous poser deux heures afin de rédiger un compte-rendu.

Comment faire dans ce cas ? C'est justement dans ce cas que vous pouvez faire appel à l'outil RIDA.

Qu'est-ce qu'un RIDA projet ? Définition

Le RIDA est un outil de gestion de projet sous forme de tableau qui permet de synthétiser les informations transmises en réunion, les décisions de prises et les actions à réaliser dans un seul et même document. RIDA est d'ailleurs un acronyme signifiant Relevé d'Informations, de Décisions et  d'Actions.

Plus précisément, ce relevé RIDA contient les informations suivantes :

• Information.
  Une information pertinente qui évoque un élément factuel, permettant de prendre une décision et d'engager une action
  
• Décision.
  Le récapitulatif d'une décision prise $$ en réunion afin de faire avancer le projet.
  
• Action.
  Une action à réaliser dans le cadre du projet. Celle-ci s'accompagne généralement d'un responsable ainsi que d'une échéance.
  

Bien que le formalisme soit libre, le RIDA se présente le plus souvent sous la forme d'un tableau. Il s'agit d'une méthode particulièrement efficace pour rendre un compte-rendu de réunion à l'ensemble des participants et des parties prenantes si cela s'avère nécessaire. L'ensemble des acteurs projet disposent ainsi de la même vision.

Dans certains cas, notamment les comités projet hebdomadaires, le RIDA peut se substituer à un compte-rendu.

Il arrive également que le tableau RIDA soit intégré en fin de document à un compte-rendu de réunion plus complet. Sous cette forme, il permet ainsi de rappeler qui a dit quoi, qui a pris quelle décision, et qui doit faire quoi et surtout quand.

Quand peut-on utiliser un RIDA ?

On utilise généralement l'outil de gestion de projet RIDA après une réunion, afin de présenter de manière synthétique et visuelle les informations importantes qui découlent de la réunion : prises de décisions, actions à réaliser, informations à transmettre.

RACI vs RIDA : Quelles différences ?

La matrice RACI est un tableau décrivant les rôles et responsabilités de chacun en fonction de tâches identifiées, alors que le RIDA est un compte-rendu synthétique d'une réunion, comprenant une liste d'informations à connaître, de décisions prises et d'actions à réaliser. Ces deux outils sont complémentaires.

Quels sont les avantages du RIDA ?

L'utilisation de l'outil RIDA apporte de nombreux bénéfices :

• Toutes les prises de décision et les actions à traiter sont tracées.
  Chaque prise de décision en réunion, chaque action à réaliser est notée dans le RIDA. Le chef de projet peut ainsi assurer tout au long du projet la traçabilité de ces informations, et ressortir les RIDA précédents en cas de désaccord, notamment sur les solutions actées en réunion.
  
  ça m'est arrivé plus d'une fois et je peux vous assurer qu'avoir cet outil à portée de main n'est pas du luxe.
• L'information est partagée, et on évite des déperditions.
  Renseigner un compte-rendu pour le stocker sur son pc et l'oublier ça ne sert à rien. Un compte-rendu est fait pour être partagé. Un RIDA également.
  
  Transmettez-le aux acteurs projet et aux parties prenantes concernées, et stockez-le dans un répertoire public, accessible de toute l'équipe projet. Ainsi, tout le monde disposera du même niveau d'information. On ne pourra pas vous reprocher un manque de transparence.
  
• L'équipe projet est responsabilisée.
  Le RIDA remet chacun face à ses responsabilités. En partageant le document puis en laissant l'équipe projet se l'approprier, le chef de projet autonomise également ses collaborateurs et les invite à prendre les initiatives nécessaires pour prendre en compte les actions à réaliser. Et ce sans dire à chacun qui doit faire quoi.
  
• Facilitation du suivi de l'avancement projet.
  Le RIDA facilite également la vie du chef de projet, notamment lorsqu'il doit rendre compte de l'état d'avancement du projet. Il peut ainsi s'appuyer sur le contenu des différents RIDA afin de préparer son comité de pilotage ou son rapport d'avancement.
  
• Simple d'utilisation et efficace.
  Contrairement à la rédaction d'un compte-rendu qui peut être longue et fastidieuse, remplir un RIDA se fait en littéralement 5 minutes. Je vous invite à garder un modèle tout près, et à le remplir en direct pendant votre réunion.
  
