ça y est, la réunion projet est enfin terminée, après deux heures intenses d’échanges. ça a été long et fastidieux, mais tu l’as fait, tu es dehors, tu respires l’air frais, et tu penses déjà à ce que tu vas bien pouvoir regarder comme série ce soir.
Grave erreur mon jeune padawan !
Un compte-rendu, c’est la prolongation directe de la réunion. Et en tant que chef de projet et animateur de cette réunion, c’est toi qui a la responsabilité de le rédiger.
Oui, je sais, tu t’en serais bien passé. Mais je te déconseille d’oublier de faire tes comptes-rendus. je t’explique pourquoi plus en détails dans l’article.
Je vais aussi te livrer les clés nécessaires pour rédiger des comptes-rendus de réunion efficace, sans que ça te prenne des heures.
Et petit bonus sympathique, tu vas même pouvoir télécharger un modèle, à réutiliser dans tous les sens !
Et si ton prochain projet se transformait en succès ?
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L’intérêt du compte-rendu
Alors oui, rédiger un compte-rendu c’est long, c’est chiant, c’est pompeux. Mais non ça ne sert pas à rien.
Un compte-rendu, ça permet :
- De garder une trace des décisions actées : les paroles s’envolent et s’oublient, les écrits restent.
- Un suivi des actions à réaliser. Le compte-rendu indique qui doit faire quoi, quand et comment.
- De rappeler aux participants (et aux absents) le contenu des échanges de la réunion, pour que tout le monde ait le même niveau d’informations, et n’oublie pas 2 jours plus tard tout ce qui c’est dit.
- D’éviter les réunions de type “redites”. Tu sais, ces fameuses réunions où on redit la même chose que la précédente parce qu’on s’en souvient plus. Du coup comme le temps est écoulé, on reprogramme une réunion dans 2 semaines, et rebelote…
- Enfin ça permet d’éviter les incompréhensions. En réunion, certains te diront “oui oui” plutôt que d’oser admettre qu’ils n’ont pas compris. ou alors ils comprendront de travers. Le compte-rendu est là pour rappeler quelle est la bonne information.
Maintenant que tu sais ça, laisse-moi te raconter comment oublier de rédiger des comptes-rendus a planté lamentablement un projet.
Tu vas voir, après ça, tu n’oublieras plus jamais de rédiger un compte-rendu.
Comment j’ai planté un projet en “oubliant” de faire un compte-rendu
On est fin Juillet, il fait chaud, j’ai passé une réunion abominable dans un placard que le client appelait salle de réunion, je n’avais qu’une envie, sortir prendre un bon bol d’air frais.
Et m’en aller, loin, loin, et rentrer chez moi.
La réunion a été éprouvante, avec un client tâtillon, remettant tout en question à longueur de temps, expliquant que si il a envie d’appeler un chat un chien, alors ce sera un chien et je devrais l’appeler comme ça également.
Qu’il n’y avait absolument aucun besoin de prévoir un dispositif de réunion de crise et que si d’aventure on avait un désaccord, on allait appliquer la règle du “on va dire que si on n’est pas d’accord c’est moi qu’ait raison”.
Bref, le client exécrable par excellence.
Et à peine sorti de réunion, paf! incident technique. Branle-bas de combat, on a cherché à savoir ce qui s’était passé, on a pataugé bien comme il faut, on a fini par résoudre le problème, il a fallu gérer les points de situation avec un client fou furieux hurlant comme un putois au téléphone que c’était de notre faute et qu’on n’était rien que des incapables… (pour la petite histoire, la suite du projet a prouvé que celui qui était en tord c’était celui qui gueulait le plus fort)…
… Et j’ai tout simplement oublié de rédiger et d’envoyer mon compte-rendu.
Sérieux, la loose …
Je m’en suis rendu compte des mois plus tard, quand j’ai voulu le ressortir au client pour lui prouver par A + B qu’il avait bien dit ça durant cete réunion.
Et là nada. Moment de silence. Sueur froide dans la nuque.
Et je me suis retrouvé comme un con devant mon écran, coincé par le client de mauvaise foi disant le contraire de ce qu’il avait acté quelques mois plus tôt. Et sans aucun moyen de le prouver.
