Je crois que vous serez d'accord avec moi pour dire que la majorité des réunions se déroulent sans ordre du jour. Vérifiez votre agenda sur les deux prochaines semaines, vous verrez. 😉
Créer une nouvelle réunion, sélectionner 15 noms et cliquer sur envoyer ? Rien de plus simple. Et c'est d'ailleurs ce qui explique la multiplication des réunions ces dernières années.
Souvent vu comme du travail inutile, la rédaction d'un ordre du jour est pourtant d'une grande importance pour la tenue et le déroulement de la réunion.
Je vous livre dans cet article mes meilleurs conseils pour rédiger un ordre du jour efficace sans que ça vous prenne 2 heures. Et je vous donne un bonus en fin d'article qui pourrait vraiment vous intéresser.
Qu'est-ce qu'un ordre du jour d'une réunion ?
L'ordre du jour d'une réunion est une feuille de route rédigée en amont de la réunion, qui indique les thématiques et sujets à aborder, ainsi que les décisions à prendre. Il est rédigé en amont de la réunion, et permet à tous les participants de s'y préparer.
L'ordre du jour d'une réunion a le même rôle qu'une note de cadrage pour un projet : il apporte un cadre. Il définit ce qui est dans le périmètre de la réunion et ce qui est hors-périmètre.
Cet ordre du jour peut prendre de nombreuses formes, mais je vous recommande de faire simple, et d'utiliser l'invitation de réunion pour y insérer l'ordre du jour. Ainsi, chacun l'aura dans son calendrier.
Quel est l'intérêt d'un ordre du jour ?
"Pourquoi perdre du temps pour rédiger un ordre du jour ? Il n'y a qu'à prendre 5 minutes en début de réunion pour expliquer les objectifs et puis voilà ."
Oui mais non. ça, ça marche en théorie, pas en pratique.
Rédiger un ordre du jour est indispensable. En voici les raisons :
- Cela montre que vous avez réfléchi à qui vous invitez.
Envoyer votre invitation avec un ordre du jour, c'est montrer que vous n'invitez pas la terre entière et que vous avez réfléchi à qui doit absolument y participer et pourquoi. - Vous témoignez du respect que vous portez à votre temps et aux participants.
L'ordre du jour, c'est ce qui justifie la tenue d'une réunion. En le rédigeant, vous envoyez un signal fort : "cette réunion n'est pas une énième réunion inutile. On sera productif, et on a comme objectif de réunion ceci". - Permet aux participants de se préparer.
Recevoir un ordre du jour à l'avance, ça permet de se préparer, de relire les documents qui vont bien, ou de préparer son intervention si l'on doit animer un sujet particulier. Plutôt pratique! - La réunion est structurée et cadrée dans le temps.
Une réunion qui a un ordre du jour précis, c'est une réunion qui se termine à l'heure. Chaque sujet est "timeboxé", et les participants auront plus tendance à respecter l'ordre du jour qu'à divaguer pendant une demi-heure sur des sujets sans intérêt. - Les sujets à traiter ou hors périmètre sont clairement définis.
On n'est sûr de ne rien oublier, et on s'évite également le hors-périmètre en réunion. Tout ce qui n'est pas à l'ordre du jour devra être abordé en dehors de cette réunion, soit par mail soit dans une nouvelle réunion. - Maintenir l'attention des participants.
Un bon ordre du jour stimule l'attention et la participation des acteurs de la réunion. En sachant de quoi on va parler à l'avance, on est plus disposé à écouter. - Prioriser les sujets les plus importants.
L'ordre du jour permet de traiter en premier en réunion des sujets les plus prioritaires. On maximise ainsi la valeur de la réunion, et on s'éviter d'aborder ces sujets lorsqu'il ne reste que quelques minutes. - La rédaction du compte-rendu est simplifiée.
Pour rédiger un compte-rendu de qualité, c'est simple : il suffit de reprendre l'ordre du jour, et de suivre son déroulé. C'est un gain de temps précieux!
Quand faut-il rédiger un ordre du jour ?
L'ordre du jour est à rédiger dès que possible, idéalement au moment où vous envoyez l'invitation de réunion, et au plus tard une semaine avant le début de la réunion.
Pourquoi s'y prendre aussi tôt ? Plusieurs raisons :
- Vous avez déjà une idée de l'objectif de la réunion.
