Comment rédiger un compte-rendu de réunion efficace sans y passer des heures ?

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ça y est, la réunion projet est enfin terminée, après deux heures intenses d'échanges. ça a été long et fastidieux, mais vous l'avez fait, vous êtes dehors, vous respirez l'air frais, et vous pensez déjà à ce que vous allez bien pouvoir regarder comme série ce soir.

Grave erreur mes jeunes padawan !

Un compte-rendu, c'est la prolongation directe de la réunion. Et en tant que chef de projet et animateur de cette réunion, c'est vous qui a la responsabilité de le rédiger.

Oui, je sais, vous vous en seriez bien passé. Mais je vous déconseille d'oublier de faire vos comptes-rendus. je vous explique pourquoi plus en détails dans l'article.

Je vais aussi vous livrer les clés nécessaires pour rédiger des comptes-rendus de réunion efficace, sans que ça vous prenne des heures.

Et petit bonus sympathique, vous allez même pouvoir télécharger un modèle, à réutiliser dans tous les sens !

Sommaire

L'intérêt du compte-rendu

Alors oui, rédiger un compte-rendu c'est long, c'est chiant, c'est pompeux. Mais non ça ne sert pas à rien.
Un compte-rendu, ça permet :

De garder une trace des décisions actées : les paroles s'envolent et s'oublient, les écrits restent.
Un suivi des actions à réaliser. Le compte-rendu indique qui doit faire quoi, quand et comment.
De rappeler aux participants (et aux absents) le contenu des échanges de la réunion, pour que tout le monde ait le même niveau d'informations, et n'oubliez pas 2 jours plus tard tout ce qui c'est dit.
D'éviter les réunions de type "redites". Vous savez, ces fameuses réunions où on redit la même chose que la précédente parce qu'on s'en souvient plus. Du coup comme le temps est écoulé, on reprogramme une réunion dans 2 semaines, et rebelote...
Enfin ça permet d'éviter les incompréhensions. En réunion, certains vous diront "oui oui" plutôt que d'oser admettre qu'ils n'ont pas compris. ou alors ils comprendront de travers. Le compte-rendu est là pour rappeler quelle est la bonne information.

Maintenant que vous savez ça, laissez-moi vous raconter comment oublier de rédiger des comptes-rendus a planté lamentablement un projet.

Vous allez voir, après ça, vous n'oublierez plus jamais de rédiger un compte-rendu.

Comment j'ai planté un projet en "oubliant" de faire un compte-rendu

On est fin Juillet, il fait chaud, j'ai passé une réunion abominable dans un placard que le client appelait salle de réunion (placard sans fenêtres je précise, et au sous-sol), je n'avais qu'une envie, sortir prendre un bon bol d'air frais.
Et m'en aller, loin, loin, et rentrer chez moi.

La réunion a été éprouvante, avec un client tatillon, remettant tout en question à longueur de temps, expliquant que si il a envie d'appeler un chat un chien, alors ce sera un chien et je devrais l'appeler comme ça également.

Qu'il n'y avait absolument aucun besoin de prévoir un dispositif de réunion de crise et que si d'aventure on avait un désaccord, on allait appliquer la règle du "on va dire que si on n'est pas d'accord c'est moi qu'ait raison". Bref, le client exécrable par excellence.

Et à peine sorti de réunion, paf! incident technique. Branle-bas de combat, on a cherché à savoir ce qui s'était passé, on a pataugé bien comme il faut, on a fini par résoudre le problème, il a fallu gérer les points de situation avec un client fou furieux hurlant comme un putois au téléphone que c'était de notre faute et qu'on n'était rien que des incapables... (pour la petite histoire, la suite du projet a prouvé que celui qui était en tord c'était celui qui gueulait le plus fort)...

... Et j'ai tout simplement oublié de rédiger et d'envoyer mon compte-rendu.
La loose ...

Je m'en suis rendu compte des mois plus tard, quand j'ai voulu le ressortir au client pour lui prouver par A + B qu'il avait bien dit ça durant cette réunion.
Et là nada. Moment de silence. Sueur froide dans la nuque.

Et je me suis retrouvé comme un con devant mon écran, coincé par le client de mauvaise foi disant le contraire de ce qu'il avait acté quelques mois plus tôt. Et sans aucun moyen de le prouver.

Là je peux vous dire que j'étais mal... Au final, le projet est parti en vrille, et j'ai réussi à le coincer sur un autre sujet pour qu'il entende enfin raison et qu'on puisse avancer.

Depuis, je rédige TOUJOURS mes comptes-rendus à l'heure, dès que je sors de réunion.
Toujours !

