Comment rédiger un compte-rendu de réunion efficace sans y passer des heures ?

Alors oui, rédiger un compte-rendu c'est long, c'est chiant, c'est pompeux. Mais non ça ne sert pas à rien.
Un compte-rendu, ça permet :

Maintenant que vous savez ça, laissez-moi vous raconter comment oublier de rédiger des comptes-rendus a planté lamentablement un projet.

Vous allez voir, après ça, vous n'oublierez plus jamais de rédiger un compte-rendu.

On est fin Juillet, il fait chaud, j'ai passé une réunion abominable dans un placard que le client appelait salle de réunion (placard sans fenêtres je précise, et au sous-sol), je n'avais qu'une envie, sortir prendre un bon bol d'air frais.
Et m'en aller, loin, loin, et rentrer chez moi.

La réunion a été éprouvante, avec un client tatillon, remettant tout en question à longueur de temps, expliquant que si il a envie d'appeler un chat un chien, alors ce sera un chien et je devrais l'appeler comme ça également. 

Qu'il n'y avait absolument aucun besoin de prévoir un dispositif de réunion de crise et que si d'aventure on avait un désaccord, on allait appliquer la règle du "on va dire que si on n'est pas d'accord c'est moi qu'ait raison".
Bref, le client exécrable par excellence.

Et à peine sorti de réunion, paf! incident technique. Branle-bas de combat, on a cherché à savoir ce qui s'était passé, on a pataugé bien comme il faut, on a fini par résoudre le problème, il a fallu gérer les points de situation avec un client fou furieux hurlant comme un putois au téléphone que c'était de notre faute et qu'on n'était rien que des incapables... (pour la petite histoire, la suite du projet a prouvé que celui qui était en tord c'était celui qui gueulait le plus fort)...

... Et j'ai tout simplement oublié de rédiger et d'envoyer mon compte-rendu.
La loose ...

Je m'en suis rendu compte des mois plus tard, quand j'ai voulu le ressortir au client pour lui prouver par A + B qu'il avait bien dit ça durant cette réunion.
Et là nada. Moment de silence. Sueur froide dans la nuque.

Et je me suis retrouvé comme un con devant mon écran, coincé par le client de mauvaise foi disant le contraire de ce qu'il avait acté quelques mois plus tôt. Et sans aucun moyen de le prouver.

Là je peux vous dire que j'étais mal... Au final, le projet est parti en vrille, et j'ai réussi à le coincer sur un autre sujet pour qu'il entende enfin raison et qu'on puisse avancer.

Depuis, je rédige TOUJOURS mes comptes-rendus à l'heure, dès que je sors de réunion.
Toujours !

Maintenant que je vous ai convaincu de l'intérêt de rédiger un compte-rendu, il va falloir s'y mettre.
Et les premières fois, l'exercice est toujours compliqué.

Quelles sont les informations à mettre obligatoirement ?
Comment formuler les choses ? Comment les présenter ?

Vous le savez, contrairement à d'autres je ne vais pas vous dire qu'il faut devenir procédurier et truffer votre compte-rendu de terme absolument abscons (ou à la con si vous préférez).

Quelles sont les informations obligatoires à intégrer à un compte-rendu ?
Voilà une question quelle est bonne.

Au minimum, votre compte-rendu doit intégrer :

Première astuce qui paraît évidente, mais je le rappelle quand même, on ne sait jamais 😉

Même si vous menez votre réunion sur les chapeaux de roues, que vous gérez à la perfection son animation, que votre audience ne baille pas, et que personne ne fait style de pianoter sur le clavier (officiellement pour prendre des notes), prenez par contre toujours le temps de le faire.

Notez tout ce qui se dit d'important :

Cela vous facilitera grandement la vie pour la suite. Ainsi que pour le suivi des décisions prises durant la réunion.

On le sait tous : acheter son lait direct au producteur c'est l'assurance d'une qualité de folie.
Faites pareil avec votre compte-rendu : rédigez-le dès que possible, sans attendre, tant que la réunion est encore fraîche et que vous avez les notes sous la main.

Je vais vous avouer 2 choses qui me sont arrivées et où je me suis senti comme un idiot :

Croyez-moi si ça vous arrive 1 fois, ça ne vous arrivera pas 2 fois et la fois d'après vous serez le plus assidu des chefs de projet pour ce qui est de rédiger des compte-rendu. 

Un compte-rendu ça doit rendre compte d'une réunion, donner les informations importantes de façon claire. Pas besoin d'en faire quelque chose de chiadé et d'utiliser un modèle de document tout sauf utilisable.

Choisissez un support parmi les plus couramment utilisés : Document Word, Document PowerPoint, Mail, Fichier OneNote, MindMap (via un logiciel comme Xmind), etc...

La seule contrainte : le compte-rendu doit pouvoir être lisible par tous. Donc si vous partez sur un logiciel maison, assurez-vous avant que tous ceux autour de la table pourront ouvrir le document.

Nan je déconne, en vrai fuis PowerPoint comme la peste !

Pour assurer convenablement le suivi des actions et être sûr que chacun se saisisse des actions qu'il a à faire, intégrer un tableau de suivi des actions dans le compte-rendu est la meilleure des solutions.
En général, j'intègre les colonnes suivantes :

Je vais me répéter : un compte-rendu doit être clair, concis, précis, et sans ambiguïté.
Il doit être rapide à produire et rapide à lire.

Donc arrêtez avec le ton formel, arrêtez d'utiliser des mots compliqués, ne complexifiez pas inutilement les choses. Vous aurez bien le temps de vous prendre la tête sur d'autres sujets autrement plus importants.
Et arrêtez avec les phrases à rallonge.

Vous n'êtes même pas forcé de faire une phrase complète. Le tout c'est que ce soit compréhensible, sans interprétation possible.

Qu'on se le dise, vous n'êtes pas là pour faire du Molière !

Une fois que votre compte-rendu est rédigé, envoyez-le sans attendre à tous les participants de la réunion, pour une relecture et une validation.

Profitez de ce mail pour préciser que sans retour de leur part sous tant de temps (en général 24 ou 48 heures), le compte-rendu sera réputé validé et ne pourra plus ni être contredit ni modifié.

Vous pouvez les relancer si jamais vous n'avez pas de retour de leur part mais ne vous faites pas d'illusions, vous n'aurez que peu de réponses.

Le principe du compte-rendu c'est de rendre compte d'une réunion, de synthétiser les informations importantes à retenir.

Pas d'écrire un roman ou un texte de loi avec un jargon incompréhensible et des tournures de phrases alambiquées.
Arrêtez de passer des heures dessus pour peaufiner votre style ou les moindres détails, tout le monde s'en fout.

Allez je vous livre une astuce bonus pour la route !

Pour être totalement franc, vous serez même sûrement le seul à le lire. 

Mais c'est un document important, notamment en cas de discorde : c'est toujours utile de pouvoir ressortir un compte-rendu pour prouver ce qui a été acté ou dit en réunion. 

Et surtout n'oubliez pas : réunion sans compte-rendu = réunion de perdue