Si vous programmez une réunion, vous fixez une heure d début et de fin, vous avez donc déjà une idée du contenu de cette réunion. Même si l'ordre du jour n'est pas exhaustif à ce moment-là , je vous recommande de l'insérer dans votre invitation. - Cela vous prendra moins de temps de le faire maintenant que d'y revenir plus tard.
C'est le principe du travail en bloc, ou "batch working". Puisque votre esprit est déjà plongé dans la planification de la réunion, autant en profiter pour rédiger en live l'ordre du jour. - Vous avez plus de chances que les participants acceptent.
Les gens sont de plus en plus pointilleux et acceptent de moins en moins de réunion. Et ça se comprend.
Une étude menée par Asana montre que 157 heures de travail en 2020 ont été consacrées à des réunions inutiles, soit 4 semaines de 40 heures chacune.
Moi-même, je n'accepte plus de réunions sans ordre du jour. Question de principe.
12 bonnes pratiques pour rédiger un ordre du jour efficace
Une bonne réunion, c'est une réunion qui répond aux questions : Qui, Quoi, Où, Quand, Comment. Et l'ordre du jour est parfait pour cela.
Voici mes 12 meilleurs conseils pour rédiger un ordre du jour efficace, et sans que ça vous demande 2 heures.
1 ) Résumez les objectifs de la réunion
L'ordre du jour de votre réunion doit refléter les objectifs de votre réunion.
Pourquoi l'avez-vous planifié au départ ? Que souhaitez-vous réaliser via cette réunion ? Quel objectif souhaitez-vous atteindre ?
Tout comme vos projets dans les notes de cadrage, votre ordre du jour (ODJ) doit clarifier les enjeux, les objectifs, et le contexte de la réunion.
Faites en sorte que cela soit le plus clair possible pour tous les participants.
2 ) Sollicitez et engagez les participants
Dans certains cas, et notamment les réunions d'équipe ou les réunions projet, l'organisateur de la réunion ne peut pas savoir exactement à l'avance quel sera le contenu de la réunion.
Par exemple, pour un point projet, je sais que je vais discuter avec l'équipe de l'avancement d'un projet, des difficultés rencontrées et des solutions apportées, mais je ne sais pas exactement lesquelles.
Pour cela, sollicitez les personnes que vous avez invité, demandez-leur si l'ordre du jour leur paraît exhaustif ou s'il souhaite ajouter un nouvel élément.
En procédant ainsi, vous les engagez activement dans cette réunion, et vous aurez ainsi des participants actifs, qui écouteront plutôt que de pianoter frénétiquement sur leurs claviers.
3 ) Allouez du temps pour les invités spéciaux
Avez-vous invité des invités spéciaux à votre réunion ? Par "spéciaux", je ne parle pas des VIP, mais plutôt de personnes devant intervenir sur des sujets spécifiques.
Si votre réunion dure 2 heures et qu'un membre de votre équipe doit intervenir pendant 10 minutes, ne le faites pas participer à toute la réunion : c'est une perte de temps.
Prévoyez dans l'ordre du jour précisément l'heure de début et de fin de son intervention.
Encore une fois, question de respect pour le temps de tout le monde, et spécifiquement celui des invités spéciaux.
4 ) Prévenez les intervenants
Certains participants de la réunion doivent prendre la parole sur des sujets particuliers ? Mieux vaut les prévenir en amont, pour qu'ils puissent se préparer, et qu'ils sachent combien de temps dure leur intervention.
Et ça tombe bien, car vous avez un outil parfait sous la main : l'ordre du jour de la réunion.
5 ) Ciblez les sujets qui impactent l'ensemble du groupe
Une réunion de groupe, c'est justement pour traiter des sujets de groupe. Ciblez les sujets prioritaires qui impactent l'ensemble du groupe en premier.
Les sujets en 1-to-1 n'ont pas leur place ici. Si ça peut être traité en tête à tête, c'est que cette réunion n'est pas le moyen le plus efficace de traiter le sujet.
J'ai connu ça de longues années pendant les réunions d'équipe : 11 personnes réunies pendant 3 heures autour d'une table, pour que chacun discute avec le boss de ses sujets à lui. Le résultat ? Personne n'écoute, et perte de temps généralisée pour l'équipe.
Faites tout pour éviter cette situation.
6 ) Identifiez le but de chaque sujet
Pour chaque sujet à aborder en réunion, vous devriez avoir un objectif en tête. S'agit-il :
- De partager des informations.