Comment rédiger un compte-rendu de qualité ?

Maintenant que je vous ai convaincu de l'intérêt de rédiger un compte-rendu, il va falloir s'y mettre.
Et les premières fois, l'exercice est toujours compliqué.

Quelles sont les informations à mettre obligatoirement ?
Comment formuler les choses ? Comment les présenter ?

Vous le savez, contrairement à d'autres je ne vais pas vous dire qu'il faut devenir procédurier et truffer votre compte-rendu de terme absolument abscons (ou à la con si vous préférez).

Un compte-rendu, ça doit être clair, concis, précis, rapide à faire et rapide à lire.

Bonus: Cliquez ici pour télécharger mon modèle de compte-rendu de réunion

1 ) Les informations obligatoires

Quelles sont les informations obligatoires à intégrer à un compte-rendu ?
Voilà une question quelle est bonne.

Au minimum, votre compte-rendu doit intégrer :

Le Nom du projet.
La date de la réunion. (et l'heure si vous avez eu plusieurs réunions projets avec les mêmes acteurs le même jour. C'est aussi plus pratique pour vous y retrouver, si vous enchaînez les réunions projets)
L'objet de la réunion. Par exemple : "réunion de travail migration messagerie Exchange vers Office 365".
L'ordre du jour. Cela va vous permettre de structurer votre compte-rendu.
Le nom des participants, des absents (on ne note pas absent mais "excusés", pour ne pas froisser les ego. Même si ils n'ont pas d'excuses...Je sais, le monde est injuste), et des remplaçants s'il y en a. On note également la société s'il y a des intervenants internes et externes.
Les décisions / Les arbitrages pris durant la réunion.
Autres informations importantes, et contenu des échanges.
Enfin, un tableau de suivi des actions, le fameux "qui fait quoi".
Et la date de la prochaine réunion s'il s'agit d'une réunion périodique, comme un comité de pilotage.

2 ) Prendre des notes

Première astuce qui paraît évidente, mais je le rappelle quand même, on ne sait jamais 😉

Même si vous menez votre réunion sur les chapeaux de roues, que vous gérez à la perfection son animation, que votre audience ne baille pas, et que personne ne fait style de pianoter sur le clavier (officiellement pour prendre des notes), prenez par contre toujours le temps de le faire.

Notez tout ce qui se dit d'important :

Qui a dit quoi dans les échanges.
Quelles sont les décisions actées et les arbitrages effectués.
Quelles sont les tâches affectées durant la réunion.
Etc ...

Cela vous facilitera grandement la vie pour la suite. Ainsi que pour le suivi des décisions prises durant la réunion.

3 ) Plus c'est frais, plus c'est bon

On le sait tous : acheter son lait direct au producteur c'est l'assurance d'une qualité de folie.
Faites pareil avec votre compte-rendu : rédigez-le dès que possible, sans attendre, tant que la réunion est encore fraîche et que vous avez les notes sous la main.

Attendre le lendemain c'est généralement une mauvaise idée. Et ça vous demandera plus de temps.

Je vais vous avouer 2 choses qui me sont arrivées et où je me suis senti comme un idiot :

J'ai déjà perdu mes notes (bouh, oui je sais, shame on me...), et j'ai été incapable de me rappeler de tout ce qui a été dit en réunion. Du coup il y avait 2 possibilités : broder en espérant que ça passe inaperçu, ou aller toquer à la porte des collègues pour qu'ils me prêtent gentiment leurs notes pour que je puisse recopier ça.
Je me suis retrouvé dans la peau de Champollion, essayant de déchiffrer des hiéroglyphes en relisant mes notes. Sauf que lui il a réussi. Moi j'ai... bugué, incapable de me relire, incapable de comprendre le sens de certaines de mes phrases.

Croyez-moi si ça vous arrive 1 fois, ça ne vous arrivera pas 2 fois et la fois d'après vous serez le plus assidu des chefs de projet pour ce qui est de rédiger des compte-rendu.

Astuce de pro : Quand vous planifiez une réunion, réservez-vous l'heure d'après pour rédiger le compte-rendu. Comme ça, pas d'enchaînement de compte-rendu, pas de notes qui se télescopent, pas de chien qui mange la copie, tout ira bien.

4 ) Choisissez un support adapté

Un compte-rendu ça doit rendre compte d'une réunion, donner les informations importantes de façon claire. Pas besoin d'en faire quelque chose de chiadé et d'utiliser un modèle de document tout sauf utilisable.

Choisissez un support parmi les plus couramment utilisés : Document Word, Document PowerPoint, Mail, Fichier OneNote, MindMap (via un logiciel comme Xmind), etc...