Là je peux te dire que j’étais mal… Au final, le projet est parti en vrille, et j’ai réussi à le coincer sur un autre sujet pour qu’il entende enfin raison.
Depuis, je rédige TOUJOURS mes comptes-rendus à l’heure, dès que je sors de réunion.
Toujours !
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Comment rédiger un compte-rendu de qualité ?
Maintenant que je t’ai convaincu de l’intérêt de rédiger un compte-rendu, il va falloir s’y mettre.
Et les premières fois, l’exercice est toujours compliqué.
Quelles sont les informations à mettre obligatoirement ?
Comment formuler les choses ? Comment les présenter ?
Tu le sais, contrairement à d’autres je ne vais pas te dire qu’il faut devenir procédurier et truffer ton compte-rendu de terme absolument abscons (ou à la con si tu préfères).
Un compte-rendu, ça doit être clair, concis, précis, rapide à faire et rapide à lire.
1 ) Les informations obligatoires
Quelles sont les informations obligatoires à intégrer à un compte-rendu ?
Voilà une question quelle est bonne.
Au minimum, ton compte-rendu doit intégrer :
- Le Nom du projet.
- La date de la réunion. (et l’heure si tu as eu plusieurs réunions projets avec les mêmes acteurs le même jour)
- L’objet de la réunion. Par exemple : “réunion de travail migration messagerie Exchange vers Office 365”.
- L’ordre du jour. Cela va te permettre de structurer ton compte-rendu.
- Le nom des participants, des absents (on ne note pas absent mais “excusés”, pour ne pas froisser les ego. Même si ils n’ont pas d’excuses…Je sais, le monde est injuste), et des remplaçants s’il y en a. On note également la société s’il y a des intervenants internes et externes.
- Les décisions / Les arbitrages pris durant la réunion.
- Autres informations importantes, et contenu des échanges.
- Enfin, un tableau de suivi des actions, le fameux “qui fait quoi”.
- Et la date de la prochaine réunion s’il s’agit d’une réunion périodique, comme un comité de pilotage.
2 ) Prendre des notes
Première astuce qui paraît évidente, mais je le rappelle quand même, on ne sait jamais 😉
Même si tu mènes ta réunion sur les chapeaux de roues, que tu gères à la perfection son animation, que ton audience ne baille pas, et que personne ne fait style de pianoter sur le clavier (officiellement pour prendre des notes), prends par contre toujours le temps de le faire.
Note tout ce qui se dit d’important :
- Qui a dit quoi dans les échanges.
- Quelles sont les décisions actées et les arbitrages effectués.
- Quelles sont les tâches affectées durant la réunion.
- etc…
Cela te facilitera grandement la vie pour la suite.
3 ) Plus c’est frais, plus c’est bon
On le sait tous : acheter son lait direct au producteur c’est l’assurance d’une qualité de folie.
Fais pareil avec ton compte-rendu : rédige le dès que possible, sans attendre, tant que la réunion est encore fraîche et que tu as les notes sous la main.
Attendre le lendemain c’est généralement une mauvaise idée.
Je vais t’avouer 2 choses qui me sont arrivées et je me suis senti comme un idiot :
- J’ai perdu mes notes (bouh oui je sais, shame on me…), et j’ai été incapable de me rappeler de tout ce qui a été dit en réunion. Du coup il y avait 2 possibilités : broder en espérant que ça passe inaperçu, ou aller toquer à la porte des collègues pour qu’ils me prêtent gentiment leurs notes pour que je puisse recopier ça.
- Je me suis retrouvé dans la peau de Champollion, essayant de déchiffrer des hiéroglyphes en relisant mes notes. Sauf que lui il a réussi. Moi j’ai… bugué, incapable de me relire, incapable de comprendre le sens de certaines de mes phrases.
Crois-moi si ça t’arrive 1 fois, ça ne t’arrivera pas 2 fois et la fois d’après tu seras le plus assidu des chefs de projet pour ce qui est de rédiger des compte-rendu.
Mon astuce : Quand tu planifies une réunion, réserve toi l’heure d’après pour rédiger le compte-rendu. Comme ça, pas d’enchaînement de compte-rendu, pas de notes qui se télescopent, pas de chien qui mange la copie, tout ira bien.