Briefing, échange rapide, réunion d'information, etc... De manière générale, présentez les informations avant la réunion, et réservez un temps d'échange pour les questions réponses. - De solliciter des avis.
Brainstorming, atelier de travail, étude marché, etc... Cela doit être clair dès le départ : vous recueillez les avis et suggestions des participants, mais la décision finale ne sera pas prise en réunion. - De prendre une décision.
Les faits et les informations recueillies (avis, suggestions, etc) sont exposés, afin de prendre une décision. Précisez dans l'ordre du jour quel est dans ce cas le processus décisionnel : vote unanime, vote à la majorité, consensus, directeur qui tranche, etc...
7 ) Estimez le temps à consacrer à chaque item
Autre bonne pratique dans la rédaction de votre ordre du jour, faites l'effort d'estimer pour chaque sujet à aborder le temps nécessaire.
Un sujet qui devra être abordé en 5 minutes devra rester superficiel pour tenir la réunion et l'heure de fin, alors qu'un sujet abordé en 30 minutes pourra et devra être creusé de manière plus approfondie.
8 ) Définissez un animateur pour chaque sujet
Y a t-il une personnes dans le groupe plus à même que d'autres de présenter un sujet particulier ?
Si oui, alors vous devriez l'ajouter en tant qu'animateur pour ce sujet particulier, avec son accord bien sûr.
Si c'est vous, l'organisateur de la réunion, qui prenez le lead sur un sujet, indiquez-le également dans l'ordre du jour, cela évitera les confusions.
Pour faire simple : plus il y a de clarté dans l'ordre du jour, mieux c'est.
9 ) Prévoyez un temps d'échange
Prévoyez systématiquement dans votre ordre du jour un ou plusieurs temps d'échange, pour des sessions de questions / réponses ou des débats.
Comment choisir entre un ou plusieurs temps d'échange ? Il n'existe pas de bonnes pratiques ou de consensus sur le sujet.
Au final, tout dépend de vos sujets ; le choix vous revient.
Personnellement, voici comment je procède :
- Partage d'informations.
J'organise un temps d'échange unique à la fin de la réunion, pour répondre aux questions concernant les différents sujets. - Sollicitation d'avis.
La réunion en tant que tel est déjà un échange collaboratif, les questions réponses sont traitées à la volée. - Prise de décision.
J'organise un temps d'échange à la fin de chaque sujet, avant de prendre la décision finale.
10 ) Évitez la rédaction à la dernière minute
Plus votre ordre du jour est envoyé à l'avance, mieux c'est.
Idéalement, vous devriez même l'envoyer au moment où vous faites partir votre invitation.
En effet, vous savez déjà ce dont vous voulez parler pendant votre réunion et combien de temps celle-ci doit durer. Si ce n'est le cas, je vous invite à vous poser 5 minutes avant d'envoyer votre invitation.
Si vous n'êtes pas en mesure d'envoyer immédiatement l'ordre du jour, prenez le temps nécessaire pour le rédiger et le transmettre aux participants de la réunion au plus tard 1 semaine avant l'échéance.
Cela permettra aux participants d'avoir le temps nécessaire pour prendre connaissance des sujets abordés et de ce qu'ils doivent préparer en amont.
11 ) Suivez l'ordre du jour le jour J en réunion
Le jour J, suivez scrupuleusement l'ordre du jour de la réunion, et tachez de respecter les temps définis pour chaque sujet.
Si vous voyez que les discussions dérivent, ou qu'encore que les échanges s'enlisent et durent plus que nécessaire, rappelez à l'ordre les participants en rappelant les autres sujets à traiter,q ui sont inscrits à l'ordre du jour, et le temps restant pour terminer la réunion.
Vous pouvez également désigner une personne qui n'est pas l'organisatrice de la réunion qui jouera le rôle du gardien du temps.
12 ) Rédigez le CR en suivant l'ODJ
Enfin, si votre ordre du jour est correctement rédigé, vous pourrez le reprendre, le copier et le compléter en fonction des décisions actées, des échanges en réunion, et des prochaines à actions à mener.
Cet ordre du jour complété deviendra ainsi le compte-rendu de réunion. C'est un bon gain de temps pour ceux qui n'ont pas le temps de rédiger de zéro un compte-rendu.
En fait, cela devrait même être la norme. Question d'efficacité !
Modèles gratuits d'ordre du jour
Microsoft met également à votre disposition plusieurs modèles d'ordre du jour, gratuits et prêts à l'emploi.