La seule contrainte : le compte-rendu doit pouvoir être lisible par tous. Donc si vous partez sur un logiciel maison, assurez-vous avant que tous ceux autour de la table pourront ouvrir le document.

Astuce de pro : Définissez dès le début de la réunion le support utilisé pour le compte-rendu et la forme. Faites une proposition et si personne ne fait d'objections alors c'est acté.

Nan je déconne, en vrai fuyez PowerPoint comme la peste !

5 ) Bien rédiger le Qui fait quoi

Pour assurer convenablement le suivi des actions et être sûr que chacun se saisisse des actions qu'il a à faire, intégrer un tableau de suivi des actions dans le compte-rendu est la meilleure des solutions.
En général, j'intègre les colonnes suivantes :

Action : Le détail de l'action à réaliser.
Qui : La personne a qui l'action a été affectée.
Quand : Pour quelle date l'action doit être réalisée. Je précise s'il s'agit d'une date à laquelle commencer l'action ou s'il s'agit d'une date au plus tard à laquelle l'action doit être terminée.
Comment : Seulement s'il est nécessaire de donner un mode opératoire ou de faire un lien vers une procédure.
Informe : Le nom de la personne à informer lorsque l'action est réalisée, et la manière de l'informer. Par exemple : "mail à XXX".

Astuce de pro : Une fois le compte-rendu rédigé, n'hésitez pas à intégrer ces nouvelles tâches à votre fichier de suivi des actions habituel pour vous faciliter la vie.

6 ) Faire simple et rapide

Je vais me répéter : un compte-rendu doit être clair, concis, précis, et sans ambiguïté.
Il doit être rapide à produire et rapide à lire.

Donc arrêtez avec le ton formel, arrêtez d'utiliser des mots compliqués, ne complexifiez pas inutilement les choses. Vous aurez bien le temps de vous prendre la tête sur d'autres sujets autrement plus importants.
Et arrêtez avec les phrases à rallonge.

Vous n'êtes même pas forcé de faire une phrase complète. Le tout c'est que ce soit compréhensible, sans interprétation possible.

Qu'on se le dise, vous n'êtes pas là pour faire du Molière !

Astuce de pro : Privilégiez la numérotation, les listes à puces, les paragraphes courts, et les tableaux dès que possible.

7 ) Envoyer pour relecture et validation aux participants

Une fois que votre compte-rendu est rédigé, envoyez-le sans attendre à tous les participants de la réunion, pour une relecture et une validation.

Profitez de ce mail pour préciser que sans retour de leur part sous tant de temps (en général 24 ou 48 heures), le compte-rendu sera réputé validé et ne pourra plus ni être contredit ni modifié.

Vous pouvez les relancer si jamais vous n'avez pas de retour de leur part mais ne vous faites pas d'illusions, vous n'aurez que peu de réponses.

Astuce de pro : J'applique la méthode "pas de nouvelles, bonnes nouvelles", et je ne relance pas les participants. Nous sommes tous grands, nous sommes tous pro, nous savons tous quoi faire. Si vous ne répondez pas à mon mail c'est que tout va bien et que rien ne vous dérange 🙂

Bonus: Cliquez ici pour télécharger mon modèle de compte-rendu de réunion

Conclusion

Le principe du compte-rendu c'est de rendre compte d'une réunion, de synthétiser les informations importantes à retenir.

Pas d'écrire un roman ou un texte de loi avec un jargon incompréhensible et des tournures de phrases alambiquées.
Arrêtez de passer des heures dessus pour peaufiner votre style ou les moindres détails, tout le monde s'en fout.

Allez je vous livre une astuce bonus pour la route !

De manière générale, essayez de passer maximum le temps de la réunion à rédiger le compte-rendu. Si votre réunion a duré 1 heure, vous devriez passer au grand maximum (et j'insiste sur ce point) 1 heure à la rédaction du compte-rendu.

Pour être totalement franc, vous serez même sûrement le seul à le lire.

Mais c'est un document important, notamment en cas de discorde : c'est toujours utile de pouvoir ressortir un compte-rendu pour prouver ce qui a été acté ou dit en réunion.

Et surtout n'oubliez pas : réunion sans compte-rendu = réunion de perdue

Hello!

Ici Thibault

Chef de projet IT depuis 2008, j'ai travaillé sur des projets à plusieurs millions d'euros. J'ai décidé de dépoussiérer la gestion de projet. Exit les méthodologies complexes, exit les outils lents, lourds, complexes à utiliser. Mon objectif ? Vous donner les clés pour piloter vos projets avec efficacité.

Efficacité et Performance