4 ) Choisis un support adapté
Un compte-rendu ça doit rendre compte d’une réunion, donner les informations importantes de façon claire. Pas besoin d’en faire quelque chose de chiadé et d’utiliser un modèle de document tout sauf utilisable.
Choisis un support parmi les plus couramment utilisés : Document Word, Document PowerPoint, Mail, Fichier OneNote, MindMap (via un logiciel comme Xmind), etc…
La seule contrainte : le compte-rendu doit pouvoir être lisible par tous.
Mon astuce : Définis dès le début de la réunion le support utilisé pour le compte-rendu et la forme. Fais une proposition et si personne ne fait d’objections alors c’est acté.
Nan je déconne, en vrai fuis PowerPoint comme la peste !
5 ) Bien rédiger le Qui fait quoi
Pour assurer convenablement le suivi des actions et être sûr que chacun se saisisse des actions qu’il a à faire, intégrer un tableau de suivi des actions dans le compte-rendu est la meilleure des solutions.
En général, j’intègre les colonnes suivantes :
- Action : Le détail de l’action à réaliser.
- Qui : La personne a qui l’action a été affectée.
- Quand : Pour quelle date l’action doit être réalisée. Je précise s’il s’agit d’une date à laquelle commencer l’action ou s’il s’agit d’une date au plus tard à laquelle l’action doit être terminée.
- Comment : Seulement s’il est nécessaire de donner un mode opératoire ou de faire un lien vers une procédure.
- Informe : Le nom de la personne à informer lorsque l’action est réalisée, et la manière de l’informer. Par exemple : “mail à XXX”.
Mon astuce : Une fois le compte-rendu rédigé, n’hésite pas à intégrer ces nouvelles tâches à ton fichier de suivi des actions habituel pour te faciliter la vie.
6 ) Faire simple et rapide
Je vais me répéter : un compte-rendu doit être clair, concis, précis, et sans ambiguïté.
Il doit être rapide à produire et rapide à lire.
Donc arrête avec le ton formel, arrête d’utiliser des mots compliqués, ne complexifie pas inutilement les choses. Tu auras bien le temps de te prendre la tête sur d’autres sujets autrement plus importants.
Tu n’es même pas forcé de faire une phrase complète. Le tout c’est que ce soit compréhensible, sans interprétation possible.
Qu’on se le dise, tu n’es pas là pour faire du Molière !
Mon astuce : Privilégie la numérotation, les listes à puces, les paragraphes courts, et les tableaux dès que tu peux le faire.
7 ) Envoyer pour relecture et validation aux participants
Une fois que ton compte-rendu est rédigé, envoie-le sans attendre à tous les participants de la réunion, pour une relecture et une validation.
Profite de ce mail pour préciser que sans retour de leur part sous tant de temps (en général 24 ou 48 heures), le compte-rendu sera réputé validé et ne pourra plus ni être contredit ni être modifié.
Tu peux les relancer si jamais tu n’as pas de retour de leur part mais ne te fais pas d’illusions, tu n’auras que peu de réponses.
Mon astuce : J’applique la méthode “pas de nouvelles, bonnes nouvelles”, et je ne relance pas les participants. Nous sommes tous grands, nous sommes tous pro, nous savons tous quoi faire. Si tu ne réponds pas à mon mail c’est que tout va bien et que rien ne te dérange 🙂
Conclusion
Le principe du compte-rendu c’est de rendre compte d’une réunion, de synthétiser les informations importantes à retenir.
Pas d’écrire un roman ou un texte de loi avec un jargon incompréhensible et des tournures de phrases alambiquées.
Arrête de passer des heures dessus pour peaufiner ton style ou les moindres détails, tout le monde s’en fout.
Allez je te livre une astuce bonus pour la route !
De manière générale, essaye de passer maximum le temps de la réunion à rédiger le compte-rendu. Si ta réunion a duré 1 heure, tu devrais passer au grand maximum (et j’insiste sur ce point) 1 heure à la rédaction du compte-rendu.
Pour être totalement franc, tu seras même sûrement le seul à le lire.
Mais c’est un document important, notamment en cas de discorde : c’est toujours utile de pouvoir ressortir un compte-rendu pour prouver ce qui a été acté ou dit en réunion.
Et surtout n’oublie pas : réunion sans compte-rendu = réunion de perdue