  Vous pouvez ainsi le valider avec l'ensemble des participants avant la fin de la réunion et avant de le communiquer aux parties prenantes du projet. Vous vous éviterez des échanges de mails ping-pong post-réunion.
  

Comment utiliser un RIDA ?

Vous pouvez très bien vous appuyer sur un RIDA unique, répertoriant l'intégralité des informations, décisions et actions de votre projet.

Toutefois, je vous recommande de garder un RIDA par réunion, pour des questions de lisibilité et de facilité d'utilisation.

Pour rédiger un bon RIDA, il convient de se poser quatre questions :

• Quels sujets ont été abordés pendant la réunion ?
  
• Quelles sont les décisions qui ont été prises pour chacun de ces sujets ?
  
• Est-ce qu'un plan d'action a été acté en réunion pour chacun de ces sujets ?
  
• Y a t-il d'autres informations importantes à mettre en avant ?
  

Afin d'obtenir la substantifique moelle du RIDA, je vous invite à l'utiliser en trois temps.

Avant la réunion

• Préparez votre document en renseignant les en-têtes.
  Chaque document doit à minima comporter la date et l'heure de la réunion, le sujet de la réunion (le titre), l'emplacement, le responsable de la réunion ainsi que la liste des participants.
  
• Listez les différents sujets prévus à l'ordre du jour de la réunion.
  Chaque thématique qui est mise à l'ordre du jour d'une réunion doit être débattue en séance, ce qui donnera forcément lieu soit à une information, soit à une décision, soit à une action, et plus probablement un mix des 3.
  
• Référez-vous aux précédents RIDA.
  Prenez l'habitude de consulter les précédents RIDA, notamment pour consulter les actions, les responsables de ces actions et les dates d'échéance. N'hésitez pas à remettre à l'ordre du jour de la réunion certaines actions si vous jugez qu'il est nécessaire d'en parler. Par exemple, valider le résultat ou un livrable projet.
  

Pendant la réunion

• Notez de manière abrégée les informations, décisions et actions abordées en séance.
  Le but du jeu est d'être rapide et synthétique. Une réunion ça coûté cher en temps et en argent. Vous ne voulez pas garder autour de la table les participants plus que nécessaire.
• Indiquez le type du sujet.
  S'agit-il d'une information ? D'une décision ? D'une action ? Indiquez un I, D, ou A dans la colonne Type du RIDA.
  
• Notez qui est l'acteur associé à ce sujet.
  Pour une information, l'acteur est la personne ayant prononcée cette information. Pour une décision, l'acteur est la personne ayant pris la décision. Pour une action, l'acteur est le responsable de cette action, qui va devoir la réaliser.
  
• Précisez la date d'échéance s'il s'agit d'une action.
  Une action doit obligatoirement être cadrée dans le temps. Autrement dit, chaque action doit comporter une date d'achèvement précise. Afin d'éviter les confusions, cette échéance doit être la date "au plus tard" à laquelle l'action devra être réalisée.
  
• Lisez le RIDA en fin de réunion afin de rappeler les décisions prises et les actions à réaliser.
  Ce n'est pas indispensable mais c'est une bonne pratique. Je relis toujours à voix haute en fin de réunion le RIDA, afin que tous autour de la table valident les décisions prises et que chacun reparte sans attendre avec sa liste d'actions à réaliser.
  

Après la réunion

• Rédigez le RIDA en français correct.
  Reprenez votre brouillon, et formulez des phrases complètes avec une structure simple de type sujet - verbe - complément. Corriger également les éventuelles fautes d'orthographe et autres erreurs de syntaxe.
• Regroupez les sujets similaires ensemble.
  Cela vous évitera de décrire le même contexte plusieurs fois dans le tableau RIDA, et vous gagnerez en confort de lecture.
  
• Envoyez le document aux participants de la réunion.
  Je vous recommande d'indiquer dans votre communication pendant combien de temps vous acceptez des remarques des participants de la réunion.
  
  En règle générale, je précise qu'après 48 heures et sans retour de leur part, le compte-rendu est réputé validé. Même si cette règle a été fixé en début de projet lors de la réunion de lancement, rappelez-la quand même systématiquement.
  

Modèle et exemple de RIDA projet

Comme je sais que vous en raffolez, je vous ai préparé un modèle de tableau RIDA. Vous êtes bien sûr libre de le télécharger, de l'utiliser et de l'adapter à vos besoins.